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淺談員工溝通在企業(yè)管理中的重要作用
什么是溝通?簡而言之，溝通就是個人或組織與溝通對象進行的信息、知識、思想、情感等的交流與反饋的過程。任何一個企業(yè)在管理中都離不開溝通。
據(jù)國外學者研究統(tǒng)計，除8小時睡眠之外，高層管理者80%左右的時間用于溝通;中層管理者70%左右的時間用于溝通;基層管理者50%左右的時間用于溝通。
“管理就是溝通、溝通、再溝通”這是通用電氣公司總裁杰克.韋爾奇的一句名言。
從某種意義上說，現(xiàn)代企業(yè)管理就是溝通，溝通是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心、實質(zhì)和靈魂，而有效溝通是管理藝術(shù)的精髓。中國航空油料面臨日趨復雜的國際、國內(nèi)環(huán)境，因此，加強內(nèi)部員工溝通顯得尤為重要。員工溝通是組織內(nèi)部溝通的重中之重，站在組織的視角，員工溝通的主要內(nèi)容有：員工對組織戰(zhàn)略和組織文化的認知與理解;員工的需求和滿意度;員工的責任感和忠誠度。
溝通在組織管理中的作用有哪些呢?
溝通是組織戰(zhàn)略確立與實現(xiàn)的核心鏈環(huán)和紐帶。組織戰(zhàn)略的確立要求高層管理人員根據(jù)組織的使命和目標，分析組織的外部環(huán)境，確定存在的機會和威脅，評估組織的內(nèi)部條件，認清組織擁有的優(yōu)勢和劣勢，在此基礎(chǔ)上，制定完成使命、達到目標的戰(zhàn)略計劃。而戰(zhàn)略的確立、實施、評價離不開溝通。
溝通是企業(yè)文化確立與發(fā)展的黏合劑。企業(yè)管理的最高境界就是在企業(yè)經(jīng)營管理中創(chuàng)造出獨有的企業(yè)精神和企業(yè)文化，使企業(yè)管理的外在需求轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工內(nèi)在的觀念和自覺的行為模式，認同企業(yè)核心的價值理念和目標及使命。而企業(yè)精神與企業(yè)文化的培育與塑造，其實質(zhì)是一種思想、觀點、情感和靈魂的溝通，是管理溝通的最高形式和內(nèi)容。沒有溝通就沒有對企業(yè)精神和企業(yè)文化的理解與共識，更不可能認同企業(yè)的共同使命。
溝通的作用是優(yōu)化組織管理環(huán)境、改善干群關(guān)系、克服管理障礙的基礎(chǔ)和保障。組織環(huán)境具有不確定性、復雜性及可變性等特點，作為管理者，如果不注意搜集信息、關(guān)注環(huán)境的變化、了解環(huán)境的影響因素，就不可避免地產(chǎn)生矛盾和沖突。如果不及時溝通，采取有效措施，將難以解決矛盾和沖突。因此，與員工溝通信息和知識、交流思想和情感，有助于減少和消除沖突，有助于防止突發(fā)事件的發(fā)生。
溝通是提高員工忠誠度、滿意度、創(chuàng)造力以及組織效益的利器。員工中潛在著巨大的能量，要使員工心甘情愿地貢獻自己的能量，其前提是員工必須對組織具有忠誠度、滿意度。在此基礎(chǔ)上，運用激勵機制使員工發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力。溝通有利于領(lǐng)導者激勵下屬，建立良好的人際關(guān)系和組織氛圍，提高員工士氣。企業(yè)員工內(nèi)心需要鼓勵性的信息。溝通可以使領(lǐng)導者了解員工的需要，關(guān)心員工的疾苦，在決策中考慮員工的需求，以提高他們的工作熱情。
那么如何進行有效的員工溝通呢?
