會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用技巧
全方位地了解了企業(yè)會(huì)計(jì)的工作程序及會(huì)計(jì)體系將過去所學(xué)習(xí)的理論知識(shí)和社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了有機(jī)地結(jié)合對(duì)我們所學(xué)的課本知識(shí)有了更深的理解。以下是小編精心整理的會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
在會(huì)計(jì)軟件使用過程中，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能，可成倍地提高工作效率。
一、建帳中的技巧
1.代碼設(shè)置會(huì)計(jì)軟件中大量應(yīng)用代碼，如會(huì)計(jì)科目代碼。代碼設(shè)置規(guī)則是在建帳時(shí)確定的，確定代碼規(guī)則時(shí)要特別注意協(xié)調(diào)簡(jiǎn)潔性和可擴(kuò)充性，簡(jiǎn)潔性要求每層代碼盡可能短，而可擴(kuò)充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日后會(huì)計(jì)科目增多時(shí)各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長度時(shí)要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級(jí)總帳科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定，需要用戶自行確定代碼長度的是二級(jí)以下明細(xì)科目，大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大，科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目，如往來科目、材料科目等，但在同一級(jí)的明細(xì)科目中，其代碼長度是以同一上級(jí)科目下科目數(shù)量最多的一個(gè)來確定的，那怕是只有一個(gè)這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多，其他同級(jí)科目的代碼長度都要與其一致。例如，二級(jí)明細(xì)科目代碼的長度確定，首先要逐個(gè)分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù)，如"現(xiàn)金"可不設(shè)明細(xì)科目，"銀行存款"通常以開戶帳號(hào)為明細(xì)科目，科目數(shù)一般不會(huì)上百個(gè)，"短期投資"、"待攤費(fèi)用"、"在建工程"等下設(shè)明細(xì)科目也不會(huì)超過百個(gè)，兩位的代碼長度能容納99個(gè)科目，應(yīng)能滿足需要，但"應(yīng)收帳款"、"應(yīng)付帳款"等通常以客戶名和供應(yīng)在商名稱設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大，如果用戶的客戶和供應(yīng)商較多接近或超過100個(gè)，兩位代碼就不能滿足要求，二級(jí)科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為三位。
2.初始數(shù)據(jù)輸入建帳需要輸入的初始數(shù)據(jù)主要是期初余額。如果會(huì)計(jì)軟件不是在年初時(shí)啟用，各科目的年初余額、借貸方累計(jì)發(fā)生額也有必要輸入（有些商品會(huì)計(jì)軟件允許只輸入期初余額），因?yàn)椋跁?huì)計(jì)報(bào)表中除需要填報(bào)當(dāng)月發(fā)生額外，還需要填報(bào)累計(jì)發(fā)生額（有些會(huì)計(jì)核算軟件可省去年 初余額和累計(jì)發(fā)生額）。為了和歷史資料對(duì)比，也需要累計(jì)發(fā)生額數(shù)據(jù)。對(duì)于年初啟用的會(huì)計(jì)核算軟件，年初余額就是期初余額，數(shù)據(jù)輸入工作量較少，年中啟用，數(shù)據(jù)輸入工作量相對(duì)較大，但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量，如只輸入最低級(jí)明細(xì)科目的年初余額，和借貸方累計(jì)發(fā)生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級(jí)科目和總帳科目的年初余額和發(fā)生額，并計(jì)算出期初余額。
二、憑證輸入中的技巧
1.摘要輸入憑證摘要多為中文，如果你是一個(gè)打字高手，輸入中文摘要自然不在話下，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會(huì)大打折扣。憑證輸入中有許多常用會(huì)計(jì)詞匯，而不少會(huì)計(jì)軟件提供了用戶級(jí)的詞匯庫，可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯，可提高輸入速度。
2.科目代碼輸入會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。輸入記帳憑證時(shí)只需輸入科目代碼，操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉，對(duì)科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多，人工逐頁查找也很費(fèi)事。事實(shí)上，許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總帳科目或上級(jí)科目一般較明確，輸入此類科目時(shí)，干脆只輸入到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級(jí)科目，所要查找的'明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。
