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面試辦公室主任技巧
由于工作關(guān)系，本人曾在辦公室工作過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間，各種酸甜苦辣都嘗過(guò)，在此談點(diǎn)體會(huì)及看法，但愿起到拋磚引玉之功效。
辦公室是企業(yè)的綜合系統(tǒng)，承擔(dān)著企業(yè)的承上啟下、連接左右、服務(wù)全局的重任。辦公室的職責(zé)主要是：參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。辦公室是保證企業(yè)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日常運(yùn)轉(zhuǎn)的日常辦事機(jī)構(gòu)，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及其他科室處理政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的綜合職能部門，處于四面八方的中樞地位，辦公室工作能否正常、高效、關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策和工作部署是否落實(shí)，政令是否暢通，關(guān)系到搞好“三個(gè)服務(wù)”的質(zhì)量，關(guān)系到企業(yè)的形象和威信，因此，辦公室主任必須具有以下素質(zhì)和能力：
1、技術(shù)能力，必備的專業(yè)知識(shí)。有效把專業(yè)知識(shí)適用到工作實(shí)踐中。
2、人文能力，也就是處理人事關(guān)系的能力。在工作實(shí)踐中，善于理解和體諒他人，善于領(lǐng)會(huì)他人意圖，并善于以對(duì)方能夠接受的方式把自己的意見傳達(dá)給別人，動(dòng)員群眾為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)努力工作。
3、觀念能力，就是以抽象思維和從全局出發(fā)問(wèn)題的能力。即進(jìn)行分析、綜合、推理、概括的能力和用整體的觀點(diǎn)、發(fā)展變化的觀點(diǎn)看問(wèn)題的能力。
4、掌握時(shí)間的能力。要精心為領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)間、日程、使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度，這也是提高工作效率的關(guān)鍵之所在。
5、要把握兩種領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的能力：一是處理人的藝術(shù)。領(lǐng)導(dǎo)工作的好壞，關(guān)鍵在于人的積極性和作用能不能得到充分發(fā)揮，要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承擔(dān)責(zé)任，提高領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)人盡其才，才盡其用。二是處理事的藝術(shù)。處理事是領(lǐng)導(dǎo)的本職，包括統(tǒng)籌全局，掌握工作重點(diǎn)，擬定實(shí)施方案，安排工作程序，制定操作規(guī)程，建立責(zé)任制度等方面的藝術(shù)。把工作分為三類：正業(yè)－－必辦；急事---馬上辦；普通件---按正常程序辦。講究處理事的藝術(shù)，有主有次，有條不紊，忙而不亂地進(jìn)行工作，這是提高工作效率，實(shí)現(xiàn)有效領(lǐng)導(dǎo)的必要條件。
6、在具備應(yīng)有素質(zhì)條件的基礎(chǔ)上，還有認(rèn)真履行好制定組織目標(biāo)，提供服務(wù)決策、確定方針政策、選拔培養(yǎng)人才、激勵(lì)工作人員積極性的職責(zé)、行使好決策、指揮、獎(jiǎng)懲等權(quán)力。
當(dāng)好辦公室主任，還應(yīng)掌握以下工作方法：
一、要吃透“兩情”、當(dāng)好參謀。注意把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈博，力求吃透上情，摸清下情，把上情和下情結(jié)合起來(lái)，認(rèn)真分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的辦法和對(duì)策，及時(shí)供領(lǐng)導(dǎo)參考。
