word文檔處理技巧五則解讀
3、利用Word 2000閱讀電子文檔
時下隨著大量免費(fèi)電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如ReadBook、e-book之類。這些讀書軟件有一個普遍的共同點(diǎn)：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設(shè)定自動滾屏以方便閱讀。其實(shí)Word 2000比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把Word 2000變成一款"讀書軟件"。
第一步：打開將要閱讀的文檔，選擇[工具]菜單中的[選項]命令，然后單擊[常規(guī)]標(biāo)簽，在"常規(guī)選項"中將"藍(lán)底白字"選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實(shí)上許多讀書軟件也是這么做的，如ReadBook。
第二步：單擊[視圖]菜單中的[網(wǎng)絡(luò)線]命令，這時屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標(biāo)線，這樣做的目的是為了便于閱讀。
第三步：選擇[工具]菜單中的[自定義]命令，在彈出的[自定義]對話框中單擊[命令]標(biāo)簽，在"類別"一欄中選擇"所有命令"并用鼠標(biāo)在"命令"一欄中將"AutoScroll"拖至工具欄中任一位置，這時出工具欄上便會出現(xiàn)"自動滾動"快捷按鈕，只需點(diǎn)擊一下，鼠標(biāo)便會在屏幕右側(cè)的垂直滾動條中變成一上一下的兩個"▲"和"▼"。
向上輕移鼠標(biāo)，便可實(shí)現(xiàn)自動向上卷屏;同理，向下移動便可實(shí)現(xiàn)自動向下卷屏。離垂直滾動條頂端或底端越近，卷屏速度越快;離滾動條中點(diǎn)越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文章了，悠哉樂哉!讀到精彩之處，想要停下來細(xì)看怎么辦?沒關(guān)系，隨便點(diǎn)一下鼠標(biāo)就會停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇[插入]菜單中的[書簽]命令做個書簽，保存起來留作下次讀書時備用。
怎么樣，這款"讀書軟件"還夠格的吧?事實(shí)上我寧愿用Word 2000來讀書，不僅因?yàn)樗膶?shí)質(zhì)性功能一點(diǎn)兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因?yàn)樗С值奈臋n格式相對于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂，Word 2000照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。使用Word 2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。
4、巧用格式刷快速設(shè)置段落和文字格式
在WORD的常用工具欄中有一個"格式刷"按鈕，它的功能就是將某一段落和文字的排版格式復(fù)制給另一段落和文字。因此通過格式刷可以實(shí)現(xiàn)以某一段落或某幾個文字的'排版格式為藍(lán)本，將其它段落或文字均設(shè)置成此格式。方法是：對于段落，先將光標(biāo)停在源段落(藍(lán)本)，然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時鼠標(biāo)指針變成一把小刷子，這時只需將刷子在目標(biāo)段落上單擊一下，目標(biāo)段落格式便與源段落格式變成一致;對于文字，先將源文字標(biāo)記成塊，然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時鼠標(biāo)指針變成一把刷子，這時只需將目標(biāo)文字標(biāo)記成塊，則目標(biāo)文字的格式與源文字變成一致。但這樣每次只能刷一次，若在點(diǎn)"格式刷"按鈕時雙擊，使其處于被按下的狀態(tài)，則可以接連刷若干次，(要取消格式光標(biāo)時，只需按ESC鍵或再次單擊"格式刷"按鈕)這對于要將多個格式比較復(fù)雜、位置比較分散的段落或文字的格式設(shè)成一致時，效率很高，免去了重復(fù)為每一個對象設(shè)置格式的麻煩。另外有興趣的朋友可鉆研一下"樣式"，利用它也可省去不少重復(fù)的操作。
5、利用矩形區(qū)域塊(列塊)完成一些特殊功能
在WORD中要將文字、段落標(biāo)記成塊，可能大多數(shù)用戶已經(jīng)很熟練，可還有一個有用功能未必大家都知道，那就是標(biāo)記矩形區(qū)域塊，方法是：先按ALT鍵不放，然后按住鼠標(biāo)左鍵在文檔區(qū)內(nèi)畫一個矩形區(qū)域，即可標(biāo)記一個矩形塊。然后對這個塊可像其它塊一樣進(jìn)行各種塊操作。這種方式在文檔內(nèi)容需要以列塊方式操作時很有用。例如當(dāng)文檔內(nèi)容中含有多個列數(shù)據(jù)(但又不宜采用表格)，需要對各列進(jìn)行移動、復(fù)制或改變列的間距等操作時。
6、Word2000中樣式的使用
Word提供了多種可供選擇的樣式。但是有時你可能需要創(chuàng)建新的樣式，或者更改所需的外觀。在創(chuàng)建新樣式時，你可以指定是否將它應(yīng)用到段落或字符中。另外，為樣式指定一個描述其結(jié)果的簡短、描述性名稱，可以使你和其他人在使用該樣式時能夠回想起其結(jié)果。要更改樣式，你可以調(diào)整已有樣式的格式設(shè)置。
(1).創(chuàng)建新樣式
①選定要將其格式保存為樣式的文本。
②單擊"格式"菜單,單擊"樣式"，然后單擊新建。
③鍵入簡短的、描述性名稱。
�、軉螕�"樣式類型"下拉箭頭，然后單擊"段落"，在樣式中包括所選文本的行距和頁邊距，或者單擊"字符"，在樣式中只包括格式，例如字體、字號和粗體。
⑤單擊"后續(xù)段落樣式"下拉箭頭，然后單擊要在使用了該新樣式的段落后將應(yīng)用的樣式名稱。
�、迒螕�"添至模板"復(fù)選框，將新樣式保護(hù)到當(dāng)前模板中。
�、邌螕�"確定"。
�、鄦螕�"應(yīng)用"或"關(guān)閉"。
瀏覽不同的樣式列表。
在查看樣式對話框中的樣式列表時，你可以選擇要查看的樣式類型：正在使用的樣式，所有樣式和用戶定義的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基于所選的選項。
(2).更改老樣式
�、賳螕�"格式"菜單,然后單擊"樣式"。
�、趩螕粢牡臉邮�。
�、蹎螕�"更改"。
�、軉螕舾袷�，然后單擊要更改的格式類型。
a、要更改字符"格式",例如字體類型和粗體,你可以單擊字體。
b、要更改行距和縮進(jìn)，你可以單擊段落。
�、葸x擇所需的格式選項，然后單擊確定。
�、迿z查預(yù)覽框，預(yù)覽樣式描述。進(jìn)行所需的格式更改。
�、邌螕�"確定"。
�、鄦螕�"應(yīng)用"或"關(guān)閉"。
提示：
使用樣式節(jié)省時間。
一旦你用樣式設(shè)置了文檔格式，你就可以快速嘗試使用不同的外觀。更改每個樣式，然后查看自動更改的帶有該樣式的所有文本。
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