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淺談會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制論文
隨著會(huì)計(jì)電算化被人們廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多的企業(yè)都意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要性。下面是小編為你整理的會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制論文，希望對(duì)你有幫助。
淺談會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制
摘 要：企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理更高效、準(zhǔn)確。為管理者提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)分析決策能力，給企業(yè)帶巨大效益，同時(shí)也給企業(yè)內(nèi)部控制提出了更嚴(yán)苛的要求。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制顯示得更加重要。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 影響 強(qiáng)化內(nèi)部控制
1 我國(guó)電算化發(fā)展簡(jiǎn)況及會(huì)計(jì)電算化控制的概念
1.1 電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的重大變革
以1983年為分水嶺，以這以前是研究和準(zhǔn)備階段，以進(jìn)行單項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算為主，缺少與之相匹配的工具軟件和專業(yè)人員。1983年以后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化也得到了飛迅發(fā)展。在法律法規(guī)上來(lái)看，從《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定(試行)》，到《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)的頒布實(shí)施，為我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化發(fā)展指出了規(guī)范的發(fā)展方向。目前，市場(chǎng)上出現(xiàn)了一系列的實(shí)用、高效的財(cái)務(wù)軟件，信息的處理和分析日趨專業(yè)智能化。它既適應(yīng)了會(huì)計(jì)工作發(fā)展的需求，也為企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。因此其內(nèi)部控制顯得尤為重要。
1.2 會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的概念
會(huì)計(jì)電算化是建立在計(jì)算機(jī)理論和會(huì)計(jì)原理及成本與管理會(huì)計(jì)等理論基礎(chǔ)上，對(duì)手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理、收集、存儲(chǔ)、傳輸以及報(bào)告方式進(jìn)行重大變革后建立的新型的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，在一定程度上對(duì)原有內(nèi)部控制制度造成了沖擊。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制是指企業(yè)在電算化環(huán)境下及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)誤、故障以及舞弊等現(xiàn)象而采取各種有效的措施，以確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。分為總體控制和應(yīng)用控制兩部分�？傮w控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織、開(kāi)發(fā)、引用等方面的控制。應(yīng)用控制是對(duì)具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個(gè)方面。
2 會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
2.1 控制對(duì)象變化的影響
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制著重通過(guò)憑證傳遞，規(guī)定各個(gè)工作點(diǎn)的任務(wù)，對(duì)所有工作點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理顯現(xiàn)出開(kāi)放、共享、分散的特點(diǎn)，因此企業(yè)的內(nèi)部控制不僅再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而且使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)，加之遠(yuǎn)程通信技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息處理的實(shí)時(shí)控制。如，遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)賬、資金調(diào)度等。使原來(lái)需要許多人完成的工作，現(xiàn)在可能只要一個(gè)人在某臺(tái)終端機(jī)上就能完成。在電算化環(huán)境下，由于無(wú)紙化交易等處理模式的應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)各項(xiàng)信息處理業(yè)務(wù)都靠計(jì)算機(jī)操作來(lái)完成。再者，由于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以其內(nèi)部控制還包含系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會(huì)計(jì)軟件維護(hù)控制以及數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等。所以導(dǎo)致內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)象由人工控制向人機(jī)控制相結(jié)合轉(zhuǎn)變。
2.2 內(nèi)部控制形式改變的影響
實(shí)現(xiàn)電算化后，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，且電算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始數(shù)據(jù)的收集、審核、輸入由會(huì)計(jì)人員操作，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、報(bào)表的生成和查詢、報(bào)表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等已移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，由機(jī)器自動(dòng)完成。在系統(tǒng)安全可靠，沒(méi)有非法操作的情況下，是不可能出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。這樣，計(jì)算機(jī)控制取代了許多手工會(huì)計(jì)條件下的人工控制，克服人工控制的隨意性，并且比單純的人工控制更嚴(yán)格、更可靠。所以，手工條件下的一些控制措施就失去了意義。
2.3 存儲(chǔ)介質(zhì)變化的影響
在手工會(huì)計(jì)核算中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙上，分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，可以運(yùn)用簽蓋章等控制措施，形成資料原件。這些原件如果被修改，很容易識(shí)別出修改的痕跡，具有直觀性和可追溯性，是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一大特點(diǎn)。在電算化條件下，數(shù)據(jù)和信息存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，無(wú)法直觀地看見(jiàn)。如果磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被篡改，很難辨別所謂的原件。再者，由于數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員可能不留痕跡地瀏覽，甚至復(fù)制、偽造、銷毀所有數(shù)據(jù)文件。因此，在電算化環(huán)境下對(duì)數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)變得更加重要。
通過(guò)以上簡(jiǎn)要分析看出，會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列有利也有弊的變化。許多手工環(huán)境下行之有效的內(nèi)部控制措施已不能滿足新形勢(shì)的要求。必須針對(duì)現(xiàn)在新的形勢(shì)、新的環(huán)境，強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。
3 強(qiáng)化電算化內(nèi)部控制的措施
3.1 強(qiáng)化組織機(jī)構(gòu)和人員控制
組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理有效直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)要按照不相容職務(wù)相分離的.原則，通過(guò)崗位設(shè)置和權(quán)責(zé)劃分建立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的人事管理制度，關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造良好的文化氛圍，保證各個(gè)崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)，定期考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。
