地產(chǎn)公司采購制度

一、供應(yīng)商資格審察： 

1、公司簡介、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、法人委托書、質(zhì)量管理體系認證書、信用等級等；

2、供應(yīng)商授權(quán)書；安裝維修（資質(zhì)）證書；

3、近期承接的工程項目或供貨成交的最大的合同文本（參考）。

二、采購原則：

1、詢價、比價、議價為原則；

2、采購以“貨比三家”為原則；（利用競爭競價，謀求低成本購入）；

3、零星采購，二家以上同價的，以名牌或殷實供應(yīng)商為原則；（依據(jù)相關(guān)部門的物資采購計劃；任何零星、分散、緊急、無計劃的采購都會增加采購成本，并且不能確保所需物資適時性價比）；

4、特殊材料、器材、工具，由專業(yè)人士確定為原則；

5、材料采購以一物一單，以現(xiàn)貨為原則；

6、評標議價：對采購當(dāng)中的廠商報價及投標組織相關(guān)議價評標人員組成議價評標小組，其成員應(yīng)為：本次采購經(jīng)辦人，采購部主管，分管領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)部，相關(guān)服務(wù)部門，必要時可需邀請公司領(lǐng)導(dǎo)一起加入本小組；

（1）、零星采購：1-5000，1000元以下，采購部根據(jù)相關(guān)部門提供的信息并對采購價格向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，在得到同意后可以向財務(wù)借支現(xiàn)金， 1000-5000元，盡量使用銀行轉(zhuǎn)帳，如確實不能轉(zhuǎn)帳的，應(yīng)與部門主管和財務(wù)主管溝通并得到認可后才可借支現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票后自行安排采購人員完成工作，待工作完成后應(yīng)及時報銷、核帳；

（2）、緊急采購： 10000元以下盡量使用銀行轉(zhuǎn)帳，如確實有困難，應(yīng)與部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)溝通并得到認可后才可以臨時借支現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票，在完成工作后盡快報銷、核帳；但緊急采購的工作比例不得超過整個采購工作的10%；

（3）、常規(guī)采購：5000-100000元，對各個廠商的報價進行綜合整理，做到有可比性，將相關(guān)信息資料整理完成后召集采購議價小組成員進行議價工作，并做好小組工作記錄，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)進度合理安排材料進場時間，提前向采購部門提交有效的書面采購計劃；

（4）、大宗采購：100000元以上，除要遵守（3）條款外，應(yīng)要求各個廠商對最終報價進行統(tǒng)一格式的封閉式投標，在議價小組會議上公開拆封，并約請公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)參加；相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)所需采購物品的具體情況提前10-60個工作日向采購部門提交有效的書面申購計劃。

三、采購工作流程：

1、資格審查（避免合同糾紛）；品牌選定（附：行業(yè)標準）；

2、采購清單：由相關(guān)部門（專業(yè)人員）提供估算（進口、國產(chǎn)品等），品牌、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、品質(zhì)要求、采購到位的時間、數(shù)量；采購詢價中由相關(guān)部門提供技術(shù)支持，采購簽約時的技術(shù)小簽；

3、采購部對采購的物資詢價，按申購部門需求時間，按時完成采購任務(wù)；詢價過程中對材質(zhì)、品牌、技術(shù)要求等信息及時反饋于相關(guān)部門，以獲得專業(yè)人員的技術(shù)支持；

4、采購制度應(yīng)過程檢查，過程監(jiān)督，及時糾錯；

5、采購人員常對供應(yīng)商與生產(chǎn)企業(yè)，以及市場狀況進行調(diào)查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來，匯編成冊；并由一線人員及時記錄產(chǎn)品市場的價格變動情況，使采購與談判更富有計劃性；

6、部門設(shè)立訂購臺賬；并依靠臺賬，對整個采購過程，包括申購、預(yù)算、采購、入庫等過程進行（電子檔）管理；提高成本意識，杜絕一切浪費與不當(dāng)消耗；

7、合同文本的制作與流轉(zhuǎn)：草擬的合同（用款申請），以流轉(zhuǎn)形式請相關(guān)部門對技術(shù)參數(shù)要求予以修正（相關(guān)部門審核），公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認；

8、合同文本相關(guān)部門流轉(zhuǎn)會審程序；合同經(jīng)總經(jīng)理室批準，蓋章生效后，申請支付款項報財務(wù)審核；

9、相關(guān)部門與采購部的工作基本流程如下：

（1）任務(wù)接收；物資申請人→物資申請人部門經(jīng)理→權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→采購部門經(jīng)理→采購經(jīng)辦人；

（2）采購工作處理：采購經(jīng)辦人→采購部門經(jīng)理→權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→權(quán)限總經(jīng)理；

（3）合同審核流程：合同起草人（采購經(jīng)辦人）→采購申請人部門經(jīng)理→合同起草人部門經(jīng)理→合同起草人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)→公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→合同起草人（根據(jù)各部門意見修改后交由權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字）→印章管-理-員（蓋章）→檔案室（存檔）；

（4）采購資金申請流程：采購經(jīng)辦人→采購申請人部門經(jīng)理→采購經(jīng)辦人部門經(jīng)理→采購經(jīng)辦人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)→公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)；

