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人事檔案轉(zhuǎn)移流程

　　人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，如果要轉(zhuǎn)移個(gè)人的人事檔案，具體要按照哪些流程來辦理呢?下面是小編整理的人事檔案轉(zhuǎn)移的流程，歡迎閱讀!

人事檔案轉(zhuǎn)移流程

　　人事檔案轉(zhuǎn)移流程

　　1、到接收地人才服務(wù)中心開具《人事關(guān)系及檔案接受函》，并加蓋公章;

　　2、到調(diào)出地人才服務(wù)中心綜合事務(wù)辦公室，憑《接受函》填寫一式兩份《商調(diào)人員情況登記表》;

　　3、到調(diào)出地人才服務(wù)中心人事檔案辦公室，憑《接受函》查閱人事關(guān)系計(jì)算機(jī)資料，確認(rèn)在案后繳納所欠的人事代理費(fèi)用，以20元/月累計(jì);交清后在兩份《登記表》主管部門意見欄加蓋公章;

　　4、人事檔案辦公室隨即將你的檔案袋調(diào)送到綜合事務(wù)辦公室;

　　5、到原就職單位，在兩份《登記表》調(diào)出單位意見欄加蓋公章;(該步可能可以免除);

　　6、憑《接受函》和兩份《登記表》到綜合事務(wù)辦公室開具介紹信;此時(shí)工作人員會(huì)問你自帶還是郵寄，如果自帶，則會(huì)將檔案袋連同介紹信用封條封好，并在封條處加蓋十幾個(gè)公章，辦公室同時(shí)保留一份《登記表》，另一份由你帶走;

　　7、到現(xiàn)就職單位在《登記表》上加蓋調(diào)入部門意見欄公章;(該步可能可以免除)

　　8、將密封好的檔案袋妥善地移送到接受地人才服務(wù)中心，并在《登記表》上加蓋調(diào)入地主管部門意見欄公章;

　　9、完成。

　　個(gè)人人事檔案轉(zhuǎn)移流程

　　一、以下是不用改派的流程：

　　1.老單位解除勞動(dòng)合同，把解除證明拿到，調(diào)檔用。

　　2.新單位出調(diào)檔函或者接收函，一定寫明已在此工作，需要轉(zhuǎn)移人事檔案或戶口，寫清楚轉(zhuǎn)移地址。如果單位沒有人事代理權(quán)，需要去單位依托的人事局把接收函蓋章子，需要攜帶單位接收函和合同，有的還需要介紹信。

　　3.如果單位有人事代理權(quán)的話帶調(diào)檔函和解除勞動(dòng)合同證明就可以去老單位提檔了。

　　4.回來存檔。

　　二、以下是需要改派的流程，一般是畢業(yè)后生剛畢業(yè)參加工作但在試用期內(nèi)就跳槽，或者在人才中心托管的檔案未及時(shí)辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)的：

　　1.老單位解除勞動(dòng)合同，把解除證明拿到，調(diào)檔用。

　　2.新單位出調(diào)檔函或者接收函，一定寫明已在此工作，需要轉(zhuǎn)移人事檔案或戶口，寫清楚轉(zhuǎn)移地址，注意要開兩份，一份抬頭寫老單位，另一份抬頭寫畢業(yè)學(xué)校，分別交這兩個(gè)地方。如果單位沒有人事代理權(quán)，需要去單位依托的人事局把接收函蓋章子，需要攜帶單位接收函和合同，兩份接收函都帶上，有的還需要介紹信。

　　3.去老單位取檔案。注意順便要回就業(yè)報(bào)道證，能要回老協(xié)議書的盡量要回，畢業(yè)時(shí)簽的協(xié)議書必須有一份，自己手里那一份沒有丟失最好。

　　4.寫改派申請，要交給你畢業(yè)學(xué)校的就業(yè)辦公室，把需要改派的情況寫明。

　　5.拿接收函(抬頭是畢業(yè)學(xué)校那一份)、改派申請、原單位解除勞動(dòng)合同證明、老報(bào)道證去學(xué)校，找到輔導(dǎo)員或主管學(xué)院工作的副院長在改派申請上簽字并蓋上學(xué)院章子，將以上材料交學(xué)院就業(yè)辦公室辦理改派手續(xù)，等待新報(bào)道證下發(fā)。

