- 相關推薦
采購和銷售管理制度
1 目的及適用范圍
1.1為規(guī)范公司物資采購過程中的計劃、采購、驗收、入庫、付款、質量索賠和供應商認證等事項,確保公司物資采購全過程處于受控狀態(tài),保證物資供應,降低采購成本,合理庫存,加強監(jiān)督,特制定本制度。
1.2 本制度適用于公司辦公用品、職工福利及固定資產(chǎn)以外的所有物資采購事項的全過程作業(yè)規(guī)定。
1.3本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。
1.4 本制度文件由公司總經(jīng)辦擬定,公司財務總監(jiān)審定,公司總經(jīng)理批準,其解釋權及修改權屬歸公司總經(jīng)辦。
1.5 本制度文件從2012年5月20日起執(zhí)行。
2 職責與權限
2.1 公司設立采購部,負責所有與生產(chǎn)關聯(lián)的物資采購工作。
2.2公司采購部職責:
2.2.1負責編制大宗物資的采購計劃。
2.2.2負責按《采購計劃單》執(zhí)行采購任務,按時、保質、保量地完成物資采購工作。
2.2.3負責采購價格的詢價、議價、比質、比價,保證公司物資采購價格修理,維護公司利益。
2.2.4負責對供應商的選擇、評價、考核和清退。
2.2.5 負責制定付款計劃的制定、呈批和付款安排。
2.2.6 負責辦理物資入庫手續(xù)。
1
江蘇XX機械有限公司 程序文件編號:CGGL-052-2012 A/0
2.2.7 負責料廢退賠和不合格品清退。
2.2.8 主要負責原材料倉庫積壓物資的及時清退和處置。
2.2.9 負責辦理供應商發(fā)票審核,辦理入賬審批手續(xù)。
2.2.10 定期組織價格比價,不斷提高物資采購性價比。
2.2.11 收集采購價格信息、供應商資料,積累各種物資的歷史數(shù)據(jù)。
2.2.12 負責采購合同的簽定和歸檔整理。
2.2.13 負責采購部內部崗位職責的制定
2.2.14 建立各種物資臺賬,定期與財務部核對。
2.3計劃管-理-員負責扎口審核各部門呈報的物資采購計劃的審核和呈批。 2.4技術部負責采購工藝文件和資料的編制、審核;負責提供采購過程中的技術支持(如對工裝的設計會簽等);參與對供應商的評價,對供應商的工藝保證能力進行評審。
2.5生產(chǎn)部負責參與對供應商的評價,對供應商的生產(chǎn)能力、工藝裝備水平及生產(chǎn)管理水平進行評審;負責提供采購過程中的技術支持(如對工裝的設計會簽、提供設備采購技術資料等);編制呈報大宗機床備件、臨時修理備件、工裝模具的采購計劃;積累各種物資的性能數(shù)據(jù)資料。
2.6質檢部負責原材料、輔料及協(xié)作配套件的檢驗規(guī)程的編制;負責協(xié)作配套件的進貨檢驗;負責協(xié)作配套件質量協(xié)議的簽訂及質量索賠的相關工作;負責質量糾紛的裁決;參與對供應商的評價,對供應商的質量保證能力進行評審。
2.7財務部負責對資金計劃進行平衡;籌措采購資金;負責采購物資的價格審核。
2
江蘇XX機械有限公司 程序文件編號:CGGL-052-2012 A/0
2.8倉庫負責低值易耗品、日常維修備件采購計劃的編制;負責采購物資的入庫驗收、保管。
3 物資采購遵守原則
3.1未經(jīng)審核批準的請購物資一律不得采購。
3.2無領料單一律不得發(fā)放任何物資。
3.3倉庫內庫存物資應優(yōu)先使用。
3.4本地區(qū)能解決的,不到外地采購。
3.5同類企業(yè)比質量,同樣質量比價格,同樣價格比信譽。
3.6 對于先試用的物資,不得在試用鑒定前大批采購。
3.7采購物資時盡量使用銀行結算,減少現(xiàn)金結算。大宗采購主要使用承兌匯票。
4 采購計劃
4.1物資采購應當事先編制采購計劃。各部門按職責范圍編制《采購計劃單》,按申請-審核-批準-執(zhí)行的規(guī)定流程進行實施,采購部按批準后的《采購計劃單》執(zhí)行采購。
4.2 無《采購計劃單》不得進行采購,采購不得予以入庫。
4.3 采購計劃的制定、審批、執(zhí)行實行授權分開。公司設立獨立于采購部的計劃審核員負責物資采購計劃的審核。
4.4物資采購計劃的申請、審核、批準程序,按《物資采購計劃管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。
5 供應商認定
5.1公司物資采購應當挑選合格供應商。合格供應商應當一定的經(jīng)營規(guī)模、 3
資金實力和正常的質量保證體系。
5.2新用戶評審認定。新用戶必須經(jīng)過認定之后才能批量采購,進行長期的供貨關系。采購部負責新用戶的認定組織工作,質量部、生產(chǎn)部、技術部、財務部共同參與評審小組。
5.3鋪底資金。建立正常供應關系的供應商必須有鋪底資金。鋪底資金的規(guī)模由采購部根據(jù)物資特點和批量規(guī)模制定方案,由總經(jīng)理辦公會議確定。主要針對毛坯、螺栓、襯套材料以及使用量大的低值易耗品。
5.4供應商評審。公司每年組織一次供應商評審,對供應商的保證能力進行認證評定,確定下年度是否簽訂供應合同。
5.5供應商退出。對年度考核不達標的供應商強制性清退。退出后保留一定的貨款,待市場銷售周期完成后方予清賬。
6 采購合同
6.1采購合同的簽定。每年年初采購部應和主要供應商簽定采購合同,對產(chǎn)品質量、供貨時限、付款方式、責任認定、退賠處理作出事先約定,合同條款要優(yōu)先保障公司利益。 6.2 采購合同簽訂對象為合格供方。采購部應在授權范圍內簽訂合同,最終合同文本簽字前,應交上級部門審閱。
6.3采購部負責對合同進行歸檔整理。所有簽訂合同需復印一份交計劃管-理-員備案。
7 采購流程
7.1編制計劃。各部門有采購業(yè)務,按范圍職責申請采購計劃,填《采購計劃單》提交計劃審核員。計劃審核員審核并報批后將《采購計劃單》發(fā)送采購部采購。
7.2組織采購。所有有固定供應商的采購單,由采購部通知供應商直接發(fā)貨到公司倉庫。臨時采購由采購部按照技術部門要求的資質單位向供應廠商下單發(fā)貨。新品及修理等臨時采購,由維修車間和采購部共同到市場采購。
7.3 質量驗收。毛坯、鋼材、羅栓、銅材、刀具等大宗物資,到廠后應當由質量部抽檢,認定合格后方可入庫。低值易耗品有固定品牌且正常使用的,可不需驗收。如新進品牌或無品牌的,需要質量部驗收后入庫。
7.4 入庫驗數(shù)。采購部負責安排入庫,填寫入庫單,保管員驗收后按實收數(shù)填寫入庫數(shù)量。
7.5 發(fā)票入賬。當月入庫的物資,采購部通知供應商開具增值稅發(fā)票,無增值稅發(fā)票的業(yè)務要由財務總監(jiān)批準。當月發(fā)票未入賬的,財務部不安排資金付款。貨未入庫、發(fā)票先到的不予入賬,財務調節(jié)稅源的業(yè)務除外。
7.6 資金付款。采購部根據(jù)供應商付款規(guī)定和當月發(fā)票入賬情況安排付款計劃。付款計劃審批后交財務部負責安排資金。
8 采購付款流程
8.1付款計劃。每月月末,采購部根據(jù)當月采購量和發(fā)票入賬情況,結合供應商資質,制定付款計劃。
8.2計劃審核。財務部負責付款計劃審核,審核依據(jù)包括該供應商月末庫存情況、上月結存余額、當月發(fā)票進賬、當月退貨情況、當月已付款和付款
周期。
8.3計劃批準。付款計劃由財務總監(jiān)審核,總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
8.4 付款執(zhí)行。采購業(yè)務付款使用付款通知單。付款通知單內容包括收款單位、單位賬號、付款方式、付款金額、經(jīng)辦人、審核人、批準人。財務部依據(jù)付款通知單付款。
正常情況不得以現(xiàn)金付款。遇特殊情況由財務總監(jiān)批準執(zhí)行。
8.5 付款回執(zhí)。所有銀行付款方式以外的承兌付款必須提供收款方收據(jù)作為財務入賬附件。郵寄承兌的,提供收據(jù)傳真件。
9 采購付款周期
9.1 公司確定正常供應商付款周期為2.5個月。計算方法為前12個月的平均供貨額X 2.5月,作為鋪底資金數(shù)。
9.2 油料供應單位確定付款周期為1個月。以前一個月的供貨額作為鋪底資金。
9.3 鋼材、國際品牌刀具、急用件可以實行現(xiàn)款現(xiàn)貨。批量供貨一定時間后,通過協(xié)議確定鋪底資金規(guī)模。
10 質量索賠 10.1采購、外協(xié)件出現(xiàn)質量問題時,采購部根據(jù)質檢部的認定結果,及時向供方反饋,按《采購合同》和《質量事故處罰規(guī)定》進行處理和索賠。 10.2 對驗收不合格的原料或外購件,應立即隔離作退貨或調換處理,或根據(jù)實際情況作返工、讓步接收處理。
10.3處罰決定由質檢部作出書面文件,一式三份,一份記錄臺賬,一份交采購部送達供方,一份交財務部財務處理。
10.4經(jīng)調換或返工處理的原材料,重新入廠時,應按原來的檢驗程序做好送檢工作。
11 意外事項處置
11.1采購問好未能及時完成采購任務,應及時匯報總經(jīng)理,通報生產(chǎn)部門,采取相應補救措施。
