人事檔案員年度總結(jié)

醫(yī)院技術(shù)檔案管理是醫(yī)院資源規(guī)劃（Hospital Resource Plan,HRP）的組成部分，是醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)的子集，是管理醫(yī)院技術(shù)人員的技術(shù)信息的專用系統(tǒng)，是各級醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)。通常意義的 HIS，往往沒有這部分內(nèi)容。近年來，許多醫(yī)院在積極探索利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理技術(shù)檔案。但是，在管理哪些范疇、誰來使用維護(hù)、如何有效利用以及如何實(shí)現(xiàn)等方面，國內(nèi)都缺少深入的研究。本文針對醫(yī)院技術(shù)檔案系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行深入討論，公布自己的設(shè)計(jì)思路和實(shí)現(xiàn)方法以拋磚引玉。

一、醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)管理的范疇

從宏觀角度來看，技術(shù)檔案系統(tǒng)應(yīng)該如實(shí)記錄醫(yī)院技術(shù)發(fā)展過程。從微觀來看，應(yīng)該詳細(xì)掌握每個(gè)人各個(gè)時(shí)期技術(shù)發(fā)展的細(xì)節(jié)。但是，醫(yī)院的技術(shù)活動和個(gè)人技術(shù)生涯中產(chǎn)生的、值得積存的信息很多，如不使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行歸納整理、匯總分析，就不能充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。

管理范疇的第一層含義是管理范圍。個(gè)人技術(shù)生涯中，能夠體現(xiàn)技術(shù)進(jìn)步的技術(shù)活動很多。技術(shù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該選擇一些具有代表性的技術(shù)活動進(jìn)行管理。不能面面具到。避免成為個(gè)人技術(shù)歷程的流水帳。經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐，我們將管理范圍歸納為：人員基本信息集、個(gè)人業(yè)務(wù)進(jìn)修信息集、個(gè)人短期培訓(xùn)信息集、個(gè)人發(fā)表論文信息集、個(gè)人出版著作信息集、個(gè)人出席學(xué)術(shù)會議信息集、個(gè)人參加科研信息集、個(gè)人技術(shù)考核信息集、個(gè)人帶教情況信息集、個(gè)人學(xué)分登記表、個(gè)人技術(shù)職稱變更信息集（工作履歷）、個(gè)人獎勵信息集、個(gè)人懲處信息集、個(gè)人學(xué)術(shù)職務(wù)信息集等16個(gè)子項(xiàng)。針對青年醫(yī)師又增加了年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床實(shí)踐、階段總結(jié)等4個(gè)信息集。在實(shí)際應(yīng)用中，所界定的范圍基本上滿足了三級醫(yī)院的要求，而對二級及以下醫(yī)院來說，冗余較多。

管理范疇的第二層含義是管理精度。從檔案管理專業(yè)角度來看，管理的精度可分三級，既案卷級、文件級和內(nèi)容級。案卷一般以技術(shù)活動名稱或人員名稱作為的索引，案卷內(nèi)建立各時(shí)期、各類別文件。文件是內(nèi)容的索引。內(nèi)容是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。如僅僅管理到案卷級，則不可能有效地發(fā)揮技術(shù)檔案的服務(wù)功能。如果都管理到內(nèi)容級，則需要投入較多的人力。根據(jù)目前我國醫(yī)院的實(shí)際，應(yīng)該把管理的目標(biāo)定在內(nèi)容級，如人力物力有限，可以對部分技術(shù)活動暫時(shí)管理到文件級。

二、技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的使用維護(hù)部門

當(dāng)前，許多單位的技術(shù)檔案建設(shè)工作主要由人力資源管理部門承擔(dān)。實(shí)際工作中，技術(shù)職稱評定、業(yè)務(wù)技術(shù)考核、繼續(xù)教育的組織和管理以及人員針對性培訓(xùn)、自學(xué)成果的的認(rèn)可等工作，均不是人力資源部門能夠獨(dú)立地管理好的內(nèi)容。據(jù)了解，許多醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)中，雖然設(shè)計(jì)了存儲技術(shù)信息的數(shù)據(jù)庫，但由于專業(yè)不對口和日常工作繁忙，許多信息基本上沒有進(jìn)入計(jì)算機(jī)。另外，人事管理系統(tǒng)中，一些信息涉及到組織對個(gè)人的評定，這些信息是相對保密的，不允許非人事管理人員查閱這些信息。而人員的技術(shù)信息，往往需要多個(gè)部門共同維護(hù)，信息是相對公開的。從管理的內(nèi)容來看，人事管理系統(tǒng)側(cè)重于結(jié)果，技術(shù)檔案管理側(cè)重于過程。我們認(rèn)為，人事檔案與技術(shù)檔案的應(yīng)該分開，并且，應(yīng)該建立有機(jī)的聯(lián)系。技術(shù)檔案的日常使用、維護(hù)部門應(yīng)該是醫(yī)院的科研教學(xué)管理部門。如果全院人員使用統(tǒng)一的ID，技術(shù)檔案就與人事檔案建立了固定的聯(lián)系，就自然形成了人事檔案的擴(kuò)展和補(bǔ)充。

