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工會財務(wù)報銷流程
為了加強(qiáng)項目部的財務(wù)管理工作,統(tǒng)一工程協(xié)調(diào)費(fèi),材料采購,機(jī)械使用,施工隊費(fèi)用和其他費(fèi)用支出、結(jié)合項目部及施工的具體情況,特制定本制度。本制度適用公司工程管理及采購人員。
1、 借款及備用金管理規(guī)定
1.1 材料采購人員及項目管理人員借用一定數(shù)額的備用金作為應(yīng)急,備用金由經(jīng)理簽字在財務(wù)借支。不得將備用金作為它用,本地工程額度不超過3000元,異地工程額度不超過5000元 ,項目部急需時,采購人員必須交回財務(wù),統(tǒng)一調(diào)配。
1.2 其他臨時借款,須填寫《借款單》,借款人按規(guī)定填寫《借款單》,注明詳細(xì)借款事由、計劃銷賬日期、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、支票或現(xiàn)金。外地項目經(jīng)理由于工作需要暫時不能填寫借款單的情況下,可由財務(wù)代填借款單,但是月底報銷時根據(jù)匯款憑據(jù)在借款單上補(bǔ)簽字。
1.3 各項借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。
1.4 借款銷賬規(guī)定:
1.4.1 借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù),據(jù)實報銷,超出申請單范圍使用的,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳;
1.4.2借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。
1.4.3原則上借支之日起本地2天內(nèi)必須銷賬。
1.4.4異地在7天內(nèi)(每周六前)傳真或電子郵件傳遞回公司流水明細(xì)報表至財務(wù)部。每月25日——28日所有票據(jù)必須核銷。違反規(guī)定不得再次借支。
1.4.5財務(wù)部接到報表后每周一必須以書面形式報總經(jīng)理審核簽字后保存以便核對。
1.5借款未還者原則上不得再次借款,逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。
1.6 關(guān)于借款原則上每月清一次。
2、 借款流程
2.1 借款人按規(guī)定填寫《借款申請單》,注明借款事由(包括工地)、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、支票或現(xiàn)金。
2.2 審批流程:主管部門經(jīng)理審核簽字→財務(wù)經(jīng)理復(fù)核→總經(jīng)理審批。
2.3 財務(wù)付款:借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。
2.4借款要求:當(dāng)?shù)夭少徶Ц督痤~在1000以下,可以使用現(xiàn)金;對于支付金額超過 1
1000元者,原則上必須使用支票。同樣道理異地采購超過1000元的,使用信匯或者電匯支付。這是現(xiàn)金管理辦法里規(guī)定的。
3、 費(fèi)用報銷的一般規(guī)定
采購所有的材料與設(shè)備必須辦理入庫手續(xù),填寫入庫單,工地監(jiān)理根據(jù)預(yù)算要求以及材料合格證明負(fù)責(zé)質(zhì)量驗收在入庫單上簽認(rèn),工地管庫員負(fù)責(zé)貨物數(shù)量的驗收,并在相應(yīng)的入庫單簽字,在人員配備不齊的情況下,項目經(jīng)理負(fù)責(zé)相關(guān)人員的簽字,采購員根據(jù)驗收入庫的入庫單以及相應(yīng)的發(fā)票才能辦理賒銷掛賬或者借款銷賬程序。
3.1 報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)且發(fā)票或收據(jù)背面要蓋有新設(shè)計的五聯(lián)章,需要由各個有關(guān)人員簽名(相關(guān)人員一定要盡職盡責(zé)),簡述費(fèi)用內(nèi)容或事由。
3.2 填寫報銷單應(yīng)注意:根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù);嚴(yán)格按單據(jù)要求項目認(rèn)真寫,注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費(fèi)用內(nèi)容或事由。
3.3 按規(guī)定的審批程序報批。
3.4 報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。
3.5對于工地零星的搬運(yùn)費(fèi)、保潔費(fèi)等支出都要填寫人工費(fèi)支付明細(xì)表,既要有工地名稱、工作時間、工作量,還要有完工時間、完成狀況,有收到勞務(wù)費(fèi)的工人的簽字以及工地代表的簽字。如果工程量超過預(yù)算以外的還要有甲方的認(rèn)可簽字。
3.6關(guān)于協(xié)調(diào)費(fèi)、項目經(jīng)理宴請甲方、送禮等招待費(fèi)的支出,須填寫事由、相關(guān)人數(shù)并且按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行;做好事前項目負(fù)責(zé)人和經(jīng)理通氣和評估得到允許后,方可按照部門經(jīng)理確定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,一周內(nèi)由項目負(fù)責(zé)人和經(jīng)理共同簽字才能報銷。
