出差日程計劃表的格式

日程安排計劃表的制作和填寫

(1)年預定表。如果是總經理辦公室分發(fā)的預定表大致都不會有問題，但文秘人員自己制作時，則要考慮上一年度的預定表，而關于時間、地點、主題等，也應向上司或負責辦理該事項的部門確認。通常制作年預定表時的注意事項如下：

由于預定表的注意目的在于一目了然，所以文字表達一定要概括、簡要、明確。

因為所記載的事項大多數都屬于例行的事，因此詳細內容在抄寫于月預定表、周預定表、日預定表上時，應該再補充記載。

完成之后即制作復印件，然后向上司提出。

(2)月預定表、周預定表、日預定表。在這三種表當中，究竟以那一種為基礎好呢?應該根據一個企業(yè)的行業(yè)類別、上司所負責部門及上司的習慣來決定，并沒有一定的標準。多數以月預定表為基礎。至于日程安排計劃表，目前在市場上有小筆記本式、日歷式或電子的如“掌上電腦”、“商務通”之類，而文秘人員一般都是以一年用的日程安排計劃筆記本為主。每當需要將日預定表及周預定表交給上司時，就從這里抄出有關內容制作成表。文秘人員一定要養(yǎng)成良好的習慣，即只能有一個主要的日程安排計劃表，以及有事情就一定填寫在計劃表上。

這個日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，也不要廢棄，而應當作為記錄保存下來，仍很有參考價值。保存期限大約3至5年。

一般說來，上司都是把日程安排計劃寫在自己的日歷式、電子式小筆記本上，并隨身攜帶。文秘人員應該注意：

在替上司安排約會時間之前，必須先對上司的工作時間表有全盤的了解，才不會發(fā)生錯誤。而且所有的日程安排計劃都要在征詢上司意見之后再決定。

在決定日程安排計劃時，應立即填寫在上司的日程安排計劃表上，或寫在便條上交給上司，再由上司自己填寫。

上司沒有經過文秘人員而自己決定的日程安排計劃，也必須填寫在主要計劃表上，所以文秘人員應請求上司若有這種情況，應主動告知。

信息要盡量詳細，如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號。

暫定的預約用鉛筆填寫，等決定以后要馬上用墨水筆改寫。

先將年預定計劃抄寫在文秘人員的主要日程安排計劃表上，時間、地點、及其他當時已經很清楚的信息，也要記錄下來。

然后再把每個月的會議、活動等以月為單位的的例行安排計劃填寫進去。

在制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間，到下一個地方去所花費的時間(充分考慮交通阻塞的程度)等，在時間的安排上應寬裕些，這樣有事容易應付。

如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空擋，請上司決定優(yōu)先順序。

有時計劃屬于機密事項，不便公開。文秘人員只需表示“沒有空閑時段”即可。

從黃昏至夜晚的日程安排計劃，經常會有私事及不屬于業(yè)務的事項，必須先獲得上司的同意，再將時間、地點填寫進去。

在日程安排計劃表中，若遇到上司出差(國內或國外)時，要清楚地填寫出發(fā)和返回的時間、日期，并另外制作旅程表，必須先確認出差日程、機票的日期、時間、班機名稱、起飛、降落的機場名稱、地名等等。

旅程表除了預定行動以外，也要填寫：

旅店名稱、地址、電話號碼;

當地聯絡者的姓名、地址、電話號碼;

會面者的姓名、公司名稱、地址、電話號碼;

當地的本國大使館地址、電話號碼等必要的信息。

另外，旅程表除留底外，還要制作兩份，一份交給上司，一份交給上司家人。

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