三、醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的總體需求

技術(shù)檔案建設(shè)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程�？傮w需求是開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)的綱領(lǐng)，是判斷系統(tǒng)成功與否的依據(jù)。我們對醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）的總體需求經(jīng)歷了實(shí)踐—認(rèn)識—再實(shí)踐—再認(rèn)識的反復(fù)過程�，F(xiàn)在看來，主要內(nèi)容歸納如下：

1、要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，全面管理醫(yī)院各級技術(shù)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)信息，詳細(xì)掌握各個(gè)技術(shù)人員的各類技術(shù)成就，為早期識別人才、進(jìn)一步培養(yǎng)人才和人才管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息。為營造尊重知識、尊重人才的氛圍提供定量分析數(shù)據(jù)，為宣傳、宏揚(yáng)技術(shù)形象提供數(shù)據(jù)，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理服務(wù)。

2、系統(tǒng)首先應(yīng)對科教科（處）的日常工作給以充分的支持，在日常使用過程中，自然地建立起技術(shù)檔案系統(tǒng)。

3、個(gè)人的技術(shù)活動信息又可分為兩類。一類是業(yè)務(wù)技術(shù)歷程，包括個(gè)人的基本信息、在校學(xué)習(xí)情況（學(xué)生檔案中的有效信息）、工作后的崗位變更情況、進(jìn)修、培訓(xùn)、繼續(xù)教育情況、階段性工作總結(jié)及組織鑒定結(jié)果、技術(shù)職稱變更情況及評定結(jié)果、學(xué)術(shù)職務(wù)變更情況等等。另一類是各類技術(shù)成就，如發(fā)表的論文、出版的著作、參加的科研、舉辦的講學(xué)以及帶教情況等等。系統(tǒng)應(yīng)該為收集、整理、匯總和輸出這些信息提供簡單、方便的操作方式。

4、要提供有效的方法，保證數(shù)據(jù)的安全。

5、界面友好，操作簡便，方便用戶維護(hù)，減輕管理人員的勞動強(qiáng)度。各類信息錄入計(jì)算機(jī)的勞動強(qiáng)度要明顯地低于記錄到登記本上的勞動強(qiáng)度。要充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，能夠?qū)θ霗C(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行多種橫向分析。數(shù)據(jù)輸出的方式應(yīng)靈活多樣，要與Office辦公系統(tǒng)、Web服務(wù)器交換數(shù)據(jù)。應(yīng)充分利用多媒體技術(shù)，直觀有效地顯示分析結(jié)果。應(yīng)方便各單位根據(jù)自己的實(shí)際進(jìn)行二次開發(fā)，方便功能擴(kuò)展。

6、應(yīng)允許使用單位篩選管理的精度。比如，對個(gè)人學(xué)術(shù)論文的管理，系統(tǒng)應(yīng)提供管理到內(nèi)容級的功能。也就是說，使用單位如果具備條件，可以要求技術(shù)人員提交所發(fā)表論文的電子稿，或錄入該論文。如果沒有條件，可以只錄入論文摘要和題錄。今后要出版本院論文集時(shí)，可以直接從數(shù)據(jù)庫中篩選。

7、最好與現(xiàn)實(shí)的人事系統(tǒng)建立有機(jī)的聯(lián)系，做好數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕涌凇Ｊ谷耸孪到y(tǒng)中的定性型信息可以用技術(shù)檔案中的定量型數(shù)據(jù)來進(jìn)一步說明。以利于直觀、客觀地反映人員的技術(shù)成長過程。

四、醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）的設(shè)計(jì)思路

醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）的開發(fā)經(jīng)歷了一個(gè)不斷完善的過程。其設(shè)計(jì)思路也有一個(gè)逐步成熟的過程。歸納起來如下：

1、確定個(gè)人技術(shù)信息的管理范疇為前述的20個(gè)子信息集。利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將這20個(gè)子信息集建立了關(guān)聯(lián)。如表1所示，主表（個(gè)人簡明基本信息）與各子表的關(guān)聯(lián)鍵是人員編號（body_id）。

2、確定全院性技術(shù)信息的管理范疇為：來院進(jìn)修人員信息集、本院學(xué)術(shù)講座信息集、本院科研成果信息集、新技術(shù)新療法信息集、已立項(xiàng)科研信息集、在職研究生信息集等。這些信息以技術(shù)活動作為組卷的依據(jù)，同時(shí)也與個(gè)人技術(shù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。例如，一項(xiàng)科研成果是本院科研成果信息集的一條記錄，參加該科研的人員是人員基本信息表的一條記錄，這些人員因參加科研獲得的學(xué)分是學(xué)分信息集的一條記錄。