11.2如遇特殊情況取消或調整采購,采購部、計劃管-理-員要及時通報信息到相關部門。
11.3采購人員購錯品種、型號、規(guī)格,或購進質次價高的產(chǎn)品時,要及時調換、退貨處理,不得產(chǎn)生積壓。
12 監(jiān)督
12.1財務部負責對采購管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。
12.2財務部每年至少兩次和供應商核對賬目,對發(fā)現(xiàn)的差異應及時與供應商聯(lián)系,查明原因后解決。
12.3 財務部負責定期檢查質量罰款和料廢退賠執(zhí)行到位情況。
12.4 采購部取得承兌匯票必須及時付給客戶,不得將承兌匯票放在部門保管,否則出現(xiàn)意外事項由部門負責人承擔。
12.5 對采購人員違返公司規(guī)定、損害公司利益的行為, 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實,依據(jù)公司獎懲條例處理。
13 解釋與修訂
13.1公司根據(jù)運行的實際情況及時補充和修訂。
13.2本程序解釋權和修訂權歸公司總經(jīng)辦。
14 引用或相關文件、記錄
14.1 CGGL-1 采購計劃管理制度
14.2 CWGL-3 倉庫管理制度
14.3 CWGL-4 付款通知單
14.4 CGGL-3 物資采購計劃單
14.5 ZLGL-2
起草:
審核:
批準:
質量事故處罰規(guī)定
采購管理制度
第一章、總則
第一條 目的
為了規(guī)范公司采購行為,防范采購風險,降低采購成本,優(yōu)化庫存,特制定本制度。
第二條 定義
本制度將藥品、食品生產(chǎn)型子公司、控股公司統(tǒng)稱生產(chǎn)基地;非生產(chǎn)型各中心、分公司、直屬一級部門統(tǒng)稱直屬部門。
第三條 采購物資的范圍
(一) 成批采購的原料(含中藥材及其飲片)、輔料、包裝材料、廣告畫冊、促銷用品;
(二) 單批總價或整件單價超過5000元以上的成批采購的生產(chǎn)設備、儀器、儀表、設備的備品備件、耗材等;低于5000元的走零星物質采購管理流程。
(三) 公司指定需集中采購的其它物資(含辦公用品、勞保用品、生活用品、辦公家具、辦公設備以及車輛等)。
第四條 采購原則
(一) 采購應當遵循公開透明、公平競爭、公正評價、誠實守信、注重效益及維護公司利益的原則。
(二) 采購實行回避制度,與供應商有利害關系的采購人員及相關人員,或者與其主要負責人有親屬關系的應當回避。
(三) 生產(chǎn)基地或直屬部門所屬采購人員作為采購總部的駐地代表,業(yè)務上歸采購總部管控,考核以及工資調整受采購總部與生產(chǎn)基地或直屬部門雙重管理,并接受生產(chǎn)基地或直屬部門行政管理。
(四) 采購總部必須按生產(chǎn)基地提供的原輔料、包材內控標準采購,生產(chǎn)基地必須及時提供全部符合公司整體發(fā)展策略和供應商生產(chǎn)技術能力范圍內的完整的內控標準給采購總部備案(書面簽字確認和電子版);如果生產(chǎn)基地對內控標準有修改,則必須第一時間將生效的內控標準發(fā)給采購總部。
(五) 采購總部和使用單位在供應商或物資驗收等方面出現(xiàn)分歧,可委托公司內第三方同級單位或公司外第三方機構判定結果,并依據(jù)第三方的報告解決分歧。
(六) 采購總部必須依據(jù)人力資源總部提供的生效的分權手冊檢查采購申請單或需求計劃表是否經(jīng)過相關受權領導在受權范圍內審批。
第二章 物資采購計劃編制與實施管理
第五條 各生產(chǎn)基地和直屬部門在公司授權范圍內,有提出物資月度需求計劃和緊急物質采
購申請權以及審批權,超出授權范圍的月度需求計劃或緊急采購申請應按《公司授權管理制度》規(guī)定的直屬上級單位履行審批手續(xù)。
第六條 原輔料、包材的計劃及采購執(zhí)行管理
(一) 生產(chǎn)基地每月根據(jù)銷售部門的月度訂貨計劃、成品庫存、原輔料庫存、包裝材料庫存、在途物料、采購周期、物料檢驗周期、倉庫的庫位等情況,編制月度物資需求計劃表,編制的物資需求計劃應做到合理、安全儲備(庫存余量適宜,不造成積壓),以不斷貨為原則,經(jīng)生產(chǎn)基地受權人在受權范圍內簽字批準后,傳真或掃描到采購總部,原件由各生產(chǎn)基地計劃制定人存檔;
(二) 采購總部相關責任人根據(jù)批準后的物資需求計劃,依據(jù)年度采購策略和市場供求狀況、供應商供應現(xiàn)狀編制采購計劃分解表,同時將采購計劃分解表中采購物資的名 共 10 頁
稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協(xié)助事項等內容傳真至生產(chǎn)基地生產(chǎn)部確認,生產(chǎn)基地生產(chǎn)部及時確認,并回傳采購總部,經(jīng)采購總部受權人批準后對外實施采購;
(三) 因銷售部門訂貨計劃的調整、變更或因生產(chǎn)基地臨時增減的物資需求計劃,按原流程編制采購計劃分解表并審批后,依第九條“緊急物資采購管理”實施采購;
(四) 因生產(chǎn)計劃變更而取消的物資需求計劃,計劃部門應及時以電話和傳真通知采購總部相關責任人,以便及時中止采購并妥善處理,采購總部負責將傳真存檔;
(五) 因新增或改版后包裝材料的采購,應依據(jù)公司有關包材設計、審批制度和流程由使用單位、營銷中心、品牌管理部共同協(xié)商,三方共同確認電子稿件;包裝規(guī)格、尺寸、材質、工藝、印刷方向以及其他相關參數(shù)等由使用單位與營銷中心協(xié)商確定;并由使用單位質量部提供批準的標準樣稿和JPG/CDR格式的電子稿件以及設計版本號;由采購總部負責協(xié)調供應商制作標準實樣、提供顏色上下限樣稿,經(jīng)品牌管理部、使用單位質量部共同確認后由采購總部按需求計劃采購;
(六) 采購總部依據(jù)市場供求狀況,結合原輔料使用情況,協(xié)調生產(chǎn)、倉庫等部門意見之后,可提出戰(zhàn)略儲備采購申請,按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后方能實施采購。
第七條 生產(chǎn)設備、儀器、儀表等采購管理
(一) 生產(chǎn)設備、儀器、儀表的采購申請由使用單位提出。單批總價或整件單價超過5000元的生產(chǎn)設備、儀器、儀表等物資,要填寫大宗物資申購單,同時提供用戶需求說明(URS)等文字說明(含設備性能、技術參數(shù)和驗收標準),必要時應提供結構簡圖或實物照片。允許申購單位建議二家以上備選供貨商,并預估價格,經(jīng)申購單位受權人在受權范圍內簽字審批,交公司設備總監(jiān)審核;
(二) 公司設備總監(jiān)負責向申購單位核實采購項目實際需求情況,并調查公司其他單位同類物資使用情況,給出調撥、不予采購、暫緩采購或建議采購的決定;
(三) 申購非標生產(chǎn)設備、儀器、儀表,原則上由使用單位生產(chǎn)、設備部門負責人與供應商進行技術標的交流,必要時進行現(xiàn)場考察,對設備、儀器、儀表的性能和質量及其它相關參數(shù)確認后,由采購總部負責商務標的洽談;
(四) 申購技術成熟型的生產(chǎn)設備、儀器、儀表,使用單位可推薦使用原生產(chǎn)廠家或代理商,在設備未進行技術升級和公司性質、管理模式未發(fā)生重大改變的情況下,原則上可不進行現(xiàn)場考察;但是單批總價或整件單價超過20萬元的生產(chǎn)設備、儀器、儀表等物資采購需要進行現(xiàn)場聯(lián)合考察確認后方可采購;
(五) 預估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權領導、使用部門、設備部門、財務部門以及其它相關部門負責人參加的專題會議紀要;
第八條 公司指定需集中采購的其它物資采購
(一) 可成批采購的辦公用品、生活用品、勞保用品、化學試劑等,由各生產(chǎn)基地、直屬部門按年度進行預算,按月度或季度申報需求計劃。按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后,由采購總部集中統(tǒng)籌,采購負責人根據(jù)采購計劃分解表實施采購。
(二) 招待用禮品、糖果、煙酒等,由使用部門提出需求計劃,按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后,由采購總部統(tǒng)籌安排實施采購;
(三) 申購單批總價或整件單價5000元以上的車輛、辦公家具、辦公設備等物資,由使用單位提供用戶需求說明(URS)等文字說明(含設備性能、技術參數(shù)和驗收標準),必要時應提供結構簡圖或實物照片。采購申請單必須經(jīng)使用單位受權人在授權范圍內審批后,交由總裁辦主任負責審核采購項目實際需求情況,并調查公司其他單位同類物資使用情況,給出調撥、不予采購、暫緩采購或建議采購意見,由采購總部 共 10 頁
