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公司員工證件管理制度
為做好公司員工資格證件管理，特制定本辦法。
一、員工證書管理要求
1、及時(shí)地、完整地按規(guī)定收集、接收員工資格證件；
2、員工證件的保管無(wú)差錯(cuò)、無(wú)丟失；
3、為公司開展業(yè)務(wù)提供需使用的員工證件；
4、建立員工證件掃描件圖文庫(kù)，提供給公司相關(guān)部門或人員共享；
5、證件管理臺(tái)帳完整、準(zhǔn)確、帳物相符，證件交接嚴(yán)謹(jǐn)，憑證保存完整，借出證件及時(shí)收回。
二、員工證書管理的基本規(guī)定
1、要求持證上崗的專業(yè)技術(shù)人員須將執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書原件交公司保管。無(wú)執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書的，保管其職稱證書；無(wú)職稱證書的，保管其畢業(yè)證書。
2、專業(yè)技術(shù)人員必須持證上崗，職（執(zhí)）業(yè)注冊(cè)（資格）證書作為員工獲得相應(yīng)崗位工作的必要條件，公司已經(jīng)在員工工資中予以考慮，本職工作的執(zhí)業(yè)資格證書無(wú)證書津貼。
3、新員工執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證在試用期內(nèi)未轉(zhuǎn)入公司，試用期順延至提交有效轉(zhuǎn)注手續(xù)日；員工執(zhí)業(yè)資格證在約定期內(nèi)未轉(zhuǎn)注入公司的按無(wú)執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）人員薪酬標(biāo)準(zhǔn)下調(diào)薪酬或解聘。
4、業(yè)務(wù)部門借出證件壓證的由借證部門負(fù)責(zé)收回。
5、合同期未滿離職的，所持執(zhí)業(yè)資格證書不得轉(zhuǎn)至其他單位。
6、非在職員工的非公司資質(zhì)條件要求的證件公司不予保管。
三、員工證書管理職責(zé)
（一）人力資源部負(fù)責(zé)人職責(zé)
1、負(fù)責(zé)員工證件管理工作的組織、指導(dǎo)和檢查。
2、負(fù)責(zé)員工證件管理中出現(xiàn)問題的解決。
（二）人事專員職責(zé)
1、接收、保管員工證件及執(zhí)業(yè)印章（不含明確需發(fā)給員工本人使用的執(zhí)業(yè)印章）；
2、掃描員工證件并發(fā)送給員工資質(zhì)培訓(xùn)專員；
3、員工證件的借用、收回、發(fā)放、退還，監(jiān)理員、省監(jiān)理工程師、造價(jià)員、招標(biāo)從業(yè)人員執(zhí)業(yè)印章、胸卡的發(fā)放
4、建立證件管理臺(tái)帳，保管證件交接憑證；
5、每月中旬進(jìn)行一次員工證件帳物核對(duì)。
（三）員工資質(zhì)培訓(xùn)專員職責(zé)
1、員工取得新的資格證件、執(zhí)業(yè)印章、胸牌的領(lǐng)取和移交；
2、為公司資質(zhì)統(tǒng)一提供所需員工證件；
3、建立和維護(hù)員工證件掃描件圖文庫(kù)（取回新證掃描后再移交人事專員），提供相關(guān)部門及人員共享；
4、建立押出證件臺(tái)帳，督促押出證件收回；
5、督促執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入公司的在職員工轉(zhuǎn)入注冊(cè)。
四、資格證書類別
本辦法所指的“資格證書”為員工崗位“任職資格”所要求的職（執(zhí)）業(yè)注冊(cè)（資格）證書，類別如下：
（一）通過國(guó)家規(guī)定的各級(jí)人事部門組織的各系列、各專業(yè)職稱評(píng)審或國(guó)家統(tǒng)一組織的職稱考試，并獲得相應(yīng)級(jí)別的職稱證書。根據(jù)公司實(shí)際情況，僅指工程系列、經(jīng)濟(jì)系列、會(huì)計(jì)系列；
（二）公司資質(zhì)滿足條件的或影響從事本職工作的各類執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）注冊(cè)證書。指全國(guó)注冊(cè)監(jiān)理工程師（含交通部監(jiān)理工程師）、注冊(cè)造價(jià)工程師、注冊(cè)（投資）咨詢工程師、注冊(cè)安全工程師、招標(biāo)師、造價(jià)員（帶中級(jí)職稱）、招標(biāo)從業(yè)人員資格（帶中級(jí)職稱）、項(xiàng)目管理從業(yè)人員資格、涉密資格證書、評(píng)標(biāo)專家。