3.2 強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的作用
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，是內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要方法。電算化環(huán)境下，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系涉及到系統(tǒng)維護(hù)、程序操作、會(huì)計(jì)人員等方面，既要保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、系統(tǒng)安全，更要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，及實(shí)施控制的有效性、效益性。因此，要提升內(nèi)部會(huì)計(jì)審計(jì)人員的綜合素質(zhì)，在電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中要有內(nèi)部審計(jì)人員參加。定期對(duì)會(huì)計(jì)工作流程進(jìn)行審計(jì)：檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理過(guò)程是否合規(guī);憑證附件是否完整規(guī)范，電子數(shù)據(jù)與書(shū)面資料是否相符;不合要求或錯(cuò)誤的賬表是否及時(shí)更正或調(diào)整;磁性存儲(chǔ)介質(zhì)保存是否安全;能否預(yù)防非法修改歷史數(shù)據(jù)等。針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。在審計(jì)方法上，可以結(jié)合傳統(tǒng)審計(jì)方法，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)外部審計(jì)法、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)法等科學(xué)方法，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的作用。 3.3 強(qiáng)化系統(tǒng)操作管理制度
制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度，嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程。包括系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理程序等。從制度上界定操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，以規(guī)范操作人員的行為，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行，利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。制定已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核登入機(jī)內(nèi)賬簿的措施。制定防止機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)被惡意篡改的措施。制定日常上機(jī)操作日志制度，記錄每天的上機(jī)操作情況，預(yù)防重復(fù)操作、漏操作和誤操作等現(xiàn)象的出現(xiàn)。
3.4 強(qiáng)化數(shù)據(jù)輸入、處理、和輸出的控制
只有輸入正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，才能保證輸出的會(huì)計(jì)信息的正確。要建立起完善的審核機(jī)制和安全有效的數(shù)字簽名制度，特別要針對(duì)一些軟件無(wú)法查出的錯(cuò)誤進(jìn)行認(rèn)真的審核。保證數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都規(guī)范化，維護(hù)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)處理控制，是對(duì)計(jì)算機(jī)程序?qū)?shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制。系統(tǒng)要有確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能入賬的控制;及時(shí)發(fā)現(xiàn)或防止數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)的控制;對(duì)已入賬的憑證，只提供留有修改痕跡的控制;拒絕更改機(jī)內(nèi)已生成的報(bào)表數(shù)據(jù)的措施等。輸出控制是指審查輸出的數(shù)據(jù)是否完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，能否滿足數(shù)據(jù)使用者的要求。輸出的會(huì)計(jì)資料要按規(guī)定登記保管。有輸出格式控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。
3.5 強(qiáng)化安全保密控制
程序的安全關(guān)系到系統(tǒng)的運(yùn)行，數(shù)據(jù)的安全牽涉到財(cái)務(wù)信息的完整和保密。因此要做到程序和數(shù)據(jù)不丟失、不損毀、不泄露，不被非法入侵，會(huì)計(jì)軟件要進(jìn)行編譯或加密處理。非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸源程序和加密文件，防止出現(xiàn)程序被破壞的可能。程序要做好備份，以備系統(tǒng)重安以及恢復(fù)數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建的需要。制定具體的防病毒措施，采取形式多樣的預(yù)防措施。如果確需使用公共軟件或共享軟件及所有來(lái)不明歷的存儲(chǔ)介質(zhì)，必須經(jīng)過(guò)病毒查殺后才能使用。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，及時(shí)升級(jí)本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品，加強(qiáng)軟件自身的防病毒能力，充分發(fā)揮病毒防火墻的功能。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲(chǔ)或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸。
3.6 強(qiáng)化文檔資料管理的控制
檔案資料是會(huì)計(jì)信息最原始、最可靠、最根本的憑據(jù)，會(huì)計(jì)檔案保管工作是實(shí)施內(nèi)部控制的重要方式之一。必須嚴(yán)格依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等制定電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。嚴(yán)格崗位責(zé)任制，實(shí)行專人專崗。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定妥善保管。電子檔案要使用優(yōu)質(zhì)光盤(pán)記錄所有信息。按規(guī)定定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和復(fù)制，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。及時(shí)對(duì)本年檔案歸類整理，存檔的光盤(pán)需由系統(tǒng)管理員、檔案管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。做好檔案保密工作。電算化檔案一般不得外借，如確因工作需要外借時(shí)，必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。借閱人不得對(duì)檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行非法操作，歸還時(shí)還要注意進(jìn)行病毒查殺。更換電算化會(huì)計(jì)檔案管理員時(shí)，要辦理交結(jié)手續(xù)，編制交結(jié)清冊(cè)，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交。電子檔案室要選擇干燥防水、防火、防盜、防磁的地方。室內(nèi)可安裝溫控設(shè)備，保持通風(fēng)透光，保持清潔。降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
3.7 強(qiáng)化專業(yè)人員的培養(yǎng)
電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，很大程度上取決于會(huì)計(jì)人員的質(zhì)素。因此必須加強(qiáng)電算化綜合型人才的培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)人員增加計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制。對(duì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行必要會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn).使軟件的開(kāi)發(fā)和編制更符合會(huì)計(jì)核算工作的實(shí)際。這樣既可以緩解技術(shù)壓力，降低咨詢維護(hù)費(fèi)用，又能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的作用，推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)從核算型向管理型和智能型地轉(zhuǎn)變。
綜上所述，隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展，要建立和完善更為科學(xué)的與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系，既是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要手段。
參考文獻(xiàn)
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淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制