負責實施采購;預估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權領導、使用部門、設備部門、財務部門以及其它相關部門負責人參加的專題會議紀要;
第九條 零星物資采購管理
零星物資由使用部門根據(jù)生產(chǎn)、生活、質量檢驗、機器設備檢修、辦公用品、勞保用品等需要制定月度或季度物資需求計劃,每月或每季定期上報生產(chǎn)基地或直屬部門受權人批準后,將計劃傳真到采購總部統(tǒng)一備案,同時給計劃表到基地采購負責人實施采購, 基地采購負責人每月向采購總部上報《月度零星物資采購臺賬明細表》,采購總部負責監(jiān)控采購項目、采購進度、數(shù)量、價格以及供應商合理性;《月度零星物資采購臺賬明細表》將作為采購人員的月度考核重要依據(jù)。
第十條 緊急采購管理
(一) 緊急采購必須按照正常采購申請流程執(zhí)行;
(二) 預估采購金額超過5萬元以上需緊急采購的物資,申購單位必須填寫《緊急采購報告》并提供用戶需求說明(URS)等文字說明(含設備性能、技術參數(shù)和驗收標準),必要時應提供結構簡圖或實物照片,同時預估采購金額,需建議二家以上供貨商,經(jīng)申購單位按《公司授權管理制度》規(guī)定請示受權領導同意后(注意:《緊急采購報告》必須注明已經(jīng)請示受權領導同意執(zhí)行),由申請單位、采購總部和財務總部配合,按要求縮短采購全過程時間實施采購,采購結束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關審批手續(xù);
(三) 預估采購金額5萬元以下需緊急采購的物資,申購單位填寫《零星物資采購申請單》或《大宗物資采購申請單》,在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因,經(jīng)申請單位總經(jīng)理批準后,由申請單位采購負責人立即實施采購,采購結束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關審批手續(xù)。
(四) 臨時應急招待用禮品、水果,以及其他需緊急采購的辦公、生活等物資,申購單位填寫《零星物資采購申請單》,在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因, 按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后,由行政部人員負責采購。
第十一條 超出公司授權范圍而《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)以及未按上述規(guī)定
辦理的需求計劃和采購申請,采購部門不得對外實施采購工作。
第三章 物資驗收管理
第十二條 驗收依據(jù)
(一) 原輔料、包材的驗收依據(jù):采購計劃分解表、U8系統(tǒng)訂單、質量部內控標準及相關文件、供應商的送貨單和批檢報告書;
(二) 設備、儀器、儀表的驗收依據(jù):采購合同復印件、技術協(xié)議復印件、用戶需求說明(URS)復印件、供應商送貨明細表、送貨單、使用說明書、合格證、安裝圖紙、售后服務說明書;
第十三條 物資到庫驗收的時限(按工作日計算)
(一) 生產(chǎn)設備和儀器儀表,在到貨后三至十五個工作日內驗開箱驗收完畢,安裝、運行和性能確認應在設備管理制度規(guī)定的時間內完成驗收,未能在設備管理制度規(guī)定時間內完成驗收工作須由使用部門提供書面說明;
(二) 零星物資、辦公家具及主要輔機、備品、配件在到貨后四天內驗收完畢;
(三) 外包材、低值易耗品等材料到貨后二天內驗收完畢;
(四) 進口物資的驗收,應根據(jù)具體情況,一般不得超過采購合同規(guī)定驗收周期;
(五) 對于原輔料、內包材等需做理化檢驗、微生物檢驗的物資,使用單位倉儲部門應在 共 10 頁
貨到第二天提出檢驗申請,質檢部門須在一個檢驗周期內完成檢驗,如需委托國家相關專業(yè)部門檢驗的物資,由使用單位質檢部門負責提出并協(xié)調,須在一個檢驗周期內完成檢驗工作。
第十四條 原輔料、包材的驗收、退貨和換貨管理
(一) 采購總部采購助理根據(jù)采購計劃分解表負責U8系統(tǒng)訂單入錄,并將采購計劃分解表發(fā)送到生產(chǎn)部和使用單位倉庫,明確采購物資到貨產(chǎn)品名稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協(xié)助事項等內容;生產(chǎn)部將采購計劃分解表內容確認后及時傳真到采購總部相關人員;
(二) 使用單位倉庫負責安排收貨,并核對送貨單上標明的供應商名稱、物資品名、規(guī)格、數(shù)量、產(chǎn)品批號等是否與采購計劃分解表相符,重點檢查產(chǎn)品批號、清點數(shù)量、生產(chǎn)日期、批檢報告單、外包裝破損與污染等,如有異常應及時拍照取證并及時與采購總部聯(lián)系;
(三) 原輔料、包材驗收工作應在規(guī)定的時間內完成,并將檢驗結果通知采購總部;同時將實際入庫數(shù)量上傳至公司U8系統(tǒng)中;
(四) 采購總部負責關閉公司U8系統(tǒng)中已到貨的訂單(采購總部每月定時檢查訂單完成情況并關閉已完成訂單或雖未完成但不執(zhí)行的訂單);
(五) 如果出現(xiàn)現(xiàn)場驗收不合格物料由使用單位倉庫負責電話通知采購總部并填寫《退換貨通知單》;內在質量檢驗或使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格物料則由質量部負責通知采購總部,同時將《不合格品通知單》傳真給采購總部負責人,由采購總部負責與供應商協(xié)調不合格物資的退貨、換貨或者就地銷毀工作,使用單位采購負責人和倉庫負責人配合采購總部完成不合格物料的退貨、換貨或就地銷毀工作。
第十五條 設備、儀器、儀表收貨、驗收和退換貨管理
(一) 采購總部負責通知使用部門到貨時間,并提供采購合同復印件、《設備驗收跟蹤確認單》給使用部門,10萬元以下的由使用部門和設備管理部負責人共同簽字確認,10萬元以上的必須經(jīng)使用單位受權領導簽字確認后方可生效;然后將《設備驗收跟蹤確認單》傳真至采購總部;
(二) 使用單位負責安排接收所購設備、儀器、儀表,并組織設備部門按設備管理制度的要求實施開箱驗收、安裝、運行和性能確認;
(三) 采購總部負責與供應商協(xié)調驗收不合格的設備、儀器和儀表的退換貨工作,使用單位負責配合采購總部完成退貨、換貨工作;
(四) 新設備驗收后一年內的售后服務由采購總部負責與供應商協(xié)調,一年后交由使用單位協(xié)調;新設備驗收超過一年,仍在合同規(guī)定質保期內的設備售后服務由采購總部配合使用單位與供應商協(xié)調。
第十六條 零星物資的驗收、退換貨管理
(一) 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人負責按申購單和申購標準驗收,并出具入庫單或驗收單給采購人員;
(二) 零星物資采購負責人負責驗收不合格物資的退貨、換貨工作;
(三) 零星物資驗收工作應在四個工作日內完成。
第十七條 公司指定需集中采購的其它物資驗收、退貨和換貨管理
(一) 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人按申購單的數(shù)量和需求說明(URS)及其它標準驗收,并出具入庫單或驗收單給采購負責人;
(二) 對于驗收不合格的物資,采購負責人負責退貨或換貨工作。
第十八條 緊急采購物資的驗收、退貨和換貨管理
(一) 緊急采購物資到貨后,若尚未收到“采購申請單”、“采購合同”或“U8系統(tǒng)無訂 共 10 頁
單”。驗收人員應先與采購總部核對,確認無誤后,按收貨作業(yè)辦理驗收;
(二) 緊急采購物資必須按照相關物資驗收要求進行。
(三) 退貨和換貨按照“設備、儀器、儀表驗收和退換貨管理”執(zhí)行。
第十九條 異常情況處理
驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,應當立即拍照取證并向采購總部或有關部門報告,采購總部或有關部門應查明原因,及時處理。
(一) 無采購申請、采購合同或U8系統(tǒng)無訂單的物資,一律不得簽收;
(二) 驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所接收的物資與“送貨單”、采購訂單或采購合同內容不符,應通知采購總部進行處理;
(三) 驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況,驗收人員應該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部,以利于采購總部處理。
第二十條 超交處理
