干部人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及工作實績等各方面內(nèi)容的文件材料，是歷史的、全面的、詳細的個人資料。人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是人才開發(fā)的重要信息資源，也是歷史研究的原始史料。

一、人事檔案的概念和特征

（一）人事檔案的概念

從來源上看，人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，經(jīng)組織認(rèn)可的個人材料。從內(nèi)容方面來看，人事檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的原始記錄，是客觀地、歷史地、全面地考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。

（二）人事檔案的特征

人事檔案具有一般檔案的特征，它是人事工作活動中已經(jīng)處理完畢的，具有使用和保存價值的材料。人事檔案是以個人為單位，按照有關(guān)規(guī)定和方法組成的專卷和專冊，這是人事檔案的形式特征。由于人事檔案是反映個人情況的材料，它的內(nèi)容和成分應(yīng)以這個人的姓名為特征，卷內(nèi)不得夾雜或混入別人的材料。其特點為：

1.現(xiàn)實性：檔案雖是 “昨天 ”的產(chǎn)物，但它是為現(xiàn)實的人事管理工作服務(wù)的，人事部門為考察、了解和正確使用員工，做到 “知人善任”，經(jīng)常需要有意識、有目的地查閱員工的自傳、履歷表、鑒定、考核材料及獎懲材料，通過人事檔案了解其經(jīng)歷、工作能力和表現(xiàn)，以用其所長、避其所短。因此，人事檔案應(yīng)為員工的任職而建立，隨著員工的成長而連續(xù)不斷地補充新的材料，以便較好地反映其現(xiàn)實面貌。

2.真實性：真實性是人事檔案的生命力所在。因為人事檔案是當(dāng)事人個人經(jīng)歷、思想品行、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況的真實記錄，能客觀如實地反映當(dāng)事人工作、生活以及思想等各個方面的情況，反映其本來面目。所以，凡是歸入人事檔案的材料，都應(yīng)真實可靠、實事求是，不含水分。

3.動態(tài)性：人事檔案的動態(tài)性表現(xiàn)在兩個方面：首先，人事檔案應(yīng)隨著當(dāng)事人的成長而連續(xù)不斷地補充新的內(nèi)容，以便較好地反映其現(xiàn)實面貌。其次，人事檔案的保管單位并不是固定不變的，隨著人員的不斷流動，人事檔案的隸屬關(guān)系也會發(fā)生一定的轉(zhuǎn)移，做到 “人走檔移”，否則將違背 “人檔統(tǒng)一 ”的管理原則。

4.保密性：人事檔案的內(nèi)容涉及當(dāng)事人一生的經(jīng)歷，記載著當(dāng)事人從出生年月、家庭成員到學(xué)歷、職務(wù)、職稱、工資級別、獎懲情況、身體狀況以及興趣愛好等各方面的情況。其中不乏個人隱私方面的情況，因此人事檔案在保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求，一般不能對外開放。

5.專指性：人事檔案是以個人為單位集中保存的專門案卷。一份人事檔案把一個人的全部材料集中在一起。同一個人的檔案材料不能分散，不同人的檔案材料不可混淆，切忌張冠李戴。這一特點是人事檔案區(qū)別于其它類檔案的最顯著標(biāo)志。

二、人事檔案材料的收集

人事檔案材料的收集是指人事檔案管理部門定期或不定期地將有關(guān)方面形成的人事檔案材料進行集中的過程，它是取得和積累人事檔案材料的一種手段，收集是人事檔案工作的起點。

（一）收集渠道

1.通過組織、人事、勞資及其他人員管理部門收集有關(guān)人員的各種履歷表、登記表、自傳以及鑒定、考核、考績、培訓(xùn)、工資調(diào)整、出國、晉升專業(yè)（技術(shù)）職務(wù)、調(diào)動、任免、離休退休等方面的材料。

2.通過員工所在黨團組織、行政機關(guān)、企事業(yè)單位和有關(guān)部門收集有關(guān)人員的入黨、入團材料、黨內(nèi)外獎勵材料及有關(guān)登記表、思想工作總結(jié)等。

3.通過紀(jì)律檢查、行政監(jiān)察和公安、司法、檢察部門收集有關(guān)人員違犯黨紀(jì)國法而形成的處分材料、個人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等方面的材料。

4.通過科技、業(yè)務(wù)部門、學(xué)校和培訓(xùn)部門收集反映個人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)成果鑒定方面的材料以及學(xué)歷、考績等方面的材料。

5.通過軍隊有關(guān)部門和民政部門收集曾在部隊工作過的人員的檔案材料。

（二）收集要求

人事檔案管理部門在收集人事檔案材料中，應(yīng)符合全面和及時的要求。所謂全面，就是要將有關(guān)組織和個人在現(xiàn)實工作中形成的人事檔案材料全部收集上來。所謂及時，就是將人事檔案材料在盡可能全的基礎(chǔ)上盡快集中到人事檔案管理部門。