3.7 對于工地零星采購的材料,也要比照上述辦理出入庫手續(xù),要有相關(guān)的人員簽字。
3.8 市內(nèi)采購以及工地緊急采購需要打車的,均要在報銷時注明時間、事由以及車程等項目。
3.9 關(guān)于外出通訊費(fèi)的報銷規(guī)定:長期在外地工地工作的可以以公司的名義辦理電話卡(只允許打與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的電話),公司實報實銷。對于臨時外出有需要跟公司密切聯(lián)系的人員,憑電話清單據(jù)實報銷(與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的)。
3.10 在異地工作的人員生活費(fèi)補(bǔ)貼根據(jù)不同的地區(qū),以及公司的規(guī)定執(zhí)行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。
4、 費(fèi)用報銷的一般流程:
4.1本地工程將報銷發(fā)票和辦理好工地驗收的入庫單粘貼在報銷單后蓋五聯(lián)章,交
驗收人簽字→交統(tǒng)計員登記并簽字→交財務(wù)部出納或會計審核并簽字→部門經(jīng)理審核簽字→總經(jīng)理審批→到出納處報銷,補(bǔ)充采購備用金。
4.2異地工程如委托貨運(yùn)部發(fā)貨,附發(fā)貨單,雇傭車輛發(fā)貨的應(yīng)填寫2份入庫單(發(fā)貨單),采購員留存1份(做報銷依據(jù)),另1份隨貨到達(dá)工地后由接收人在隨貨入庫單上簽收,同時登記庫存臺帳。如發(fā)貨單不能及時由送貨司機(jī)帶走,采購員須在貨物到達(dá)工地前把發(fā)貨單以電子文檔的形式發(fā)給工地項目經(jīng)理作為驗收所收材料的依據(jù)。異地發(fā)貨報銷需報銷發(fā)票、工地入庫單、運(yùn)費(fèi)發(fā)票,粘貼到報銷單后蓋五聯(lián)章→交統(tǒng)計員登記并簽字→報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費(fèi)用報銷單→交財務(wù)部出納或會計審核并簽字→ 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請單或出入庫單→部門經(jīng)理審核簽字→總經(jīng)理審批→到出納處報銷,補(bǔ)充采購備用金。
4.3對先貨后款的方式采購時,采購員必須提供采購發(fā)票、供貨單位的名稱、開戶行、銀行賬號以及采購材料的名稱、數(shù)量;單價,貨物運(yùn)輸發(fā)票、工地管庫員簽收的材料入庫單,根據(jù)以上資料在報銷單上蓋五聯(lián)章審批后掛賬報銷,然后公司財務(wù)部根據(jù)資金收付計劃支付所欠供貨商款項。
4.4對支付預(yù)付款及材料訂貨定金的應(yīng)在報銷單據(jù)上注明總款項金額及取貨時間,填寫《加工訂貨預(yù)付款報銷單》,如簽訂合同的,應(yīng)附合同原件→交統(tǒng)計員登記并簽字→報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費(fèi)用報銷單→交財務(wù)部出納或會計審核并簽字→部門經(jīng)理審核簽字→總經(jīng)理審批→到出納處報銷(財務(wù)部設(shè)立訂貨預(yù)付款專用帳,將此類費(fèi)用作為臨時性記賬,待提貨后開具正式票據(jù)后按程序報銷并將臨時性記賬作銷賬處理)。
財務(wù)嚴(yán)格按此程序執(zhí)行,對不符合程序的有權(quán)不支付款項。
5、 施工隊結(jié)算的一般流程:;
5.1施工隊預(yù)付及結(jié)算人工費(fèi)必須有經(jīng)審核批準(zhǔn)的工程施工預(yù)算、工程施工決算的前提下根據(jù)工程進(jìn)度由施工管理人員和施工工長簽字確認(rèn)、造價人員計量及計價,項目經(jīng)理審核,上報經(jīng)理審批,項目經(jīng)理填寫支付單據(jù)交工程部經(jīng)理審核簽字→交統(tǒng)計員登記并簽字→交財務(wù)部出納或會計審核并簽字→總經(jīng)理審批→到出納處領(lǐng)款。財務(wù)按程序記賬并支付資金;零時用工,施工員做好記錄,填寫人工費(fèi)支付明細(xì)表,施工工長核對,項目經(jīng)理審核,上報經(jīng)理審批,財務(wù)依據(jù)經(jīng)理批示。按程序支付資金。
6、財務(wù)及統(tǒng)計每周必須匯總工程發(fā)生費(fèi)情況,作出情況報表,向項目負(fù)責(zé)人和.經(jīng)理進(jìn)行財務(wù)情況書面報告,確保項目順利實施。
7、獎懲考核
7.1嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度是為了更好的發(fā)展公司、擴(kuò)大業(yè)務(wù),做大做強(qiáng)的基石,所以要求每個員工職員必須執(zhí)行,對于完成業(yè)績突出的員工公司將進(jìn)行不同程度的獎勵,但是未按公司財務(wù)制度完成任務(wù)也要進(jìn)行考核,公司的獎懲制度另行發(fā)布。
8、 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。
9、 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論通過后生效。
相關(guān)人員簽字:
2011年2月26日
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