(一) 常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量的5%以內部分,倉庫管理人員可在U8系統(tǒng)訂單中直接入錄實收數(shù)量;超出訂購量的5%以上部分,倉庫管理人員應通知采購總部、申購部門,經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應商;如同意接收,則由采購總部調整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù),倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量;
(二) 非常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量,原則上不予接收;倉庫管理人員通知采購總部、申購部門,經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應商;如同意接收,則由采購總部調整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù),倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量;
(三) 屬于自然溢余的,不需要公司支付貨款,倉庫盤點后與財務部協(xié)商,按照財務管理規(guī)定進行賬務調整。
第二十一條 短交處理
(一) 交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量,原則上以要求供應商補足短缺數(shù)量;倉管人員及時通知生產(chǎn)部和采購總部,由采購總部進行協(xié)商,如短缺數(shù)量不影響生產(chǎn)需求時,可按實際接收數(shù)量入庫,無需再補貨;
(二) 倉庫發(fā)貨過程或盤點時,發(fā)現(xiàn)最小完整包裝的實際容量、數(shù)量、重量與包裝標識量有短缺,保留好實樣,先電話通知采購總部,然后需寫一份詳細報告?zhèn)髡娼o采購總部,采購總部及時與供應商協(xié)商,要求供應商補貨或者扣除短缺部分對應的貨款,倉庫人員與財務部協(xié)商進行賬務調整。
第二十二條 退、換貨管理
(一) 退換貨對象
1. 驗收人員按照企業(yè)的驗收標準進行驗收,不符合企業(yè)驗收標準的物資;
2. 與“送貨單”、采購訂單、采購合同規(guī)定內容不符的物資;
3. 驗收過程發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況物資;
4. 超交且申購部門不同意接收的物資。
(二) 不屬于退換貨范圍
1.由于倉管部門保管不利造成物資污染、破損、霉變、潮濕、過有效期等原因造成的不合格物料,原則上采購總部不負責退換貨處理;
2.由于生產(chǎn)計劃部門計劃不嚴謹、數(shù)據(jù)計算錯誤、公司戰(zhàn)略調整、銷售銷售計劃改變或不暢而導致物資采購過多、積壓、不配套、庫存物資在有效期內不能使用完,采購總部應盡量與供應商協(xié)商退換貨事宜,以減少公司損失,原則上不屬于退換貨范圍。
3.由于包裝設計、文字內容要求改版而造成的多余包裝,計劃部門應該以多余包裝金額最大的包材數(shù)量,結合考慮產(chǎn)品批量問題,來計算需要配套的其他包裝材料, 共 10 頁
盡量減少包裝損失(以最小損失為計算原則);不能使用的包材采購總部不負責退換貨處理。
(三) 退貨手續(xù)辦理
1. 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人填寫《退換貨通知單》,并附有關《檢驗報告單》或《設備驗收跟蹤確認單》呈采購總部簽字確認;
2. 采購總部確認后,與供應商協(xié)商具體退換時間、數(shù)量、運輸方式等事宜,并將確認的《退換貨通知單》和協(xié)商結果書面?zhèn)髡娼o生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人辦理退貨;
3. 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人負責聯(lián)系物流公司、運費洽談、貨物裝卸等工作,將貨物安全退回,運費由供應商支付(貨到付款),同時將《退貨單》、《托運單》傳真至采購總部,由采購總部負責將單據(jù)傳真給供應商;
4. 對于已付貨款,但在保修期或保質期出現(xiàn)質量問題的由采購總部負責聯(lián)系維修或索賠,索賠收入全部上繳財務總部。
第四章 貨款支付管理
第二十三條 貨款支付、審核和審批依據(jù)
(一) 原輔料、包裝材料貨款支付依據(jù)
1. 批準的《需求計劃》或《采購申請》;批準的采購計劃分解表;采購訂單、采購合同、發(fā)票;批準的付款計劃審批表; (由采購總部提供,財務部接收)
2. 供應商《送貨單》、《驗收單》、《檢驗報告單》;(基地倉庫管-理-員提供,財務部接收)
3. U8系統(tǒng)采購入庫數(shù)據(jù) (財務部自己導出)
4. 預付款不需要U8系統(tǒng)數(shù)據(jù)、批準的付款計劃審批表和檢驗報告單;只需提供批準的《需求計劃》或《采購申請》,采購訂單、采購合同。(由采購總部提供,財務部接收)
(二) 設備、儀器、儀表貨款支付依據(jù)
1. 批準的《大宗物資采購項目申請單》;批準的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀要》;批準的《采購價格審批表》和采購合同;使用單位相關部門簽字確認的《驗收跟蹤確認單》、發(fā)票;(由采購總部提供,財務部接收)
2. 預付貨款支付不需要《驗收跟蹤確認單》、發(fā)票為依據(jù),只需要提供批準的《大宗物資采購項目申請單》;批準的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀要》;批準的《采購價格審批表》和采購合同。
(三) 零星物資貨款支付依據(jù)
1.批準的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單。 (由基地采購負責人提供,財務部接收)
(四) 公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)
公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)按照品種分類對應的支付依據(jù)執(zhí)行。 第二十四條 原輔料包裝材料應付款管理
(一) 對賬
每月25日之前,由采購助理負責核對U8系統(tǒng)中采購訂單實際入庫數(shù)量與送貨單、驗收單數(shù)據(jù)是否一致,并與生產(chǎn)基地財務部、供應商對賬;
1. 采購助理根據(jù)與生產(chǎn)基地財務部核對數(shù)據(jù),在當月將對賬單傳真供應商;
2. 對賬確認無誤后,供方應根據(jù)此金額、數(shù)量分別開具本月25日之前供貨的全部發(fā)票,將發(fā)票、采購訂單、采購合同等郵寄至使用單位財務部;
3. 對帳過程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務與供方有誤差,采購助理應通知供方提供我司倉庫管
理員簽收的送貨單與財務進行對帳。對帳過程中如發(fā)現(xiàn)是我司的數(shù)據(jù)入錄環(huán)節(jié)失誤或單據(jù)遺失而造成數(shù)據(jù)錯誤,應由我司財務部負責調整貨款數(shù)據(jù);如果是供方的數(shù)據(jù)錯誤,造成帳務不符,我司概不負責,一律以我司的帳務為準。
(二) 付款
1. 采購助理整理需求計劃或采購申請單、采購計劃分解表、采購訂單、采購合同、送貨單、驗收單、發(fā)票、U8系統(tǒng)物資入庫數(shù)據(jù)、退貨單,并認真審查其完整性、合法性。檢查憑據(jù)是否齊全,如有單據(jù)不全或審批手續(xù)不全現(xiàn)象,采購助理必須查明原因,否則不能做付款計劃和付款申請;
2. 采購助理每月10日之前編制付款計劃表,并將付款計劃表發(fā)至生產(chǎn)基地財務部。生產(chǎn)基地財務部審核U8系統(tǒng)相關物資入庫明細以及檢驗報告單和付款計劃、送貨單、驗收單、采購訂單、采購合同、發(fā)票是否符合,無異議方能作為應付賬款入帳,并批準付款計劃,否則有權拒批付款計劃;同時通知采購總部拒付款原因;
3. 采購助理按生產(chǎn)基地批準的付款計劃做付款申請,報采購總部受權人審批;
4. 采購助理每月15日之前將批準的付款申請和付款計劃郵寄至財務總部,財務總部審核付款申請與付款計劃的一致性和是否經(jīng)授權人審批,如有異議可拒絕付款。
第二十五條 生產(chǎn)設備、儀器儀表應付款管理
(一) 對賬、索票
1. 采購經(jīng)理按照采購合同、驗收進度與驗收結果提出付款要求,采購助理依據(jù)設備采購臺賬與采購合同相關條款核對,并與供應商對賬;
2. 按照合同約定索取發(fā)票并郵寄至申購單位財務部。
(二) 付款
