加強制度建設的重要性

　　話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。規(guī)矩也就是規(guī)章制度，是我們應該遵守的，用來規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文，它保證了良好的秩序，是各項事業(yè)成功的重要保證。

　　加強制度建設的重要性

　　制度建設是一個制定制度、執(zhí)行制度并在實踐中檢驗和完善制度的理論上沒有終點的動態(tài)過程，從這個意義上講，制度沒有“最好”，只有“更好”。但科學的積極的制度的建立，能降低“風險”、堅持“勤政”、促進“發(fā)展”.

　　制度即規(guī)程，是指在一個社會組織或團體中要求其成員共同遵守并按一定程序辦事的規(guī)程。一個組織或團體推行一種規(guī)章制度的誘因在于這個組織或團體期望獲得最大的潛在效益，而最直接的原因則在于提高組織的協(xié)調(diào)性和管理的有效性，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門之間協(xié)作效果和組織與外部銜接的有效性。按照制度的剛性程度和作用范圍，我們可以將一個組織的制度簡單分為5種：1、管理制度：是組織管理系統(tǒng)的基本框架，保證管理秩序的根本性的管理制度。2、管理規(guī)定：對某專項的涉及到全組織或某一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的工作所做出的具體要求。3、管理辦法：對于一項具體工作、操作步驟或?qū)τ谝粋�具體的項目的管理所做出的要求。4、實施細則：對于組織管理系統(tǒng)內(nèi)某一個管理制度的具體實施步驟所做出的具體規(guī)定。5、工作條例：組織內(nèi)部局部性的、或階段性的工作所做出的系列化規(guī)定。

　　以我們知識產(chǎn)權局工作所涉及的制度為例，《黨風廉政建設責任追究制度》、《領導干部廉潔自律制度》、《廉潔從政制度》、《信訪工作制度》等屬于管理制度和管理規(guī)定，《青島市知識產(chǎn)權局財務管理辦法》、《青島市知識產(chǎn)權局檔案管理辦法》等屬于管理辦法，《政務公開實施細則》、《》等屬于實施細則，《請假制度》、《會議制度》等屬于工作條例。目前來看，以上各項制度都在良好運行當中，著力解決干部“不能”腐敗、“不敢”腐敗、“不想”腐敗的問題，逐步形成用制度規(guī)范從政行為、按制度辦事、靠制度管人的機制，提高反腐倡廉制度化。

　　制度建設是通過組織行為改進原有規(guī)程或建立新規(guī)程，以追求一種更高的效益，其大致包括三方面內(nèi)容：一是制定公共規(guī)則，二是保證規(guī)則執(zhí)行，三是堅持公平原則。一個組織或團體內(nèi)部的制度建設水平和機制創(chuàng)新水平直接決定著組織或團體的發(fā)展水平，適恰的制度會極大地強化激勵的有效性。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我局正在執(zhí)行的制度有數(shù)十條，大致分為以下幾類：領導班子領導干部工作制度、日常辦公制度、紀檢監(jiān)察工作制度、干部紀律工作制度、財務管理工作制度以及其它工作制度。如何做好制度的系統(tǒng)化與有機整合呢?我們認為：一.加強制度建設應當進一步深化對制度功能的認識，不斷加大推進工作制度化的力度。制度的功能在于規(guī)范和約束行為。由于行為主體存在人性弱點、行為能力差異以及行為環(huán)境的不斷變化，制度規(guī)范和約束的功能指向往往側重于消解人性弱點、增強行為能力和克服客觀環(huán)境不利因素。美國經(jīng)濟學家康芒斯將“制度”定義為“集體行動控制個體行動”，則進一步解釋了這種“規(guī)范和約束”的機理。制度經(jīng)濟學中常常引用“分粥”的案例來說明制度的功能：在一個僧多粥少的廟里，人們發(fā)現(xiàn)掌勺和尚分粥有多有少，因人而異，很不公平，于是掌勺和尚改由大家推選。但一段時間后，發(fā)現(xiàn)這種方法也行不通，因為誰都有私心，大家推選的掌勺和尚其實也親疏有別，難以公平。經(jīng)商量，決定輪流掌勺，一人分一頓，情況雖一時有所好轉(zhuǎn)，但時間一長，發(fā)現(xiàn)問題更多，因為個別和尚不僅分親疏貴賤，輪到自己時還又吃又藏。經(jīng)過反復討論,大家決定在輪流掌勺的基礎上再加上一條規(guī)矩:分粥者必須最后拿剩下的那一份。這樣,問題最終得到了很好的解決。長期以來,我們對制度的功能和力量重視不夠,更多地強調(diào)思想教育和思想改造,雖然兩者都很重要,但卻有著明顯的局限性。在推進制度建設的進程中,工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題要從規(guī)律上找原因,反復出現(xiàn)的問題要從制度上找原因。”堅持走科學化、規(guī)范化的道路,這是對制度及制度功能的深層次把握和運用。