【摘要】 隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多。文章初步探討了電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的新特點(diǎn)與新問(wèn)題,并就如何加強(qiáng)和完善電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了建議。
【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)電算化; 內(nèi)部控制; 措施
內(nèi)部控制一般包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制則是內(nèi)部控制的特殊形式,也是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制深層次的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域已得到廣泛的應(yīng)用。2005年5月份沙曲礦開(kāi)始組建局域網(wǎng)應(yīng)用重慶林木森企業(yè)之魂會(huì)計(jì)核算軟件,開(kāi)始了簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)電算化工作,在此基礎(chǔ)上到2007年年底利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用北京用友U8軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作,到2009年運(yùn)用北京ERP智能會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和OA網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)了以電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、結(jié)賬、報(bào)賬、自動(dòng)檢查勾稽關(guān)系以及會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷甚至提供決策的過(guò)程。它的應(yīng)用使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了,核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,并且使會(huì)計(jì)人員從繁重的手工會(huì)計(jì)工作中解脫出來(lái),但也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了許多前所未有的新問(wèn)題,加之會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的局限性,就如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制在信息和科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天顯得尤為重要。
一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響
(一)內(nèi)部控制形式的變化
由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行具有快速、穩(wěn)定的特點(diǎn),并按照特定的控制程序,具有很強(qiáng)的邏輯判斷與邏輯推理能力,使內(nèi)部控制的形式發(fā)生了很大的變化:第一,原手工操作的編制科目匯總表,憑證匯總表,資產(chǎn)與負(fù)債試算平衡,相關(guān)費(fèi)用、成本的結(jié)轉(zhuǎn),賬簿的登記,總賬和明細(xì)賬的核對(duì)等,這些內(nèi)部控制措施在實(shí)施電算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施,在實(shí)行電算化后轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)內(nèi)部,如記賬憑證借貸金額的平衡,各科目發(fā)生額的平衡,各賬戶余額的平衡檢查,本表、表與表之間平衡檢查等。由此可見(jiàn)電算化會(huì)計(jì)的許多內(nèi)部控制方法主要是通過(guò)會(huì)計(jì)電算化軟件實(shí)現(xiàn)的。因此,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制變?yōu)橛?jì)算機(jī)控制為主,人工控制為輔的人機(jī)控制相結(jié)合的形式。
(二)內(nèi)部控制內(nèi)容的變化
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,企業(yè)利用電算化帶來(lái)便捷、準(zhǔn)確信息的同時(shí),也給電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作增加了新的控制內(nèi)容:主要有電算化硬件的配備、維護(hù)、管理的控制;軟件的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù),以及修改、升級(jí)、軟件更換控制;電算化會(huì)計(jì)主管,系統(tǒng)管理員、軟件操作員的崗位責(zé)任控制,以及會(huì)計(jì)電算化操作控制;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)保管檔案的管理控制等。
(三)內(nèi)部控制重點(diǎn)的變化
手工系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點(diǎn)是對(duì)會(huì)計(jì)崗位職務(wù)分離的控制,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范的控制,業(yè)務(wù)程序的控制,記賬憑證傳遞、保管的控制,記賬程序的控制及賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)、賬表核對(duì)的控制。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的重點(diǎn)放在原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制、會(huì)計(jì)信息輸出的控制、人機(jī)交互處理的控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接的控制、系統(tǒng)的安全控制等方面,控制的要求也更加嚴(yán)格。
(四)內(nèi)部控制工具的變化
手工系統(tǒng)使用的運(yùn)算工具是算盤(pán)、機(jī)械的或電子的計(jì)算器,計(jì)算過(guò)程每運(yùn)算一次要重復(fù)一次。由于不能存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果,會(huì)計(jì)人員邊運(yùn)算邊記錄,工作量大、速度慢。電算化系統(tǒng)使用的運(yùn)算工具是電子計(jì)算機(jī),數(shù)據(jù)處理過(guò)程由機(jī)器完成。由于它能存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果,人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所預(yù)期的信息。
(五)內(nèi)部控制信息存儲(chǔ)方式的變化
手工系統(tǒng)的所有信息都以紙張為載體,占用空間大,保管不易,查找困難。電算化系統(tǒng)除必要的會(huì)計(jì)憑證之外,均可用磁性材料(磁帶、磁盤(pán)等)作信息載體,它占用空間小,查找方便,保管容易。
(六)內(nèi)部控制人員的變化
手工系統(tǒng)中的人員均是會(huì)計(jì)專業(yè)人員,其中的權(quán)威應(yīng)該是會(huì)計(jì)師。電算化系統(tǒng)中的人員將由會(huì)計(jì)專業(yè)人員,電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件及操作人員組成,其中的權(quán)威應(yīng)該是掌握會(huì)計(jì)電算化高級(jí)知識(shí)的會(huì)計(jì)師。
二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的局限性
在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)環(huán)境下,有形記錄與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比大為減少,沙曲礦為避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)全部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄在紙張之上,每年度打印會(huì)計(jì)賬簿裝訂成冊(cè)。但賬務(wù)處理的相關(guān)數(shù)據(jù)文件存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或硬盤(pán)等電子介質(zhì)上,特別是在硬盤(pán)或其他電子介質(zhì)上更改數(shù)據(jù)不會(huì)留下任何痕跡。這樣對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性造成了威脅,一旦出現(xiàn)舞弊行為,后果將是不堪設(shè)想。目前,在會(huì)計(jì)工作實(shí)踐中,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下五方面。
(一)受管理層干預(yù)的影響大
任何一項(xiàng)制度都是企業(yè)管理和發(fā)展的需要,內(nèi)部控制作為管理的一個(gè)組成部分,它理所當(dāng)然地按其管理人員的管理意圖運(yùn)行,尤其是單位負(fù)責(zé)人的決策更是起決定作用。如果單位內(nèi)部行使控制職能的管理層干預(yù),即使具有良好的內(nèi)部控制也不會(huì)發(fā)揮其應(yīng)有的效能。管理層的干預(yù)一直是導(dǎo)致許多內(nèi)部控制失效的重要原因之一。
(二)弱化會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)的發(fā)展
隨著電算化的普及和網(wǎng)絡(luò)國(guó)際化,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)理論的會(huì)計(jì)要素、會(huì)計(jì)等式、復(fù)式記賬和借貸記賬法,賬簿的設(shè)置與登記,對(duì)賬和結(jié)賬,錯(cuò)賬的更正方法,由會(huì)計(jì)電算化取代。會(huì)計(jì)工作者的基礎(chǔ)理論在實(shí)際工作中的應(yīng)用和操作能力已逐漸被弱化。對(duì)賬方法、錯(cuò)賬更正方法、會(huì)計(jì)理論和實(shí)踐部分已被脫節(jié),淡化了會(huì)計(jì)專業(yè)人員學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟會(huì)計(jì)理論的能力,使會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)之間的聯(lián)系產(chǎn)生了一定的縫隙。