　　6.新報(bào)道證下來以后，帶上檔案、報(bào)道證等材料交給單位管理檔案部門去當(dāng)?shù)厝瞬艌?bào)道落實(shí)檔案即可。如果是外省生源還需到單位所在省人事局報(bào)道備案，否則地方人事局將不予接受。

　　人事檔案調(diào)入流程

　　一、檔案調(diào)入

　　(一)所需材料

　　1、員工本人身份證(駕照、軍官證等)合法、有效身份證件原件;

　　2、本人人事檔案(包括：學(xué)籍檔案、工作檔案、黨團(tuán)檔案等);

　　(二)辦理流程

　　1、確認(rèn)員工入職手續(xù)已辦理，依據(jù)《員工基本情況登記表》中“檔案所在地”一欄填寫情況，辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù);

　　(1)檔案為“自帶”的，經(jīng)審核符合存檔要求后接收人事檔案，并讓其簽訂《單位委托管理人事檔案合同書》及填寫《代理人員信息卡》(或讓員工在規(guī)定期限內(nèi)持《單位委托管理人事檔案合同書》，直接將檔案托管至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室);

　　(2)檔案在其他單位或他也、托管機(jī)構(gòu)存放的，出具《西安市人才服務(wù)中心商調(diào)函》(商調(diào)函期限為：同城10天，異地30天)，通知員工限期內(nèi)辦理檔案調(diào)入手續(xù)(或讓員工在規(guī)定期限內(nèi)持《單位委托管理人事檔案合同書》，直接將檔案托管至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室);

　　(3)檔案原在西安市人才服務(wù)中心托管的，讓員工在規(guī)定期限內(nèi)持《單位委托管理人事檔案合同書》及原存檔憑證，至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理轉(zhuǎn)存手續(xù);

　　(4)檔案已由原檔案管理部門寄至安市人才服務(wù)中心的，讓員工在規(guī)定期限內(nèi)持《單位委托管理人事檔案合同書》至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理存檔手續(xù); (注：簽訂《單位委托管理人事檔案合同書》一式三份，填寫《代理人員信息卡》一張);轉(zhuǎn)檔案流程2、審核員工人事檔案，接收檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵照《檔案法》及中心接收檔案相關(guān)規(guī)定，仔細(xì)審核檔案是否符合接收要求。

　　(注：在收取檔案時(shí)，辦理檔案托管的人員所持檔案必須密封，個(gè)人不得隨意打開，如檔案已經(jīng)開封，讓其將檔案帶回原檔案所在地從新加蓋密封章。)

　　(1)符合存檔要求的

　　1)完全符合要求，檔案材料齊全的，將檔案編號(hào)、登記入冊;

　　2)符合要求，但缺少材料的，將檔案編號(hào)、登記入冊，并為其開具《檔案材料補(bǔ)充單》要求限期內(nèi)將所缺材料交齊;

　　(2)不符合存檔要求的，退其本人并告知其不能接收的原因，要求限期補(bǔ)齊檔案材料，辦理存檔手續(xù);

　　二、檔案交接

　　1、員工檔案由員工所在用工單位的服務(wù)專員負(fù)責(zé)接收，并于接收當(dāng)天下午16：30前移交至“檔案管理員”，由“檔案管理員”統(tǒng)一將檔案復(fù)核、編號(hào)、登記入冊后，妥善保管;

　　2、將所收的員工檔案，填寫《惜才檔案材料移交明細(xì)表》(一式兩份)，限期與中心檔案管理部門進(jìn)行交接(雙方簽字確認(rèn));

　　3、將中心檔案部門返回蓋章、編號(hào)的《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯(lián)”(委托單位留存)歸置其員工資料中，“藍(lán)聯(lián)”(個(gè)人留存)返于存檔員工;將《惜才檔案材料移交明細(xì)表》移交至“文檔庫管理員”，辦理材料入庫工作;

　　↓↓↓↓↓下頁更多人事檔案調(diào)入流程↓↓↓↓↓

　　三、檔案調(diào)出

　　(一)所需材料

　　員工提供：

　　1、員工本人身份證(駕照、軍官證等)合法、有效身份證件原件;

　　2、員工所持的《單位委托管理人事檔案合同書》“藍(lán)聯(lián)”;

　　3、新檔案接收單位(機(jī)構(gòu))開具的《商調(diào)函》;

　　4、員工所在用工單位開具的《離崗確認(rèn)書》;

　　惜才公司提供：

　　5、惜才公司所持的《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯(lián)”;