　　二.加強制度建設應當著眼于機制的建立完善，努力實現(xiàn)制度在更高層面的系統(tǒng)整合。按系統(tǒng)論的觀點，機制就是系統(tǒng)內(nèi)在規(guī)律的表現(xiàn)形式與作用過程。在若干制度構成的系統(tǒng)中，制度的相互作用和實際運行就構成了機制。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行;制度不好,可以使好人無法充分地做好事,甚至會走向反面”。同樣,好的'機制能事半功倍,壞的機制卻使壞者更壞并造成惡性循環(huán)。壞機制的典型是“補償性反饋”。古希臘神話里有一個故事:西緒福斯背叛了宙斯,死后被打入地獄受懲罰。每天清晨,他都必須將一塊沉重的巨石從平地搬到山頂上去。每當他自以為已經(jīng)搬到山頂時,石頭就突然順著山坡滾下去。這樣西緒福斯必須重新回頭搬動石頭,艱難地挪步爬上山去。對這個故事加以引申,我們可以發(fā)現(xiàn),西緒福斯把這個石頭搬得越高,石頭就會掉得越低,他就必須花費更大的力氣才能完成任務,這就是“補償性反饋”。這個例子從反面說明了建立良性機制的重要性。過去,我們也在研究制度、制定制度,但常常由于沒有從完善機制的角度對制度進行系統(tǒng)研究,使制度不僅難以發(fā)揮預期的作用,甚至在一定條件下還會發(fā)生相反的運作。比如,由于缺乏機制的約束, 有制度而不執(zhí)行或不能執(zhí)行,往往比沒有制度所產(chǎn)生的效果更壞,因為制度的權威受到了嘲弄。

　　三.加強制度建設應當注重發(fā)揮制度的整體功效，著力構建科學的制度體系。在一個更為宏觀的背景中考察就會發(fā)現(xiàn)，要充分發(fā)揮制度的功能，還需要構建一個閉合的、關聯(lián)的、科學的制度系統(tǒng)，這個制度系統(tǒng)中各部分既各有分工、互不沖突又相互聯(lián)系、協(xié)調(diào)配合，共同發(fā)揮作用，缺少任何一部分都會造成結構、功能和功效的缺失。如領導班子領導干部工作制度就需要日常辦公制度、財務管理工作制度等加以配合執(zhí)行;行政執(zhí)法工作制度就需要干部紀律工作制度、紀檢監(jiān)察工作制度等制度來加以約束。在某種意義上，制度建設所追求的已不是某一項制度的創(chuàng)新,而是把注意力更多地放在加強制度間的聯(lián)系和對接,對制度的功能進行整合,形成良性機制。作為一個整體，全局的各項制度之間應當協(xié)調(diào)一致，如果各部門的制度互相不能夠協(xié)調(diào)一致，遵守制度的人就會感到無所適從，建立完整統(tǒng)一的制度體系，應當將各個部門制定的內(nèi)容相似的制度進行統(tǒng)一設置。