(三)數(shù)據(jù)的安全性差
沙曲礦2003―2005年手工記賬時(shí)期記錄的數(shù)據(jù)分散于各個(gè)不同崗位的會(huì)計(jì)人員,而實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)核算以后,由于人們的主觀判斷由計(jì)算機(jī)取代被忽略,會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理過(guò)于集中,存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以被不留痕跡地改寫(xiě)和刪除,數(shù)據(jù)的存放形式增加了數(shù)據(jù)再現(xiàn)的難度,數(shù)據(jù)處理過(guò)程無(wú)法觀測(cè)等原因,無(wú)形之中增加了企業(yè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。第一,沙曲礦現(xiàn)運(yùn)用的ERP電算化系統(tǒng)雖有財(cái)務(wù)分工功能,每個(gè)操作員都設(shè)置有自己的口令和不同的工作權(quán)限,但在電算化實(shí)際中每個(gè)操作員按規(guī)定登陸ERP系統(tǒng)后,都可點(diǎn)擊進(jìn)入賬簿系統(tǒng),可以瀏覽與崗位無(wú)關(guān)的賬簿數(shù)據(jù),特別是加大了對(duì)貨幣資金管理和安全運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn),這樣,財(cái)務(wù)分工的控制也就名存實(shí)亡。第二,計(jì)算機(jī)專業(yè)人員和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員可以利用專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在任何場(chǎng)合輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件。如沙曲礦OA辦公自動(dòng)系統(tǒng)中,單位領(lǐng)導(dǎo)層的通訊信息,重要的人事任免文件或其他涉及有商業(yè)價(jià)值的信息等,易造成信息和會(huì)計(jì)機(jī)密數(shù)據(jù)被泄漏或盜取。第三,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件大量地保存在電子介質(zhì)中,一旦發(fā)生任何火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件,就可使全部數(shù)據(jù)丟失或毀損;同時(shí)保存材料要防水、防潮、防磁和防塵,對(duì)環(huán)境溫度也有一定要求。
(四)監(jiān)督的有效性差
根據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定,以計(jì)算機(jī)代替手工記賬的單位必須由有關(guān)財(cái)政部門或上級(jí)主管部門的審批,運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)輸出、輸入或處理數(shù)據(jù),還需到公安部門登記注冊(cè)。沙曲礦2005年5月份開(kāi)始實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,在會(huì)計(jì)電算化和手工記賬并行一年且運(yùn)行數(shù)據(jù)與手工賬薄保持一致后,在集團(tuán)公司直接業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,于2005年5月直接實(shí)施會(huì)計(jì)電算化。目前運(yùn)行的ERP系統(tǒng)也未進(jìn)行備案工作。雖然沙曲礦逐步建立和完善了相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度,但并沒(méi)有切實(shí)執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。
(五)缺乏綜合判斷能力
盡管計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、準(zhǔn)確度高,也有很強(qiáng)的邏輯推理能力,但以其代替手工操作的同時(shí)也使系統(tǒng)喪失了人類所獨(dú)有的不合邏輯、不合理及特殊事項(xiàng)的綜合判斷能力和推理能力。一旦某一環(huán)節(jié)發(fā)生差錯(cuò),將會(huì)導(dǎo)致賬務(wù)系統(tǒng)一系列的錯(cuò)誤,使整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)面臨巨大的災(zāi)難。
三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的具體措施
會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì),電算化條件下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢(shì)。應(yīng)樹(shù)立信息意識(shí),更新控制觀念,改變思維方式,有效利用會(huì)計(jì)電算化作為防范風(fēng)險(xiǎn)的工具,使業(yè)務(wù)活動(dòng)和內(nèi)部控制制度有效結(jié)合起來(lái),減少錯(cuò)誤或舞弊的發(fā)生,提升企業(yè)的整體管理水平,以保障企業(yè)管理目標(biāo)的`實(shí)現(xiàn),主要采取的措施有以下八個(gè)方面。
(一)合規(guī)、合法性控制
合規(guī)、合法性的控制,是一切單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原則。建立和健全企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)必須符合國(guó)家財(cái)政政策、法規(guī)和基礎(chǔ)相關(guān)制度的規(guī)定,每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須被控制在合規(guī)、合法的范圍內(nèi)開(kāi)展。沙曲礦財(cái)務(wù)科嚴(yán)格審核各項(xiàng)收入和支出是否合理、合法,是否符合開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn),盈虧計(jì)算是否真實(shí),對(duì)不合規(guī)、不合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)堅(jiān)決予以揭露和制止。
(二)授權(quán)、分權(quán)控制
沙曲礦建立內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí),將個(gè)人按其所授權(quán)力與應(yīng)負(fù)的責(zé)任相聯(lián)系,制定“一崗三職”,即崗位責(zé)任制,安全操作標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任制,廉政責(zé)任制。明確崗位應(yīng)予履行的任務(wù)及其應(yīng)負(fù)的責(zé)任,并定期進(jìn)行檢查,做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有標(biāo)準(zhǔn),工作有檢查,從而對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制。使每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從發(fā)生至結(jié)束的整個(gè)過(guò)程中,誰(shuí)核準(zhǔn)、誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)復(fù)核、誰(shuí)驗(yàn)收、誰(shuí)審批等都在制度中予以充分說(shuō)明,做到分工負(fù)責(zé),權(quán)責(zé)分明。
(三)不相容職務(wù)控制
建立內(nèi)部控制系統(tǒng),對(duì)不相容職務(wù)進(jìn)行分離,使其分別由兩人以上擔(dān)任,以便相互核對(duì)、相互牽制,防止舞弊。例如沙曲礦銀行付款業(yè)務(wù)推行“四人聯(lián)辦制”,工程和物資實(shí)行三人聯(lián)合驗(yàn)收制度,使一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過(guò)程不應(yīng)由一個(gè)人或一個(gè)部門單獨(dú)處理,應(yīng)分割為若干環(huán)節(jié)分屬不同的崗位或人員去辦理。采取的具體措施有:授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;記錄某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與審核該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管某項(xiàng)物資和記錄該項(xiàng)物資的職務(wù)要分離等。
(四)業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制
沙曲礦財(cái)務(wù)科推行業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),將每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都劃分為六個(gè)步驟:授權(quán)、主辦、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄和復(fù)核。這種按照客觀要求建立的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序,不僅有利于實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)按照事先規(guī)定的軌道進(jìn)行,而且對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)做到了事前、事中和事后的控制。這種標(biāo)準(zhǔn)化處理程序,匯編成各種管理制度和各種業(yè)務(wù)處理程序流程圖,采取這種方式控制,不僅使經(jīng)辦人員有章可循,能按照科學(xué)的程序辦事,而且可以避免職責(zé)不清和相互扯皮的現(xiàn)象。
