文書檔案工作計(jì)劃

　　時(shí)間過(guò)得可真快，從來(lái)都不等人，很快就要開展新的工作了，此時(shí)此刻我們需要開始制定一個(gè)計(jì)劃。那么你真正懂得怎么寫好計(jì)劃嗎？下面是小編整理的文書檔案工作計(jì)劃，歡迎大家分享。

文書檔案工作計(jì)劃1

　　疾病控制檔案是指在從事疾病防治衛(wèi)生監(jiān)測(cè)及其他各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等不同載體和形式的歷史記錄。

　　一、疾病預(yù)防控制檔案管理工作的基本內(nèi)容和要求

　　疾病預(yù)防控制檔案主要是指各級(jí)疾病預(yù)防控制中心在疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督以及各種文體事物中形成的檔案材料。

　　一是有關(guān)綜合管理方面檔案。包括上級(jí)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，各種傳染病、計(jì)劃免疫工作規(guī)劃，衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)質(zhì)量的要求，工作規(guī)劃、總結(jié)，各項(xiàng)規(guī)章制度以及在工作中形成的各種會(huì)議通知紀(jì)要等資料。

　　二是疾病預(yù)防控制管理方面的檔案。包括疾病預(yù)防控制工作中形成的各種資料。如：兒童預(yù)防接種疫苗的管理材料，衛(wèi)生監(jiān)督材料，疫情、感染事故、食物中毒、個(gè)別違法案例分析材料，以及各種毒理檢驗(yàn)材料、化驗(yàn)材料。各種傳染病、地方病、慢性非傳染的防治規(guī)劃方案，控制措施及防治效果評(píng)價(jià)，流行病學(xué)調(diào)查分析、個(gè)案調(diào)查、專題總結(jié)及傳染病死因報(bào)告卡。常規(guī)“四苗”接種率的有關(guān)表、簿，以及預(yù)防接種異常反應(yīng)的調(diào)查和處理報(bào)告。

　　三是衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)的各種法律文件和各種規(guī)范的文書。如：各種發(fā)放證照的書面申請(qǐng)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、樣品檢驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果報(bào)告。開展各項(xiàng)疾病預(yù)防控制工作形成的照片、錄音、錄像等材料。

　　二、疾控中心檔案管理體制及其職責(zé)

　　第一，檔案工作實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，由一名中心主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，并列入分管主任崗位職責(zé)。本中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)中心文書檔案管理，對(duì)各種門類、載體的檔案由各科所進(jìn)行管理。中心檔案室的.主要任務(wù)是：

　�。�1）負(fù)責(zé)建立健全本中心檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，指導(dǎo)和檢查各科室文件資料的收集、整理、立卷、歸檔工作等

　　（2）負(fù)責(zé)中心文書檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管。

　�。�3）負(fù)責(zé)組織本中心各科所檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案信息交流。

　　第二，各部門的檔案工作實(shí)行科主任負(fù)責(zé)制，設(shè)1—2名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和歸納工作。

　　第三，將檔案工作列入各科室工作人員崗位職責(zé)范圍，每個(gè)工作人員應(yīng)做好檔案材料的形成、積累、整理、歸納工作，將工作中產(chǎn)生的檔案材料工作完成順序，及時(shí)整理齊全，交本科室檔案員整理后歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

　　三、檔案材料的歸檔范圍主要有

　　凡是反映本中心工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文字、照片、錄音帶、光盤等不同載體的文件均應(yīng)收集歸檔。

　�。�1）上報(bào)、下發(fā)的文件及下級(jí)單位的有關(guān)資料，請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)。

　�。�2）本中心的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、條例、規(guī)章、制度、組織沿革、大事記等。

　　（3）本中心召開的黨政職工代表大會(huì)，業(yè)務(wù)會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要等會(huì)議材料。上級(jí)頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等。

　　（4）各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外進(jìn)口的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)文件材料，主要包括購(gòu)買申請(qǐng)、批復(fù)、大型設(shè)備的招標(biāo)書、合同、圖紙、說(shuō)明書、合格證、裝箱單、校準(zhǔn)證書、使用、校查、保養(yǎng)、隨機(jī)軟件等。

　�。�5）疾病預(yù)防控制的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)規(guī)章制度、傳染病和慢性病的流行病學(xué)調(diào)查、防治規(guī)劃、總結(jié)和監(jiān)測(cè)點(diǎn)的記錄。

　　（6）計(jì)免、疫情、計(jì)劃免疫方案，免疫效果觀察和接種事故調(diào)查，疫情報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析。

　�。�7）消毒殺蟲滅鼠計(jì)劃，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)標(biāo)本，監(jiān)督審批材料。

　�。�8）空氣、水和公共場(chǎng)所監(jiān)測(cè)記錄、報(bào)告。預(yù)防性衛(wèi)生評(píng)價(jià)材料。

　�。�9）農(nóng)村改水改廁等調(diào)查評(píng)價(jià)材料。

　�。�10）電離輻射防護(hù)與安全監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)材料，防護(hù)措施研究材料。

　�。�11）檢測(cè)使用的各種標(biāo)準(zhǔn)方法、非標(biāo)準(zhǔn)方法及相關(guān)資料，檢測(cè)報(bào)告存根。

　�。�12）質(zhì)量體系文件及質(zhì)量體系運(yùn)行產(chǎn)生的相關(guān)記錄。

　�。�13）宣傳教育規(guī)劃，宣傳手冊(cè)、照片、錄像等材料。

文書檔案工作計(jì)劃2

　　引言

　　檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性，它以實(shí)踐為基礎(chǔ)來(lái)獲得相關(guān)內(nèi)容，在圖書館事業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著相當(dāng)大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動(dòng)方式、活動(dòng)后的感悟以及人們的發(fā)展等內(nèi)容，能夠?yàn)槿蘸蟮墓ぷ髌鸬揭龑?dǎo)和促進(jìn)作用。圖書館事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理，許多活動(dòng)的開展都也與檔案管理緊密掛鉤，它們之間是相輔相成的，認(rèn)真落實(shí)好檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)圖書館工作中的交流，還能夠推動(dòng)各個(gè)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，由此可見(jiàn)，提高檔案管理水平對(duì)于圖書館的發(fā)展而言是意義重大的。

　　1、圖書館檔案記載著圖書事業(yè)的發(fā)展歷程

　　檔案管理工作在圖書館事業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書館的歷史活動(dòng)，還對(duì)圖書館中的一些服務(wù)、建設(shè)發(fā)展有所記載，這些記錄是圖書館的財(cái)富，從整體上反映出了圖書館的綜合實(shí)力和基本活動(dòng)。

　　1.1檔案的形成及分類

　　圖書檔案是圖書館各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生或直接形成的原始記錄的載體，對(duì)于圖書管理工作有著一定的利用價(jià)值。在國(guó)家有關(guān)法律和法規(guī)中，圖書館檔案被分為九個(gè)一級(jí)類目，依次包括：行政管理、圖書業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、黨群工作、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、實(shí)物和聲像檔案。