（三）收集人事檔案時應(yīng)遵守的制度

1.移交和轉(zhuǎn)遞制度。移交制度應(yīng)有明確的移交范圍、移交時間和移交要求。當(dāng)員工由于工作調(diào)動而改變主管單位時，應(yīng)及時將人事檔案轉(zhuǎn)遞至新的主管單位。

2.清理與登記制度。人事檔案部門應(yīng)根據(jù)所管理人事檔案情況，定期對人事檔案進行清理核對，將所缺材料有計劃、有步驟地加以補充。對收進的人事檔案材料均應(yīng)逐一登記。

3.索要制度。人事檔案管理部門應(yīng)主動與有關(guān)部門加強聯(lián)系，主動索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料，并根據(jù)工作需要及時補充人事檔案的內(nèi)容。

三、人事檔案材料的整理

人事檔案的內(nèi)容主要包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和職稱材料，政治歷史審查材料，參加黨團組織的材料，獎勵材料，處分材料，反映職務(wù)、職稱、工資等方面的材料及其他可供組織參考的材料。

人事檔案可分別建立正、副本。正本內(nèi)容豐富，能全面反映員工的情況。副本根據(jù)工作需要建立，內(nèi)容比較概括，是正本材料的重份或復(fù)制件，主要在領(lǐng)導(dǎo)干部檔案中建立。一般人員人事檔案只建正本。

歸為第一類的是履歷材料，包括歷年來的履歷表、簡歷表、登記表及屬于個人經(jīng)歷的材料。各種履歷表中的每項內(nèi)容要填寫完整，最后應(yīng)有本人簽名。例：如果此人是干部身份，且是1988年之前參加工作，他的檔案中應(yīng)包含1988年版干部履歷表，1999年版干部履歷表。另外更改姓名的材料也放入此類。

歸為第二類的是自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

歸為第三類的是鑒定、考核、考察材料。包括以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具有鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料、考核登記表、干部考核和民-主評議的綜合材料以及后備干部登記表。這一項中內(nèi)容最普遍的是年度考核表，年度考核表從參加工作第二年起每年都要填寫，并且年度考核表中要有本單位蓋章并填寫考核意見，組織人事部門蓋章并填寫考核等次，最后由本人填寫意見簽名。

歸為第四類的是學(xué)歷和職稱材料。學(xué)歷材料包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)、結(jié)業(yè)、成績表等。而且不論是第一學(xué)歷還是以后取得的學(xué)歷都應(yīng)有相應(yīng)的學(xué)員登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績單。職稱材料包括每一等次的職稱晉升材料及聘任材料，即專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱評審表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表、套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表。

歸為第五類的政治歷史審查材料。包括審查干部政治歷史情況的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)及本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料、出國政審材料、以及更改的有關(guān)材料。

歸為第六類的是參加黨團組織的材料。團員材料包括入團申請書和入團志愿書及團員登記表；黨員材料包括入黨申請書、入黨志愿書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、家庭社會調(diào)查材料、黨員登記表。如果本人是民-主黨派則應(yīng)有加入民-主黨派的有關(guān)材料。

歸為第七類的是獎勵材料。包括科學(xué)技術(shù)、業(yè)務(wù)獎勵材料，英雄模范先進事跡材料等。獎勵應(yīng)有獎勵審批表、登記表或加蓋單位公章的證書作為證明。

歸為第八類的是處分材料。包括干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料，處分決定（免于處分的處理意見），查證核實報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交代材料；通報批評材料；甄別、復(fù)查報告、決定，上級批復(fù)及本人意見；法院審判工作形成的判決書、離婚材料等。

歸為第九類的是反映職務(wù)、職稱、工資等方面的材料。有錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記等材料。這一類材料中特別指出的是工資材料要完整，并前后保持連續(xù)即工資表中的檔次和工資額有連貫性。如：某人的這一張工資表中的調(diào)整前薪級工資為29檔，工資額是673，調(diào)整后的薪級工資為 30檔，工資額是703；下一張工資表中調(diào)整前的薪級工資一定是30檔，工資額一定是703，否則這一人的工資表就沒有連貫性。工資材料是干部人事檔案中每個人都不可缺少的材料。

歸為第十類的是其他可供組織上參考的材料。如個人寫的思想、工作、學(xué)結(jié)等。

整理干部人事檔案，首先要根據(jù)這十類的特點認(rèn)真鑒別分類，然后看每一類型的材料是否完整，并按時間先后順序排好，分別標(biāo)上類號頁號，其次是寫清卷內(nèi)目錄，最后把整理好的干部人事檔案裝訂成冊放入人事檔案盒。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練的要求。