　　6、惜才公司為派遣員工開具的《終止/解除勞動(dòng)合同證明書》;

　　(二)辦理流程

　　1、確認(rèn)員工離職手續(xù)已辦理，依據(jù)員工提供情況，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù);

　　(1)派遣員工的辦理

　　1)有檔案接收單位的派遣員工，讓其持本人有效身份證件、《調(diào)檔函》、《終止/解除勞動(dòng)合同證明書》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍(lán)”兩聯(lián)等，至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù);

　　2)無接收單位的派遣員工，并符合中心個(gè)人托檔要求的，讓其持本人有效身份證件、《調(diào)檔函》、《終止/解除勞動(dòng)合同證明書》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍(lán)”兩聯(lián)等，至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理個(gè)人托管手續(xù);

　　(2)代理員工的辦理

　　1)有檔案接收單位的代理員工，讓其持本人有效身份證件、《調(diào)檔函》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍(lán)”兩聯(lián)等，至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù);

　　2)無接收單位的代理員工，并符合中心個(gè)人托檔要求的，讓其持本人有效身份證件、《調(diào)檔函》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍(lán)”兩聯(lián)等，至西安市人才服務(wù)中心人事代理部檔案科室辦理個(gè)人托管手續(xù);

　　(注：員工為代理人員的，我方經(jīng)辦人員須在《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯(lián)”上填寫“該員工為代理員工，無離職證明，請與辦理檔案裝出手續(xù)”及經(jīng)辦人員姓名，辦理日期等字樣，并加蓋“惜才派遣專用章”。)

　　人事檔案轉(zhuǎn)出流程

　　1、辦理流程：

　　辦理人事關(guān)系轉(zhuǎn)出(詳見人事檔案(關(guān)系)轉(zhuǎn)出各項(xiàng)流程)

　　↓

　　辦理戶籍關(guān)系轉(zhuǎn)出(詳見戶口遷移各項(xiàng)流程)

　　↓

　　整理檔案材料

　　↓

　　辦理行政關(guān)系、工資關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)(如是商調(diào)需提供調(diào)動(dòng)通知后才能辦理)

　　↓

　　辦理黨組織關(guān)系、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)等

　　↓

　　在代理人員辦完轉(zhuǎn)出手續(xù)后的十個(gè)工作日內(nèi)通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)出檔案

　　2、政策依據(jù)：

　　根據(jù)中共中央組織部、人事部關(guān)于印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的通知，人發(fā)[1996]118號(hào)，《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中第三章流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第八條人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書，向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi)，將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無誤后，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的，應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。

　　第九條流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。對流動(dòng)人員本人自帶的人事檔案，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。

　　個(gè)人人事檔案的要求

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

　　提供保管檔案的服務(wù)的機(jī)構(gòu)各地人才市場、各區(qū)、縣人才市場及街道辦等。按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，畢業(yè)生的人事檔案屬于國家法定、強(qiáng)制執(zhí)行、歸口管理的公共信息，個(gè)人不得截留和銷毀。

　　檔案丟失需進(jìn)行補(bǔ)檔，也就是說，持有者需回到小學(xué)、初中、高中、大學(xué)及原工作單位，補(bǔ)齊相關(guān)證明材料，因?yàn)闄n案未歸檔會(huì)影響到入黨、升學(xué)等，影響自己評(píng)定職稱、考研政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)及日后的離退休手續(xù)辦理，也會(huì)影響到自己出國留學(xué)。如果有考公務(wù)員的意向，檔案必須保管好。

　　個(gè)人人事檔案的重要性

　　人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無法按期轉(zhuǎn)正定級(jí)、申請職稱，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)也遇到麻煩，經(jīng)咨詢才知道是因?yàn)樽约捍髮W(xué)畢業(yè)時(shí)疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。

　　人事檔案的特征

　　全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

　　現(xiàn)實(shí)性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動(dòng))部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

　　真實(shí)性

　　這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　動(dòng)態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

　　流動(dòng)性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

　　機(jī)密性

　　人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

　　人事檔案的存檔方法

　　國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：

　　一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

　　二、是把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。

　　這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

　　三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

　　拓展：人事檔案管理辦法

　　一、目地

　　為了能更高效的的員工人事檔案開展妥當(dāng)管理方法，高效的保守機(jī)密;與此同時(shí)為了保障個(gè)人檔案的一體化，避免原材料毀壞，有利于高效率、規(guī)范有序運(yùn)用檔案文件，特制定本管理方法辦法。