(五)復(fù)核核對(duì)控制
為了保證會(huì)計(jì)信息的可靠性,推行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)查制,即每月在憑證裝訂前,責(zé)成業(yè)務(wù)科長(zhǎng)和會(huì)計(jì)中心主管對(duì)每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行復(fù)查核對(duì),以免發(fā)生差錯(cuò)和舞弊。對(duì)已完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行復(fù)查核對(duì),是控制記錄使其正確可靠的重要方法。復(fù)查核對(duì)一般分為兩種:一種是將記錄與所記的事實(shí)相核實(shí);另一種是記錄之間的相互復(fù)查核對(duì)。通過(guò)這兩種復(fù)查核對(duì),能進(jìn)一步保證記錄真實(shí)、完整、正確。復(fù)查核對(duì)的內(nèi)容包括:憑證之間的復(fù)查核對(duì)、憑證和賬簿之間的復(fù)查核對(duì)、賬簿和報(bào)表之間的復(fù)查核對(duì)、賬簿之間的復(fù)查核對(duì)等。建立嚴(yán)格的復(fù)查核對(duì)制度,有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正會(huì)計(jì)記錄中的錯(cuò)誤,做到證、賬、表相符。
(六)人員素質(zhì)控制
人員控制是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的根本。內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施是否有效,關(guān)鍵取決于實(shí)施內(nèi)部控制系統(tǒng)人員的素質(zhì)。人員素質(zhì)的控制,首先對(duì)本身素質(zhì)提出較高要求外,還通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)人員的選擇、使用和培訓(xùn)相結(jié)合的方式,提高會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)水平、技能、職業(yè)道德水準(zhǔn)及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),使執(zhí)行人員的素質(zhì)達(dá)到規(guī)定的要求;其次對(duì)人員的崗位進(jìn)行定期輪換,以增加對(duì)其崗位的全面復(fù)核,從而達(dá)到控制的目的。有關(guān)崗位實(shí)行定期輪換,實(shí)踐中證明是行之有效的控制措施,不僅使其某項(xiàng)職務(wù)的承擔(dān)人員發(fā)生的錯(cuò)弊能短時(shí)間內(nèi)被發(fā)現(xiàn)和糾正,而且可以促使相關(guān)人員兢兢業(yè)業(yè)地工作,以便交接時(shí)經(jīng)得起檢查,從而增強(qiáng)內(nèi)部控制的功能。
(七)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)制度落實(shí)的關(guān)鍵。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)采取了三項(xiàng)措施:1.制度審計(jì),對(duì)會(huì)計(jì)電算化后內(nèi)部控制制度的審計(jì)。2.技術(shù)審計(jì),在制度審計(jì)中發(fā)現(xiàn)漏洞與疑點(diǎn)時(shí),或者認(rèn)為有必要對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)進(jìn)行實(shí)際測(cè)試時(shí),需要用特定的計(jì)算機(jī)審計(jì)程序?qū)﹄娝慊O(shè)計(jì)進(jìn)行審查。3.數(shù)據(jù)審計(jì),用計(jì)算機(jī)審計(jì)程序?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、合法性、合理性的審核,例如成本費(fèi)用的分?jǐn)?利潤(rùn)的分配,稅金的計(jì)算等,有利于檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性,有利于提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和管理水平。
(八)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的控制
意識(shí)是行動(dòng)的向?qū)�。利用每月一次�?jīng)營(yíng)座談會(huì)的形式,財(cái)務(wù)科及時(shí)通報(bào)日常業(yè)務(wù)辦理和審計(jì)中存在的問(wèn)題,使企業(yè)及相關(guān)人員正確認(rèn)識(shí)電算化環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要性,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),營(yíng)造風(fēng)險(xiǎn)防范從我做起的氛圍。
總之,任何電算化系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的,任何規(guī)章制度也不是天衣無(wú)縫的,完善有效的電算化系統(tǒng)及管理制度是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)安全之本;提高會(huì)計(jì)電算化人員素質(zhì),規(guī)范和完善電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作和管理章程,重視內(nèi)部審計(jì),增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全意識(shí),是當(dāng)前強(qiáng)化電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的關(guān)鍵問(wèn)題。●
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[5] 金中泉.基礎(chǔ)會(huì)計(jì)[M].中央廣播電視大學(xué)出版社,2009.
淺析會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度
[摘要]會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)中的應(yīng)用和普及，大大提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作的效率，隨著新的工作方式的引進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部控制也發(fā)生了相關(guān)變化，本文分析了這些變化，并總結(jié)了電算化模式下內(nèi)部控制的特點(diǎn)，思考了內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題，最后針對(duì)問(wèn)題提出了解決問(wèn)題的思路，認(rèn)為只要我們認(rèn)真對(duì)待，仔細(xì)分析，堅(jiān)持內(nèi)部控制目標(biāo)不動(dòng)搖，堅(jiān)持不斷優(yōu)化電算化工作方式，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制一定能夠得到有效保障。
[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化、內(nèi)部控制、問(wèn)題、對(duì)策
會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱，是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代會(huì)計(jì)相結(jié)合的產(chǎn)物。1954年美國(guó)通用電器公司首次利用電子計(jì)算機(jī)計(jì)算職工薪金的舉動(dòng)，引起了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的變革，開(kāi)創(chuàng)了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的新紀(jì)元。它主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬以及代替部分由大腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息處理、分析和判斷的過(guò)程，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)發(fā)展成為一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)四位一體的新型科學(xué)和實(shí)用科學(xué)。
會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)后，會(huì)計(jì)處理技術(shù)發(fā)生了質(zhì)的飛躍，這種變化不僅影響到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，也對(duì)某些傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論產(chǎn)生了很大影響�，F(xiàn)在隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，其含義也得到了進(jìn)一步的延伸。它不僅涉及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)包括會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)管理、會(huì)計(jì)決策在內(nèi)的理論與實(shí)務(wù)研究，而且還企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生著深遠(yuǎn)的影響。
內(nèi)部控制是—個(gè)企業(yè)為了保證其資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性，提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)采用的一系列制度、方法和手續(xù)等等。其在企業(yè)管理、會(huì)計(jì)和審計(jì)活動(dòng)中占據(jù)著重要的地位。在計(jì)算機(jī)被引入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)后，內(nèi)部控制本身呈現(xiàn)出新的特征，了解和掌握計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求，是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理優(yōu)化的重要內(nèi)容。