（三）其它與本崗位專業(yè)相關(guān)、公司需要的各類證書，如一級(jí)注冊(cè)建筑師、一級(jí)注冊(cè)建造師、一級(jí)注冊(cè)結(jié)構(gòu)工程師、注冊(cè)土木工程師、注冊(cè)電氣工程師、注冊(cè)公用設(shè)備工程師、投資項(xiàng)目管理師、四川省監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、造價(jià)員、招標(biāo)從業(yè)人員資格、評(píng)審專家。
五、員工證件管理流程
（一）員工資格證件的收集與員工證件圖文庫(kù)
1、員工（含兼職）的各類執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書均需收集到公司保管（評(píng)標(biāo)專家證書除外）。
2、人事專員在辦理員工（含兼職）入職時(shí)收取其執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書，無(wú)執(zhí)業(yè)注冊(cè)格）證書的保管其職稱證書；無(wú)職稱證書的保管其畢業(yè)證書，收取證書要向提交證書人出具加蓋人力資源部印章的收據(jù)。收據(jù)采用帶有編號(hào)的三聯(lián)收據(jù)，另兩份分別存人事專員和人力資源部負(fù)責(zé)人處。
3、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員取回新的員工資格證件在取回當(dāng)日掃描后移交人事專員。
4、人事專員在收取證件當(dāng)日即將證件編號(hào)存放并登記證件管理臺(tái)帳。
5、人事專員在辦理員工（含兼職）入職手續(xù)時(shí)，掃描新員工的身份證、學(xué)歷證、職稱證、執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證，將掃描件發(fā)送給員工資質(zhì)培訓(xùn)管理專員，員工資質(zhì)培訓(xùn)專員接收掃描件后即整理入員工證件圖文庫(kù)。
6、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員每月清理一次在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入公司情況，督促轉(zhuǎn)入，并將《在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入情況統(tǒng)計(jì)表》傳部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)。
（二）員工證件的使用管理
1、壓證管理
（1）業(yè)務(wù)部門需要借出員工證件壓證的，需登記寫證件名稱、借證事由、壓證何處、經(jīng)辦人，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總簽字批準(zhǔn)，資質(zhì)培訓(xùn)專員登記后方可借出，并在借出一周內(nèi)將壓證憑證交人力資源部員工資質(zhì)培訓(xùn)專員。
（2）若借出壓證的證書需轉(zhuǎn)移壓到另一地點(diǎn)，按壓證辦理程序到人力資源部辦理壓證變更手續(xù)，并將變更壓證憑證在變更壓證后一周內(nèi)交人力資源部資質(zhì)培訓(xùn)專員。
（3）壓證原則上只壓擬派在職人員，若壓兼職人員的執(zhí)業(yè)資格證書，須公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時(shí)得到證書持有人的書面同意。
（4）壓出證件應(yīng)在竣工驗(yàn)收后30天內(nèi)由借出部門取回證書交回人力資源部，若因特殊原因不能按期取回證書，應(yīng)寫出書面說(shuō)明交人力資源部備案。
（5）員工資質(zhì)培訓(xùn)專員建立《證件壓證借出臺(tái)帳》，跟蹤督促壓出證件收回。
2、市場(chǎng)部投標(biāo)使用員工證件，由市場(chǎng)部在人事專員處借出，用完后當(dāng)日歸還。
3、辦理公司資質(zhì)使用員工證件，由員工資質(zhì)培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)借出和向兼職人員收集，再統(tǒng)一提供給辦理公司資質(zhì)的人員；員工資質(zhì)培訓(xùn)專員從公司借出的證件使用完當(dāng)日歸還人事專員，向兼職人員借用證件在一周內(nèi)必須歸還本人，每次資質(zhì)辦理使用證件員工資質(zhì)培訓(xùn)專員均需制表記載交接過程。
4、辦理業(yè)務(wù)備案使用的員工證件，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)借出，員工資質(zhì)培訓(xùn)專員配合提供，使用部門使用完證件的當(dāng)日將證件送還員工資質(zhì)培訓(xùn)專員。
5、為辦理員工資質(zhì)用證件，由員工資質(zhì)培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)借出、收集和歸還。
