word文檔處理技巧五則解讀

　　作為 Office 套件的核心程序， Word 提供了許多易于使用的文檔創(chuàng)建工具，同時(shí)也提供了豐富的功能集供創(chuàng)建復(fù)雜的文檔使用。哪怕只使用 Word 應(yīng)用一點(diǎn)文本格式化操作或圖片處理，也可以使簡單的文檔變得比只使用純文本更具吸引力。下面請看小編分享的word文檔處理技巧六則。

　　1、處理Word文檔的命令和技巧

　　用標(biāo)題分割內(nèi)容

　　創(chuàng)建大型Word文檔時(shí)，最好用標(biāo)題把包含不同主題的頁面分割開來。使用標(biāo)題方便閱讀者分層次閱讀文檔，使得他們能夠很容易地找到各個(gè)主題。

　　要格式化標(biāo)題，最簡單的方法是使用樣式，比如默認(rèn)標(biāo)題樣式"標(biāo)題1"、"標(biāo)題2"等。用樣式格式化標(biāo)題時(shí)，你可以很容易地得到文檔內(nèi)容目錄。

　　要把樣式應(yīng)用到標(biāo)題，請先用鼠標(biāo)選中標(biāo)題文字，然后從"格式"工具條的"樣式"下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點(diǎn)擊樣式下拉列表的時(shí)候按住"Shift鍵"就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉(zhuǎn)化成三種主要的標(biāo)題樣式——"標(biāo)題1"、"標(biāo)題2"、"標(biāo)題3"的話，你可直接使用鍵盤快捷方式，它們分別是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"。

　　用默認(rèn)樣式格式化標(biāo)題的優(yōu)點(diǎn)之一在于它有生成內(nèi)容目錄的能力。要生成內(nèi)容目錄，你只需把光標(biāo)移到要插入目錄的位置(通常是文檔開頭)，然后選擇菜單"插入/索引和目錄"，選擇"目錄"選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊"確定"按鈕。Word將自動(dòng)在光標(biāo)所在位置插入一個(gè)目錄。

　　用結(jié)構(gòu)圖快速導(dǎo)航

　　用樣式格式化文檔標(biāo)題的另外一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于，我們可以方便地利用文檔結(jié)構(gòu)圖進(jìn)行快速導(dǎo)航。要查看文檔結(jié)構(gòu)圖，請選擇菜單"視圖/文檔結(jié)構(gòu)圖"，此時(shí)屏幕的左邊就會(huì)顯示出文檔的標(biāo)題列表。點(diǎn)擊這個(gè)列表中的任意一個(gè)標(biāo)題，文檔主編輯區(qū)就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到該標(biāo)題所在位置。

　　如果你使用的是Word 2000，大型文檔既可以用內(nèi)容目錄導(dǎo)航，也可以用文檔結(jié)構(gòu)圖導(dǎo)航。內(nèi)容目錄中的每一項(xiàng)都是指向文檔中相應(yīng)標(biāo)題的超級鏈接，點(diǎn)擊任意一項(xiàng)你就可以轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分。要快速返回文檔的開頭，你只要按下"Ctrl+Home"鍵即可。

　　導(dǎo)航大型文檔的另外一種方法是使用"編輯"菜單的"查找"功能查找特定的文字。例如，假設(shè)你要查找文檔中介紹"購機(jī)選擇"的那一部分，你可以直接搜索"購機(jī)選擇"這幾個(gè)字。倘若文檔中這幾個(gè)字出現(xiàn)次數(shù)不是很多，在"查找和替換"對話框中你可以點(diǎn)擊"查找"以及"查找下一次"按鈕查找單詞的下一次匹配，找到正確的位置之后點(diǎn)擊"取消"按鈕即可。

　　為圖形加上題注

　　當(dāng)你在文檔中加入圖形和圖表時(shí)，不要忘了對它們進(jìn)行編號并加上說明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的：先選中圖形，然后選擇菜單"插入/題注"，在對話框中輸入對圖形的說明，最后點(diǎn)擊"確定"，Word將自動(dòng)對圖形進(jìn)行編號并加上說明。如果你以后在這個(gè)圖形之前加上了其他圖形，或者刪除了這個(gè)圖形之前的圖形，則Word將自動(dòng)修改圖形編號。

