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如何建立企業(yè)信息化管理體系
企業(yè)的信息化建設(shè)離不開技術(shù)的支持，更少不了管理體系的維護。根據(jù)質(zhì)量管理體系的標準建立的信息化管理體系，具有一定的合理性，其規(guī)范化設(shè)計更有利于符合企業(yè)信息化建設(shè)的需要。信息化管理體系可以從宏觀上對企業(yè)信息化建設(shè)做全面、有效的掌握控制，從而使企業(yè)在真正意義上實現(xiàn)信息化，提高企業(yè)競爭力。
1 關(guān)于企業(yè)信息化管理體系的說明
企業(yè)實現(xiàn)信息化，必須得在相關(guān)技術(shù)的基礎(chǔ)上建立，信息技術(shù)可以為企業(yè)的信息化提供技術(shù)支持，但是不能支撐企業(yè)信息化的有效進行。過分依賴技術(shù)支撐，如今已成了各企業(yè)信息化建設(shè)的瓶頸。信息化管理體系的提出，很好地解決了這一問題，從全局的高度來管理企業(yè)信息化建設(shè)的相關(guān)問題。
1.1 相關(guān)概念及特點
關(guān)于管理體系的概念，ISO9000中有相應(yīng)的描述，因此在這里，筆者借鑒其關(guān)于管理體系的描述來對企業(yè)信息化管理體系做定義。所謂企業(yè)信息化管理體系主要是指從宏觀的角度對企業(yè)信息化建設(shè)做全面的掌控，主要由資源、文件、職責等方面的管理，它關(guān)乎到企業(yè)信息化建設(shè)的順利進行。其主要特點有：(1)根據(jù)ISO9000設(shè)立的信息化管理系統(tǒng)是一種標準化的管理系統(tǒng)，它引用了ISO9000的原理和做法，因此具有科學合理性。(2)企業(yè)信息化管理體系是基于全局觀念建立的一個系統(tǒng)，是包括了企業(yè)信息化的所有內(nèi)容，具有宏觀的掌控指導意義。(3)管理體系一旦建立就應(yīng)該遵照其規(guī)范辦事，它指導規(guī)定了每個人的職責及權(quán)利，任何人都沒有特權(quán)。(4)建立信息化管理體系并不是一個一勞永逸的工程，在建成了一個相對完善的管理體系后，還需要在后期去不斷地完善和充實它。這些特點保證了管理體系不斷地在運行中改進漏洞，保證其科學性，從而使其能夠更好地為企業(yè)信息化建設(shè)服務(wù)，促進企業(yè)發(fā)展。
1.2 主要內(nèi)容
根據(jù)質(zhì)量管理體系的相關(guān)規(guī)定，可以將企業(yè)信息化管理體系的管理內(nèi)容分為職責的管理、資源的管理、信息系統(tǒng)的實施以及管理體系的測量和改進四個相互依存、相互制約的部分。(1)職責的管理部分。這主要包括對三個方面的管理，一是明確企業(yè)領(lǐng)導層的職責，主要包括關(guān)于企業(yè)信息化建設(shè)的決策及實施及員工管理等問題。二是對相關(guān)部門相關(guān)職責的規(guī)定問題，保證信息化建設(shè)有序進行。三是明確企業(yè)評審及體系策劃等問題。(2)資源的管理部分。這一部分關(guān)乎到企業(yè)資源的規(guī)劃利用問題，提供有效的管理方案以便能夠有效地獲取資源，并且能夠得到有效的利用。主要有硬件、軟件、工作環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)信息以及人力等資源，人力、數(shù)據(jù)信息是資源管理部分的重要內(nèi)容。(3)信息系統(tǒng)的實施部分。信息系統(tǒng)的實施部分是企業(yè)建立管理系統(tǒng)的核心部分，管理體系的建設(shè)主要圍繞信息系統(tǒng)的實施進行，管理維護信息系統(tǒng)，使其能夠正常有效地工作。(4)管理體系的測量和改進部分。主要是通過相關(guān)的測量和改進的辦法來促進管理體系的合理有效性，保證其正常工作。在運行中對管理體系的功能做客觀評估，測量其對企業(yè)信息化的實際作用，看其是否符合信息化建設(shè)的要求。針對不符合信息化建設(shè)的方面進行調(diào)整及改善，促進企業(yè)信息化建設(shè)有序進行。
2 關(guān)于實際運行模式
企業(yè)信息化管理體系是對企業(yè)信息化建設(shè)的宏觀把握，從全局著手來對有關(guān)企業(yè)信息化建設(shè)的因素進行管理。因此，在管理體系實際環(huán)境中的運行主要是根據(jù)PDCA的循環(huán)思想采用戴明模型實現(xiàn)。這種運行模式主要是在識別有關(guān)企業(yè)信息化的要素，針對各要素的特點及聯(lián)系制定相應(yīng)的管理方案及措施，并將這些方案進行整合，采用開放的管理辦法對其進行測量及改進，從而形成一個有機管理體系。根據(jù)PDCA循環(huán)思想，使得策劃、實施與運行、檢查與糾正、過程改進等部分實現(xiàn)螺旋上升的趨勢，不斷地在過程中去改進管理體系的缺陷及漏洞。
在實際運用中還應(yīng)該注意對管理體系的管理問題，改變以往的以“人治”原則，實施“法治”，建立相關(guān)的“法治”管理規(guī)范，從而使得企業(yè)信息化建設(shè)走向科學合理化。另外，企業(yè)還應(yīng)該具備相應(yīng)的管理技術(shù)及先進的管理思想，把相關(guān)的管理技術(shù)、思想及經(jīng)驗教訓以知識庫的形式建立起來，以指導管理體系的有效運行，促進企業(yè)信息化建設(shè)有效開展。
3 關(guān)于具體實施步驟
企業(yè)信息化管理涉及面非常廣，包括資源的管理與提供、員工的管理、部門內(nèi)部與部門之間的管理與協(xié)調(diào)等等，要把這些內(nèi)容科學合理的組織在一個體系中，將是一個非常復雜的工程，需要建立一個規(guī)范的管理體系以及一套科學合理有效運行模式。上述關(guān)于管理體系的運行模式的闡述體現(xiàn)出了其運行步驟主要由策劃、運行、評價及改進四個階段組成，其具體情況如下。建立管理體系首先得有一個相關(guān)的體系策劃，明確管理體系的建設(shè)目標、各相關(guān)人員的建設(shè)職責、建設(shè)規(guī)劃等問題。首先，關(guān)于企業(yè)信息化管理體系的策劃階段可以細分為對企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃分析、對企業(yè)規(guī)劃的分析、對企業(yè)信息化因素的識別、對管理體系總體結(jié)構(gòu)的策劃、編制相應(yīng)的管理體系文件五個小步驟。其次，在運行階段，主要是要將管理體系與企業(yè)信息化系統(tǒng)結(jié)合起來，保證其相輔相成，相互作用。這一階段可以從對管理體系進行宣傳并對員工進行相關(guān)的培訓、合理規(guī)劃資源、實施信息化管理體系等三個方面來實施。第三是對體系的評價，在這一過程階段主要是通過監(jiān)控管理體系的運行，評價體系的運行效果。主要包括對運行過程的檢測評價、對突發(fā)狀況的應(yīng)對功能的評價等，然后將這些檢測評價的結(jié)果導入到下一階段進行改進。最后是體系的改進，這一過程主要是通過制定相關(guān)的改正措施，然后根據(jù)上述的評價結(jié)果，有針對性地對管理體系中的缺陷及漏洞進行改進，從而促進信息化管理體系達到最優(yōu)化。
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