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案件管理保密制度
一、 目的：建立文件檔案保密管理規(guī)程，規(guī)范文件的保密制度以及人員應(yīng)遵守的保密守則；
二、 適用范圍：綜合部所有工作人員；
三、 本制度所指的檔案是：
1、 綜合部從不同途徑接收到的師生的地址、電話等的各類資料的信息及歷史記錄；
2、 綜合部各類信息的紙質(zhì)及其電子文件（如公文批件、護(hù)照信息等）；
四、 文件的管理與保密
1、 收發(fā)室工作人員做好對掛號信件的管理，做好登記記錄，要有相關(guān)人員才能領(lǐng)取，每日在電腦上登記，消除。其他平信也要有專人領(lǐng)取不能隨意拿取，所有信箱都有每個學(xué)院和機(jī)關(guān)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)；
2、 在每年的報刊訂閱過程中，涉及到師生個人信息的，不得泄露；
3、 簽證辦管理好每一份簽證材料，不得外泄簽證材料中的老師個人信息，不得由簽證專員以外的工作人員經(jīng)手簽證材料，管理好每一份簽證材料；
4、 機(jī)要室要對上級下發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件、資料、刊物和批文必須嚴(yán)格按文書處理規(guī)定及時辦理，不得積壓、扣發(fā)，做到急件不過時、緩件不過夜。涉密文件、
資料等的傳遞，一律通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ送哆f，嚴(yán)禁用平件投遞。機(jī)要文件的寄單、登記簿要立卷保存并做好時時備查；
5、 所有工作點(diǎn)對存放紙質(zhì)資料的要求是保持清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光燈工作，發(fā)現(xiàn)隱患、及時處理；
6、 所有工作點(diǎn)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險產(chǎn)品，經(jīng)常檢查各點(diǎn)消防器材；
7、 非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入到工作室辦公區(qū)域內(nèi)，不得在工作點(diǎn)逗留、參觀；
8、 所有人員做到人走加鎖、關(guān)窗、切斷電源。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何非工作人員不得接觸部門工作，工作人員更不準(zhǔn)私自將部門資料摘抄、復(fù)印、外借、拍攝和傳播；
五、責(zé)任
如發(fā)現(xiàn)涉密、失密事件，應(yīng)及時報道中心，及時查清事件發(fā)生原因及責(zé)任。如造成如上述相關(guān)文件資料和信件外泄情況發(fā)生，丟失部門將做相應(yīng)處理，造成不良影響和師生損失的，情節(jié)嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財(cái)富，企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
檔案管理及保密制度
一、堅(jiān)持檔案實(shí)行集中管理的原則，集中保管本單位文書及其它專門檔案，做好“七防”（防火、防盜、防潮、防漬、防有害生物、防塵、防高溫）工作，確保檔案的完整與安全。
二、積極宣傳實(shí)施《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的政策、規(guī)定。
三、堅(jiān)持一年一度文書立卷歸檔制度，各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理與本科室有關(guān)的文件材料，按質(zhì)按量在規(guī)定時間內(nèi)向綜合檔案室移交。
四、檔案利用要嚴(yán)格履行借閱和利用效果登記手續(xù)。
五、嚴(yán)格執(zhí)行《國家保密法》，屬于國-家-機(jī)-密的檔案資料，未經(jīng)確定密級機(jī)關(guān)或上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，不得復(fù)制和摘錄；密級以上的檔案資料設(shè)專柜和專人保管，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借用或調(diào)閱；不得在非保密的場所談?wù)摍C(jī)密，個人使用的機(jī)密文件、材料、筆記本、圖表等在下班前必須鎖存好，防止丟失、泄密；調(diào)閱機(jī)密檔案資料必須在閱文室閱讀，不準(zhǔn)攜帶機(jī)密檔案材料外出游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所；節(jié)假日前清點(diǎn)檔案資料，每半年檢查一次檔案資料保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。
六、做好清理鑒定工作，對確無保存價值的檔案與文件材料，應(yīng)造具銷毀清冊和提出有關(guān)分析報告，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后監(jiān)督銷毀。
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