一、 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的重要意義
1.適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要
中國(guó)原來(lái)的會(huì)計(jì)工作基本處于手工和半手工狀態(tài)，會(huì)計(jì)人員絕大部分時(shí)間和精力被束縛在會(huì)計(jì)核算等事務(wù)性工作上，財(cái)務(wù)管理工作則沒(méi)有時(shí)間或很少去做。因此會(huì)計(jì)只能提供事后核算資料且簡(jiǎn)單粗糙，管理水平低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求。而推行會(huì)計(jì)電算化則大大提高了會(huì)計(jì)工作效率，減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)核算的速度和精度使會(huì)計(jì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有更多的時(shí)間去關(guān)系企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，關(guān)心企業(yè)的內(nèi)部控制等問(wèn)題。
2.保證核算準(zhǔn)確的需要
會(huì)計(jì)工作繁瑣，數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)多，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理方式下會(huì)計(jì)人員不可避免的出現(xiàn)人為的核算錯(cuò)誤，而且產(chǎn)生錯(cuò)誤后很不容易發(fā)現(xiàn)，往往等到發(fā)現(xiàn)時(shí)已經(jīng)難以挽回。而在電算化模式下，數(shù)據(jù)處理由計(jì)算機(jī)進(jìn)行，計(jì)算精度高，只要按程序正確輸入數(shù)據(jù)，不會(huì)出現(xiàn)計(jì)算上的錯(cuò)誤，偶爾有人為數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的現(xiàn)象，也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)計(jì)算的結(jié)果進(jìn)行檢測(cè)，從而找到出錯(cuò)的位置。再者，電子計(jì)算機(jī)以極高速度處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，手工方式幾個(gè)人幾天的核算工作，采用電子計(jì)算機(jī)用很短時(shí)間就可以完成，因而可以確保會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。
3.發(fā)揮會(huì)計(jì)職能的需要
會(huì)計(jì)的基本職能是反映職能和監(jiān)督職能。在會(huì)計(jì)電算化模式下，會(huì)計(jì)的基本職能也能得到更好的發(fā)揮。電子計(jì)算機(jī)能以極密集的方式存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息，使反映過(guò)去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時(shí)向管理部門和其他部門提供豐富的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)電算化的分析模塊還可以幫助會(huì)計(jì)人員從傳統(tǒng)的事前記賬、算賬、報(bào)賬轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У氖虑邦A(yù)測(cè)、事中控制、事后分析等管理活動(dòng)，全面發(fā)揮會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的作用。
4.防止作弊造假的需要
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化能有效地防止在賬務(wù)處理過(guò)程中的作弊造假現(xiàn)象的發(fā)生。符合國(guó)家規(guī)定的會(huì)計(jì)軟件都具有可靠性、安全性、保密性。在會(huì)計(jì)電算化操作方式的賬務(wù)處理中，
各操作員都有權(quán)限的設(shè)置，賬戶之間也存在著有效地相關(guān)牽制，會(huì)計(jì)人員之間只能在自己的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作，而且操作有牽制，可以避免在賬務(wù)處理中出現(xiàn)造假的現(xiàn)象。同時(shí)，在會(huì)計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器里還可以查看各操作員的操作紀(jì)錄，即使有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了違規(guī)操作，也可以在服務(wù)器里找到其違規(guī)的“證據(jù)”。
二、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
2.1產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制基礎(chǔ)
電子憑證的出現(xiàn)產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制基礎(chǔ)。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。原來(lái)書(shū)面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式�?chǔ)存在磁性介質(zhì)上。內(nèi)部控制的基礎(chǔ)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)基礎(chǔ)變?yōu)殡娮討{證基礎(chǔ)，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。
2.2產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制環(huán)境
計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境，進(jìn)而影響著企業(yè)的內(nèi)控制環(huán)境。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，財(cái)務(wù)管理的人員范圍由，專業(yè)會(huì)計(jì)人員擴(kuò)大到會(huì)計(jì)人員、計(jì)算機(jī)管理人員。會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成賬務(wù)處理，還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。
2.3產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制組織形式
實(shí)行電算會(huì)計(jì)后，軟件程序的控制成為內(nèi)部控制的一個(gè)新的重要形式。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作，各司其職，各級(jí)主管依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來(lái)的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖碾p重控制。這意味著在新的會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)權(quán)限控制等工作應(yīng)成為內(nèi)部控制的又一項(xiàng)重要的工作。
2.4產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制內(nèi)容
在電算化操作模式下，增加了新內(nèi)部控制的控制內(nèi)容，如上文做提到的程序控制，程序控制是一種過(guò)程控制。那么對(duì)于結(jié)果的控制呢，數(shù)據(jù)控制就顯得尤為重要，數(shù)據(jù)介質(zhì)的保存成為新的內(nèi)部控制內(nèi)容。在手工會(huì)計(jì)方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“硬盤(pán)和U盤(pán)”，這種介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多，同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)人等方式避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。這些數(shù)據(jù)就像關(guān)于會(huì)計(jì)檔案資料，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制意義重要。這就要求在內(nèi)部控制中十分關(guān)注數(shù)據(jù)的保、取用、查閱，明確管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定。
三、 會(huì)計(jì)電算化模式下內(nèi)部控制的特點(diǎn)
在引進(jìn)先進(jìn)的工作方式后，一方面內(nèi)部控制的目標(biāo)不會(huì)改變，另一方面，內(nèi)部控制有的特點(diǎn)在發(fā)生變化。內(nèi)部控制的而目標(biāo)是確保各項(xiàng)規(guī)章的貫徹執(zhí)行、保護(hù)單位資產(chǎn)的安全和完整、提高單位經(jīng)營(yíng)管理水平、促進(jìn)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的提高。多手工會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中仍然適用，但由于先進(jìn)工作方式的引進(jìn)，內(nèi)部控制的特點(diǎn)也發(fā)生著變化。
1.內(nèi)部控制組織工作更細(xì)密
