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人事檔案管理人員工作總結(jié)
怎樣做好人事檔案管理工作
人事檔案是HR 的基礎(chǔ)工作，它為員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查、JD 編寫修改等工作提供了原始依據(jù)，更是規(guī)避人事風(fēng)險(xiǎn)而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規(guī)范，但也存在一些需要完善的地方。
1 、公司人事檔案包括的內(nèi)容：
（1 ）電子檔：
員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、五險(xiǎn)一金購買情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等）、培訓(xùn)履歷表（入職培訓(xùn)、在職培訓(xùn)）、各次考試成績表、各次獎(jiǎng)懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進(jìn)行分類長期保存。
（2 ）紙質(zhì)檔：
主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、獎(jiǎng)懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖ�、員工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。
（3 ）員工個(gè)人信息表（入職前及入職后的變更）：
包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項(xiàng)目經(jīng)歷（僅針對(duì)開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個(gè)人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同）。
（4 ）員工入職審批材料：
包括入職申請(qǐng)及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認(rèn)）、試用期崗位職責(zé)及目標(biāo)計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃（新員工簽字確認(rèn)）、面試測評(píng)量表及面試官評(píng)價(jià)意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。
（5 ）員工轉(zhuǎn)正審批材料：
包括個(gè)人申請(qǐng)及試用期總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利（新員工需簽字確認(rèn)）。
（6 ）員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄：
審批后均由員工簽字確認(rèn)。
（7 ）員工培訓(xùn)記錄：
尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)及要求、崗位激勵(lì)機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等），培訓(xùn)后均要有員工本人簽字認(rèn)可。
（8 ）勞動(dòng)合同及保密協(xié)議
（9 ）其他： 包括員工入職后取得的資格證書等
備案（紙質(zhì)原件+ 電子版）。
2 、公司人事檔案規(guī)范及措施：
（1 ）制定制度：
公司有相對(duì)較為完善的人事檔案管理制度，對(duì)目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。
（2 ）專人管理：
HR 部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時(shí)更新，對(duì)違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修改和完善。
（3 ）具體措施舉例：
由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2 年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機(jī)構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。
（4 ）一點(diǎn)建議：
公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動(dòng)合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實(shí)際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對(duì)粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及時(shí)加以完善，做到“ 內(nèi)外檢查有據(jù)” 。
二、管理制度和操作流程：
1 、人事檔案管理基本要點(diǎn)：
保密管理：人事檔案為公司機(jī)密，公司由人力資源部同事專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得查閱。
動(dòng)態(tài)管理：隨著員工在公司的變動(dòng)情況和個(gè)人情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整、個(gè)人聯(lián)系方式變更… 只要員工的信息有變更，員工檔案就應(yīng)該實(shí)時(shí)更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價(jià)值。
2 、人事檔案管理主要規(guī)定：
（1 ）保衛(wèi)制度：
設(shè)立專人管理檔案柜鑰匙和維護(hù)檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應(yīng)的防火防潮措施，檔案柜不準(zhǔn)放無關(guān)物品。
（2 ）歸檔制度：
所有員工人事檔案要及時(shí)歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時(shí)間、工號(hào)等，員工檔案要分部門和時(shí)間管理，以便在需要時(shí)快速查找。公司設(shè)立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計(jì)數(shù)量、人員清單、使用登記等等。
（3 ）審閱制度：
公司領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時(shí)間等，再由審閱人員的領(lǐng)導(dǎo)簽字并由人事檔案部門審核批準(zhǔn)，人事檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時(shí)間快到時(shí)，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。
（4 ）出具證明材料：
公司、部門、個(gè)人需要由人事檔案出具證明材料時(shí)，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報(bào)銷費(fèi)用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。
（5 ）檢查制度：