　　1.2檔案收集和整理

　　檔案的收集是檔案管理工作的開端，也是檔案從無(wú)到有的過(guò)程，在這一過(guò)程中，包含著對(duì)各類文件的收集，主要包含兩大方面內(nèi)容：圖書館檔案室接收和征集檔案。在對(duì)文件的收集過(guò)程中，需要做到細(xì)心仔細(xì)，對(duì)工作過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄都要進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結(jié)與查閱。檔案收集的任務(wù)是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

　　2、檔案管理是圖書館工作的基礎(chǔ)

　　2.1完善檔案管理設(shè)備

　　在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關(guān)重要，為此，圖書館可在檔案管理的細(xì)節(jié)上做文章，例如將原有的保密性不強(qiáng)且容易破損的檔案袋替換成更為科學(xué)專業(yè)的檔案袋，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現(xiàn)象。

　　2.2提高檔案工作質(zhì)量

　　工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案的各項(xiàng)工作方案進(jìn)行新一輪的修訂，將每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理圖書館各個(gè)時(shí)期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進(jìn)行類別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

　　2.3加快檔案管理步伐

　　當(dāng)今世界的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)也要求檔案管理能夠向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這對(duì)于檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，圖書館可以增設(shè)一些必要的現(xiàn)代設(shè)備，如打�。軓�(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，并在此基礎(chǔ)上采用一些檔案管理軟件，全程以計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

　　3、如何做好檔案管理工作

　　3.1增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)

　　檔案意識(shí)的加強(qiáng)在當(dāng)今社會(huì)已成了普遍的趨勢(shì)，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)跐撘颇�化中提高了�?duì)檔案管理工作的要求，也越來(lái)越將注重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到此項(xiàng)工作上來(lái)，檔案意識(shí)的增強(qiáng)，不僅對(duì)于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對(duì)于其作用的發(fā)揮也具有深遠(yuǎn)的意義。而相反的，檔案意識(shí)薄弱就會(huì)影響檔案作用的發(fā)揮，使得檔案無(wú)處可用。圖書館要制定計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，強(qiáng)化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發(fā)展起來(lái)。

　　3.2領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予高度的重視

　　在圖書館的工作計(jì)劃中，應(yīng)為檔案管理工作留有特定的位子并認(rèn)真制定計(jì)劃，給此項(xiàng)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，讓他們從思想上重視起此項(xiàng)工作，讓此項(xiàng)工作能夠更加規(guī)范，更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加科學(xué)，掀起新一輪檔案管理的高潮。

　　3.3對(duì)制度建設(shè)予以高度重視

　　制度建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進(jìn)行密切相關(guān)，也為規(guī)范其管理奠定了基礎(chǔ)。為此，圖書館必須尋找一些有效的措施，提出切實(shí)可行的方案來(lái)對(duì)制度建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，如按相關(guān)工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個(gè)系統(tǒng)而有序的整體；原來(lái)分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對(duì)檔案的保管統(tǒng)計(jì)；做到管理中的每個(gè)工作都有依有據(jù)；為檔案管理的'工作提供強(qiáng)有力的保障等。做好上述工作，定能推動(dòng)圖書館工作的順利開展。

　　3.4提高管理水平，發(fā)揮檔案作用

　　尋求有效措施對(duì)提高檔案管理的水平進(jìn)行不斷提升，在實(shí)際的管理過(guò)程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮人們的主觀能動(dòng)性，對(duì)于技術(shù)手段，需要不斷地進(jìn)行更新，這些都是能夠在一定程度上提升檔案管理水平的有效措施，同時(shí)也使得檔案管理能夠更加上升一個(gè)層次，在檔案管理當(dāng)中，最重要的當(dāng)屬管理人員的技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)，此外，責(zé)任心同樣也是不可缺乏的，只有這樣，才能夠不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案管理的整體效率和整體質(zhì)量，從而能夠更加方便快捷地為圖書館提供高品質(zhì)的服務(wù)。

　　4、檔案的管理在圖書館當(dāng)中的運(yùn)用

　　4.1檔案管理與圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)系

　　檔案管理工作可被看做是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作沒(méi)有人們想象的那么簡(jiǎn)單，不如計(jì)算那般簡(jiǎn)單講數(shù)字進(jìn)行加減即可，而是比計(jì)算更為精確，更為科學(xué)的一種方法，通過(guò)對(duì)工作記錄的分析，可以比較出工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)所存在的問(wèn)題，便于有效可行方案及措施的提出。不僅如此，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作還能拋磚引玉，創(chuàng)新人們的思維，使其提出嶄新的觀點(diǎn)及理念，使圖書館將側(cè)重點(diǎn)放在正確的位置，為圖書館工作的順利進(jìn)行提供保障。圖書館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作具有自身的特性，如連續(xù)性，依據(jù)相關(guān)要求，它通過(guò)對(duì)原始記錄的分析來(lái)歸納得到最終的結(jié)果，以此來(lái)指導(dǎo)圖書館的日后工作活動(dòng)。它在很多情況下，都能提供更為便捷的解決措施和方法。

　　4.2圖書館的檔案工作是人力資源建設(shè)的主要依據(jù)

　　圖書館必須要跟上時(shí)代的步伐，努力創(chuàng)新，滿足日新月異的需求變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)問(wèn)題迫在眉睫。而人才培養(yǎng)計(jì)劃要循序漸進(jìn)，不能毫無(wú)根據(jù)和計(jì)劃。如果圖書館沒(méi)有專業(yè)的人才資源的長(zhǎng)期支持會(huì)造成與社會(huì)的脫節(jié)和管理上的拖沓，沒(méi)有針對(duì)性的培養(yǎng)也會(huì)造成人才資源的流失和浪費(fèi)。

　　4.3檔案的管理工作能夠?yàn)閳D書館質(zhì)量的提升提供保障

　　檔案是描繪歷史的最佳憑證，另外，圖書館的檔案管理工作是圖書館從業(yè)人員在以往的業(yè)務(wù)過(guò)程中與讀者交流接觸所得的資料結(jié)合而成。業(yè)務(wù)檔案是根據(jù)在實(shí)際工作中針對(duì)圖書館開展每一項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，包含活動(dòng)的策劃、實(shí)施和后期成效等內(nèi)容。在讀者進(jìn)行相關(guān)檢索時(shí)，可以根據(jù)個(gè)人需求進(jìn)行信息的搜索。為了滿足讀者這項(xiàng)需求，圖書館必須對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的記載和管理，對(duì)每項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)的完整過(guò)程做好總結(jié)和文件資料。文件資料包括：活動(dòng)的構(gòu)思、預(yù)備實(shí)行方案、活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題、活動(dòng)所取得的效果、對(duì)活動(dòng)的反思和總結(jié)等內(nèi)容。這些文件資料為圖書館的未來(lái)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的活動(dòng)提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書館后期的活動(dòng)中，這些檔案可以為相關(guān)業(yè)務(wù)者提供參考內(nèi)容，可以節(jié)省前期準(zhǔn)備的時(shí)間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務(wù)工作提供了便捷之路，另外也對(duì)圖書館的品牌效應(yīng)助一臂之力，更有利于特色服務(wù)的宣傳和推廣。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案作為當(dāng)今信息時(shí)代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強(qiáng)的說(shuō)服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無(wú)論是人們的實(shí)踐活動(dòng)還是發(fā)展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經(jīng)驗(yàn)以及成果，能夠作為圖書館之間學(xué)習(xí)借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷改進(jìn)與完善，更好地滿足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書館事業(yè)建設(shè)方面立下了不小的功勞，是圖書館事業(yè)發(fā)展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書館的服務(wù)工作做得更好。