1. 采購助理整理發(fā)票和《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、采購合同等復印件,依據(jù)合同約定和《驗收跟蹤確認單》驗收進度,填寫付款申請,并報采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批;
2. 采購總部受權人審核采購執(zhí)行文件、記錄是否齊全、符合要求,對于沒有經(jīng)受權人審批或相關文件、記錄不齊全,應責成采購負責人查明原因,否則應拒絕支付。
3. 采購助理將批準的付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認單》、《采購合同》郵寄至財務總部;
4. 財務部經(jīng)理審核付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認單》、《采購合同》以及發(fā)票的合理、合規(guī)性,以及是否有受權人審批簽字,無異議可付款,有異議可拒付。
第二十六條 零星物資付款管理
(一) 付款
1. 采購負責人整理批準的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單,填寫付款申請單;
2. 使用單位受權人審核批準的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單,填寫付款申請單。對于沒有經(jīng)受權人審批或相關文件、記錄不齊全,應責成采購負責人查明原因,否則應拒絕簽批;
3. 采購負責人將簽批的付款單據(jù)給到財務部,財務部審核后安排付款。
第二十七條 公司指定需集中采購的其它物資付款管理
公司指定需集中采購的其它物資付款申請與審批按照品種分類對應的付款規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條 預付款管理
(一) 款到發(fā)貨或提前預付加工費的合同,由采購助理填寫《預付款申請單》,并在《預付
款單》后付上雙方簽字蓋章確認的合同復印件,由采購總部受權人審批后交財務總部付款;
(二) 財務部經(jīng)理審核“預付款申請單”和采購合同的合理、合法性,以及是否有受權人審批簽字,無異議可付款,有異議可拒付;拒付原因財務部必須通知采購總部。 第二十九條 合同、發(fā)票接收管理
各生產(chǎn)基地財務部門接收到供應商郵寄的“ 采購合同、發(fā)票”時,每月每筆進
行登記,并于每月25號之前將登記表發(fā)到采購總部,以便采購總部與供應商結算申請工作的順利進行。
第五章 招標采購管理
第二十九條 招標小組由總裁辦、財務總監(jiān)、審計部經(jīng)理、內控部經(jīng)理及其他相關領導組成,
負責集中采購重大項目的審定、立項、評標及定標。
第三十條 采購總部負責提出招標項目申請和評標小組成員名單,評標小組成員人數(shù)必須為
五人以上的奇數(shù),并報招標小組審批。
第三十一條 招標文件由采購總部負責組織編寫,有關招標歷史數(shù)據(jù)由財務部提供、使用單
位負責提供招標文件中技術標準部分,并報招標小組審批。
第三十二條 審計部負責招標過程的監(jiān)督和評標工作紀律的制定。
第三十三條 招標采購方式應依照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的公開招標、邀請招
標、競爭性談判、單一來源和詢價采購以及招標小組指定的其他采購方式。 第三十四條 包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上每年進行一次招標,其他物資視具
體情況而定。
第六章 供應商管理
第三十五條 供應商開發(fā)
(一) 新增供應商應符合國家、地方及行業(yè)的相關法律、法規(guī);符合行業(yè)準入條件,在行業(yè)準入名單之列;有合法的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等資質;符合公司對供應商生產(chǎn)條件及設備要求、質量保證體系、技術開發(fā)、售后服務、資金安全和環(huán)保等綜合要求;特別是產(chǎn)品質量符合公司使用需求;供應價格始終保持市場領先的競爭優(yōu)勢,符合公司對綜合成本逐步降低的要求,綜合性價比在市場上應有較強的競爭能力;原則上新供應商的實力和供應能力必須與公司發(fā)展規(guī)模相匹配。
(二) 新供應商開發(fā)必須嚴格按照《供應商開發(fā)流程》的要求進行,新供應商開發(fā)由采購總部采購人員先對供應商進行前期調查并填寫《供應商調查表》、供應商資質收集與整理、供應商報價、供應商樣品收集、小試或中試確認、采購合同初步談判等工作;核心物料的供應商必須組織公司有關部門進行聯(lián)合現(xiàn)場考察,各方面條件符合公司整體要求后方可談判正式采購合同,列入合格供應商體系。
(三) 采購總部和生產(chǎn)基地質量管理部門共同協(xié)商確定原料、主要輔料和內包裝材料的供應商,按GMP要求進行定點采購;外包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上實行年度招投標采購。
(四) 采購總部按GMP要求提供新增的原輔料、內外包裝材料供應商的相關資質資料,生產(chǎn)基地質量部門、生產(chǎn)部門應全力配合采購總部的供應商引進工作。
(五) 生產(chǎn)設備、儀器儀表的新供應商開發(fā),采購總部依據(jù)《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀要》,對供應商進行前期的了解與洽談,填寫《供應商調查表》,收集供應商資質,供應商報價單、供應商分析對比報告、價格
審批表,經(jīng)使用單位受權人、設備總監(jiān)審核并提出意見后,采購總部受權人批準;供應商原則上必須提供三家左右的供應商進行對比。
第三十六條 供應商管理
(一) 采購總部采購人員需要建立電子檔《供應商信息庫》,將供應商分為:合格供應商、備選供應商、淘汰供應商進行分類管理;要求供應商信息完整,具有使用價值。
(二) 采購總部負責建立采購物料電子檔案,電子檔案分為:《供應商通訊錄》、《采購物料明細表》、《年度采購臺賬一覽表》等;電子檔案要求信息真實、內容豐富、數(shù)據(jù)準確,為供應商管理提供數(shù)據(jù)支持。
(三) 采購總部必須為所有合格供應商建立完整的檔案,檔案有:《供應商資質檔案》、《采購年度合同》、《每月采購訂單》等,方便采購人員隨時查閱及取證。
(四) 原輔料、內外包裝材料的供應商原則上應保持不少于兩家定點供應商;采購總部或生產(chǎn)基地按照GMP要求,每年應對主要供應商進行最少一次的現(xiàn)場考察。
(五) 對于采購過程中出現(xiàn)的部分采購績效不合格供應商,采購總部配合生產(chǎn)基地共同提出對該供應商的整改意見,并督促該供應商整改;如該供應商經(jīng)過整改輔導后仍然無法達到公司要求,采購總部必須將該供應商淘汰,再次引進將按照《新供應商開發(fā)流程》進行。
(六) 對于中標的合格供應商,原則上為優(yōu)先供應單位;采購總部將依據(jù)供應商的綜合情況進行訂單分配,比例由采購總部確定。對于未中標的合格供應商,如質量、價格等競爭實力超過已中標供應商,則采購總部有權重新調整訂單分配,給未中標供應商供應的機會。
(七) 原輔料供應商原則上以生產(chǎn)廠家為主,如果該生產(chǎn)廠家的貿(mào)易商(代理商)在價格、付款方式、售后服務等方面優(yōu)于生產(chǎn)商,則采購總部有權讓貿(mào)易商(代理商)供應。 第三十七條 供應商考核
采購總部和生產(chǎn)基地按季度和年度對合作供應商進行績效考核,采購總部依據(jù)各生產(chǎn)基地提供的供應商物料檢驗結果、包裝規(guī)范、運輸與裝卸、服務態(tài)度、到貨準確性等編寫《年度采購臺賬一覽表》,采購總部依據(jù)《年度采購臺賬一覽表》對各合格供應商進行季度和年度考核,以考核成績確定為優(yōu)秀、優(yōu)良、合格、輔導以及不合格供應商。
第三十八條 供應商檔案管理
生產(chǎn)基地質量部門和采購總部按各自的需要分別建立供應商檔案,供應商資質原件由各生產(chǎn)基地保管,采購總部以復印件存檔,供應商檔案各自更新。
第七章 價格及合同管理
第三十九條 價格審批及審計管理
(一) 招標采購物資價格由采購總部和招標小組共同確定,招標小組領導批準;
(二) 非招標采購的原輔料、包材價格審批:
A. 采購價格較上一次采購價格增長5%以內;并預估年度采購總金額變化5萬元以內(以上年度采購總數(shù)量為基數(shù))的采購價格由采購總部審核,并按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù);
B. 采購價格較上一次采購價格增長5%以上;或采購價格增長5%以內但預估年度采購總金額變化5萬元以上(以上年度采購總數(shù)量為基數(shù))的采購價格,審計部做審核意見,由采購總部審核,并按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù);
