公司檔案管理制度精選(15篇)
在不斷進步的時代，很多地方都會使用到制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編精心整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度1
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的.由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
公司檔案管理制度2
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的'材料，須經(jīng)各業(yè)務主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業(yè)務工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業(yè)務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度3
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的.材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度4
一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告?zhèn)�人有關事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的`中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度5
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的.文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案管理制度6
建筑分公司合同檔案管理員崗位責任
一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領導搞好貫標工作。
二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數(shù)據(jù)信息。
三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設工程合同文本到相關部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的.裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。
四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。
五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。
六、完成領導交辦的其它工作。
公司檔案管理制度7
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
�。ǘ┕揪幬奶柕娜课募�
�。ㄈ┕竟蓶|會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；
�。ㄎ澹┕镜母鞣N請示報告及上級部門的批復；
�。┘瘓F內(nèi)各單位主送我司有關重要問題的文件；
�。ㄆ撸┱骷壊块T發(fā)送的文件；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；
�。ㄊ┕緳n案的交接清冊和銷毀清冊；
�。ㄊ唬└髀毮懿块T、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營管理類
�。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況；
�。ㄈ┕靖鞑拷�(jīng)濟考核指標；
（四）公司和業(yè)務部門對外簽訂的`協(xié)議、合同；
�。ㄎ澹┥霞壊块T制定的政策、規(guī)定等指導性文件。
三、財務類
�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾妫�
�。ǘ┠瓿躅A算報告；
�。ㄈ┴攧辗治鰣蟾�；
�。ㄋ模┴攧沾鏅n資料、文件目錄。
四、人事類
�。ㄒ唬┕绢I導成員的任免申報及上級批復；
�。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊�、部室人員編制及花名冊
�。ㄈ┞毠お剳颓闆r記錄；
（四）職工的轉正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
�。┯嘘P獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權移交、清冊報表和資料；
�。ǘ┗üこ痰纳陥�、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
�。ㄈ┵徺I固定資產(chǎn)計劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
公司檔案管理制度8
第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的`原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度9
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的`總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
�。ǘn案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。
�。ㄈ┕緳n案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
�。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管�；韭氊煘椋�
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。
�。ǘ└鞑块T設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責不同，主要有以下幾個面：
公司檔案管理制度10
一、制度內(nèi)容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的.資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡資料
7.緊急事故聯(lián)絡人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四、注意事項
1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的`關系，加強橫向溝通；
3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
公司檔案管理制度11
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術文件：專業(yè)技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的.歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術資料的管理
1、專業(yè)技術資料除另有規(guī)定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度12
一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。
c)檔案資料的`日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募瑧敿皶r存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。
�、茍�(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
�、裙绢I導的批示、指示等；
�、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾妗⒖偨Y、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧諜n案資料；
�、腋鞣N實物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a)公司規(guī)定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：
借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
公司檔案管理制度13
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的.,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
公司檔案管理制度14
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的'檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度15
為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
1、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。
3、公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。
4、各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。
5、各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。
6、各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
7、安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。
8、安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。
9、安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。
10、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
11、上級有關安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。
12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
13、年度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結。
14、安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。
15、安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：
16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；
17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
18、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
19、重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；
20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內(nèi)容；
21、重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
22、職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；
23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；
24、年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
25、用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
26、相關方單位資質及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
27、相關方特種作業(yè)人員資質證明（復印件）；
28、外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
29、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的`類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
37、安全工作費用投入過程中相關票據(jù)復印件等。
38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。
39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；
41、各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
42、各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；
43、檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
44、各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
48、各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
49、記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發(fā)放。
50、各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。
52、對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
53、各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
54、記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
55、文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規(guī)定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
56、公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。
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