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會計檔案管理中存在的問題及對策
會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平，但是目前會計檔案管理中仍然存在某些問題。下面是小編為你整理的會計檔案管理的問題還有對策，希望對你有幫助。
會計檔案管理中存在的問題
1.缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性認(rèn)�，F(xiàn)在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息不重視。會計職位的員工培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業(yè)務(wù)，這就導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相嚴(yán)重脫節(jié)。會計員缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識又很容易導(dǎo)致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，特別是檔案材料制作不規(guī)范、檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題。同時，由于上上下下在思想上對會計檔案的重要性認(rèn)識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發(fā)生都會嚴(yán)重影響著會計檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。
2.沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規(guī)章規(guī)定還是實際工作需要都要求設(shè)置專門的財務(wù)會計檔案管理架構(gòu)。然后，在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位時間運作過程不完善、不規(guī)范，沒有設(shè)置專門的.行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，很容易出現(xiàn)會計檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴(yán)重阻礙了財務(wù)管理系統(tǒng)的完善。
3.會計檔案資料收集不全，管理不善。一個完善高效的會計檔案管理系統(tǒng)對會計檔案資源的信息必須完整全面真實可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發(fā)揮出會計檔案的作用，檔案記錄信息完整真實才能反映出單位財務(wù)現(xiàn)在情況，為企業(yè)單位發(fā)展方向做出正確的指導(dǎo)。但很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應(yīng)有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質(zhì)料質(zhì)量良莠不齊，儲存、查找統(tǒng)計相關(guān)資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
4.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。隨著時代進(jìn)步，檔案儲存方式多種多樣，為適應(yīng)不同需求往往紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現(xiàn)在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，出現(xiàn)一些會計電算化檔案無法調(diào)閱問題。
5.保密意識淡薄。很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，思想存在誤區(qū)，對經(jīng)手的大量有密機(jī)的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規(guī)范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機(jī)制，工作人員自身保密意識不強，相關(guān)教育培訓(xùn)也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機(jī)密，使保密工作流于空泛。
6.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。會計檔案管理工作是否能落實，是否有條不紊的進(jìn)行關(guān)鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)操作水平、職業(yè)道德等個人綜合素質(zhì)對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀(jì)，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會使會計檔案形同虛設(shè)甚至產(chǎn)生更多的危害。這種違法行為會導(dǎo)致會計信息失真，從小的范圍講，會影響單位的正常工作，使少數(shù)不法分子有可乘之機(jī);從大處講，甚至?xí)绊憞液暧^數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與決策，危害極大。
7.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備落后。單位對會計檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎(chǔ)設(shè)施特別落后，保管環(huán)境差，對檔案維修不及時使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險。
會計檔案管理的解決對策
1.加強思想宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)單位對會計檔案的根本的認(rèn)識。加強宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發(fā)揮的作用，市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化的時代市場競爭越來越大，掌握完善的信息十分重要，而完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該引起重視，積極建設(shè)完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。 2.提高會計檔案管理基層人員的綜合素質(zhì)，開辦相關(guān)知識培訓(xùn)課程。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。另外建立專門的行政機(jī)制，由專門的檔案人員對會計檔案資料進(jìn)行鑒定、管理、維護(hù)等，加強檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和安全意識。檔案人員是會計檔案管理的直接操作人員，檔案人員的個人素質(zhì)、學(xué)歷與會計檔案工作息息相關(guān)。檔案管理崗位需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷、復(fù)合型人才。作為檔案管理制度的直接貫徹者，檔案人員不但要具備檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識還必須有較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策。開展相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)課程，提高基層人員的業(yè)務(wù)水平、操作熟練度;加強基層人員的思想教育，個人素質(zhì)教育，提法律意識。嚴(yán)格按照《檔案法實施辦法》中的規(guī)定條例進(jìn)行操作;對于各單位而言，應(yīng)該積極開辦相關(guān)培訓(xùn)課程，為基層管理人員提高良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。企業(yè)應(yīng)該依法把技能培訓(xùn)作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容。除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
3.建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。近年來我國會計檔案管理制度的建設(shè)取得了重大進(jìn)步，如《會計檔案工作人員職責(zé)》《會計檔案保管制度》《會計檔案移交、銷毀制度》等規(guī)章制度都相繼頒發(fā)，但是我國相關(guān)制度還應(yīng)該繼續(xù)完善，從法律的高度切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道，并根據(jù)實際工作情況的變化及技術(shù)的革命，不斷修訂補充，要最終使會計檔案管理工作做到有章可循，有法可依。
4.要定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定、維護(hù)、銷毀等�！稌嫏n案管理辦法》第十條就有相關(guān)明確的規(guī)定，單位應(yīng)該按照《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，不偷工減料、走過場走形式等，對會計檔案資料定金進(jìn)行鑒定，有價值的分類，有損壞的進(jìn)行及時維修，不需要的定期處理。
5.同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。會計電算化軟件的使用給會計檔案的`利用帶來諸多便利。但在實際工作中，由于不重視同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件，嚴(yán)重影響工作效率質(zhì)量，妨礙了檔案工作正常進(jìn)行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統(tǒng)管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進(jìn)行妥善保管，比如磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。
6.加強檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。會計檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎(chǔ)設(shè)計，其中庫房是保管檔案的場所，為資料的儲放提供了空間，所有檔案都是存放在庫房里，庫房的安全是重中之重。因此，無論庫房的選址還是平時防盜等都應(yīng)該考慮周全， 比如防震、防火、防水、防地質(zhì)災(zāi)害、防污染、防強光、防塵、防高溫高濕的要求，充分考慮檔案現(xiàn)有數(shù)量和未來增長量，留足庫房空間等等。另外存放檔案的各類設(shè)施設(shè)備也應(yīng)該補齊不全。根據(jù)需要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，比如購買分批對檔案原件進(jìn)行封存的多節(jié)柜，在紙質(zhì)檔案館安裝自動滅火系統(tǒng)等;做好庫房溫適度檢測、登記和調(diào)控。保濕庫內(nèi)干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中。
會計檔案管理的意義
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的`業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
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