3、確定技術(shù)檔案系統(tǒng)的組卷依據(jù)。在手工管理情況下，技術(shù)檔案的組卷依據(jù)主要是技術(shù)活動類別。如年度學(xué)術(shù)論文卷，年度科研項(xiàng)目卷，年度進(jìn)修培訓(xùn)卷等等。在計(jì)算機(jī)管理情況下，組卷方式有兩種，一是以人作為組卷的主要依據(jù)，個(gè)人的全面信息可以直接看到，不同技術(shù)活動的匯總信息可以利用檢索功能瞬間獲取。二是以各種技術(shù)活動作為組卷依據(jù)，各種技術(shù)活動的匯總信息可以直接看到，個(gè)人的全面技術(shù)信息可以利用檢索功能瞬間獲取。這兩種方案均可實(shí)現(xiàn)，據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，反映個(gè)人技術(shù)經(jīng)歷和技術(shù)成就的信息以個(gè)人來組卷，反映全院技術(shù)活動的信息以技術(shù)活動來組卷。這樣更利于在應(yīng)用中經(jīng)過日積月累自然地建立起技術(shù)檔案系統(tǒng)。

表1 技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的管理范圍

1、人員基本信息表

2、論文情況表 時(shí)間、雜志、名稱、級別、內(nèi)容、費(fèi)用等

3、著作情況表 書名、出版社、版次、提要等

4、進(jìn)修情況表 起止時(shí)間、專業(yè)、進(jìn)修單位、費(fèi)用、鑒定等

5、培訓(xùn)情況表 時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、培訓(xùn)內(nèi)容、費(fèi)用等

6、參加科研表 級別、名稱、分工、任務(wù)等

7、學(xué)術(shù)會議表 級別、時(shí)間、任務(wù)、交流情況、費(fèi)用等

8、考核成績表 考核時(shí)間、內(nèi)容、成績等

9、帶教情況表 年度、帶教類型、帶教人數(shù)、獲獎情況等

10、技術(shù)履歷表 個(gè)人技術(shù)職稱變更情況

11、學(xué)分表 個(gè)人由以上各種因素獲得學(xué)分情況

12、學(xué)術(shù)職務(wù)標(biāo) 個(gè)人參加學(xué)術(shù)團(tuán)體及擔(dān)任職務(wù)情況

13、獎勵情況表 個(gè)人獲獎登記表

14、懲處情況表 個(gè)人懲處情況

15、青年醫(yī)師年度考核 輔助住院醫(yī)師管理，登記青年醫(yī)師年度考核成績

16、青年醫(yī)師臨床輪轉(zhuǎn) 登記青年醫(yī)師臨床輪轉(zhuǎn)情況

17、青年醫(yī)師臨床實(shí)踐 登記青年醫(yī)師病歷、操作、手術(shù)等情況

18、青年醫(yī)師醫(yī)德醫(yī)風(fēng) 考核青年醫(yī)師醫(yī)德醫(yī)風(fēng)

19、階段總結(jié) 各級人員的階段總結(jié)

20、各種證件 各級人員的主要各種技術(shù)證件

4、利用分頁技術(shù)，使個(gè)人技術(shù)檔案的全部信息集中表達(dá)在一個(gè)窗口的各頁面內(nèi)（圖1），直觀地展示了個(gè)人的全部技術(shù)信息。以個(gè)人姓名縮寫作為檢索條件輸入三個(gè)拼音字符，既可看到一個(gè)人的全部技術(shù)信息。

5、從科教管理部門的日常工作入手，以提高辦公效率為出發(fā)點(diǎn)。為減輕科教科管理人員的勞動強(qiáng)度，我們建立了大量可選項(xiàng)目列表，方便漢字錄入。還詳細(xì)剖析了各信息子集之間的關(guān)系，充分利用觸發(fā)器自動產(chǎn)生相關(guān)信息，避免重復(fù)錄入。例如，醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育的學(xué)分登記涉及到許多技術(shù)活動，為此建立了學(xué)分字典。一旦登記了各種技術(shù)活動信息，系統(tǒng)參照學(xué)分字典自動登記學(xué)分。

6、要采用有效措施保證技術(shù)活動信息進(jìn)入計(jì)算機(jī)。為此，我們將技術(shù)活動的登記與費(fèi)用報(bào)銷結(jié)合起來，建立各種技術(shù)活動費(fèi)用報(bào)銷比例字典，系統(tǒng)在錄入信息后可打印出各種費(fèi)用的報(bào)銷審批單，憑此單報(bào)銷各種費(fèi)用，從而保障了技術(shù)信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。

