word實用技巧錦集
今天，小編為大家?guī)泶罅康膚ord實用技巧，僅供大家參考。
1、刪除空行。
對于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實想一下空行的特點，也就是多個“段落標(biāo)記”連在一起，那么我們用Word的替換功能就可實現(xiàn)刪除文章中的空行。打開“編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，按下“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會顯示為“^p^p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標(biāo)記”，即“^p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對于多行空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部的空行為止。
2、按姓氏筆畫排序。
在Word的表格功能中，為了適應(yīng)中文習(xí)慣，新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是：選擇需要排序的列，左擊“表格/排序”選單項，再選擇“類型”組合框中的“筆畫”項，并選擇“遞增”或“遞減”，點擊“確定”即可。你會看到，此時的表格已按“姓氏筆畫”(而不是“姓名筆畫”)的遞增(或遞減)排列好了。
3、顯示過寬文檔。
在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換。
4、在Word中輸入英語音標(biāo)。
如何在一篇文章或一份英語試卷中輸入英語音標(biāo)?有一個非常簡單辦法可以解決這個問題。如果你的計算機(jī)中裝有金山詞霸的話，在把英語翻譯成中文時，你會發(fā)現(xiàn)屏幕上顯示出了用國際音標(biāo)標(biāo)注的英文單詞的發(fā)音音標(biāo)，這表明計算機(jī)在安裝了金山詞霸后，一定在其內(nèi)部安裝了含有英語音標(biāo)的字庫。這個字庫文件就在Windows文件夾下的字體文件夾Fonts中，其文件名是ksphonet.ttf，字體名是kingsoft phonetic。
進(jìn)入中文word，需要輸入音標(biāo)時，可在“插入”菜單下選擇“符號”，在“符號”選項卡下“字體”下拉菜單中選擇“kingsoft phonetic plain”，這是你會看到國際音標(biāo)中的符號出現(xiàn)在屏幕上，選擇你所需要的音標(biāo)雙擊之即插入到文章中。如果你的計算機(jī)中沒有安裝金山詞霸，那也沒關(guān)系，你只要到裝有金山詞霸的機(jī)器上(或光盤中)把含有音標(biāo)的字體文件ksphonet.ttf復(fù)制到你的計算機(jī)即可。方法是：在有金山詞霸的計算機(jī)上找到文件夾windows\fonts\，將其中的名為ksphonet.ttf的字體文件有鼠標(biāo)拖放復(fù)制到A盤中(注意此時用鼠標(biāo)右鍵采用發(fā)送到A盤的方法進(jìn)行復(fù)制是無效的)，然后再在你的計算機(jī)上把它拖放復(fù)制到windows\fonts文件夾中就行了。
5、在Word中標(biāo)注漢語拼音。
在輸入中文時可能會需要在文字上面標(biāo)注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然后通過調(diào)整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標(biāo)注拼音的文字，然后運行“格式”下拉菜單中的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對應(yīng)的方框中輸入拼音。最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標(biāo)注。
6、給跨頁的表格自動添加表頭。
如果你在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進(jìn)行操作：選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行)，在“表格”選單上單擊“標(biāo)題行重復(fù)”。
7、給Word文件減肥。
在Word中輸入一點兒文字，很容易就達(dá)到幾十KB，真不知微軟是怎么回事，好像覺得我們的硬盤太大了似的。所以，很有必要給Word文件減減肥。 具體方法：只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進(jìn)行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。
8、取消自作聰明的超級鏈接。
當(dāng)我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時候，Word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，只要在文件的網(wǎng)址上按一下，就可以啟動IE進(jìn)入鍵入的網(wǎng)址或給輸入的信箱發(fā)信。 但是，有時候我們并不需要這樣的功能，就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢? 在Word中選擇“工具”→“自動更正”，先單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。再單擊“自動套用格式”選項卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。再單擊“確定”，以后再輸入網(wǎng)址，就不會轉(zhuǎn)化為超鏈接了。
9、實現(xiàn)Word個性模板。
用Word建立的文件默認(rèn)頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行設(shè)置，同時，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁面大小和自動縮進(jìn)，從而實現(xiàn)個性模板。
�、龠M(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾，你必須對文件夾選項進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見Windows手冊)，你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用WordXP打開它。
�、趩螕�“文件”→“頁面設(shè)置”，調(diào)出頁面設(shè)置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。
③單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米(相當(dāng)于兩個漢字字符)，即設(shè)置每段自動縮進(jìn)兩格(中國人用中文的特色)。
�、軉螕�“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經(jīng)啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。
⑤再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件)，按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
�、奚厦娴闹谱鞑襟E完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來進(jìn)行文件處理了。
10、巧用“稿紙”格式。
在Word中，用戶可以利用“稿紙向?qū)?rdquo;生成稿紙格式的文檔�？墒牵绾紊�“小字本”格式的文檔呢?問題的關(guān)鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：
�、僮髶�“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向?qū)?rdquo;，生成20×20的稿紙文檔;
�、谧髶�“視圖/頁眉和頁腳”選單項;
�、圩髶�“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;
�、苡覔�“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令;
⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式;
⑥左擊“文件/頁面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡;
⑦將每頁行數(shù)設(shè)置為31后確定;
�、嚓P(guān)閉“頁眉/頁腳”即可。
11、搶救Word文件有妙招。
你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機(jī)，此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉，這就叫“天有不測風(fēng)云”。不過，不要擔(dān)心，我有辦法。下面是具體的操作方法：
①首先按菜單“工具”，再按“選項”;
②接著找出Word自動記錄文件的位置： 按一下“文件位置”標(biāo)簽，點選“自動恢復(fù)文件”，再按一下“更改”按鈕。
�、劾每旖萱I的技巧，將文件位置給復(fù)制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(復(fù)制)，再點擊一下“取消”按鈕回到Word下。注意：如果你的Word不太穩(wěn)定，常讓你做無用功，干脆把這個文件夾另外指定一個名稱，往后找起來會更方便。
�、艽蜷_資源管理器，尋找這個文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。
⑤Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個以上的文件，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。 從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。 在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開了。
到這兒，你的文件就重新“活”了，還不快試試?
12、修改Word文檔的默認(rèn)保存路徑。
一般來說，Word文件默認(rèn)的保存路徑是C:\My Documents文件夾，修改其默認(rèn)保存路徑，可以執(zhí)行主菜單“工具/選項”命令，在“選項”對話框中切換到“文件位置”選項卡，在“文件類型”選項卡中選中“文檔”，然后單擊“更改”按鈕，并將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。
13、去掉Word頁眉下面的那條橫線。
去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”;二是在進(jìn)入頁眉和頁腳時，設(shè)置表格和邊框為“無”;第三種方法是進(jìn)入頁眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。
14、將光標(biāo)快速返回到Word文檔的上次編輯點。
按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。
15、Word中取消文本錄入過程中的自動編號。
可執(zhí)行菜單“工具/自動更正”命令，在打開的“自動更正”對話框中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。
16、在Word中設(shè)置上下標(biāo)注。
首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài);按Ctrl+“+”可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。
17、Word中光標(biāo)快速返回到上次編輯點。
按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。
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