公司定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，檢查文件是否及時(shí)更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對(duì)員工檔案進(jìn)行抽查，檢查是否有損壞和遺失。
（6 ）銷毀制度：
如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時(shí)間、審核人簽名。
相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負(fù)責(zé)人交接清單……
人事檔案包含了員工的基本個(gè)人信息，管理工作不容忽視。
3 、公司人事管理風(fēng)險(xiǎn)性評(píng)估：
（1 ）暫無風(fēng)險(xiǎn)：
公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR 部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。
（2 ）相應(yīng)措施：
在人事檔案管理過程中，我們做到“ 三關(guān)” ，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對(duì)其勝任、性格等把好關(guān)，并時(shí)時(shí)了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“ 三關(guān)” 當(dāng)然還不夠，需要HR 部門領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)檢查、跟蹤并予以及時(shí)處理。
（3 ）居安思危：
雖然公司有相對(duì)比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會(huì)對(duì)人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：
A ：離職后進(jìn)入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國企、機(jī)關(guān)單位錄用，將對(duì)其人事檔案提出及時(shí)轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對(duì)檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。
B ：仍需補(bǔ)充員工資料。如部分員工經(jīng)過自學(xué)獲得的有關(guān)證照沒有及時(shí)予以進(jìn)行催交。
C ：管理仍待加強(qiáng)。如部分領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。
人事檔案就是員工所作所為的“ 痕跡” ，如果“ 不全、不細(xì)” ，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性” 就可想而知。
宜城街道年度干部人事檔案工作總結(jié)
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，切實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案目標(biāo)管理工作
1、領(lǐng)導(dǎo)重視。干部人事檔案工作是組織工作的基礎(chǔ)性工作，街道黨工委十分重視，始終把這項(xiàng)工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全了網(wǎng)絡(luò)，明確了職責(zé)，形成了街道黨工委副書記分管，組織人事部門具體落實(shí)，其他部門協(xié)助的齊抓共管的良好氛圍。
2、注重硬件建設(shè)。檔案庫房及設(shè)施除按要求配置外，街道又投入資金，添置了電腦、打印機(jī)、干部人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件，重新更換了檔案卷盒，進(jìn)一步改善了管檔條件。
3、配強(qiáng)整檔力量。街道現(xiàn)有兼職檔案管理人員2名，為全面按時(shí)完成年度檔案整理審核工作，街道又借調(diào)了3名政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的同志幫助整理審核檔案，同時(shí)邀請(qǐng)組織部的領(lǐng)導(dǎo)多次對(duì)我們進(jìn)行單獨(dú)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，為檔案整理審核工作順利開展提供了人力保障。
二、規(guī)范整理，扎實(shí)做好干部人事檔案整理審核工作
我們以檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查驗(yàn)收契機(jī)，集中人力，集中時(shí)間對(duì)現(xiàn)有干部人事檔案進(jìn)行整理審核，在整理審核過程中，我們嚴(yán)格按照“全、細(xì)、嚴(yán)”的要求，認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理和審核工作。
1、材料收集求“全”。全面完整地收集材料是做好干部人事檔案工作的前提。為此，我們通過采取“平時(shí)收集和重點(diǎn)收集”相結(jié)合的辦法，共收集學(xué)歷材料、工資審批表、年度考核表、干部任免表、職稱評(píng)審表、獎(jiǎng)勵(lì)登記表等各類材料596份，補(bǔ)填入黨志愿書、干部任免表等材料79份，確保了檔案內(nèi)容的完整性。
2、整理鑒別求“細(xì)”。對(duì)收集的檔案材料，我們嚴(yán)格按照要求進(jìn)行認(rèn)真鑒別，對(duì)手續(xù)不完備，不符合歸檔要求的材料進(jìn)行處理，并對(duì)缺少的材料及時(shí)進(jìn)行催索。同時(shí)對(duì)干部檔案進(jìn)行全面核對(duì)，特別是干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間和學(xué)歷進(jìn)行認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)按照程序及時(shí)予以糾正。在檔案整理中，我們力求做到分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚裝訂整齊，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，確保了檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、整齊、美觀。
3、檔案管理求“嚴(yán)”。根據(jù)要求，我們建立、健全了查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)干部人事檔案管理工作制度，并在日常工作中認(rèn)真執(zhí)行，規(guī)范管理。
三、注重實(shí)效，做好干部人事檔案的利用工作
為干部人事工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)是干部檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸結(jié)點(diǎn)。因此，我們注重實(shí)效，認(rèn)真做好干部檔案的利用。一是為干部任免提供依據(jù)。通過干部檔案的審核，特別是對(duì)干部“三齡一歷”等重點(diǎn)項(xiàng)目的審核，確保了干部檔案信息的真實(shí)與準(zhǔn)確，在干部任免工作中發(fā)揮了較好的作用。二是為干部日常管理提供服務(wù)。如為干部評(píng)定職稱、晉升工資、辦理退休、變更工齡等提供依據(jù)。
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