文書檔案工作計(jì)劃3

　　基本建設(shè)是一項(xiàng)由多主體參與，建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng)并高度依賴各種專業(yè)知識(shí)的智力型活動(dòng)。基建檔案是基本建設(shè)全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實(shí)、最全面的特性，是對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步改擴(kuò)建或修繕的基本依據(jù)�；�建檔案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實(shí)性、價(jià)值性等特點(diǎn)之外，還具有內(nèi)容專業(yè)性、成套完整性、現(xiàn)實(shí)使用性、整理動(dòng)態(tài)性、來(lái)源廣泛性、收集滯后性的特點(diǎn)。

　　文獻(xiàn)檢索以及管理實(shí)踐表明，我國(guó)當(dāng)前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識(shí)不強(qiáng)、資料不全、整理不規(guī)范、硬件投入不

　　足、人員隊(duì)伍力量薄弱等問(wèn)題，與歐美發(fā)達(dá)國(guó)家差距較大。以美國(guó)為例，美國(guó)政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統(tǒng)、完整、門類齊全、數(shù)量豐富，比如西雅圖港務(wù)局、紐約世界貿(mào)易中心除保存有基建相關(guān)照片和文字材料外，甚至連產(chǎn)業(yè)主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

　　為夯實(shí)我國(guó)基建檔案管理實(shí)務(wù)工作基礎(chǔ)，提高基建檔案管理研究水平，本文結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理研究成果和基建檔案管理實(shí)踐，從業(yè)主方[6]角度研究了我國(guó)基建檔案管理工作。

　　二、研究重點(diǎn)

　　圍繞基建檔案管理實(shí)務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對(duì)科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。

　�。ㄒ唬┗�建檔案管理機(jī)制研究

　　從管理層面分析，基建檔案管理是一個(gè)閉合循環(huán)漸進(jìn)完善的體系。鑒于此，本文運(yùn)用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計(jì)劃―各責(zé)任主體制定并實(shí)施具體管理計(jì)劃―業(yè)主方驗(yàn)查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機(jī)制研究。

　　1、 PDCA循環(huán)法則概述

　　PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國(guó)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來(lái)，經(jīng)美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計(jì)劃制訂和組織實(shí)現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過(guò)PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗(yàn)應(yīng)加以肯定并推廣，推進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個(gè)循環(huán)，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。

　　2、基建檔案管理流程分析

　　基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計(jì)劃制定、管理實(shí)施、對(duì)照檢查以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)四個(gè)階段。

　�。�1）計(jì)劃制定�；�建檔案管理計(jì)劃包括總體計(jì)劃和實(shí)施計(jì)劃兩類�？傮w計(jì)劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱�？傮w計(jì)劃制定是基建檔案全過(guò)程管理的起點(diǎn)，始于項(xiàng)目生命周期中“提出項(xiàng)目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項(xiàng)目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時(shí)間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎(jiǎng)懲措施。實(shí)施計(jì)劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實(shí)際情況制定的具體工作計(jì)劃。實(shí)施計(jì)劃必須與總體計(jì)劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實(shí)施計(jì)劃須報(bào)經(jīng)業(yè)主方批準(zhǔn)同意后，方能生效。

　�。�2）管理實(shí)施�；�建檔案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計(jì)劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則。統(tǒng)一計(jì)劃是指由業(yè)主方制定檔案管理總體計(jì)劃，明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求；分塊實(shí)施是指其他建設(shè)相關(guān)方圍繞項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體計(jì)劃，制定具體的檔案管理實(shí)施計(jì)劃，履行各自檔案管理職責(zé)，完成總體計(jì)劃的`各項(xiàng)要求；集中歸檔是指項(xiàng)目建設(shè)完成后，其他建設(shè)相關(guān)方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進(jìn)行查驗(yàn)、接收，并依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

　　（3）檢查監(jiān)督。基建檔案特點(diǎn)要求基建檔案管理必須要高度重視過(guò)程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導(dǎo)、監(jiān)督其他建設(shè)相關(guān)方按照總體計(jì)劃要求做好基建檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設(shè)相關(guān)方的自查。其他建設(shè)相關(guān)方要對(duì)照經(jīng)批準(zhǔn)認(rèn)可的實(shí)施計(jì)劃做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復(fù)印制度，保證檔案及時(shí)收集、完整歸檔、管理規(guī)范。

　�。�4）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關(guān)鍵程序。對(duì)于管理過(guò)程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，要及時(shí)總結(jié)提煉，形成制度，進(jìn)行推廣，做到標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)更是彌足珍貴，應(yīng)引起業(yè)主方高度重視，組織研究應(yīng)對(duì)措施，以避免在下一個(gè)PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問(wèn)題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

　　（二）基建檔案范圍管理研究

　　借鑒現(xiàn)代項(xiàng)目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項(xiàng)目生命周期內(nèi)所有有價(jià)值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計(jì)劃所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作。基建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認(rèn)、范圍變更控制等三個(gè)環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設(shè)相關(guān)方，其中業(yè)主方是最終責(zé)任主體。基建檔案范圍管理研究基礎(chǔ)是檔案價(jià)值鑒定理論。

　　1、檔案價(jià)值鑒定理論概述

　　檔案價(jià)值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要方法和重點(diǎn)內(nèi)容，是指鑒定主體基于對(duì)檔案保存價(jià)值和利用意義的合理認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價(jià)的智力性工作。根據(jù)檔案價(jià)值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制”的重要手段。

　　2、初始定義

　　基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和基建程序，進(jìn)行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義�；�建檔案范圍管理初始定義是檔案價(jià)值鑒定的前提與基礎(chǔ)，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應(yīng)在基建檔案管理總體計(jì)劃中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

　　3、范圍確認(rèn)及變更控制

　　基建檔案范圍管理的范圍確認(rèn)是指其他建設(shè)相關(guān)方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對(duì)基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認(rèn)可的行為過(guò)程。范圍確認(rèn)結(jié)果是開展基建檔案管理的直接依據(jù)，應(yīng)在實(shí)施計(jì)劃中體現(xiàn)。其他建設(shè)相關(guān)方是基建檔案范圍管理范圍確認(rèn)的主體。對(duì)于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關(guān)建設(shè)相關(guān)方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。

　　4、范圍管理成果

　　基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認(rèn)后，最終形成三項(xiàng)成果：一是工作任務(wù)書，明確基建檔案管理的主要任務(wù)；二是工作說(shuō)明書，詳細(xì)解釋基建檔案管理過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)；三是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），確定基建檔案管理的工作體系與責(zé)任體系。工作任務(wù)書、工作說(shuō)明書、分解結(jié)構(gòu)（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進(jìn)行基建檔案驗(yàn)收的最終依據(jù)。