　　四.加強制度建設應當要不斷提高制度建設的質(zhì)量和水平。制度建設關鍵是要管用、可行。制度都是人訂的。人是最重要的因素，因此，制度也不是一成不變的，要根據(jù)組織或團體的發(fā)展而不斷修訂，適應新形勢新任務的要求，針對一些容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和工作中存在的漏洞，建立健全科學合理、具體實在、切實可行的制度。如果一項制度的出臺得到了全體組織成員的支持，這樣的制度肯定不能出臺，因為這樣的制度，肯定直接或間接地犧牲了組織結構中某一方的利益;如果都反對，這樣的制度也不能強制推行，因為不僅法不治眾，更重要的是會造成組織結構不同利益群體的失衡，這和組織成員都贊成所產(chǎn)生的問題是一致的。但凡好的制度，肯定是有一部分人反對，有一部分人贊成。好的制度，肯定是考慮到了組織成員以及組織關聯(lián)成員的方方面面的利益，并經(jīng)過嚴謹周詳?shù)恼撟C才能出臺。因此，制度應該盡可能全面，同時組織中每一業(yè)務環(huán)節(jié)、服務環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)以及利益可能波及到細小方面都要有制度的身影，也就是說制度要無處不在，無時不有，深入到組織的各個環(huán)節(jié)角落。不然制度與制度之間的縫隙、制度本身的漏洞，都有可能導致投機事情發(fā)生。如果制度與制度之間矛盾交叉，更會導致有關部分無法執(zhí)行，該制度效力的減弱，進而導致整個組織制度效用的減弱。制定制度與修改不合時宜的制度可采取干部職工論證、橫向交流論證、研討論證等方式，建立科學的制度體系，通過制度保障被大多數(shù)人接受，建立制度激勵機制。

　　對于已經(jīng)不能適應目前管理需要的制度，要及時地進行修訂，將不符合形勢發(fā)展需要的規(guī)定予以廢止，重新制定、完善適合管理需要的、統(tǒng)一的制度。

　　加強制度建設的意義

　　規(guī)章制度建設是企業(yè)基礎管理工作的重點，但是也是管理的難點。其難度在于：第一、規(guī)章制度所涉及的范圍非常廣，非常分散，涉及企業(yè)職能管理的各個方面，不易管理;第二、規(guī)章制度所涉及的管理關系復雜，存在執(zhí)行的難度。規(guī)章制度往往要涉及組織內(nèi)部縱向和橫向的交叉，在目前大部分以科層制為主要形式的組織結構下，企業(yè)部門間的信息不對稱以及橫向配合、縱向指揮都存在很大問題，制約了制度的執(zhí)行;第三、規(guī)章制度建設受組織文化影響。大部分規(guī)章制度都分散在各個職能部門進行管理，政出多門、職能交叉互相矛盾的情況在制度中屢見不鮮。企業(yè)長期形成的習慣也會影響規(guī)章制度的制定與執(zhí)行;第四、規(guī)章制度具有時效性，存在制度創(chuàng)新的內(nèi)在要求。規(guī)章制度在一定時間段內(nèi)是有效的，但是隨著外部環(huán)境變化和企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)章制度有時候會滯后，甚至會阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，必須對規(guī)章制度進行及時修訂或更新。

　　在未來一段時間內(nèi)，無論是國有企業(yè)還是民營企業(yè)都面臨通過加強規(guī)章制度建設以提高企業(yè)基礎管理水平的挑戰(zhàn)。企業(yè)規(guī)章制度建設應著力于從以下幾方面入手

　　一、加強規(guī)章制度的體系建設

　　規(guī)章制度雖然是以一個個文件單體的形式存在，但是，從企業(yè)整體角度來看，規(guī)章制度的集合是一個內(nèi)在有機聯(lián)系的系統(tǒng)。這個系統(tǒng)基本可以劃分為規(guī)章制度管理體系和規(guī)章制度內(nèi)容體系兩大部分。二者相輔相成，缺一不可，共同構成企業(yè)規(guī)章制度體系。其中，規(guī)章制度內(nèi)容體系是制度建設的本體系統(tǒng)，規(guī)章制度管