引入電算化處理模式，內(nèi)部控制的組織工作更為細(xì)密。在手工會(huì)計(jì)的組織方式下企業(yè)的.會(huì)計(jì)部門常按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的職能中心或不同的工作崗位。不同崗位的人員各司其職，彼此構(gòu)成一個(gè)內(nèi)部牽制網(wǎng)，十分嚴(yán)密，這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部組織控制。因而很少出現(xiàn)錯(cuò)漏或舞弊的行為。而一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也可通過(guò)核查不同的責(zé)任者追究責(zé)任。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是按照計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來(lái)的，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工，手工會(huì)計(jì)的記賬、算賬、報(bào)賬全部由電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)的組織控制功能減弱。這就要求細(xì)化組織工作，加強(qiáng)組織控制，可以考慮把會(huì)計(jì)部門劃分成原始憑證審核組、數(shù)據(jù)錄入處理組、憑證編審組、數(shù)據(jù)輸出查閱組、系統(tǒng)維護(hù)組、綜合管理組，其中組合管理組由財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)者組成，各小組間分工合作，細(xì)化內(nèi)部控制的組織工作。
2.內(nèi)部控制運(yùn)行管理更復(fù)雜
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性，使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的范圍擴(kuò)大，增加了內(nèi)部控制工作的難度，使內(nèi)部控制的手段變得綜合、復(fù)雜。第一，內(nèi)部控制難度加大。由于電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式與手手工處理系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與運(yùn)行的復(fù)雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒(méi)有的控制內(nèi)容。如對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等，因而加大了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的難度。第二，內(nèi)部控制手段更復(fù)雜。會(huì)計(jì)電算化控制手段和方式的變化，加大了電算化系統(tǒng)的控制風(fēng)險(xiǎn)控制方式和手段由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增設(shè)一些包含于計(jì)算機(jī)程序中的程序控制。一般來(lái)講，電算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。電算化系統(tǒng)中手工控制與各類程序化控制相結(jié)合的特點(diǎn)，反映了電算化控制技術(shù)的復(fù)雜性。第三，內(nèi)部控制程序更復(fù)雜。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，內(nèi)部控制的控制程序更更加復(fù)雜。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì)計(jì)部門的人員由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)人員變?yōu)橛韶?cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員組成。會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，而且還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理操作。
3.內(nèi)部控制工作技術(shù)含量更高
這里指的技術(shù)含量主要側(cè)重于計(jì)算機(jī)技術(shù)，當(dāng)然專業(yè)的財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理技術(shù)也十分重要，但是從手工到電算的轉(zhuǎn)變中，計(jì)算機(jī)技術(shù)顯得更為重要。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，內(nèi)部控制制度的形式發(fā)生了變化在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式、處理程序發(fā)生了的變化，各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式、儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了很大變化，原有的紙質(zhì)檔案和資料都變成了電腦里的數(shù)據(jù)。電腦里的數(shù)據(jù)如何管理、如何查閱、安全如何保證、數(shù)據(jù)分析如何進(jìn)行、如何從數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題等等都需要思考。電子財(cái)務(wù)檔案保存不善往往容易引發(fā)管理事故。近年來(lái)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行貪污、詐騙等犯罪活動(dòng)也有所增加，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)處理更大，造成的危害和損失也比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)嚴(yán)重。這就給內(nèi)部控制增加了計(jì)算機(jī)的技術(shù)難度，要求內(nèi)部控制工作要加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)和改進(jìn)。
四、 會(huì)計(jì)電算化模式下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
實(shí)施實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之后給內(nèi)部控制帶來(lái)新變化，這其中也不乏風(fēng)險(xiǎn)因素。
1.涉及面廣而工作分工不易協(xié)調(diào)
計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)硬件及軟件分析、編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制，以及計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤(pán)內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等等，工作面廣就容易顧此失彼，難以兼顧每一個(gè)細(xì)節(jié)，從而引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。
2.授權(quán)操作無(wú)痕跡而導(dǎo)致操作隨意
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的內(nèi)部控制方式，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，每一筆業(yè)務(wù)的授權(quán)處理都留有簽章，有據(jù)可查，執(zhí)行人員不敢隨意操作。但在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失的案例常見(jiàn)于報(bào)端。例曾有報(bào)道某知名公司業(yè)務(wù)人員被客戶收買，繞過(guò)正常的批準(zhǔn)程序非法取得財(cái)務(wù)主管口令開(kāi)出貨物銷售發(fā)票和產(chǎn)品提貨單，還非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)資料，開(kāi)出假訂單，騙走公司一批產(chǎn)品，令公司蒙受重大損失。
3.人員職業(yè)水平問(wèn)題而導(dǎo)致非法操作
在電算化操作方式下，更要考驗(yàn)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德。在會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中，其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會(huì)留任何痕跡，所以某些職業(yè)道德情操不高尚的人員為了達(dá)到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作，如通過(guò)冒名頂替、盜取密碼等手段來(lái)非法改動(dòng)、銷毀會(huì)計(jì)資料，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。同時(shí)，部分人員還存在業(yè)務(wù)水平不高、操作制度不規(guī)范的問(wèn)題，這也會(huì)造成很大風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)計(jì)電算化的核算是高效自動(dòng)的，只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯(cuò)誤。
4.過(guò)分依賴軟件而造成麻痹大意
內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的程序化使人們對(duì)程序化的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制具有一定的依賴性，增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性。電算化軟件程序中包含了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制，其有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性較大。由于實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制在很大程度上依賴于計(jì)算機(jī)的處理，其同類交易處理流程的一致性在一定程度上加大了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的風(fēng)險(xiǎn)。