　�。ㄈ�）基建檔案歸檔方法研究

　　項(xiàng)目竣工后，業(yè)主方需按一定原則對(duì)基建檔案進(jìn)行歸檔、編號(hào)。結(jié)合管理實(shí)踐，我們認(rèn)為基建檔案歸檔需充分考慮“現(xiàn)實(shí)使用性”的突出特點(diǎn)，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進(jìn)行編號(hào)歸檔。

　　國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—20xx），要求檔案以“件”為單元進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目和裝盒。我們研究認(rèn)為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機(jī)聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件’單元；‘件’內(nèi)文件批復(fù)在前，申請(qǐng)?jiān)诤�，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；項(xiàng)目結(jié)束年作為檔案歸檔年”的方法進(jìn)行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。

　　三、對(duì)策建議

　　基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點(diǎn)。

　�。ㄒ唬┰鰪�(qiáng)意識(shí)，重視基建檔案管理工作

　　一是要轉(zhuǎn)變基本建設(shè)“重申報(bào)建設(shè)，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要作用，加強(qiáng)檔案重要性宣傳，營(yíng)造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質(zhì)”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實(shí)力和硬件設(shè)施建設(shè)。建立健全基建檔案管理人員激勵(lì)與考評(píng)機(jī)制，注重對(duì)基建管理人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運(yùn)用新興科技提高檔案設(shè)施裝備水平，保證檔案資料存儲(chǔ)安全、使用便捷，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。

　�。ǘ�）采取措施，提高基建檔案管理要求

　　基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責(zé)任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)作用，研究采取有效措施，細(xì)化對(duì)其他建設(shè)相關(guān)方的管理要求。一是進(jìn)一步建立健全基建檔案管理機(jī)制，將檔案管理計(jì)劃細(xì)化為總體計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃兩個(gè)層次，分級(jí)制定，分塊實(shí)施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務(wù)書、工作說(shuō)明書以及工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），界定清楚各建設(shè)相關(guān)方的管理責(zé)任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關(guān)合同，以明晰業(yè)主方與其他建設(shè)相關(guān)方的責(zé)權(quán)關(guān)系，強(qiáng)化基建檔案管理實(shí)施的強(qiáng)制性。三是要進(jìn)一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證項(xiàng)目檔案能夠及時(shí)集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。

文書檔案工作計(jì)劃4

　　建設(shè)工程是實(shí)踐性比較強(qiáng)的工程，在建設(shè)施工的過(guò)程中，設(shè)計(jì)人員與施工人員不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)施工技術(shù)，形成了基本建設(shè)檔案，這對(duì)提高建設(shè)工程的施工水平有著較大幫助。在基本建設(shè)檔案中，還包括了設(shè)計(jì)圖紙以及試驗(yàn)報(bào)告等資料�；�本建設(shè)檔案反映了我國(guó)建設(shè)工程的發(fā)展歷程，而且促進(jìn)了建設(shè)施工技術(shù)的提升，對(duì)建設(shè)單位未來(lái)的發(fā)展方向有著引導(dǎo)作用。所以，做好基本建設(shè)檔案的收集管理工作，具有促進(jìn)建設(shè)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的作用。

　　1 基本建設(shè)檔案的概念

　　基本建設(shè)檔案是對(duì)建筑工程施工設(shè)計(jì)、施工經(jīng)驗(yàn)以及施工技術(shù)的總結(jié)，其不斷包括建筑施工階段，還包括建筑改建、維修以及擴(kuò)建等內(nèi)容�；�本建設(shè)檔案是對(duì)建筑工程的總結(jié)，其記錄了建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工以及竣工結(jié)算，而且涉及建筑企業(yè)的多個(gè)部門。加強(qiáng)對(duì)基本建設(shè)檔案的管理，可以提高建設(shè)單位的施工水平，也可以降低建筑質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)的概率�；�本建設(shè)檔案包括規(guī)劃?rùn)n案、地質(zhì)勘查檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、施工檔案等內(nèi)容。

　　基本建設(shè)檔案總結(jié)了多種建設(shè)工程的經(jīng)驗(yàn)，而且還總結(jié)了工程竣工質(zhì)量檢驗(yàn)方法�；�本建設(shè)竣工檔案反映了建設(shè)工程的全貌，而且記載了工程不斷變化與發(fā)展的過(guò)程，在建設(shè)的過(guò)程中，需要根據(jù)工程實(shí)際對(duì)施工計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，要保證施工效果達(dá)到設(shè)計(jì)要求。在建筑工程中，竣工圖是根據(jù)施工實(shí)際情況制定，其反映了建筑施工不斷變化的過(guò)程，竣工圖與施工圖雖然在內(nèi)容上幾乎一致，反映了同一個(gè)建筑的構(gòu)成，但是在性質(zhì)上卻有較大區(qū)別�？⒐�圖是在施工中經(jīng)過(guò)改編后形成的，做好基本建設(shè)檔案的收集與管理工程，可以還原建設(shè)施工的實(shí)際情況。

　　2 基本建設(shè)檔案的構(gòu)成

　　我國(guó)的建設(shè)工程在不斷增多，城市中的建筑也日新月異，所以，基本建設(shè)檔案也種類與數(shù)量也在不斷增多，這對(duì)檔案管理工作也提出了較大的難度。在基本建設(shè)檔案中，涉及的部門以及行業(yè)比較多，這也是得基建檔案部門時(shí)常處于混亂的狀態(tài)，不利于提高檔案的利用率以及價(jià)值。所以，相關(guān)檔案管理人員一定要根據(jù)基本建設(shè)檔案的不同構(gòu)成，對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確的分類與歸檔，要使檔案管理形成清晰的脈絡(luò)，下面筆者對(duì)基本建設(shè)檔案的構(gòu)成進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

　　基本建設(shè)檔案的構(gòu)成可以分為5個(gè)部分

　　第一，規(guī)劃文件材料，這包括建設(shè)用地的選擇、規(guī)劃布局以及地質(zhì)勘察報(bào)告等等你。

　　第二，設(shè)計(jì)文件材料，這包括建筑設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)圖紙準(zhǔn)備等等。

　　第三，施工文件材料，主要是指施工準(zhǔn)備材料，比如招投標(biāo)資料、施工合同材料以及施工建設(shè)材料等。

　　第四，監(jiān)理文件材料，這些材料包括建設(shè)合同、工程投資控制、質(zhì)量控制以及施工技術(shù)控制等內(nèi)容。

　　第五，竣工文件材料，主要包括工程質(zhì)量檢測(cè)、竣工圖紙以及合格證明書等材料。這五項(xiàng)材料都是基本建設(shè)檔案的重要構(gòu)成，施工單位通過(guò)收集與整理這些材料，可以為后續(xù)工程提供較多的參考經(jīng)驗(yàn)。