　　理體系是制度建設的保障系統(tǒng)。所以，規(guī)章制度建設要首先從體系入手，一方面要強化管理體系，另一方面要優(yōu)化內(nèi)容體系。

　　1.強化規(guī)章制度管理體系

　　規(guī)章制度與企業(yè)發(fā)展之間的關系是從基本適應到基本不適應再到基本適應的過程，這就需要對規(guī)章制度進行有效管理。對規(guī)章制度的管理需要進行系統(tǒng)的思考。從系統(tǒng)論角度來看，一個系統(tǒng)可以由外部環(huán)境、宏觀系統(tǒng)、中觀系統(tǒng)和微觀系統(tǒng)組成。國家有關法律、法規(guī)和行業(yè)政策等是規(guī)章制度的外部大環(huán)境;而企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)文化、管控模式和組織職能則構成了規(guī)章制度的外部小環(huán)境。

　　規(guī)章制度建設是企業(yè)的基礎管理工作之一，涉及公司各個部門和各層管理人員。因此，在宏觀層面要做好規(guī)章制度的規(guī)劃工作，規(guī)章制度的規(guī)劃工作是公司層面的涉及全局性的一項工作，需要有專門的部門進行統(tǒng)籌規(guī)。而規(guī)劃工作則要滿足公司戰(zhàn)略發(fā)展的要求，兼顧企業(yè)現(xiàn)實和未來發(fā)展的需要。通過有系統(tǒng)的規(guī)劃，推動企業(yè)整體規(guī)章制度的建設。

　　職能部門則在規(guī)章制度的中觀管理方面發(fā)揮重要作用，一個職能部門為行使職能管理，往往需要制定一系列的若干存在各種關聯(lián)關系的規(guī)章制度集合。這些部門需要定期對本職能領域的各項規(guī)章制度進行監(jiān)督、評估和修訂，不斷完善其管理職能。因此，在中觀管理層面，需要積極發(fā)揮職能部門的能動性。

　　在制度的微觀管理層面，涉及到對具體一個制度的生命周期管理。一個制度的生命周期要經(jīng)歷申請立項、需求分析、起草、審核、頒布、實施、監(jiān)督、評估、修訂等階段。制度生命周期管理就是要對構成制度生命過程各個環(huán)節(jié)實施全過程管理，并實現(xiàn)制度生命的更新或延續(xù)。

　　2.優(yōu)化規(guī)章制度內(nèi)容體系

　　制度內(nèi)容體系與管理體系相對應同樣可以劃分為宏觀、中觀和微觀三個層面，每個層面?zhèn)戎攸c雖然有所不同，但是層面之間又有著內(nèi)在的必然聯(lián)系對于內(nèi)容體系的宏觀層面，主要考慮公司規(guī)章制度建設如何與公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管控模式相適配。不同發(fā)展戰(zhàn)略和管控模式，意味著公司管理模式和管理重點是不一樣的，必然會體現(xiàn)在不同的管理職能上，并最終落實的規(guī)章制度里面。例如：對于戰(zhàn)略管理型的管控模式，集團公司管理的重點是戰(zhàn)略、財務、人力資源和投資等方面，制度建設必須要與管理重點相匹配，才能有效保障管理目標的實現(xiàn)。

　　對于內(nèi)容體系的中觀層面，主要考慮構建支持企業(yè)各項職能管理的制度集合，并進行有效分類。對于某一項職能，需要建立若干相互聯(lián)系、密切配合的制度組成一個完整的、系統(tǒng)的制度集合，即制度樹。因此，中觀層面的制度內(nèi)容體系建設的重點是建立職能管理的制度樹體系，力求做到不遺漏、不重疊。若干項職能制度集合組合在一起，就形成橫向分類、縱向分級的'制度內(nèi)容體系架構。(注：關于制度優(yōu)化的方法和工具，將會在后續(xù)文章中介紹)