　　二、檔案保管具體內(nèi)容

　　1、職工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、面試人員登記表、招聘面試紀(jì)錄及工資待遇核準(zhǔn)事宜審核、筆試試題、身份證掃描件、學(xué)歷學(xué)位證影印件、離職證明書、各種合同書及協(xié)議書。

　　2、職工培訓(xùn)檔案：學(xué)習(xí)培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或是評(píng)定結(jié)論、學(xué)習(xí)培訓(xùn)審核表、職工派遣培訓(xùn)協(xié)議、外出培訓(xùn)登記表(資格證書正本)、員工技能培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)分析表。

　　3、績效管理檔案資料：將員工績效考核相關(guān)信息按月分類梳理。

　　4、職工離職檔案：職工轉(zhuǎn)崗包含職工與企業(yè)消除(停止)勞務(wù)關(guān)系，身亡等情況。

　　三、檔案資料有關(guān)規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1標(biāo)準(zhǔn)：分類依據(jù)、存檔立即、排列有序、層級(jí)清晰、梳理標(biāo)準(zhǔn)。

　　1.2員工入職前，人事部對個(gè)人檔案信息真實(shí)性、實(shí)效性進(jìn)行核實(shí)，若有虛報(bào)，可不予以錄取和辭退解決。

　　1.3對個(gè)人檔案按入職時(shí)間歸類存檔，按在職員工、離職人員進(jìn)行梳理，并立即備案于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并且在檔案資料前頁填好各種各樣人事資料的名字以及對檔案資料開展序號(hào)，個(gè)人檔案正常情況下是保存起來。

　　1.4當(dāng)在職人員的相關(guān)信息有變更時(shí)(如文憑變化、身份證號(hào)變化、本人專業(yè)技術(shù)職稱變化、婚姻狀況變化等)，需及時(shí)將相關(guān)信息影印件交人事部存檔，正本現(xiàn)場檢查。

　　1.5激發(fā)和錄取入公司員工，需在辦理流程前調(diào)取檔案資料。則在簽到新的工作崗位前，對加入或新創(chuàng)建的檔案資料都應(yīng)該備案。

　　1.6對團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了解、考評(píng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、獎(jiǎng)罰產(chǎn)生的原材料一定要搜集、梳理維持檔案完好性，存檔的原材料務(wù)必用心辨別，確保原材料真實(shí)的、文本清晰、辦理手續(xù)完備。原材料需經(jīng)審核蓋公章與本人簽字的，需在蓋公章、簽名后存檔。

　　1.7職工離職檔案每月排查，此外歸檔，檔案保存正常情況下三年后才可消毀(高管組核心人員保存該員工轉(zhuǎn)崗8年止)。

　　1.8人事部檔案員需要注意檔案保管自然環(huán)境清潔、干凈整潔。

　　1.9檔案資料應(yīng)歸類序號(hào)儲(chǔ)放，一個(gè)職工一個(gè)序號(hào)，避免同名重姓職工檔案交叉式，制電子目錄，便于查看。

　　2、檔案查、閱覽

　　2.1檔案資料分成信息保密與非保密，信息保密檔案資料嚴(yán)禁查看，必須要在檔案庫房瀏覽，不可借出;非保密級(jí)檔案資料因工作需要查、閱覽，須填好《查、借閱人事檔案單》(配件三)，通過行政部門人事部主管準(zhǔn)許后才可查、閱覽。

　　2.2任何單位一般不可垮單位查、閱覽個(gè)人檔案，下屬職工不可查、閱覽上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職工的個(gè)人檔案。

　　2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、行政部門人事部可以直接查、閱覽員工人事檔案。

　　2.4全部通過審批后閱覽的個(gè)人檔案需要在三天內(nèi)償還人事部(除突發(fā)·情況能延長)，對閱覽后期滿未歸還者、償還毀壞、擅自打印檔案資料者、遺失者按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定解決。

　　2.5人事部搞好查、閱覽備案，并且在《人事檔案借閱登記本》簽名備案(配件三)。

　　3、查、閱覽檔案資料常見問題

　　3.1不可修改、圈劃、提取、更換、毀壞檔案材料。

　　3.2不得隨意打印、拍照檔案內(nèi)容，如有工作必須從檔案資料中調(diào)查取證需經(jīng)行政部門人事部主管允許。