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勞務(wù)人員檔案如何管理
為了及時、真實的掌握勞務(wù)人員情況，采用勞務(wù)人員的檔案在可能的情況下統(tǒng)一管理模式。主要內(nèi)容有：
（1）及時為勞務(wù)人員辦理人事檔案接轉(zhuǎn)手續(xù)；
（2）及時為新招聘勞務(wù)人員辦理招工備案手續(xù)；
（3）受委托辦理外地人員務(wù)工城市管理的各種證件；
（4）按規(guī)定代辦有關(guān)檔案中記載的材料證明手續(xù)（結(jié)婚證明、出國政審等），存檔期間計算工齡等；
（5）派遣協(xié)議到期，根據(jù)用工單位和勞務(wù)人員要求，代辦檔案續(xù)存或轉(zhuǎn)移。
用工單位需要做的工作
（1）應(yīng)按照國家《勞動法》規(guī)定，合法規(guī)范用工，承擔(dān)勞務(wù)人員的各項費用。
（2）為了確保勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，應(yīng)規(guī)范及完善各項勞務(wù)人員管理制度，負(fù)責(zé)對勞務(wù)人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)及相適應(yīng)的技能培訓(xùn)。
（3）實施勞務(wù)派遣后，用人單位可將工作的重點放在如何調(diào)動勞務(wù)人員的工作積極性方面，采取合理的獎勵處罰機制給用人單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。制定獎勵和處罰標(biāo)準(zhǔn)，對勞務(wù)人員進(jìn)行考核，并按照規(guī)定給予獎勵和處罰。
怎樣做好人事檔案管理工作
人事檔案是HR的基礎(chǔ)工作，它為員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查、JD編寫
修改等工作提供了原始依據(jù)，更是規(guī)避人事風(fēng)險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規(guī)范，但也存在一些需要完善的地方。
1、公司人事檔案包括的內(nèi)容：
（1） 電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓(xùn)履歷表（入職培訓(xùn)、在職培訓(xùn)）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進(jìn)行分類長期保存。
（2） 紙質(zhì)檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖT工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。
（1） 員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項目經(jīng)歷（僅針對開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。
（2） 員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認(rèn)）、試用期崗位職責(zé)及目標(biāo)計劃和培訓(xùn)計劃（新員工簽字確認(rèn)）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。
（3） 員工轉(zhuǎn)正審批材料：包括個人申請及試用期總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利（新員工需簽字確認(rèn)）。
（4） 員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認(rèn)。
（5） 員工培訓(xùn)記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓(xùn)后均要有員工本人簽字認(rèn)可。 （6） 勞動合同及保密協(xié)議
（7） 其他：包括員工入職后取得的資格證書等 備案（紙質(zhì)原件+電子版）。
2、公司人事檔案規(guī)范及措施：
（1） 制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。
（2） 專人管理：HR部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時對制度進(jìn)行修改和完善。
（3） 具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。
（4） 一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)及時加以完善，做到“內(nèi)外檢查有據(jù)”。
二、管理制度和操作流程：
1、人事檔案管理基本要點：
保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得查閱。
動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動、薪酬調(diào)整、個人聯(lián)系方式變更…只要員工的信息有變更，員工檔案就應(yīng)該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。
2、人事檔案管理主要規(guī)定：
（1）保衛(wèi)制度：設(shè)立專人管理檔案柜鑰匙和維護(hù)檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應(yīng)的防火防潮措施，檔案柜不準(zhǔn)放無關(guān)物品。
（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設(shè)立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計數(shù)量、人員清單、使用登記等等。
（3）審閱制度：公司領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領(lǐng)導(dǎo)簽字并由人事檔案部門審核批準(zhǔn)，人事檔案管理部門對申請報告進(jìn)行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。
（4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。
（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進(jìn)行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進(jìn)行抽查，檢查是否有損壞和遺失。
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（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。
相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負(fù)責(zé)人交接清單……
人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。
3、公司人事管理風(fēng)險性評估：
（1） 暫無風(fēng)險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。
（2） 相應(yīng)措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對其勝任、性格等把好關(guān)，并時時了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關(guān)”當(dāng)然還不夠，需要HR部門領(lǐng)導(dǎo)時時檢查、跟蹤并予以及時處理。
（3） 居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預(yù)見的風(fēng)險，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：
A：離職后進(jìn)入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國企、機關(guān)單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。 B：仍需補充員工資料。如部分員工經(jīng)過自學(xué)獲得的有關(guān)證照沒有及時予以進(jìn)行催交。 C：管理仍待加強。如部分領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。
人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細(xì)”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性”就可想而知。
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