二、要拾遺補(bǔ)缺，善提建議。工作中，辦公室主任不僅要注意在思路和研究問(wèn)題上與領(lǐng)導(dǎo)思維同步，而且要在充分發(fā)揮主觀能力性和自己的知識(shí)專業(yè)長(zhǎng)處，善于發(fā)現(xiàn)牽動(dòng)全局或某方面工作的關(guān)鍵和薄弱環(huán)節(jié)，經(jīng)過(guò)深入細(xì)致的調(diào)查研究，向領(lǐng)導(dǎo)提出有理有據(jù)的分析建議，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。
三、是善解矛盾，當(dāng)好助手。正確處理好上與下級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。辦公室主任在與領(lǐng)導(dǎo)相處的過(guò)程中，要逐漸熟悉領(lǐng)導(dǎo)的脾氣習(xí)慣，比較準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)喜怒哀樂的變化。這樣，在領(lǐng)導(dǎo)與不同對(duì)象交往時(shí)做到心中有數(shù)。
四、要反省悟道，總結(jié)提高。要不斷反思自己做過(guò)的事，反思領(lǐng)導(dǎo)做過(guò)的事和說(shuō)過(guò)的話，不斷總結(jié)提高，促進(jìn)工作開展，主動(dòng)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)。
五、要自重自律，莫狐假虎威。要注重維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象和辦公室的整體形象。辦公室主任因?yàn)榕c領(lǐng)導(dǎo)接近，非常引人注目，日常中有大套近乎的，有當(dāng)面奉承的，也有妒嫉誹謗的。工作中不要打著領(lǐng)導(dǎo)的牌子為自己辦事，也不應(yīng)求領(lǐng)導(dǎo)為自己辦私事。
六、要勤字當(dāng)頭、苦練內(nèi)功。辦公室主任工作面廣、量大、任務(wù)繁重。因此，必須努力學(xué)習(xí)、苦練內(nèi)功、做到“勤”字開頭。即腦勤、嘴勤、腿勤、勤于思考。不求全才、應(yīng)是通才、要眼光敏捷，要有客觀的觀點(diǎn)、全面的觀點(diǎn)、深入的觀點(diǎn)、具體的觀點(diǎn)、不能抽象，要有靈活的觀點(diǎn)、要有比較的觀點(diǎn)、忌自以為事，要有不怕反復(fù)的觀點(diǎn)、切忌急于求成，要有辨證的觀點(diǎn)、切記形而上學(xué)的觀點(diǎn)、切忌一塵不變、要有群眾觀點(diǎn)、切忌主觀臆斷。
七、是擺正關(guān)系，加強(qiáng)品德修養(yǎng)。辦公室主任的思想品德修養(yǎng)非常重要，而修養(yǎng)又是具體的。要擺正四個(gè)關(guān)系：一是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與任命服務(wù)的關(guān)系；二是工作與學(xué)習(xí)的關(guān)系；三是隨領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)與參加辦公室活動(dòng)的關(guān)系；四是個(gè)人與組織和他人的關(guān)系。把這些關(guān)系處理好了，工作就能得心應(yīng)手，駕駛?cè)P工作就能輕車熟路，保障全局工作運(yùn)轉(zhuǎn)就能正常自如。
要當(dāng)好辦公室主任和勝任這個(gè)職位，還須從以下幾個(gè)方面去努力：
一、牢固樹立服務(wù)觀念，工作上要高標(biāo)準(zhǔn)要求，高質(zhì)量服務(wù)，高效率工作，力創(chuàng)“三優(yōu)”（優(yōu)質(zhì)服務(wù)、優(yōu)良作風(fēng)、優(yōu)美環(huán)境）。為確保全局工作正常，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室主任要為群眾，為基層盡實(shí)心、辦實(shí)事、謀實(shí)利，要始終做到自重、自省、自警、自勵(lì)，過(guò)好名位關(guān)、權(quán)力關(guān)，人情關(guān)、色情關(guān)、以自己的人格力量，帶領(lǐng)全室人員，使干部勤奮，讓領(lǐng)導(dǎo)、群眾滿意，放心。
二、要保持清正廉潔，做到耐得住艱苦；扎實(shí)辦事，頂?shù)米⊥崂�；抗得住誘-惑；管得住小節(jié)；受得了委屈。
三、要注重理順各種關(guān)系，加強(qiáng)上下、左右協(xié)調(diào)，一要理順?biāo)枷�，二要理順組織，三要理順規(guī)章制度。