　　3 基本建設(shè)檔案的收集

　　為了能夠使基本建設(shè)檔案得到最大的補(bǔ)充，就需要我們?cè)谌粘５慕ㄔO(shè)施工注意及時(shí)收集基建檔案。在收集的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的參與到基礎(chǔ)建設(shè)的工程施工中，以更加及時(shí)全面的收集第一手的`檔案資料。

　　3.1 領(lǐng)到施工執(zhí)照之后，破土動(dòng)工之前。這時(shí)施工前的準(zhǔn)備工作基本就緒，準(zhǔn)備階段的大量依據(jù)性文件和基礎(chǔ)性文件也都基本形成完畢。如可行性研究報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、方案論證、計(jì)劃任務(wù)書、工程選址、用地許可證、基本建設(shè)計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)文件及各種有關(guān)的協(xié)議、合同、招標(biāo)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，這部分文件材料如果等整個(gè)工程竣工后再收集未免太遲。為了避免散失，在領(lǐng)到施工執(zhí)照后就應(yīng)該將這部分文件材料集中起來(lái)。

　　3.2 初步設(shè)計(jì)完成階段。建設(shè)工程經(jīng)過(guò)前期準(zhǔn)備階段，形成了可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書以及相應(yīng)的審批文件，取得了設(shè)計(jì)工作的基本依據(jù)，進(jìn)入初步設(shè)計(jì)階段。此前所形成的所有文件材料具有以下特點(diǎn)：

　　第一，以文字材料為主；

　　第二，內(nèi)容綜合性、概要性比較強(qiáng)，是整個(gè)工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)；

　　第三，文件來(lái)源渠道比較多；

　　第四，相當(dāng)一部分文件為孤本，管理不當(dāng)極易散失。依據(jù)上述情況和特點(diǎn)在初步設(shè)計(jì)結(jié)束時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好這部分文件材料收集。

　　3.3 設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段。工程設(shè)計(jì)活動(dòng)形成技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件（包括工程施工圖、施工圖設(shè)計(jì)說(shuō)明書、計(jì)算書、預(yù)算書等）即進(jìn)入設(shè)計(jì)總結(jié)階段。這時(shí)設(shè)計(jì)圖樣等文件材料已全部形成，應(yīng)抓緊時(shí)機(jī)收集起來(lái)。

　　3.4 施工實(shí)施階段。工程施工文件記錄了施工過(guò)程的實(shí)際面貌。

　　其一，施工準(zhǔn)備工作文件，是組織實(shí)際基本建設(shè)活動(dòng)的依據(jù)。包括工程施工承包合同、協(xié)議書及施工執(zhí)照、施工組織設(shè)計(jì)或施工方案、工程開工報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄及施工預(yù)算書。

　　其二，施工文件，是決定建設(shè)工程質(zhì)量?jī)?yōu)劣的關(guān)鍵。如建筑工程測(cè)量定位記錄、建筑材料試驗(yàn)試壓報(bào)告及出廠合格證、說(shuō)明書、隱蔽工程施工記錄等。

　　其三，施工驗(yàn)收文件，是建設(shè)工程是否合格的證明。包括基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、交工驗(yàn)收證明和竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。針對(duì)這部分文件材料應(yīng)及時(shí)裝訂成冊(cè)，以免丟失。

　　3.5 竣工驗(yàn)收階段。基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收，意味著工程建設(shè)完工和工程文件材料的結(jié)束。按照基本建設(shè)檔案歸檔的有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗(yàn)收之前，施工單位應(yīng)將施工過(guò)程中形成的有關(guān)文件材料整理好，編制竣工圖，并加蓋竣工圖章，向建設(shè)單位移交。因此，抓住基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)，集中力量做好文件材料收集，并加以必要的整理，是基本建設(shè)工程文件材料收集工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　做好基本建設(shè)檔案的收集與管理工程，可以促進(jìn)我國(guó)建設(shè)工程更好的發(fā)展，也可以有效的提升建設(shè)施工的技術(shù)水平。本文對(duì)基本建設(shè)檔案的構(gòu)成進(jìn)行介紹，希望對(duì)相關(guān)工作人員提供一定幫助，在收集資料的過(guò)程中，可以保證基本建設(shè)檔案的完整性，這樣也能為建設(shè)工程的發(fā)展提供方向指引，也可以為建設(shè)施工提供必要的材料依據(jù)。社會(huì)在不斷發(fā)展，建設(shè)工程的數(shù)量也越來(lái)越多，這對(duì)基本建設(shè)檔案管理人員也提出了更高的要求，其必須努力提升收集與管理技術(shù)，這樣才能促進(jìn)建設(shè)工程更好的發(fā)展。

文書檔案工作計(jì)劃5

　　高校文書檔案真實(shí)地反映了學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、學(xué)生管理等全過(guò)程，是高校教育管理工作的真實(shí)記錄，高校檔案的管理最終是將其再利用于教育管理本身，為高校運(yùn)行管理與各項(xiàng)改革服務(wù)。文書檔案管理是高校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好高校文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文將從以下幾個(gè)方面就高校文書檔案管理工作談點(diǎn)看法。

　　1 高校文書檔案管理中存在的問(wèn)題

　　1.1 對(duì)高校文書檔案管理的作用認(rèn)識(shí)不夠：高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案是否真實(shí)、齊全、完整極為重要。絕大多數(shù)人沒(méi)有把立卷歸檔工作當(dāng)回事，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠。

　　1.2 對(duì)高校文書檔案管理工作重視不夠：文書檔案管理工作是高校管理中很重要的工作之一，受歷史條件的限制，現(xiàn)行高校文書檔案管理主要針對(duì)的是校級(jí)檔案管理，對(duì)校二級(jí)檔案的管理沒(méi)有做出明確規(guī)定，致使教學(xué)管理和教學(xué)評(píng)估中所必須的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)日歷、教案試卷、學(xué)生平時(shí)成績(jī)、畢業(yè)實(shí)習(xí)設(shè)計(jì)等一系列基本文件和材料，未全納入檔案管理中，或者有些雖然具備，但不完整或不規(guī)范，給后續(xù)工作造成一定的困難。

　　1.3 文書檔案立卷質(zhì)量不高：凡是反映本單位或者部門，工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等均應(yīng)立卷歸檔，檔案立卷要與時(shí)俱進(jìn)，檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來(lái)的編史修志等工作。

　　1.4 檔案材料歸檔措施不到位：近年來(lái)，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高，電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

　　1.5 管理工作人員積極性不高：有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏相關(guān)方面的知識(shí)，致使文書在立卷過(guò)程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過(guò)去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒(méi)有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無(wú)關(guān)。

　　2 解決高校文書檔案管理問(wèn)題的措施

　　針對(duì)高校文書檔案管理工作中存在的'問(wèn)題，筆者談一下自己對(duì)高校文書檔案管理對(duì)策的一些看法。

　　2.1 制定高校文書檔案管理辦法：?jiǎn)挝换蛘卟块T要根據(jù)實(shí)際情況實(shí)際需要出臺(tái)相應(yīng)的高校文書檔案管理制度，由專人、專崗、專室管理文書檔案，使文書檔案管理日常化、制度化。