　　如果你想要在文檔內(nèi)部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉(zhuǎn)換成圖文框。然后，把光標(biāo)移到需要插入題注引用的地方，選擇菜單"插入/交叉引用"，從"引用類型"列表，選擇"圖表"，從"引用內(nèi)容"列表選擇你想要的引用類型，在"引用哪一個(gè)題注"中選擇正確的題注，最后點(diǎn)擊"插入"按鈕�，F(xiàn)在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導(dǎo)致圖形編號改變，文檔將自動(dòng)地進(jìn)行相應(yīng)的更新。

　　2、Word2000的六項(xiàng)重要設(shè)置

　　一.度量單位

　　word中的度量單位有厘米、毫米、磅(1厘米約等于28.35磅)、英寸和十二點(diǎn)活字(1個(gè)十二點(diǎn)活字等于12磅)五種�？稍�"工具→選項(xiàng)"的"常規(guī)"選項(xiàng)卡上選定使用哪一種度量單位。

　　"度量單位"下拉列表框的下面還有一個(gè)"使用字符單位"復(fù)選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標(biāo)尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"對話框的"縮進(jìn)和間距"選項(xiàng)卡上"縮進(jìn)"以"字符"來度量，"段前"、"段后"以"行"來度量。

　　二.取消word97不支持的功能

　　在"工具→選項(xiàng)"的"保存"選項(xiàng)卡上有一個(gè)"取消word97不支持的功能"的復(fù)選框。

　　一旦選中該復(fù)選框，就無法使用word97不支持的功能，如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現(xiàn)為：當(dāng)光標(biāo)移入表格單元格中后，"表格→插入"選單下的"插入表格"命令以及表格工具欄上"插入表格"按鈕無法使用。

　　三.即點(diǎn)即輸

　　在"工具→選項(xiàng)"的"編輯"選項(xiàng)卡上有一個(gè)"即點(diǎn)即輸"選項(xiàng)區(qū)，共有兩項(xiàng)設(shè)置，即"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復(fù)選框和"默認(rèn)段落樣式"下拉列表框。需使用即點(diǎn)即輸功能，則應(yīng)選中"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復(fù)選框，然后在"默認(rèn)段落樣式"下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值為"正文")。

　　四.嵌入truetype字體

　　當(dāng)文檔中包含某些特殊字體(一般電腦上不安裝的字體)，如office2000所帶的繁體字———mingliu，為了能在其它未裝特殊字體的電腦上能正常打開該文檔，可在文檔中嵌入truetype字體。方法是：將"工具→選項(xiàng)"的"保存"選項(xiàng)卡上的"嵌入truetype字體"復(fù)選框選中。

　　由于一個(gè)truetype字體文件的長度，小則數(shù)兆，大則十多兆，所以嵌入truetype字體后，文檔長度一般將增至數(shù)十兆，給編輯、使用帶來極大不便。如果再選中"只嵌入所用字符"復(fù)選框，則文檔的長度不會(huì)增大很多，但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字體部分的內(nèi)容。

　　五.首行縮進(jìn)

　　是否選用首行縮進(jìn)功能，可在"段落"→"縮進(jìn)和間距"→"特殊格式"下拉列表框中設(shè)定。如果不選用，則必須將"工具→自動(dòng)更正"的"鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式"和"自動(dòng)套用格式"選項(xiàng)卡上的"首行縮進(jìn)"復(fù)選框取消。

　　如果選用首行縮進(jìn)功能，則選中"工具"→"選項(xiàng)"對話框"常規(guī)"選項(xiàng)卡上的"使用字符單位"復(fù)選框。這樣"首行縮進(jìn)"的距離值就以字符來度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設(shè)定"度量值"的工作。

　　六.文檔網(wǎng)格

　　在"文件→頁面設(shè)置→文檔網(wǎng)格"選項(xiàng)卡上有四種選擇，即："無網(wǎng)格"、"只指定行網(wǎng)格"(默認(rèn))、"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"和"文字對齊字符網(wǎng)格"。用戶可以根據(jù)編輯文檔的類型，選用其中的某一種。

　　編輯普通文檔時(shí)，宜選擇"無網(wǎng)格"。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實(shí)際行間距均與其樣式中的規(guī)定一致。

　　編輯圖文混排的長文檔時(shí)，則應(yīng)選擇"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"。否則重新打開文檔時(shí)，會(huì)出現(xiàn)圖件不在原處的情況。