四、提高工作層次，善于利用現(xiàn)代管理手段，改進(jìn)管理方法，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造良好工作、生活環(huán)境，在新的歷史條件下，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，力求辦公室人員做到政治上更強(qiáng)，業(yè)務(wù)上更精，工作上更實(shí)，紀(jì)律上更嚴(yán)。辦公室主任及其人員均應(yīng)做到：坐下來(lái)能寫，站起來(lái)能講，走出去能干。
五、清正廉潔，勇于奉獻(xiàn)，要有心于本職，熱心于本職，用心于本職，做到愛業(yè)敬崗、無(wú)私奉獻(xiàn)；勤奮好學(xué)，精通業(yè)務(wù)；認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍；積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新；廉潔奉公潔身端行；謹(jǐn)言慎行，防微杜漸；清清白白做人，踏踏實(shí)實(shí)工作；奉公守己，不以權(quán)謀私；要為領(lǐng)導(dǎo)增光補(bǔ)臺(tái)，不要抹黑添亂；要自覺接受監(jiān)督，不要自恃特殊。
有人講：想搞辦公室工作的人不是人，搞好辦公室工作的人不是人，因?yàn)椋k公室工作龐雜，象公共汽車，叫上就上，叫停就停，因此，只要樹立正確的世界觀、人生觀，辦公室工作就一定能搞好，辦公室主任就一定能當(dāng)好，辦公室工作就一定能大有作為。
辦公室主任工作技巧
如何做好辦公室主任工作，既是一個(gè)理論問(wèn)題，又是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題。我認(rèn)為，要做好辦公室主任工作，必須在以下三個(gè)方面做出不懈努力：
一、想大事，在發(fā)揮辦公室整體功能上做下功夫 要做好辦公室主任工作，首先必須發(fā)揮辦公室的整體功能，就是充分發(fā)揮辦公室每位工作人員的作用，對(duì)他們做到以下六點(diǎn)： 一是信任不放任。就是充分相信每位工作人員，對(duì)他們的性格、愛好，不亂議論、不亂指責(zé)；只要是他們管的事，自己不亂過(guò)問(wèn)、不亂參與、不亂干涉。不放任，就是該管他們的地方一定要管嚴(yán)管好。管服務(wù)態(tài)度，不能生硬；管工作效率，跟蹤督辦，不拖拉壓誤；管工作質(zhì)量，嚴(yán)把關(guān)，不能對(duì)付應(yīng)付；管遵守各項(xiàng)規(guī)章制度和紀(jì)律。二是依靠不依賴。就是把每位工作人員都當(dāng)成主力使用，該他們干的工作就放手讓他們?nèi)ジ�，自己也不�?zhēng)不搶。同時(shí)充分發(fā)揚(yáng)民-主，遇事多和他們商量，不獨(dú)斷專行，不自以為是。不能當(dāng)甩手的，該自己干的工作就自己干，即使是苦事、難事、得罪人的事，不推給他們。三是愛護(hù)不袒護(hù)。就是事事處處關(guān)心每位工作人員。積極為他們的成長(zhǎng)進(jìn)步創(chuàng)造條件，經(jīng)常同他們談心、交心，做他們的知心人、貼心人；在生活上關(guān)心，做
到工作累了多照顧，身體有病多看望，遇到困難多幫助。不袒護(hù)，就是對(duì)每位工作人員的缺點(diǎn)和失誤，自己發(fā)現(xiàn)不放過(guò)，該批評(píng)嚴(yán)肅批評(píng)；別人指出不護(hù)短，并認(rèn)真查找原因，分清責(zé)任，誰(shuí)的過(guò)錯(cuò)就由誰(shuí)承擔(dān)并改正。四是分工不分家。分工，就是把辦公室所擔(dān)負(fù)的全部工作，逐項(xiàng)分解到每位工作人員頭上，提出明確的時(shí)限和質(zhì)量要求。不分家，就是教育他們樹立整體意識(shí)，提高協(xié)同作戰(zhàn)能力，從而做到既分工明確，各負(fù)其責(zé)，又協(xié)調(diào)一致，互相幫助，共同完成任務(wù)。五是求功不攬功。要有進(jìn)取心，敢于競(jìng)爭(zhēng)，不甘落后，積極帶領(lǐng)各位工作人員“爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)”。工作有了成績(jī)，首先要想到每位工作人員的功勞，把榮譽(yù)讓給他們。六是避過(guò)不推過(guò)。帶領(lǐng)全體工作人員竭盡全力做好辦公室的每一項(xiàng)工作，盡可能減少失誤。辦公室工作出了漏子，不往他們身上推，自己主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，勇于進(jìn)行自我批評(píng)。