筆者認為主要從以下兩方面著手。
一、落實開放式信息溝通制度
大家知道，微軟公司有一個非常好的文化叫“開放式交流”，它要求所有員工在任何交流或溝通的場合里都能敞開心扉，完整地表達自己的觀點。當互聯(lián)網(wǎng)剛剛開始時，很多微軟的領(lǐng)導不理解、不贊成花太多的精力做這個“不掙錢”的技術(shù)。但有幾位技術(shù)人員不斷提出自己的意見和建議，雖然他們的上司理解，但仍然支持他們 “開放式交流”的權(quán)力。后來，他們的聲音很快傳到了比爾.蓋茨的耳中，促成他改變公司的發(fā)展方向，徹底支持互聯(lián)網(wǎng)。從這個例子我們可以看出，這種開放的交流環(huán)境對微軟公司保持企業(yè)活力和創(chuàng)新能力有著非常重要的意義。
溝通渠道的建立和暢通，可以使領(lǐng)導和員工心心相印，統(tǒng)一思想和觀念�？赏ㄟ^職工代表大會制度、廠務公開制度、合理化建議征集制度等方式使企業(yè)領(lǐng)導和員工進行開放式的溝通和交流。
首先，職工代表大會制度。它是企事業(yè)職工參與民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的基本制度。至少每半年召開一次，充分發(fā)揮職代會的作用：聽取和審議公司領(lǐng)導關(guān)于企業(yè)經(jīng)營方針、長遠規(guī)劃、年度計劃、基本建設等;審查同意或者否決公司的工資調(diào)整方案、獎金分配方案、勞動保護措施、獎懲辦法、職工福利以及其他重要的規(guī)章制度;評議、監(jiān)督各級領(lǐng)導干部。既有利于保障職工的民主權(quán)利、調(diào)動廣大員工參與公司改革發(fā)展的工作積極性、廣泛聽取職工的意見建議充分發(fā)揮職工的聰明才智。
其次，廠務公開制度。它是職工代表大會制度的延伸和發(fā)展。廠務公開是指在保護企業(yè)商業(yè)秘密的前提下企業(yè)經(jīng)營者把企業(yè)一切經(jīng)營活動向全體職工公開，內(nèi)容涉及公司重大決策問題、生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的重要問題、職工切身利益方面的問題、領(lǐng)導班子建設和黨風廉政建設方面的問題。通過廠務公開欄、廠情發(fā)布會、黨政工聯(lián)席會、職工座談會、群眾意見箱、領(lǐng)導接待日、內(nèi)部信息網(wǎng)絡、內(nèi)部刊物、內(nèi)部報紙、會議簡報等形式讓職工全方位、多角度、全過程了解公司的經(jīng)營情況。
第三，合理化建議征集制度。它是改進工作方法、提高組織績效的重要途徑，是知識、智慧、情感交流的重要途徑。教育家陶行知先生曾經(jīng)說過：“人類社會處處是創(chuàng)造之地，天天是創(chuàng)造之時，人人是創(chuàng)造之人。”尊重員工的創(chuàng)造性有利于激發(fā)員工的自信心、進取心、事業(yè)心，能夠促進員工的個人發(fā)展愿望與組織實現(xiàn)的目標達成一致。員工處在工作或生產(chǎn)第一線，了解組織存在的許多細小問題，蘊藏著巨大的創(chuàng)新潛力。因此，企業(yè)最大的財富是人的聰明才智，員工的意見和建議必須得到認真研究、重視和結(jié)反饋。
二、走動管理、深度溝通、了解需求
例如通用電氣公司總裁杰克.韋爾奇談到對溝通的理解時說道：“工作的努力程度和與下屬溝通能獲得成百上千倍的效用。每天，我努力深入每一位員工的內(nèi)心，并讓他們感覺到我的存在。”“扎根基層是最好的領(lǐng)導方法。我從來不認為老待在總部就好，當了CEO更強化了我這一觀點。我經(jīng)常走出辦公室與干實事的人在一起，至少要花1/3的時間。我不清楚作為CEO究竟應該在基層要花多少時間才合適，不過我明白，每天都要努力，要盡量不在辦公室辦公。”這就告訴我們，作為管理者要經(jīng)常深入基層、深入一線、深入職工，與員工零距離溝通，從及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。這就是所謂的走動管理。
建立經(jīng)常性聯(lián)系點、與基層員工交朋友、把員工召集到一起臨時召開小型會議、和職工坐在同一張桌子上，以餐桌作為每天交換意見的場所，氣氛自然是生動、坦率和真誠。這些都是深度溝通的較好方式。深入基層，讓一線員工感受到管理層對一線工作的關(guān)注和尊重，同時基層員工真切體會高層領(lǐng)導者的工作作風、人格魅力，潛移默化地對員工產(chǎn)生影響力。他們會樂于和管理層溝通自己對工作的看法和建議，以及個人需求。高層管理者也可以因勢利導，弘揚主旋力、宣傳公司的經(jīng)營管理理念，現(xiàn)場辦公解決問題。高層管理者只有切實了解實情，切實發(fā)現(xiàn)各種問題和聽取意見，切實采取有效措施，密切上下級關(guān)系，才能保證企業(yè)不偏離“航線”，保證企業(yè)目標的實現(xiàn)。這就是管理者與員工所謂的深度溝通。
員工的利益需求，通常包括物質(zhì)利益和精神利益兩個方面。具體的利益需求包括穩(wěn)定的就業(yè)和工作環(huán)境，公平的工資和福利待遇，成長和發(fā)展機會，良好的工作條件，受到重視和賞識，合理的人事政策，參與民主管理的權(quán)利等等。不同員工對組織有不同的需求，首先必須了解員工的共同需求，并注意滿足。其次，關(guān)注員工的個體需求，并力所能及地幫助員工解除后顧之憂，以便其全心身地投入到組織的發(fā)展之中。管理層“以人為本”，把一個班組、一個公司視為一個家庭，所有員工都是這個大家庭中的成員，密切同員工的關(guān)系，激發(fā)員工對企業(yè)的自豪感、歸屬感，關(guān)愛員工是最好的情感溝通，也就是所謂的了解需求。
綜上所述，筆者認為：管理者與員工進行有效地溝通，在企業(yè)中能夠產(chǎn)生不可估量的凝聚力、向心力，更能為企業(yè)創(chuàng)造意想不到的價值，從而提高工作效率與企業(yè)效益，真可謂“溝通構(gòu)造和諧，和諧創(chuàng)造價值”。
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