　　2.2 建立覆蓋學(xué)校的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案發(fā)展迅速，高校作為科教興國(guó)戰(zhàn)略的主陣地，在一定程度上代表了我國(guó)先進(jìn)的生產(chǎn)力，理應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，成為我國(guó)檔案系統(tǒng)中新技術(shù)和新規(guī)則應(yīng)用的先導(dǎo)，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案的管理需要信息、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等多方面知識(shí)、技術(shù)和相應(yīng)的硬件做支撐。根據(jù)高校檔案管理實(shí)際現(xiàn)有條件，檔案管理的電子化是一個(gè)系統(tǒng)、艱難的長(zhǎng)期工程，不能一蹴而就。所以，首要任務(wù)是規(guī)劃、確定學(xué)校電子檔案管理的不同階段的發(fā)展目標(biāo)，制定切實(shí)可行的計(jì)劃。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)健全后也便于大家交納電子檔案材料。

　　2.3 文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

　　2.4 與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念：文書工作人員必須努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，文書檔案管理工作不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案觀念，借助現(xiàn)代化手段，使得高校文書檔案管理順利的進(jìn)入到全盤信息管理工作中。

　　2.5 提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能：高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)各種培訓(xùn)。要自覺(jué)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。

文書檔案工作計(jì)劃6

　　1 做好監(jiān)理檔案管理的重要意義

　　建設(shè)工程監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程中形成的信息，詳細(xì)記錄了工程建設(shè)從監(jiān)理進(jìn)場(chǎng)、工程開工前準(zhǔn)備、開工建設(shè)到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實(shí)全面地反映工程建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量、安全、技術(shù)和管理等情況，是建設(shè)工程信息管理的重要組成部分。工程監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理人員履職情況的可追溯依據(jù)，是工程質(zhì)量評(píng)定、項(xiàng)目結(jié)算、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行管理和維護(hù)的直接依據(jù)。工程監(jiān)理資料的管理水映了工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理水平、人員素質(zhì)和項(xiàng)目監(jiān)理工作質(zhì)量。

　　2 做好監(jiān)理檔案管理采取的措施

　　2.1 制定檔案管理規(guī)章制度

　　項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)明確檔案管理責(zé)任制，分工明確，專職專責(zé)。監(jiān)理機(jī)構(gòu)的總監(jiān)是監(jiān)理檔案管理的責(zé)任主體。為保證監(jiān)理檔案管理工作的順利進(jìn)行，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監(jiān)應(yīng)對(duì)整個(gè)監(jiān)理檔案的管理目標(biāo)要求提出指導(dǎo)性意見(jiàn)，在實(shí)施過(guò)程中隨時(shí)督促、檢查和指導(dǎo)監(jiān)理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責(zé)任制落到實(shí)處。

　　2.2 嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度，借閱檔案要按規(guī)定辦理登記手續(xù)

　　嚴(yán)格按照《水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》（SL288—20xx）要求制定“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計(jì)表”，內(nèi)外部往來(lái)文件應(yīng)清晰地記錄在“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計(jì)表”中。工作過(guò)程中要嚴(yán)格履行文件簽收手續(xù)，避免發(fā)生文件收發(fā)錯(cuò)漏的糾紛。利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用現(xiàn)代化。建立有效的電子網(wǎng)絡(luò)檔案，將各類檔案合理分類，及時(shí)錄入，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化。

　　任何人借閱監(jiān)理資料應(yīng)履行借閱手續(xù)，重要資料須經(jīng)總監(jiān)或副總監(jiān)批準(zhǔn)才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時(shí)歸還、放回原位。

　　2.3 配備專職資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案管理

　　監(jiān)理人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)就應(yīng)安排專職資料員負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案管理。日常工作包括文件收發(fā)、傳閱、上報(bào)、下發(fā)、歸檔、回收處理無(wú)效文件等�？偙O(jiān)或副總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查資料員日常工作完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，糾正資料員工作中的失誤，促進(jìn)高效率、高質(zhì)量完成監(jiān)理檔案管理日常工作。

　　2.4 加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)

　　監(jiān)理資料員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。應(yīng)具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規(guī)定，做到對(duì)監(jiān)理檔案管理工作負(fù)責(zé)。 如遇工作變動(dòng)，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

　　3 監(jiān)理檔案管理歸檔

　　3.1 檔案文件預(yù)審

　　監(jiān)理資料員能夠熟悉監(jiān)理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個(gè)參建單位及時(shí)上傳下達(dá)。資料員在接收文件時(shí)，要仔細(xì)審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對(duì)發(fā)現(xiàn)的'表格使用不符合規(guī)范、資料份數(shù)、文件上報(bào)時(shí)效性、簽章不規(guī)范等細(xì)節(jié)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)總監(jiān)，并要求施工單位糾正。

　　3.2 水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案文件分類

　　資料員要及時(shí)對(duì)監(jiān)理工作過(guò)程中形成的文件M行核查登記，分類暫存于檔案盒內(nèi)，做到資料不丟失、不遺漏。

　　3.2.1 監(jiān)理管理體系文件

　�。�1）監(jiān)理單位資質(zhì)文件：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書復(fù)印件。

　�。�2）監(jiān)理人員資格文件：項(xiàng)目監(jiān)理部人員配置表、調(diào)整表，上崗人員崗位證書、總監(jiān)理工程師任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書及監(jiān)理員授權(quán)書、分工責(zé)任書等。

　�。�3）項(xiàng)目部管理制度：組織機(jī)構(gòu)表、監(jiān)理工作目標(biāo)、管理制度、工作職責(zé)、工作流程、員工培訓(xùn)記錄。

　　3.2.2 依據(jù)性文件

　�。�1）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)基本配置清單。

　�。�2）監(jiān)理合同文件：中標(biāo)通知書、監(jiān)理委托合同及補(bǔ)充協(xié)議。

　�。�3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標(biāo)通知書。

　�。�4）施工圖紙及說(shuō)明文件：施工圖紙及登記目錄清單。

　　（5）圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底文件：圖紙會(huì)審及交底會(huì)議紀(jì)要。

　　（6）變更設(shè)計(jì)文件：變更設(shè)計(jì)，技術(shù)核定資料及登記目錄清單。

　�。�7）政府批準(zhǔn)文件：規(guī)劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見(jiàn)書、質(zhì)安監(jiān)督書。

　�。�8）監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理規(guī)劃、內(nèi)部交底記錄。

　�。�9）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：質(zhì)量監(jiān)理細(xì)則，細(xì)則清單，內(nèi)部交底記錄。

　　3.2.3 監(jiān)理工作控制文件

　�。�1）會(huì)議紀(jì)要：工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、其他會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、及會(huì)簽來(lái)往函件。