7、計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢集中體現(xiàn)在對大量零星數(shù)據(jù)的橫向匯總統(tǒng)計(jì)分析上。我們設(shè)計(jì)了全院技術(shù)檔案窗口，集中顯示各信息子集的和。如全院論文集是個(gè)人論文集的超集，全院進(jìn)修信息集是個(gè)人進(jìn)修信息集的超集等。同時(shí)對各超集進(jìn)行分析，以圖形方式揭示各超集的構(gòu)成。

五、醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）的實(shí)現(xiàn)

1998年底，我們在Windows平臺上實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)。采用的開發(fā)工具是Delphi 5.0，數(shù)據(jù)庫可選用Access、Paradox或SQL Server等。可單機(jī)運(yùn)行，也可以Client/Server方式運(yùn)行在局域網(wǎng)內(nèi)。在北京鐵路總醫(yī)院、北京鐵路分局中心醫(yī)院等單位試用的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了不斷完善。在實(shí)現(xiàn)方面，我們的主要體會有：

1、在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方面，首先要特別注意人員基本信息表與各子表的內(nèi)在關(guān)系。人員基本信息表中的人員編號與各子表的人員編號是一對多的關(guān)系。另外，反映全院技術(shù)活動的信息集，如科研成果、科研立項(xiàng)等，也要與人員基本信息表建立關(guān)系。以科研成果登記表為例，該成果與參加人員之間是一對多的關(guān)系，參加人員表與人員基本信息表是一對一的關(guān)系。還有一個(gè)表用來記錄每個(gè)人曾參加過那些科研（參加科研表），該表與人員基本信息表是多對一的關(guān)系。其次是注意各表子段的定義。以論文登記為例，如果按溫哥華格式記錄論文的發(fā)表信息，既減少了子段數(shù)量，又增加了與其他系統(tǒng)（如光盤檢索）的聯(lián)系。許多貌似日期型的數(shù)據(jù)（如進(jìn)修時(shí)間），由于無法精確到日，如不注意數(shù)據(jù)類型，會給采集造成困難。如任意填寫，又為年度統(tǒng)計(jì)帶來困難。另外，還要注意留有足夠的冗余，以利于今后的擴(kuò)展。

2、在操作界面設(shè)計(jì)方面，要注意提高實(shí)用性，簡化操作。所有已經(jīng)錄入的信息不重復(fù)錄入，所有能夠產(chǎn)生歧義的地方都會出現(xiàn)提示。要相信用戶很快會掌握強(qiáng)大的SQL查詢技術(shù)，給高級用戶留有充分利用本系統(tǒng)的空間。要做好與Office辦公軟件的接口。

3、在安全性方面，要簡化數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的操作，提醒用戶及時(shí)備份。如果使用桌面數(shù)據(jù)庫（Access,Paradox等），要專門設(shè)計(jì)備份和恢復(fù)程序，指導(dǎo)用戶確保數(shù)據(jù)安全。

六、存在的不足

醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）仍處于發(fā)展中。近年來，在國內(nèi)20余家醫(yī)院使用中，總體情況是比較好的，但也暴露出許多不足，主要是：

1、在繼承既往數(shù)據(jù)方面缺乏靈活性。不少醫(yī)院在使用本系統(tǒng)之前，已經(jīng)積累了部分?jǐn)?shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可能已經(jīng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)，多數(shù)以.dbf文件、. txt文件、.doc文件形式存在。由于本系統(tǒng)內(nèi)在關(guān)系很緊密，將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)比較困難，往往需要手工轉(zhuǎn)換。另外，目前可利用Internet資源檢索出全院各人員發(fā)表論文的信息，這些信息還不能自動轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)內(nèi)。

2、信息輸出的功能不夠強(qiáng)大。目前只有很少一部分?jǐn)?shù)據(jù)可以以圖形輸出，還需要用曲線、直方圖、餅圖等方式直觀地揭示技術(shù)發(fā)展情況，需要對不同時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對比，提供決策輔助信息。還需要開發(fā)與Web服務(wù)器的接口，以方便向Internet傳送數(shù)據(jù)。

3、系統(tǒng)的智能程度不高。我們很想在早期識別人才方面做些工作，基本思路是對已經(jīng)入計(jì)算機(jī)的個(gè)人信息進(jìn)行量表式分析。量化方案正在研究中。

科技人員技術(shù)檔案建設(shè)還處于起步階段，需要深入研究的問題很多。需要進(jìn)一步研究管理的廣度和深度、如何擴(kuò)大人才影響、如何充分利用人才資源以及如何激勵醫(yī)務(wù)工作者等等。這些研究最好能有一個(gè)相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以方便同行間的交流和取長補(bǔ)短。

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