（5）一般費用報銷流程（需與公司財務(wù)制度及想融合）：費用報銷人→部門經(jīng)理→報銷人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)→公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)。

四、付款方式：

1、按照合同的約定預(yù)付貨款；

2、按合同約定、并結(jié)合實際情況的進度付款、驗收合格付款、尾款（銀行履約保函）；

3、質(zhì)保金；

4、將貨物采購（用款）申請單、發(fā)票、入庫單、采購合同一并交財務(wù)部核對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)；5、對財務(wù)付款跟催（備份付款記錄、明細）；中期付款過程核對，至質(zhì)保金付清。

五、物資驗收：

1、封樣驗收、貨到驗收；

2、商檢、質(zhì)檢報告（質(zhì)保函、合格證、檢驗報告、驗收簽字單、進口報關(guān)單、原產(chǎn)地證書等）；

3、驗收方法：封樣物比照；送貨單與物品的品牌、型號規(guī)格、單價、數(shù)量、外包裝等比照；申購部門驗收、施工方驗收、現(xiàn)場監(jiān)理驗收、技術(shù)部門工程師驗收、采購部驗收；共同驗收簽字；交付或入庫（辦理相關(guān)的入庫手續(xù)）；

4、做好采購檔案及付款進度的工作。

六、資料管理：

本部門對所有工作資料（紙面、電子）進行專人統(tǒng)一管理，這樣可以避免在本部門人員發(fā)生職務(wù)變動時方便工作交接及避免信息流失，建議由專人建立專門的文件夾，如下：

1、聯(lián)系函：

（1）采購申請，即相關(guān)部門需要采購部進行物資采購的申請憑證；

（2）內(nèi)部業(yè)務(wù)，即相關(guān)部門需要采購部對相關(guān)物資的價格、品牌等提供工作協(xié)作的聯(lián)系函；

（3）外部業(yè)務(wù)，即相關(guān)業(yè)務(wù)單位在與本部門之間發(fā)生業(yè)務(wù)時的工作聯(lián)系函；

2、票據(jù)：

對本部門所涉及的發(fā)票、收貨單、入庫單、出庫單等進行統(tǒng)一存檔，如部分票據(jù)（如發(fā)票等）原件需要移交相關(guān)部門時，本部門應(yīng)該保留其復(fù)印件；

3、資料：

（1）檢驗資料：對各種物資的相關(guān)商檢、質(zhì)檢報告（質(zhì)保函、合格證、檢驗報告、驗收簽字單、進口報關(guān)單、原產(chǎn)地證書等）進行統(tǒng)一管理；

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（2）廠商及物品資料：對各種物質(zhì)的廠商資質(zhì)文件及物質(zhì)說明等按照其經(jīng)營種類歸類建檔（聯(lián)系人、聯(lián)系方式、經(jīng)營地址、經(jīng)營范圍等）。

七、供應(yīng)商管理：

1、根據(jù)公司采購工作內(nèi)容建立完善的供應(yīng)商體系；

2、對各供應(yīng)單位的綜合性價比進行定期評估，符合條件的則根據(jù)其實際情況確定主要合作單位、一般合作單位及備選合作單位；

3、同一系列物資必須有同時具有主要合作單位、一般合作單位及備選合作單位，這樣可以避免個別單位發(fā)生特殊情況時無法合作或者不能良好合作時而影響采購計劃；4、對供應(yīng)單位提出的意見和建議即使處理，樹立和維護我公司良好的企業(yè)形象。

八、部門人員安排：

1、具體工作采取專人負責(zé)和團隊合作方式相結(jié)合，即：各采購人員根據(jù)任務(wù)安排主要負責(zé)具體工作，部門同事對其所接受的工作任務(wù)提供建議和意見，協(xié)助完成工作；

2、所有相關(guān)信息、資料由專人（采購內(nèi)勤）統(tǒng)一存檔；

3、對相關(guān)物資及物資所涉及原材料的國際、國內(nèi)的期貨、現(xiàn)貨市場進行適時調(diào)查，了解行業(yè)趨勢；

4、熟悉本地區(qū)各物資市場及行情，并適時對其市場進行調(diào)查，了解市場具體變化情況；

5、加強本部門員工的職業(yè)操守、專業(yè)知識、團隊合作、溝通能力等方面的綜合培養(yǎng)，進一步提高員工素質(zhì)。

九、采購人員職業(yè)道德：

1、以公司利益為己任，嚴禁索取禮品（財物）、收受禮品，如有收受紀念性或禮節(jié)性禮品時應(yīng)及時向部門經(jīng)理匯報后交由公司處理，不得私自占有；

2、采購人員在采購過程中，不能接受供應(yīng)商直接或間接的帶有娛樂性質(zhì)的邀請，如有必要的宴會則需報請部門經(jīng)理同意后方可前往參加；

3、采購人員是企業(yè)形象的代表，對供方人員，應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié)，公平對待，不允許傲慢的舉止，有失公允的態(tài)度；

4、采購人員在與供應(yīng)商交往中，杜絕任何有意或無意的泄密行為。

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