　　（2）收文、發(fā)文匯總記錄：文件清單、公司及業(yè)主、政府發(fā)文及文件、發(fā)文記錄。

　　（3）工作總結(jié)：階段性總作總結(jié)（年度、月度、專題等）。

　　（4）預(yù)控性文件：對(duì)工程建設(shè)行為安全、質(zhì)量等方面提出的監(jiān)理預(yù)控性意見(jiàn)。

　　（5）監(jiān)理計(jì)劃：?jiǎn)挝还こ讨蟹植浚ㄗ臃植浚�、單元工程�?xiàng)目劃分表、隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收計(jì)劃與記錄清單、監(jiān)理旁站工作計(jì)劃、監(jiān)理平行檢驗(yàn)工作計(jì)劃、質(zhì)量抽檢記錄計(jì)劃、工程結(jié)構(gòu)安全和功能項(xiàng)試驗(yàn)計(jì)劃于記錄清單。

　　（6）監(jiān)理報(bào)審：開工、停工報(bào)審審核表、總分包單位報(bào)審表、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表。

　�。�7）監(jiān)理報(bào)告：鉆孔樁、承臺(tái)、墩臺(tái)（質(zhì)量）安全評(píng)估報(bào)告、有關(guān)監(jiān)理工作專題報(bào)告、質(zhì)量、安全事故報(bào)告與處理。

　　（8）監(jiān)理指令：監(jiān)理通知、回復(fù)單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、開工（暫停）令。

　　3.2.4 監(jiān)理質(zhì)量控制文件

　�。�1）監(jiān)理記錄：各類監(jiān)理旁站記錄表、各類監(jiān)理平行檢驗(yàn)記錄。

　　（2）監(jiān)理（施工）驗(yàn)收：?jiǎn)卧�工程�?bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄，分部工程報(bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)及其記錄、施工測(cè)量報(bào)驗(yàn)及成果記錄。

　�。�3）監(jiān)理見(jiàn)證：見(jiàn)證取樣送檢臺(tái)賬、見(jiàn)證取樣和送檢人員備案表。

　�。�4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設(shè)過(guò)程的錄音、錄像文件。

　　3.2.5 監(jiān)理安全檢查監(jiān)督記錄文件

　�。�1）聯(lián)系單：監(jiān)理工作聯(lián)系單。

　�。�2）指令及回復(fù)：監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、工程暫停令，安全報(bào)審表。

　�。�3）會(huì)議紀(jì)要：各類安全會(huì)議紀(jì)要及會(huì)簽，包括監(jiān)理定期檢查例會(huì)紀(jì)要。

　�。�4）書面報(bào)告：向主要部門，建設(shè)單位及上級(jí)單位的報(bào)告。

　�。�5）安全檢查、考核：安全監(jiān)理巡視檢查記錄，施工現(xiàn)場(chǎng)安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工地考核評(píng)分記錄。

　�。�6）承包方安全生產(chǎn)規(guī)章制度：備案登記表，后附安全生產(chǎn)責(zé)任制、安保體系認(rèn)證證書等八項(xiàng)管理制度。

　�。�7）安全防護(hù)文明施工措施費(fèi)用使用計(jì)劃和簽證：措施費(fèi)使用計(jì)劃報(bào)審表、措施費(fèi)使用支付申請(qǐng)表。

　　3.2.6 工期管理控制文件

　　工程開工報(bào)審表、工程復(fù)工報(bào)審表、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、施工進(jìn)度計(jì)劃人機(jī)料動(dòng)態(tài)表、工程延期申請(qǐng)表。

　　3.2.7 投資管理控制文件

　　工程價(jià)款支付申請(qǐng)證書、工程變更費(fèi)用報(bào)審表、費(fèi)用索賠申請(qǐng)表、審批表、工程量現(xiàn)場(chǎng)簽證單等。

　　4 監(jiān)理檔案管理存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

　　4.1 資料員能力存在個(gè)性差異

　　由于監(jiān)理部資料員素質(zhì)良莠不齊，個(gè)別人員對(duì)行業(yè)規(guī)范不熟悉，專業(yè)知識(shí)不全面，缺少工作責(zé)任心，對(duì)資料如何進(jìn)行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環(huán)節(jié)不清楚，存在資料分類混亂、保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，容易造成資料的缺失。

　　選用專職技術(shù)人員負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案管理，要求能熟知行業(yè)規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理資料員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)能力，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

　　4.2 n案資料與工程建設(shè)進(jìn)度不同步

　　工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準(zhǔn)備資料不能及時(shí)上報(bào)，報(bào)審資料存在上報(bào)不及時(shí)、不齊全現(xiàn)象。

　　相關(guān)監(jiān)理人員要及時(shí)督促施工單位補(bǔ)充完善上報(bào)資料，做到監(jiān)理資料閉合。

　　4.3 做好現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料記錄

　　駐地監(jiān)理人員匯總的監(jiān)理資料是第一手資料，它直接影響工程的計(jì)量、結(jié)算工作。監(jiān)理人員由于白天盯工地現(xiàn)場(chǎng)，可能存在資料記錄滯后現(xiàn)象。

　　要求監(jiān)理日記、旁站記錄等資料及時(shí)匯總、記錄，記錄內(nèi)容要清晰、準(zhǔn)確、符合規(guī)范和事實(shí)，為日后工程量計(jì)量、結(jié)算等提供真實(shí)可靠依據(jù)。

　　4.4 簽證、評(píng)定資料存在滯后現(xiàn)象

　　施工生產(chǎn)過(guò)程中，施工單位不能及時(shí)上報(bào)簽證、評(píng)定資料，往往是先施工后補(bǔ)資料。開盤鑒定單、開倉(cāng)報(bào)審表、單元工程質(zhì)量評(píng)定表等不及時(shí)找監(jiān)理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會(huì)出現(xiàn)為應(yīng)付報(bào)驗(yàn)程序而湊資料的現(xiàn)象，造成原始數(shù)據(jù)、填寫日期不真實(shí)、不準(zhǔn)確。

　　監(jiān)理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)理規(guī)范要求，未經(jīng)監(jiān)理人員驗(yàn)收簽字，施工單位不得進(jìn)行下一工序施工。要督促施工單位及時(shí)上報(bào)相關(guān)簽證、報(bào)驗(yàn)資料，做到工程資料和施工進(jìn)度同步開展。

文書檔案工作計(jì)劃7

　　從目前來(lái)看，筆者認(rèn)為，編寫上崗教材較易出現(xiàn)三個(gè)問(wèn)題：其一，內(nèi)容過(guò)多，編著者想要面面俱到。比如，編著者試圖通過(guò)一本教材涵蓋各門類檔案，以及檔案工作的各個(gè)方面。其二，學(xué)理性的知識(shí)點(diǎn)過(guò)多，教材的實(shí)務(wù)性不夠明顯。比如，利用相當(dāng)?shù)钠�幅介紹公文寫作、格式排版和檔案發(fā)展歷史。其三，章節(jié)邏輯不夠明確，章節(jié)前后內(nèi)容有所重復(fù)。比如，在聲像檔案章節(jié)中已經(jīng)介紹了照片檔案的利用環(huán)節(jié)，而在后面的檔案利用章節(jié)又有所涉及。

　　一、編寫原則

　　參照上述上崗教材中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，我們認(rèn)為，上崗教材的編寫應(yīng)遵循如下原則：

