(集合)公文管理制度

　　在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？以下是小編收集整理的公文管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　1.目的

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。

　　3.職責(zé)范圍

　　3.1集團(tuán)總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。

　　3.2集團(tuán)其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對(duì)外正式行文。

　　3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。

　　5.公文的種類

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。

　　(一)決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

　　(二)意見：用于對(duì)組織工作重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。

　　(三)通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

　　(四)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

　　(五)報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”;向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。

　　(六)規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求的公文。

　　(八)會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

　　6.公文格式和行文規(guī)則

　　6.1公文格式和行文規(guī)則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mmx297mm。

　　(2).公文頁(yè)邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mmx225mm(不含頁(yè)碼)。

　　 6.1.2公文中圖文的顏色除紅頭文件外，未作特殊說(shuō)明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1).排版規(guī)格

　　正文用4號(hào)宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。 (2).制版要求

　　版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　 6.2.1眉首

　　(1).公文份數(shù)序號(hào)

　　公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級(jí)和保密期限

　　密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級(jí)”字樣，用3號(hào)黑體字，頂格;密級(jí)分為ABC三個(gè)等級(jí)。密級(jí)程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識(shí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

　　由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)”或“九州集團(tuán)”;對(duì)一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm。

　　(5).發(fā)文字號(hào)

　　發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

　　②如發(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

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