3.金額輸入按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定，記帳憑證可以一借多貸，或多借一貸，在輸入完多借或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。
4.編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧
（1）會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料，所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來登記的，分錄越詳細(xì)，帳簿也越詳細(xì)。為日后查帳方便、快捷，在編制記帳俄憑證時(shí)，應(yīng)盡可能地詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)紤{證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。不過這樣會(huì)使記帳憑證的輸入量加大，但為日后用帳考慮，這樣做還的值得的。
（2）沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記帳憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷，有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額，必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方，報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難，不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。
三、改錯(cuò)更正技巧發(fā)生錯(cuò)帳，如果是當(dāng)月的未登帳記帳憑證，可直接修改，如果是已登帳甚至以前月份的記帳憑證，可沖銷錯(cuò)誤憑證，然后重新填制正確的記帳憑證。這是正常的錯(cuò)帳更正方法，事實(shí)上，有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反登帳、反結(jié)帳的功能，反結(jié)帳功能可將會(huì)計(jì)期間推前，然后將未結(jié)帳的記帳憑證用反登帳功能返回到未登帳狀態(tài)，再加以修改。
四、打印帳簿中的技巧
1年終結(jié)帳后打印。每月打印的帳簿會(huì)有許多空白，紙張浪費(fèi)驚人，每月將同一個(gè)科目的帳頁歸集起來也相當(dāng)費(fèi)事。會(huì)計(jì)電算化后，輸入記帳憑證，并經(jīng)登帳、結(jié)帳，帳簿即已在電腦中形成，只要及時(shí)做好備份，數(shù)據(jù)相對(duì)安全，查帳、用帳也方便、快捷，如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的帳頁，年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁，裝訂成帳簿。
2.清單式打印。采用清單式打印可進(jìn)一步減少帳頁間的空白，壓縮各科目間的帳簿頭，節(jié)省紙張，可以連續(xù)打印，減少打印中的人工操作，省時(shí)、省事、省紙。
拓展：會(huì)計(jì)軟件的日常運(yùn)行與維護(hù)知識(shí)
�。ㄒ唬┤藱C(jī)并行
計(jì)算機(jī)與手工并行是指會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程，?這是試運(yùn)行階段。此階段的主要任務(wù)是：檢查建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足本單位要?求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立?比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。
在試運(yùn)行階段，會(huì)計(jì)人員要進(jìn)行雙重勞動(dòng)，但這是十分必要的。在此期間，通過進(jìn)行手工?與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)，能夠考查會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)處理的正確性，能夠考查相關(guān)人員?的操作熟練程度和業(yè)務(wù)處理能力，并通過實(shí)踐，進(jìn)行電算內(nèi)部管理制度的建立。應(yīng)該說，這是手?工會(huì)計(jì)系統(tǒng)移至?xí)?jì)電算化系統(tǒng)的試驗(yàn)階段，也是手工系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相互適應(yīng)的階段。它的?順利進(jìn)行，是以后一定階段會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)持續(xù)正常運(yùn)行的前提。
試運(yùn)行的時(shí)間，應(yīng)放在年初、年末、季初、季末等特殊會(huì)計(jì)時(shí)期，這樣才能取得全面的人?機(jī)比較數(shù)據(jù)，預(yù)先估計(jì)可能出現(xiàn)的問題。一但出現(xiàn)問題，要及時(shí)采取措施，進(jìn)行防錯(cuò)糾錯(cuò)。
在試運(yùn)行階段，前期以人工為主計(jì)算機(jī)為輔，后期則以計(jì)算機(jī)處理為主。各會(huì)計(jì)單位只有?假設(shè)計(jì)算機(jī)在處理實(shí)際帳務(wù)，才會(huì)充分考慮可能發(fā)生的問題，提高操作熟練程度。
計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可以采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑?證，原始憑證應(yīng)附于相關(guān)記帳憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保?存，并據(jù)以登記手工帳簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)?導(dǎo)書面報(bào)告。