　�。ㄒ唬┖�(jiǎn)約而不簡(jiǎn)單上崗教材應(yīng)更多地突出實(shí)用性，與實(shí)際工作相結(jié)合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點(diǎn)，做到教材內(nèi)容簡(jiǎn)約而不簡(jiǎn)單。

　�。ǘ�）章節(jié)有效銜接不重復(fù)狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。而按檔案的內(nèi)容來(lái)看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時(shí)，還包括近年來(lái)逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內(nèi)容大多相互交叉。所以在教材編寫時(shí)，我們要合理安排體系框架，設(shè)定好章節(jié)先后次序，不要出現(xiàn)重復(fù)編寫、交叉編寫、邏輯不清等問(wèn)題。如遇到不同檔案類型的公共性問(wèn)題，可單設(shè)章節(jié)統(tǒng)一講授。

　　（三）章節(jié)名稱明確且合理一個(gè)章節(jié)的名稱要能涵蓋本章內(nèi)容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識(shí)是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機(jī)會(huì)能夠接觸到，故在此章節(jié)編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎(chǔ)知識(shí)部分會(huì)更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應(yīng)是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會(huì)計(jì)檔案”和“人事檔案”而言，由于“會(huì)計(jì)文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節(jié)不用將其列入，標(biāo)題則可直接定為“會(huì)計(jì)檔案管理”“、人事檔案管理”。

　�。ㄋ模┽槍�(duì)性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容包含有會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、商標(biāo)檔案、訴訟檔案等。因此，應(yīng)挑選“會(huì)計(jì)檔案”、“人事檔案”，或本地區(qū)、本系統(tǒng)常見(jiàn)的檔案類型編入其中，有重點(diǎn)、有針對(duì)性地構(gòu)建教材體系。

　�。ㄎ澹┖侠斫M成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設(shè)定為綜合概述，有利于學(xué)員宏觀把握檔案行業(yè)的基本常識(shí)，為之后三個(gè)部分打好基礎(chǔ)。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質(zhì)檔案管理”和“非紙質(zhì)檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質(zhì)檔案管理”章節(jié)，按檔案內(nèi)容的'標(biāo)準(zhǔn)，再次進(jìn)行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業(yè)檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會(huì)計(jì)檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個(gè)門類的檔案管理章節(jié)一次性編寫收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環(huán)節(jié)各有特色，故在教材中分別編寫，而在統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用環(huán)節(jié)有較強(qiáng)的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復(fù)。

　　二、檔案專業(yè)在職上崗教材的體系組成

　　根據(jù)上述五個(gè)基本原則，筆者認(rèn)為，一本檔案專業(yè)在職教育上崗教材的體系應(yīng)由如下方面組成：

　　（一）第一部分的內(nèi)容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案的基本概念、特點(diǎn)、種類與劃分依據(jù)、價(jià)值與性質(zhì)等內(nèi)容；在第二章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案工作的構(gòu)成、內(nèi)容、特點(diǎn)、性質(zhì)、基本原則、注意事項(xiàng)、相關(guān)專業(yè)術(shù)語(yǔ)、廣義和狹義之分，以及檔案法等內(nèi)容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實(shí)操性的特點(diǎn)，第一部分作為綜合概論，不要過(guò)多涉及檔案的理論內(nèi)容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發(fā)展史等內(nèi)容。

　�。ǘ�）第二部分的內(nèi)容組成教材體系第二部分稱之為“紙質(zhì)檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應(yīng)細(xì)化為三個(gè)小節(jié)。首先是“文書文件基礎(chǔ)知識(shí)”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時(shí)）的相關(guān)內(nèi)容；其次，依照文件級(jí)、案卷級(jí)的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內(nèi)容，而“保管與保護(hù)”、“統(tǒng)計(jì)與利用”環(huán)節(jié)，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應(yīng)分為“科技文件基礎(chǔ)知識(shí)”、“科技檔案管理”兩節(jié)內(nèi)容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向?qū)W員簡(jiǎn)單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應(yīng)作詳細(xì)講授，內(nèi)容涵蓋收集、整理、鑒定等內(nèi)容，“保管與保護(hù)”、“統(tǒng)計(jì)與利用”環(huán)節(jié)，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應(yīng)選取專門檔案中常用的兩個(gè)門類開設(shè)章節(jié)，即“會(huì)計(jì)檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業(yè)務(wù)內(nèi)容，故可以作適當(dāng)說(shuō)明或簡(jiǎn)要介紹。

　�。ㄈ�）第三部分的內(nèi)容組成教材體系第三部分稱之為“非紙質(zhì)檔案管理”，由“第六章：聲像檔案管理”、“第七章：電子檔案管理”組成。與第五章類似，由于這兩種門類的檔案具有特殊性和代表性，故這兩章內(nèi)容依然從收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)講授。

文書檔案工作計(jì)劃8

　　PDCA循環(huán)是美國(guó)管理學(xué)專家戴明提出的著名理論，P（Plan計(jì)劃）：根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；D（Do執(zhí)行）：進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計(jì)劃；C（Check檢查）：對(duì)管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評(píng)價(jià)：A（Action行動(dòng)）：在結(jié)果評(píng)估時(shí)總會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，必須采取有關(guān)的措施進(jìn)行改進(jìn)。在每一次的循環(huán)過(guò)程中舊的內(nèi)容都會(huì)被新的所替代，逐漸一些問(wèn)題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進(jìn)中優(yōu)化、升級(jí)，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運(yùn)轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運(yùn)轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補(bǔ)充，因此PDCA循環(huán)又稱為質(zhì)量環(huán)。

　　2、醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)涵

　　醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在日常行政往來(lái)、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來(lái)，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的價(jià)值。就醫(yī)院本身來(lái)說(shuō)檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的.收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過(guò)程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。

　　3、醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論

　　P———計(jì)劃階段：

　　1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理的有關(guān)情況，對(duì)于這些文件需要進(jìn)行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。

　　2、對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理過(guò)程中來(lái)說(shuō)，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的工作就是對(duì)各種文案進(jìn)行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎(chǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進(jìn)管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。

　�。�1）設(shè)定歸檔方針。在文書檔案的管理過(guò)程中需要確立一個(gè)合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點(diǎn)。實(shí)踐中各個(gè)科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時(shí)還要加強(qiáng)不同科室間的交流，從而不斷對(duì)歸檔范圍進(jìn)行修繕。

　�。�2）文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進(jìn)行文書檔案的收集工作，在收集的過(guò)程中管理的人員一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行。在收集的過(guò)程中一定要將各個(gè)科室的資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類統(tǒng)計(jì)，還要保證資料不能有缺失。

　�。�3）合理確定分類。之所以進(jìn)行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行檔案的分類過(guò)程中一定要依據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況進(jìn)行。由于部分科室之間的文書檔案會(huì)存在交集，對(duì)于這類文書檔案要合理地進(jìn)行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書檔案的使用。

　　3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。

　　4、最后再確定引進(jìn)專業(yè)設(shè)備計(jì)劃，完善現(xiàn)有辦公自動(dòng)化程序，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施

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