C. 新增產(chǎn)品的原輔料、包材采購價格,由采購總部提供成本分析表、供應商報價單、價格審批表,由財務部、審計部審核,按《公司授權管理制度》規(guī)定
履行審批手續(xù);
D. 采購較上一次采購價格減少的采購價格,必須經(jīng)采購總部受權人審批。
(三) 非招標采購的設備、儀器儀表以及公司確定的其他物資的價格審批:
A. 設備、儀器儀表以及其他物資價格審批時,由采購總部提供價格審批表、供應商資質、產(chǎn)品的技術資料、供應商分析對比報告、供應商報價單;
B. 經(jīng)采購總部受權人審核后,按《公司授權管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù);
(四) 采購總部每月匯總價格變動情況報表,報財務總部和審計部審核。 第四十條 采購合同管理
(一) 采購合同原則上由采購總部相關負責人編寫,原輔料、包裝材料采用固定合同格式。
(二) 采購總價超過5000元以上的生產(chǎn)、檢驗、辦公以及生活等物資原則上都必須簽訂采購合同,采購總價超過5萬元以上的采購合同簽訂前必須填寫《合同審批表》由采購總部、財務部、法務部受權人共同審核合同條款的合理、合法、合規(guī)性及風險評估,并給出修改意見后,由采購負責人按《公司授權管理制度》履行審批手續(xù)。
(三) 采購合同變更(取消、變更部分合同條款),原則上必須填寫《合同變更申請表》,經(jīng)受權領導審批后方能變更。
(四) 采購合同簽訂的當事人必須具備法人資格或法人授權人在授權范圍內簽訂,實行“誰簽約、誰負責”的原則,具體承辦人員對所簽訂的合同負直接責任,審核人員負領導責任。
(五) 采購合同必須采用書面形式,其他任何形式的合同視為無效合同。經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關資料、圖紙、技術協(xié)議書、往來信函、傳真、報價書等,均為合同的等效組成部分。
(六) 采購合同內容必須完整。合同的9個基本要素(供應商名稱、聯(lián)系方式;標的全稱和價款 ;數(shù)量、規(guī)格和型號;質量標準和技術要求;履約方式和期限、地點;驗收標準和方式;付款方式和期限;售后服務及其它條款;違約責任和解決爭議的方法)必須齊全,條款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。
(七) 采購合同或采購訂單原件一式三份,由生產(chǎn)基地財務部保存一份,公司檔案室存檔一份;供應商保存一份;采購總部留存一份采購合同或采購訂單復印件,以便建立檔案使用;采購訂單與采購合同等效,檔案原則上實行集中管理、集中存放。
(八) 合同編號以及其它有關規(guī)定按公司合同管理制度執(zhí)行。
第九章、附則
第四十一條 相關文件
(一) 公司授權管理制度;
(二) 公司財務管理制度。
第四十二條 本制度由采購總部負責解釋。
第四十三條 本制度自2015年01 月01日實施。
采購與付款管理制度
第一部分 總 則
第一條 為了引導企業(yè)加強對采購付款業(yè)務的內部控制,規(guī)范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯和舞弊,結合公司的實際情況并根據(jù)國家有關法律法規(guī),制定本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范所稱采購付款,主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務并支付價款的控制,可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。
第二部分 采購審核與批準
第三條 采購計劃范圍內金額在×萬元以內的采購項目合同,由財務部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。
采購計劃范圍內金額在×萬元—××萬元的采購項目合同,須交財務部審核、財務總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。
采購計劃范圍內金額在××萬元以上的采購項目合同,經(jīng)財務總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。
第三部分 付款結算控制
第四條 付款審核
財務部門應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和企業(yè)內控規(guī)定中的貨幣資金相關管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務,并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。
第五條 應付賬款在×萬元以內的,由財務總監(jiān)審批;應付賬款在××—××萬元的,由總經(jīng)理審批。
預付款與定金在×萬元以內的,財務部負責人審批即可,應付賬款在××—××萬元的,報財務總監(jiān)審批,在××萬元以上的,由總裁審批。
審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證,交出納辦理貨款支付,并通知采購員聯(lián)系供應商。
第六條 財會部門在辦理付款業(yè)務時,應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。
⒈真實性審核
應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假,是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否發(fā)生過,是否反映了經(jīng)濟業(yè)務事項的本質等。
⒉完整性審核。
根據(jù)原始憑證所反映的基本內容的要求,審核原始憑證的內容是否完整,手續(xù)是否齊備,應填寫的項目是否齊全,填寫方式、填寫形式是否正確,有關簽章是否具備等。
⒊合法性審核。
審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合國家有關法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。
⒋合規(guī)性審核
審核原始憑證是否符合有關規(guī)定,如是否符合預算,是否符合有關合同,是否符合有關審批權限和手續(xù),以及是否符合單位的有關規(guī)章制度,有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。
⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外,還應對原始憑證的正確性進行審核,即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確,數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤,大小寫金額是否相符;審核物資采購是否按照經(jīng)批準的物資采購計劃,合同或協(xié)議進行;審核入庫物資收料憑證,檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章,內容填制是否完整,并與采購計劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對;審核付款是否符合審批權限
會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務、不得辦理采購結算,并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴重違反規(guī)定采購物資計劃的
應當及時向總經(jīng)理匯報
第七條 付款控制
在付款時,應得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。
⒉一切購貨業(yè)務應編制購貨訂單,購貨訂單應通過有關部門(如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等)簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。
⒊ 收到貨物并驗收后,驗收員應編制驗收報告,驗收報告必須按順序編號,驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。
⒋ 收到供應商發(fā)票后,采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較,確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符,核對無誤后交財務部。
