構(gòu)建企業(yè)人力資源檔案制度論文
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理方式之一，儲存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現(xiàn)代企業(yè)基本實現(xiàn)了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術(shù)結(jié)合的要求，將其轉(zhuǎn)化為直接利用的數(shù)字信息。但現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理平臺的構(gòu)建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準(zhǔn)確地發(fā)布出來，滿足企業(yè)不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統(tǒng)平臺需求分析
基于現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，必須從企業(yè)全局角度來著眼，以目前企業(yè)已擁有的管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容性作為開發(fā)基礎(chǔ)。實現(xiàn)人力資源檔案信息的科學(xué)管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現(xiàn)代企業(yè)管理文化進行接壤，提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團隊人才意識。因此，系統(tǒng)必須考慮以下幾個方面：首先，系統(tǒng)建設(shè)需要以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，保障企業(yè)人員對檔案信息的隱私權(quán)和知情權(quán)；人力資源檔案系統(tǒng)信息的收集符合法律法規(guī)的要求，滿足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次，系統(tǒng)建設(shè)必須以目前企業(yè)管理系統(tǒng)的特性作為參照，主要體現(xiàn)在系統(tǒng)平臺必須與企業(yè)管理系統(tǒng)具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上，為系統(tǒng)平臺與企業(yè)對接減少阻礙。再次，系統(tǒng)平臺的'功能設(shè)計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業(yè)管理者提供幫助，更要肩負起對企業(yè)員工利用需求的責(zé)任；建立專人專用賬戶的用戶權(quán)限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業(yè)核心價值的技術(shù)信息必須進行嚴格保密。數(shù)據(jù)保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素，保持信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，以企業(yè)利益最大化為根本目標(biāo)，縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統(tǒng)功能設(shè)計
現(xiàn)代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶個人信息認證、企業(yè)員工知識共享、系統(tǒng)管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網(wǎng)絡(luò)模式可以實現(xiàn)：普通用戶登陸后經(jīng)過系統(tǒng)的授予權(quán)限，可以對個人的身份相關(guān)信息進行校對，個人有關(guān)信息如果有誤，可以向系統(tǒng)管理人員提供機構(gòu)證明，管理人員對系統(tǒng)個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號分享本人或所在機構(gòu)所掌握的技能知識，平臺提供多用戶進行在線交流等功能；系統(tǒng)管理員按照企業(yè)內(nèi)的層級和不同部門分類設(shè)置不同用戶權(quán)限，用戶可以通過賬號查詢企業(yè)知識信息庫；系統(tǒng)管理人員不僅具有普通用戶的權(quán)限，還可以對系統(tǒng)的管理模塊進行管理，對用戶權(quán)限進行系統(tǒng)設(shè)置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責(zé)任。
現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業(yè)員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導(dǎo)航、知識庫查詢、業(yè)務(wù)查詢、信息反饋、即時信息發(fā)布、用戶在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發(fā)布只向管理人員賬戶權(quán)限開放，普通賬戶對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統(tǒng)對系統(tǒng)管理人員提出申請，得到及時回復(fù)。
3、現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺的技術(shù)架構(gòu)
結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統(tǒng)平臺的主站點及其各有關(guān)站點設(shè)計方式，包括充分考量了現(xiàn)代企業(yè)在實踐應(yīng)用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設(shè)置更為合理、欄目可以對哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創(chuàng)建檔案資源信息和知識庫信息內(nèi)容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統(tǒng)平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁面相對分開�；谝陨咸攸c，現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺主要采用普遍應(yīng)用的三層式B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
第一，企業(yè)人力資源檔案管理系統(tǒng)表示層。表示層是應(yīng)用于系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)與企業(yè)用戶的直接接口，擔(dān)負起將系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為用戶最易于接受的表現(xiàn)形式。此外，現(xiàn)代人力資源檔案系統(tǒng)表示層不僅對系統(tǒng)內(nèi)信息進行轉(zhuǎn)化，而且該系統(tǒng)將員工所掌握的知識、技術(shù)方法以及管理方法進行形式轉(zhuǎn)化存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第二，企業(yè)人力資源檔案系統(tǒng)邏輯層。系統(tǒng)邏輯層作為存儲資源庫的實踐應(yīng)用，管理存儲系統(tǒng)平臺對信息的收集與邏輯存儲數(shù)據(jù)庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對信息的需求進行分析、對平臺進行設(shè)計。設(shè)置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發(fā)布、知識庫查詢、系統(tǒng)管理等，相應(yīng)的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對系統(tǒng)進行相關(guān)操作。
個人人力資源檔案信息管理主要針對企業(yè)員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統(tǒng)管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統(tǒng)管理包括用戶權(quán)限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發(fā)布、登錄日志等；權(quán)限管理主要對系統(tǒng)登錄賬戶根據(jù)所處部門和級別進行合理授權(quán)；知識信息發(fā)布管理是根據(jù)用戶通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準(zhǔn)則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對高頻的搜索話題進行匯總，來對信息進行即時發(fā)布；系統(tǒng)維護通過管理人員賬戶對系統(tǒng)進行定期日常維護。
4、系統(tǒng)管理平臺安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺獲得企業(yè)員工信賴的基礎(chǔ)，是以保障該系統(tǒng)提供安全、高效、準(zhǔn)確的信息作為前提。因此，根據(jù)信息庫的信息內(nèi)容特征，本系統(tǒng)可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度，保持信息系統(tǒng)的安全化管理以及知識信息的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統(tǒng)管理人員在企業(yè)員工應(yīng)聘進入企業(yè)工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次注冊，避免服務(wù)器的過重負擔(dān)和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統(tǒng)平臺的用戶操作限定在特定對象，幫助系統(tǒng)平臺在日后利用信息統(tǒng)計與訪問追蹤統(tǒng)計提供了真實數(shù)據(jù)。
第二，對所有員工賦予特定的身份權(quán)限與核心技術(shù)知識進行加密處理。企業(yè)員工獲得的權(quán)限，必須進行分級設(shè)定，保障系統(tǒng)平臺多種功能得到準(zhǔn)確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內(nèi)不同職位的員工，對系統(tǒng)可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關(guān)權(quán)限的審批，普通用戶是無法對系統(tǒng)進行越權(quán)操作。因此，權(quán)限設(shè)置不僅使系統(tǒng)平臺管理更為便捷，也為系統(tǒng)平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數(shù)據(jù)庫還為企業(yè)存儲相關(guān)核心技術(shù)數(shù)據(jù)，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開放利用�；谝陨弦蛩�，員工的身份與核心知識加密設(shè)置不同進入權(quán)限，可以根據(jù)其不同部門的職能屬性與層級職務(wù)大小進行科學(xué)的權(quán)限分配，時刻保持信息庫內(nèi)的知識信息處于穩(wěn)定與可控中。
第三，為保證整個系統(tǒng)的信息安全，必須對原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行定期的備份，嚴格編制系統(tǒng)操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統(tǒng)得到安全操作。
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