并行一個(gè)階段后，要開始建立各項(xiàng)管理制度，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷改進(jìn)完?善。尤其對(duì)上崗操作軟件人員的權(quán)限分配，應(yīng)在申請(qǐng)?zhí)娲止び泿で岸寄馨匆?guī)定設(shè)置完畢，進(jìn)入?正常工作狀態(tài)。對(duì)替代手工記帳后會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)也應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
�。ǘ┤粘＿\(yùn)行
1.輸入憑證是電算化軟件的原始數(shù)據(jù)，是各種憑證單據(jù)，在帳務(wù)處理軟件中是記帳憑證，?在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據(jù)，在銷售核算軟件中是發(fā)票、產(chǎn)品出庫單，等等。只有?將這些憑證單據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)后，才能由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。因此，憑證輸入成了電算化后新增的?工作，而且是需要花大量時(shí)間才能完成的工作。
憑證輸入前，應(yīng)先經(jīng)過檢查和預(yù)處理，不合法、不正確、不合理、不真實(shí)、內(nèi)容不完整的?憑證不能輸入�？梢愿鶕�(jù)計(jì)算機(jī)的需要在用于輸入的憑證上加寫有關(guān)代碼、編號(hào)等內(nèi)容，進(jìn)行預(yù)?處理，以方便憑證輸入。
憑證輸人計(jì)算機(jī)后要進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無意的錯(cuò)誤。復(fù)?核人員和輸入人員不允許同為一個(gè)人。直接使用原始憑證在計(jì)算機(jī)上編制記帳憑證，用計(jì)算機(jī)打?印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應(yīng)保證打印出的記帳憑證內(nèi)容齊全、簽章齊備。憑證可?以集中由一人輸入，也可以各個(gè)崗位編制的憑證由本崗位輸入。
2.憑證復(fù)核是輸入的憑證必須由另一人復(fù)核后才能用于記帳，計(jì)算機(jī)復(fù)核的內(nèi)容包括合法?性、合理性、正確性、完整性和真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證的復(fù)核可以采用屏幕查看復(fù)核、打印輸出?復(fù)核、重復(fù)輸入復(fù)核三種方法。對(duì)于已復(fù)核后又發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)的憑證可允許修改，但修改后必須再次?復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機(jī)內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責(zé)任。
3.記帳、計(jì)算成本等各種計(jì)算機(jī)處理是自動(dòng)由計(jì)算機(jī)完成的，只要將原始數(shù)據(jù)正確輸入計(jì)?算機(jī)，計(jì)算機(jī)就能按事先設(shè)計(jì)的程序完成各種帳簿的登記和各種計(jì)算工作，節(jié)省大量人力。
4.輸出帳簿是采用計(jì)算機(jī)核算后，所有帳簿平時(shí)均保留在計(jì)算機(jī)內(nèi)，日記帳必須每日打?印，明細(xì)帳和總帳可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時(shí)，可滿頁后再打印，但不能不打?印。打印時(shí)，有關(guān)表格線可省打。打印后的帳簿應(yīng)連續(xù)編號(hào)，應(yīng)由專人檢查后再作為正式帳頁進(jìn)?行裝訂，以符合《規(guī)范》要求。
5.編制會(huì)計(jì)報(bào)表是根據(jù)帳簿編制的，也是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，通常每月月末進(jìn)行。我國?的通用會(huì)計(jì)軟件通常都提供通用報(bào)表生成器或?qū)ｉT的報(bào)表功能模塊，幫助用戶編制各種對(duì)內(nèi)、對(duì)?外會(huì)計(jì)報(bào)表。編制會(huì)計(jì)報(bào)表工作是日常核算中較為復(fù)雜的工作，應(yīng)由會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)水平較高的會(huì)?計(jì)人員完成。應(yīng)保證報(bào)表中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與帳簿一致。應(yīng)對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行審核并簽章后再報(bào)送有關(guān)單位。
�。ㄈ┤粘＞S護(hù)
與手工核算不同，由于電算化核算采用了許多先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，對(duì)其日常維護(hù)就成了會(huì)計(jì)?核算中一項(xiàng)重要工作。日常維護(hù)包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。維護(hù)一般由電算維護(hù)員負(fù)責(zé)，?軟件操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)，電算主管可進(jìn)行維護(hù)監(jiān)督工作。
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