只有做到以上六點(diǎn)，才能給辦公室每位工作人員的工作注入活力，加大壓力，增添動(dòng)力，使他們的積極性、創(chuàng)選性得到充分發(fā)揮。也只有這樣，才能使辦公室產(chǎn)生凝聚力，形成合力，進(jìn)而有效發(fā)揮整體功能。
二、解難事，在為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀上下功夫
為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀是辦公室主任的首要職責(zé)，也是辦公室主任發(fā)揮作用的有效途徑。而能否當(dāng)好參謀，則是衡量辦公室主任水平高低、能力強(qiáng)弱的一個(gè)重要尺度。因此，必須始終
把為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀作為努力方向，堅(jiān)持做到敢于參某、勤于參謀、善于參謀。
1、敢于參謀。就是強(qiáng)化參謀意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)于辦公室主任來(lái)說(shuō)，不敢參謀、不愿參謀的一個(gè)重要原因，就是“怕”字當(dāng)頭。要克服“怕的心理”，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀。
2、勤于參謀。就是增加參謀頻率，變單一為多元。一是在內(nèi)容上增加廣度。不僅在辦文上參謀，而且在辦事上參謀。二是在渠道上拓展寬度。做到書面參謀和口頭參謀、會(huì)上參謀和會(huì)下參謀相結(jié)合，情況綜合、調(diào)查報(bào)告、信息反饋和催辦檢查等多種形式并舉。三是時(shí)間上增加速度。一旦參謀建議成熟，就馬上提出，防止事過(guò)境遷，貽誤戰(zhàn)機(jī)。
3、善于參謀。提高參謀水平，變求數(shù)量為重質(zhì)量。抓要事，圍繞發(fā)展、穩(wěn)定中遇到的難點(diǎn)問(wèn)題和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)問(wèn)題及群眾反映強(qiáng)烈的熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行參謀。二是反映問(wèn)題要實(shí)事求是，簡(jiǎn)明扼要，喜憂兼報(bào)。三是提出建議要有指導(dǎo)性、可操作性和前瞻性。
三、抓關(guān)鍵，在提高自身素質(zhì)上下功夫
要做好辦公室主任工作，領(lǐng)導(dǎo)支持很重要，各方配合少不了。但最關(guān)鍵的問(wèn)題是，還是要用氣力練好“內(nèi)功”，千方百計(jì)提高自身素質(zhì)，努力做到“三個(gè)過(guò)硬”。
一是思想過(guò)硬。一是自覺加強(qiáng)思想改造，熱愛本職工作，
正確對(duì)待苦樂得失，不論遇到多大困難和挫折，甚至是委屈，都不氣餒、不退縮、不埋怨，一心一意做好本職工作。二是經(jīng)常解剖自己，發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)及時(shí)改正，嚴(yán)格要求自己，凡是要求別人做到的自己首先要做好，凡是不允許別人做的自己的堅(jiān)決不做。三是辦事公道，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)一個(gè)樣，杜絕為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)一心一意，為機(jī)關(guān)服務(wù)三心二意，為基層服務(wù)虛心假意的不良現(xiàn)象發(fā)生。四是為人正直，有話說(shuō)在當(dāng)面，不背后搞小動(dòng)作；言行一致，表里如一；搞到五湖四海，不搞幫幫伙伙。
二是本領(lǐng)過(guò)硬。勤奮學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面�？炭嚆@研，不斷提高寫作水平。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，不斷開創(chuàng)工作新局面。
三是作風(fēng)過(guò)便。手要勤，有事立刻就辦，不能等、不能拖、不能靠，按時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。心要細(xì)，辦事要嚴(yán)肅認(rèn)真，力爭(zhēng)辦好每一件事情。要嘴嚴(yán)，對(duì)機(jī)要事情要守口如瓶，不該說(shuō)的絕不說(shuō)。
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