6、《員工證件借用登記薄》采用膠裝，編連續(xù)面碼號(hào)，由人事專員管理。
（三）員工證件的領(lǐng)取、發(fā)放與退回
1、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員領(lǐng)回員工新取得的或換發(fā)的新的執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書、執(zhí)業(yè)印章及胸牌，移交給人事專員保管，接收人在《新證移交登記簿》上簽收。
2、影響公司資質(zhì)的執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書（特指證書類別2）的轉(zhuǎn)出、職稱證書的退回，需填寫《員工證書退證、轉(zhuǎn)注審批表》辦理退證、轉(zhuǎn)注手續(xù)；需要繼續(xù)放在公司注冊(cè)的，與公司簽訂兼職聘用協(xié)議，公司保證其有效性。
3、影響公司資質(zhì)的，合同期未滿離職的，所持執(zhí)業(yè)注冊(cè)（資格）證書不得轉(zhuǎn)出至其他單位，待合同履行結(jié)束后方可轉(zhuǎn)出。
4、省監(jiān)理員、省監(jiān)理工程師的執(zhí)業(yè)印章、胸牌及時(shí)發(fā)給員工本人，其他執(zhí)業(yè)印章的需經(jīng)人力資源部經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放，印章發(fā)放要蓋留印鑒。
5、離職人員、非在職人員的不屬公司資質(zhì)滿足條件的各類證書，按正常離職手續(xù)辦理離職，與公司無(wú)任何經(jīng)濟(jì)糾紛的，人事專員審核確認(rèn)后可直接辦理退證。
六、附則
1、公司鼓勵(lì)員工積極取得上述資格證書，對(duì)于取得職業(yè)(執(zhí))資格證書的人員，在本單位注冊(cè)、表現(xiàn)優(yōu)良的，在同等條件下可優(yōu)先聘任更高等級(jí)職務(wù)。
2、本辦法由公司人力資源部制定并負(fù)責(zé)解釋。
3、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，公司其他規(guī)定中與本辦法有不一致的以本辦法為準(zhǔn)。
附件：
1、《員工資格證書退證、轉(zhuǎn)注審批表》；
2、《員工證件借用審批登記表》；
3、《證書、印章、胸卡領(lǐng)用審批登記》；
4、《新證移交登記表》；
5、《證件借出壓證清查統(tǒng)計(jì)表》；
6、《在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入情況清查統(tǒng)計(jì)表》。
證件管理制度
為了加強(qiáng)公司證件的有效管理，為了強(qiáng)化公司無(wú)形資產(chǎn)的管理，特制定如下證件管理制。
1.本制度所稱證件是指企業(yè)證件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、安全生產(chǎn)許可證、建筑企業(yè)資質(zhì)證書等）及公司個(gè)人證件(包括法人代表證明書、建造師證、安全生產(chǎn)資格證、職稱證、職業(yè)資格證、特種設(shè)備作業(yè)證等）。
2.證件申辦及年審：由行政部根據(jù)需要統(tǒng)一到有關(guān)部門辦理。
3.證件管理：企業(yè)辦理的公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照相關(guān)證件及所有個(gè)人證件由行政部統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票及有價(jià)證券由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。
4.證件借用程序：
①各部門因工作急需借用公司相關(guān)證件原件，須出據(jù)書面申請(qǐng)單（具體表格見附表一），并在證件借用申請(qǐng)單上注明使用時(shí)間、事由及相關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和行政部經(jīng)理簽字同意后，到行政部辦理借用登記手續(xù)。
②上面手續(xù)辦理完成后，由行政部復(fù)印一份已辦完手續(xù)的申請(qǐng)表（加蓋公司行政印章）及證件資料交給所需部門。
③使用證件的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。如證證件遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和賠償。
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