　　對于內(nèi)容體系的微觀層面，主要是指構成制度內(nèi)容體系的基本單位—單體規(guī)章制度。單體規(guī)章制度內(nèi)容建設主要從兩個方向入手，一個是從形式上對規(guī)章制度進行規(guī)范;另一個是從內(nèi)容上對規(guī)章制度進行優(yōu)化，使之更具有合理性和可執(zhí)行性。形式規(guī)范可以從格式規(guī)范、結構清晰、文字準確等幾方面進行優(yōu)化;內(nèi)容優(yōu)化可以從權責明確、內(nèi)容完整、流程合理等幾方面對其進行優(yōu)化。

　　二、加強規(guī)章制度的組織保障

　　我國絕大多數(shù)企業(yè)目前對規(guī)章制度管理實行的是各個職能部門分散的專項管理體制-即一級(分散)管理體制。這種一級管理體制的弊端在于制度制定和監(jiān)督分散在各個部門，制度之間的內(nèi)在聯(lián)系被削弱甚至被割裂;規(guī)章制度很不規(guī)范，影響其權威性;制度建設的出發(fā)點從部門利益考慮較多，對公司總體利益考慮較少，制度建設存在短視行為，造成制度建設不能充分聚焦并服務于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。

　　因此，對于規(guī)模較大的企業(yè)集團，尤其是母子公司模式的企業(yè)集團，需要建立規(guī)章制度的二級管理體制-即由一個職能部門對公司制度建設進行統(tǒng)一歸口管理，加強公司層面制度建設的統(tǒng)籌管理;而各個職能部門行使對本職能領域規(guī)章制度的垂直監(jiān)督與管理的職能。通過這種二級管理體制，將有利于實現(xiàn)制度建設與公司總體目標、發(fā)展戰(zhàn)略的有效對接，形成制度的合力。

　　三、加強規(guī)章制度體系與其它體系的融合

　　構成企業(yè)基礎管理工作中包括規(guī)章制度體系、流程體系、內(nèi)控體系、標準體系，幾大體系既相互獨立，又有聯(lián)系。隨著企業(yè)越來越強調(diào)規(guī)范管理和風險管理，企業(yè)在規(guī)章制度建設過程中要注意加強將內(nèi)控體系、流程體系和標準體系與規(guī)章制度體系的結合，形成以規(guī)章制度體系為基礎平臺，幾大體系相互支持、配合的基礎管理體系。而不同體系間的有機結合，恰恰是我國企業(yè)目前在基礎管理工作中所面臨的難點問題。國外企業(yè)的經(jīng)驗表明，只有將規(guī)章制度體系、流程體系和內(nèi)部控制體系有機融合在一起，制度的內(nèi)容才能得到有效貫徹，流程的執(zhí)行才能得到有效保障，企業(yè)的風險才能得到有效控制。

　　四、加強規(guī)章制度的宣傳教育工作

　　企業(yè)規(guī)章制度管理的價值在于可執(zhí)行。沒有執(zhí)行的制度只能稱之為“制度文件”。執(zhí)行者對制度內(nèi)容的理解和認同是關系到制度執(zhí)行與否、執(zhí)行好壞的關鍵。制度制定出來，并不是下發(fā)完成之后就萬事大吉。各種信息在傳遞過程中總會發(fā)生一定的衰減，如果過程中不進行有效的信號增強，到終端信號會衰減的很厲害，甚至失去使用價值。因此，對制度的教育培訓工作就起到了一個信息增強的作用。保障制度執(zhí)行者對制度內(nèi)容有充分的理解。在實際工作中，很多企業(yè)相關主管部門只管埋頭發(fā)制度，下發(fā)之后就不聞不問，沒有進行及時、有效宣貫，給下面的工作帶來很多不便。對規(guī)章制度的宣貫工作要形成制度化、長期化和專業(yè)化，并宣貫到制度所涉及的各個部門和員工。
 

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