技巧：Excel在會計電算化中的應(yīng)用
Excel在會計電算化中的應(yīng)用。
1.背景
隨著企業(yè)信息化進程的不斷推進，使企業(yè)財務(wù)從業(yè)人員的計算機應(yīng)用能力也在不斷提高，會計電算化已經(jīng)被人們所接受。為了使會計電算化滿足目前會計工作的要求，需要使用到Excel的具體操作，使會計電算化得到完善，并且滿足人們?nèi)粘嫻ぷ鞯男枨�。Excel作為MicroSoft公司開發(fā)的辦公軟件Office中的一員，集表格計算、圖形顯示和數(shù)據(jù)管理功能與一體，是目前市場上最優(yōu)秀的電子表格軟件，并且由于其擁有強大的數(shù)據(jù)處理和分析功能，被財經(jīng)管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件。
Excel具有以下特點和功能：（1）強大的表格處理功能；（2）繪圖和圖表制作功能；（3）豐富的應(yīng)用函數(shù)；（4）支持數(shù)學(xué)模型，為用戶提供數(shù)據(jù)分析工具和決策支持功能；（5）宏功能；（6）共享數(shù)據(jù)與Internet功能。
2.我國會計電算化的特點
中國現(xiàn)有的會計電算化仍處于較低水平，具體體現(xiàn)在：首先，人們對會計電算化的認識是不夠的。第二，會計電算化員工的專業(yè)技能需要改進。第三，會計軟件的約束限制了我國會計電算化事業(yè)發(fā)展。最后，會計電算化無法實現(xiàn)信息資源的充分共享。所有這些方面都嚴重阻礙了我國會計電算化普及。
3.Excel在會計核算中的應(yīng)用實例
�。�1）在excel 的工作薄會計報表中的憑證輸入表中分別選擇單元格A1：G1、A3：B3、C3：E3、A2：G2，單擊合并單元格。
（2）在表格中輸入內(nèi)容，并選中單元格區(qū)域A3：G9，選擇格式單元格菜單命令，在彈出的單元格格式對齊方式中選擇居中。
（3）對表名、內(nèi)容的字體進行設(shè)置，并適當(dāng)?shù)恼{(diào)整表格的高度和寬度，是文字全部顯示出來。選中 F5：G18 單元格，在格式單元格菜單命令，在彈出的對話框中設(shè)置數(shù)值選項卡，在分類框中設(shè)置會計專用，在小數(shù)位數(shù)中選擇 2，在貨幣符號中選擇￥，并確定。
�。�4）設(shè)置表格邊框。在 A3：G9 單元格中的格式單元格單元格格式邊框的選項卡中，設(shè)置相應(yīng)的邊框。
�。�5）借方合計=F5+F6+F7+F8+=F18；貸方合計=G5+G6+G7+G8+=G186。通過以上步驟即可制作出需要表格。
4.Excel在會計電算化中的模塊實例
�。�1）創(chuàng)建圖表
打開工作薄，進入新建工作表，選中需要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域。單擊常用工具欄上的圖表向?qū)О粹o�；蛘哌x擇菜單插入圖表命令。打開圖表向?qū)υ捒�。默認圖表類型為柱形圖和子圖表類型，單擊下方的按下不放可查看示例按鈕，可以看到將得到的圖表外觀的預(yù)覽。直接單擊完成按鈕，將在當(dāng)前工作表中得到生成的圖表。
�。�2）數(shù)據(jù)的排序與分類匯總
財務(wù)人員可以利用Excel 軟件的排序功能，依據(jù)數(shù)據(jù)表的一個或多個字段進行升序或降序排列，甚至自定義序列排序。Excel軟件在財務(wù)分析中的主要作用是進行分類匯總，通過分類匯總，可以得到財務(wù)中諸如小計或總計的匯總數(shù)據(jù)，并且可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分級顯示。
�。�3）圖表數(shù)據(jù)和圖表類型的修改
進入一個已經(jīng)創(chuàng)建好的圖表，可用鼠標單擊圖表邊緣，圖表的.四周會出現(xiàn)八個黑色的小方塊，表示選中了圖表。這時單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇圖表類型命令（也可以選擇菜單圖表圖表類型命令），打開圖表類型對話框。在這里選擇需要的圖表類型和子類型，單擊確定按鈕完成修改。
（4）使用數(shù)據(jù)標簽
用鼠標右鍵單擊空白圖表區(qū)域，然后在快捷菜單上選擇圖表選項命令。或者先選中圖表區(qū)，然后選擇菜單圖表圖表選項命令。打開圖表選項對話框。進入數(shù)據(jù)標志選項卡，勾選值復(fù)選框，可以在右邊的預(yù)覽框中查看具體效果。單擊確定按鈕后，返回Excel編輯窗口，選中數(shù)值軸，按下鍵盤，即可刪除數(shù)值軸。如果刪去了數(shù)值軸，那么一定要把值數(shù)據(jù)標簽顯示出來，不然圖表數(shù)值含義就難于理解。
5.會計電算化的注意事項
�。�1）加強會計電算化制度建設(shè)，并建立了嚴格的管理制度，按照財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》要求進行實施，完善內(nèi)部控制制度，建立風(fēng)險控制機制，并加強審核。明確了崗位職責(zé)和操作權(quán)限，使每個操作人員只能在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)進行工作，保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利地工作，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。
�。�2）電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護等，這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權(quán)不相容的崗位進行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計文件，不能兼任會計及審核工作；系統(tǒng)維護員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計工作等。
�。�3）會計電算化系統(tǒng)只在財務(wù)科局域網(wǎng)內(nèi)運行，不并入互聯(lián)網(wǎng)。另外，還專門配備了移動硬盤進行每個月的財務(wù)數(shù)據(jù)備份，確保了財務(wù)信息的安全、完整。還加強了對外來存儲盤的檢測，不使用未經(jīng)檢測的存儲盤。同時，提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識，計算機使用的安全意識，保證會計電算化安全運行。做好日常會計數(shù)據(jù)保存和備份，確保會計信息的萬無一失。三是加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)做在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度。
6.結(jié)論
會計信息化是會計電算化的發(fā)展趨勢，會計電算化將會計人員從繁雜的工作中解脫出來，大大減輕了他們的工作負擔(dān)，部分工作替代手工完成了對會計信息的分析、決策，對財務(wù)管理工作有一定的促進作用。目前，會計電算化沒有與會計信息系統(tǒng)很好地銜接起來。這在電子商務(wù)蓬勃發(fā)展、競爭日趨激烈的現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境中越來越不適應(yīng)。因此，應(yīng)大力加快會計電算化的發(fā)展速度，提高會計電算化效率和質(zhì)量，以適應(yīng)時代的發(fā)展和社會的進步。
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