⒌ 財務部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核,檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。
⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應付憑單,并經(jīng)財務經(jīng)理審核,財務總監(jiān)和總經(jīng)理按權限審批。
⒎ 已確認的負債應及時支付,以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣,加強與供應商的良好關系,并維持企業(yè)信用。
⒏ 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬,并且互相核對,出現(xiàn)差異時應編制調節(jié)表進行調節(jié)。
⒐ 財務部按月從供應商處取得對賬單,將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對,并查明發(fā)生差異的原因。
第四部分 賬務處理
第八條 財務部在采購單據(jù)齊全的情況下,按照《會計核算規(guī)定》及時、準確地編制記賬憑證。
將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財務所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面,如憑證資料較多,也可另外裝訂成冊,注明索引號后存檔。
每月應根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。
第九條 對賬
財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。
取得供應商對賬單,審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致,在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后,企業(yè)與供應商的月末余額應保持一致。
第五部分 付賬控制中的現(xiàn)金使用
第十條 現(xiàn)金使用范圍。
1.向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。
2.結算起點以下的零星采購支出價款。
第十一條 現(xiàn)金使用方法。
1.采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的,采購員向財務部提出申請。
2.財務部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。
3.財務人員不得坐支現(xiàn)金,需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。
4.因采購地點不確定、交通不便等特殊情況,辦理轉賬結算不便,必須使用現(xiàn)金支付時,應向開戶銀行提出書面申請,由企業(yè)財務部門負責人簽字蓋章,開戶銀行審批后,予以支付現(xiàn)金。
第六部分 預付賬款的管理
第十二條 原則上不允許采用預付賬款的方式采購物資,但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預付賬款的形式采購的,需要由具有審批權限的主管領導審批。
財務人員對預付款項要嚴格把關。并及時能做賬、入賬,將預付款項控制在安全合理的范圍內。
第十三條 公司應當建立預付賬款和定金的授權批準制度,加強預付賬款和定金的管理。
企業(yè)應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控,定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷;對有疑問的預付賬款及時采取措施,盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。
財務部對采購計劃的預付款項,除總經(jīng)理特批外,控制在×%以內。
第十四條 公司應當加強應付賬款和應付票據(jù)的管理,由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。
第七部分 應付賬款管理制度
第十五條 應付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。
第十六條 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部會計專門負責。
第十七條 付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應付賬款,以保證采購付款內部控制的有效實施。
第十八條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠
應付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發(fā)票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。
應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。
第十九條 應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿
應付賬款會計應當根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。
應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算,在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。
第二十條 及時沖抵預付賬款
財務部收到供應商開具的發(fā)票以后,應該及時沖抵預付賬款。
第二十一條 確認、計量和記錄折扣
財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄,以確定實際支付的款項。
第二十二條 應付賬款的授權支付
財務部接到已到期的應付賬款應及時支付,經(jīng)財務部經(jīng)理、
財務總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權限審批后才能辦理結算與支付。
第二十三條 應付賬款的結轉
財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬,并相互核對,出現(xiàn)差異時,應編制調節(jié)表進行調節(jié)。
第二十四條 應付賬款的檢查
財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對,若有差異應查明差異產(chǎn)生的原因。
如果追查結果表明有會計記錄錯誤,則應及時與債權人取得聯(lián)系,以便調整差異。
第二十五條 財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單,并進行核對、調節(jié)工作。
第二十六條 同應付賬款相關的應付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務部審核,由財務總監(jiān)和總經(jīng)理按權限批準。
第二十七條 財務部設置應付票據(jù)賬簿,并認真做好應付票據(jù)的核算工作,票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。
第二十八條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。
第二十九條 財務部應該定期核對應付票據(jù),并復核票據(jù)的利息核算。
第三十條 應付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。
第三十一條 應付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。
第八部分 采購預算的管理
第三十二條 為了避免盲目采購,從總體上統(tǒng)籌使用資金,提高資金的使用效率,確保公司資金合理的使用,需要編制采購預算
第三十三條 采購預算管理的含義
采購預算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量,對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃,以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。