5.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜而滋生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜容易使內(nèi)部控制的安全受到威脅，從而滋生風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，這給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來(lái)了許多新問(wèn)題。第一，大量會(huì)計(jì)信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改。第二，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻擊，攻擊可能來(lái)自于局域網(wǎng)外部，也可能來(lái)自局域網(wǎng)內(nèi)部，而一旦發(fā)生將造成巨大的損失。第三，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移難以控制，無(wú)形資產(chǎn)是區(qū)別于固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)有固定的實(shí)物體，轉(zhuǎn)移實(shí)物才能造成損失。但無(wú)形資產(chǎn)不一樣如核心技術(shù)的轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放環(huán)境下可以被不知不覺(jué)的轉(zhuǎn)移。
五、 解決問(wèn)題的對(duì)策分析
1.提高認(rèn)識(shí)，從思想上重視
必須要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化模式下內(nèi)部控制的重要意義，關(guān)注電算化帶來(lái)的新情況，從思想上提高認(rèn)識(shí)，防止錯(cuò)敝的發(fā)生。實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身出錯(cuò)概率很低，而絕大部分的錯(cuò)誤是人為因素造成的，一旦出錯(cuò)，數(shù)據(jù)的還原有比較困那，這給會(huì)計(jì)核算工作造成的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。再有，由于會(huì)計(jì)電算化工作的特有環(huán)境處容易受到非法操作的干擾，這就更要求內(nèi)部控制人員包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)必須時(shí)刻保持警惕，防止內(nèi)部控制受到干擾和破壞。
2.權(quán)責(zé)明確，從崗位上協(xié)調(diào)
細(xì)化電算化工作崗位設(shè)置，明確各崗位的權(quán)利與責(zé)任，明確各崗位之間的牽制與勾稽關(guān)系。電算化程序管理員授予最高管理權(quán)限，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、設(shè)備硬件的管理、工作日志的記錄;系統(tǒng)操作員只負(fù)責(zé)在數(shù)據(jù)錄入人員完成數(shù)據(jù)錄入后，實(shí)施記賬、基礎(chǔ)匯總表和會(huì)計(jì)報(bào)表的生成、憑證賬薄報(bào)表的打印、數(shù)據(jù)的備份保存等具體操作;數(shù)據(jù)錄入員只負(fù)責(zé)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的錄入與核對(duì)、紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的整理和裝訂。系統(tǒng)操作員不能進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，數(shù)據(jù)錄入員不能進(jìn)行記賬等。通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制，來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤的可能性。這樣，新設(shè)工作崗位與原基本會(huì)計(jì)崗位實(shí)現(xiàn)了良好的銜接，既提高了工作效率，又有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。
3.記錄操作，從操作上控制
鑒于上文提到的包括財(cái)務(wù)人員等軟件操作人員非法操作嚴(yán)重破壞了企業(yè)的正常的內(nèi)部控制，給企業(yè)帶來(lái)巨大損失，可以見(jiàn)建立上級(jí)操作日志來(lái)解決這一問(wèn)題。建立會(huì)計(jì)電算化工作日志制度就可以有效地防止這類非法操作，即便發(fā)生非法操作，也有據(jù)可查，有助于挽回?fù)p失和追責(zé)任。建立工作日志制度，就是要將每日的工作操作步驟記錄下來(lái)，要具體記錄工作人員姓名、上機(jī)起止時(shí)間、具體工作內(nèi)容等。通過(guò)這一制度的建立，可以在錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)確定錯(cuò)誤出現(xiàn)的時(shí)段、進(jìn)行哪項(xiàng)操作、操作員是誰(shuí)，以備責(zé)任追查和錯(cuò)誤的修正。工作日志制度可以由程序管理員編制一個(gè)小的應(yīng)用程序進(jìn)行具體記錄，也可以在應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)時(shí)作為一個(gè)功能模塊同時(shí)開(kāi)發(fā)。
4.優(yōu)化系統(tǒng)，從軟件上避免
當(dāng)前通用的財(cái)務(wù)軟件多在功能上做文章，安全性還存在漏洞，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)必須優(yōu)化安全性能，避免因系統(tǒng)漏洞造成內(nèi)控的失敗。系統(tǒng)的安全設(shè)防主要從防計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵、非工作人員擅自動(dòng)用系統(tǒng)各種資源、打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)、外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障、增強(qiáng)系統(tǒng)軟件現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)能力和自動(dòng)跟蹤能力等方面人手。有條件的企業(yè)還可以與財(cái)務(wù)軟件生產(chǎn)商合作，結(jié)合本企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和工作實(shí)際來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件。系統(tǒng)的維護(hù)也非常重要，它主要包括系統(tǒng)各模塊的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、各類工作人員管理權(quán)限的維護(hù)等。這些工作由程序管理員定時(shí)來(lái)完成。具體維護(hù)時(shí)間可依據(jù)本單位的工作實(shí)際來(lái)設(shè)定，通常為每周維護(hù)一次，定期維護(hù)時(shí)要做好記錄，對(duì)維護(hù)過(guò)程中出現(xiàn)的硬件故障和軟件故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析，并予以解決。
5.妥善保管，從檔案上控制
加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)檔案主要是指打印輸出的各種憑證、賬簿、報(bào)表等，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、編程語(yǔ)言程序、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)設(shè)計(jì)的工作網(wǎng)絡(luò)圖、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)等也要作為會(huì)計(jì)檔案的一部分。對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)要雙份保存。對(duì)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的存檔必須有程序管理員的簽章才能存檔保管，備份碟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并存放在安全、潔凈、防潮的地方。采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
6.凈化環(huán)境，從網(wǎng)絡(luò)上防止
這里講的凈化環(huán)境，主要是指電算化內(nèi)部控制運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，包括局域網(wǎng)和英特網(wǎng)，并由此來(lái)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全控制。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以從包括數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)控制、身份識(shí)別等幾個(gè)方面開(kāi)展。針對(duì)這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接人口的安全性也是應(yīng)引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接人口應(yīng)保密。對(duì)于防范病毒，最為有效的措施是嚴(yán)禁會(huì)計(jì)電算化局域網(wǎng)接入英特網(wǎng)中，同時(shí)加強(qiáng)安全教育，并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度，防止隨意拷貝軟盤(pán)，不使用未經(jīng)檢測(cè)的軟盤(pán)，安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期殺毒檢測(cè)。
總之，隨著會(huì)計(jì)電算化工作模式的引入，內(nèi)部控制的開(kāi)展受到了一定的影響，但是只要我們認(rèn)真對(duì)待，仔細(xì)分析，堅(jiān)持內(nèi)部控制目標(biāo)不動(dòng)搖，堅(jiān)持不斷優(yōu)化電算化工作方式，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制一定能夠得到有效保障。
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