預算管理就是指企業(yè)內部通過編制預算、執(zhí)行預算、預算差異分析和預算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動,反映企業(yè)管理的成績,保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn),促使企業(yè)不斷提高效率和效益。
采購預算管理是企業(yè)預算管理的一個分支,應與預算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調。
第三十四條 編制采購預算
編制采購預算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標確定采購預算項目,建立預算標準,采用一定的編制方法和程序,將企業(yè)在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。
根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃,由相關使用部門(生產(chǎn)部門、管理部門等)填寫本部門的采購預算申請單,上交采購部,由采購部門匯總、整理各部門采購預算后,編制采購總預算,交財務部編制總的預算,上交總經(jīng)理審批。
第三十五條 執(zhí)行采購預算
1.將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。
2對預算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。
第三十六條 分析和調整采購預算差異
1.在預算執(zhí)行過程中,采購部要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計和財務部門核算的實際數(shù)據(jù),即預算的實際執(zhí)行結果與預算數(shù)進行比較,編制預決算分析報告。
2.如果有差異,要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬,制定控制差異或調整預算的具體措施。
第三十七條 采購預算資金控制
1.在采購預算資金控制中,必須對采購預算資金實行限額審批制度,嚴格
控制無預算的資金支出。
⒉對于預算內的采購項目,請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。
⒊對于超預算和預算外采購項目,財務部對需求部門提出的申請進行審核,最終由財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。
第九部分 采購中的退貨管理
第三十八條 企業(yè)應當建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定,及時收回退貨貨款。
第三十九條 退貨款項回收。
1.采購員在貨物退回后編制借項憑單,其內容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。
2.采購部經(jīng)理審批借項憑單后,交財務部相關人員審核,由財務總監(jiān)或總經(jīng)理按權限審批。
3.財務部應根據(jù)借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。
第四十條 采購中的折扣事宜。
1.采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣,需要同供應商談判來最終確定。
2.折扣金額必須由財務部審核,財務總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準。
3.折扣金額審批后,采購部應編制借項憑單。
采購計劃管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為加強采購計劃的管理,保證公司各部門的采購工作按時、按質地完成,確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序地進行,特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有物資采購計劃的執(zhí)行和管理工作。
第3條 職責劃分
1. 采購部負責組織編制年度、季度、月度采購計劃,并嚴格監(jiān)督與控制其執(zhí)行情況。
2. 公司總經(jīng)理負責審批采購計劃。
第2章 采購計劃的編制與審批
第4條 采購計劃的編制依據(jù)
采購計劃人員制定采購計劃時,應考慮經(jīng)營計劃、需求部門的采購申請、年度采購預算、庫存狀況和公司現(xiàn)金流狀況等相關因素。
第5條 編制采購計劃應該注意的事項
1. 采購計劃應避免過于樂觀或保守。
2. 采購計劃編制過程中,應考慮公司年度目標達成的可能性。
3. 分析銷售計劃、生產(chǎn)計劃的可行性和預見性。
4. 注意物資需求計劃與物資清單、庫存狀況的確定性。
5. 考慮保障生產(chǎn)與降低庫存之間的平衡。
6. 注意物資采購價格和市場信息的可能變化。
第6條 采購計劃的編制步驟
1. 明確公司經(jīng)營計劃
(1) 采購計劃人員需要明確掌握公司于每年年底制訂的下一年度的經(jīng)營計劃。
(2) 采購計劃人員需掌握年度經(jīng)營目標、客戶訂單意向、市場預測等資料,進行較準確的銷售預測。
2. 明確公司生產(chǎn)計劃和庫存狀況
(1)采購部應及時掌握生產(chǎn)部制訂的生產(chǎn)計劃,以及生產(chǎn)部根據(jù)庫存狀況制訂的物資需要計劃。
(2)采購部應掌握各部門根據(jù)年度目標、經(jīng)營計劃和生產(chǎn)計劃等預測的各種消耗物資的需求量。
3. 編制采購計劃
采購部需要匯總各個物資的需求和請購單據(jù)等,據(jù)此編制采購計劃并上報采購經(jīng)理、采購總監(jiān)、總經(jīng)理審批。
第7條 采購計劃的審批
采購計劃由采購部根據(jù)審批后的“采購申請單”制訂。相關人員在授權范圍內對各類采購計劃精心審查和批準后,將采購計劃報送財務部審核。采購計劃審核的主要內容如下。
1. 采購計劃是否符合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃。
2. 采購目的是否合理、得當,采購的物資是否遵循成本最優(yōu)的原則,
3. 物資消耗定額、物資采購批量是否準確,庫存儲備量是否存在過高或過低的現(xiàn)象。
4. 采購計劃表中的內容是否符合規(guī)定要求。
第3章 采購計劃的執(zhí)行與調整
第8條 采購計劃的執(zhí)行
1. 采購計劃的分解。采購經(jīng)理將審批后的采購計劃按照時間和職位進行分解。
2. 采購任務的下達。對采購計劃進行分解后,采購經(jīng)理需要將采購任務分配到各個崗位并落實責任,向采購人員說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應商的情況等內容。
3. 采購任務的執(zhí)行。采購部負責做好采購過程中采購數(shù)量和交貨情況等信息的記錄,采購計劃總監(jiān)對采購部執(zhí)行計劃的過程進行監(jiān)督。
第9條 采購計劃的變更管理
1. 若計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常問題,采購部應對計劃做出調整。
2. 對于已經(jīng)審批的采購物資,請購部門如果需要變更物資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請,必須立即通知采購部,以便采購部及時根據(jù)實際情況變更采購計劃。
第10條 采購計劃的增補管理
1. 各需求部門在發(fā)現(xiàn)采購物資不能滿足業(yè)務需要時,應編制“增補需求計劃申請表”。
2. 采購部需編制相關的說明文件,說明增補物資需求的原因以及已采購物資的使用狀況,附在“增補需求計劃申請表”后。
3. 申請表需求部門經(jīng)理審批簽字后,遞交采購部。
4. 如果增補需求的申請符合公司的相關規(guī)定,則采購計劃人員應著手編制采購計劃增補方案;如果增補需求的申請不規(guī)范或申請原因不充分,采購部有權駁回相關部門的申請。
5. 采購計劃增補方案經(jīng)采購總監(jiān)、財務部、總經(jīng)理分別審批通過后,便可作為增補采購計劃的依據(jù)。
6. 增補采購計劃制訂完成后,采購部應將其發(fā)送至需求部門,作為采購增補實施的依據(jù)。
第4章 附則
第11條 本制度由采購部附則制度與解釋
第12條 本制度報總經(jīng)理辦公室會審批批準后,自頒布之日起執(zhí)行。
【采購和銷售管理制度】相關文章:
采購和倉庫管理制度04-21
采購及銷售管理制度05-08
采購銷售管理制度05-08
后勤飯?zhí)貌少徍蛨箐N管理制度04-05
小學公物采購和審批管理制度04-02
小學公物采購和審批管理制度03-30
公司采購銷售管理制度05-08
后勤飯?zhí)貌少徍蛨箐N管理制度8篇04-05