人事檔案 作用

解讀人事檔案的作用

最近辦公室對公司員工的人事檔案情況作了一次全面梳理，發(fā)現(xiàn)許多員工對人事檔案的作用尚不清楚，檔案里那些東西到底有什么用?改革開放以后，企業(yè)用人早已不受戶口和檔案的限制，在寧波，外地戶籍人員只要有大專以上畢業(yè)證書，身份證和暫住證齊全，一樣可以辦理勞動備案和四金交納手續(xù)，檔案的作用在我們腦海中的印象越來越淡薄。

根據(jù)國家政策：沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領(lǐng)取不了養(yǎng)老金。因為你的退休年齡不是以你的戶口本或身份證決定，而是以你的檔案中記載的出生年齡來決定。年老退休的時候你靠的就是養(yǎng)老金，而且生病住院也可以給你報銷很大一部分。除非你超級有錢，否則建議你還是要好好保管個人的檔案。

辦理參保事宜時不需要查看本人檔案，但并不代表檔案就沒有作用。除了在職工到達(dá)法定退休年齡，單位到社保有關(guān)部門辦理退休審批手續(xù)時，需要提交職工檔案，在辦理社保過程中，遇到一些需要查實(shí)的情況，如社保的視同繳費(fèi)年限，也需要通過個人檔案來進(jìn)行核實(shí)。

勞動保障機(jī)構(gòu)首先要確定退休人員的檔案是否移交市、區(qū)社保局，確定后，由勞動事務(wù)保障所的工作人員查閱退休者檔案，核對退休人員的出生年月、參加工作的時間、繳費(fèi)年限、退休時間將以《退休人員待遇審批表》為準(zhǔn)。

除此之外，在報考公務(wù)員和研究生時，檔案也會發(fā)揮作用。特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位在工資調(diào)整、職稱評定、轉(zhuǎn)正定級、黨團(tuán)關(guān)系調(diào)查等多個方面，都需要出具以人事檔案為依據(jù)的各種證明。

有人說：現(xiàn)在戶籍制度都開始放松了，現(xiàn)行的檔案制度遲早也要作出調(diào)整。中國人民大學(xué)勞動人事學(xué)院副院長劉爾鐸博士表示：從發(fā)展趨勢來說，“如果不是官員，檔案對普通人而言作用不大。因為人事檔案在我國現(xiàn)在社保體系中起的作用并不直接，只是起到一個驗證社保享受者實(shí)際情況的佐證作用。如果登記的社保材料齊全，基本不需要檔案。如果材料不全，檔案可以作為一個證明�！�

個人檔案制度究竟有沒有存在的必要?現(xiàn)在并不是討論個人檔案制度有無存在必要的時候，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是負(fù)責(zé)接、管、轉(zhuǎn)人事檔案、人事關(guān)系，為存檔案人員保留原身份、連續(xù)計算工齡、按有關(guān)政策辦理轉(zhuǎn)正定級、調(diào)整檔案工資、認(rèn)證身份、辦理出國政審、申報技術(shù)職稱，按規(guī)定出具有關(guān)證明(包括存檔證明、邊境證明、婚姻證明、考學(xué)證明)，接管轉(zhuǎn)黨團(tuán)組織關(guān)系，申報有關(guān)獎懲事宜，補(bǔ)充檔案材料，代辦養(yǎng)老保險等等。在現(xiàn)行制度下，人事檔案還沒到“下崗”時候，不要隨意丟棄檔案，以免給自己以后的工作生活帶來不必要的麻煩和損失。

一份完整的人事檔案里的“內(nèi)容”

履歷材料/自傳材料/鑒定、考核、考察材料

學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料)

政治歷史情況的審批材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)

參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料

獎勵材料(包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進(jìn)事跡)

處分材料(包括甄別、復(fù)查材料，免予處分的處理意見)

錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料

以及其他可供組織上參考的材料

關(guān)于檔案的常見誤區(qū)及解決建議：

誤區(qū)1、八部某員工：“自從畢業(yè)后，從來沒有關(guān)注檔案的去向，現(xiàn)在工作都十多年了，其中也轉(zhuǎn)過幾家單位，現(xiàn)在要找到檔案所在，真是一點(diǎn)頭緒也沒有，根本不知道應(yīng)該從哪兒找起�！�

勞動合同法第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除和終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。建議先到上一家單位了解一下情況，事實(shí)上也許你的檔案從沒有轉(zhuǎn)入過上一家單位，也許你要到上上一家單位去查�；驈脑搭^查起，學(xué)校畢業(yè)時如果簽了畢業(yè)協(xié)議，是可以確定檔案的去向的。無論過了多長時間，檔案是沒有人敢擅自損毀的，否則要承擔(dān)法律責(zé)任。

誤區(qū)2、子公司某員工：“檔案放在人才中心，每年的存檔費(fèi)就要180元，實(shí)在沒必要。而且放在公司里也是這么放著，和自己拿著也沒啥區(qū)別，反而自己拿著方便，什么時候要用隨時可以拿出來�！�

個人持有檔案是違法的，勞動人事部門不會縱容這種行為。要抓緊時間將手上的檔案交回單位、戶口所在地街道或委托人才中心代管。

誤區(qū)3、外地某員工 “畢業(yè)后，我把檔案轉(zhuǎn)到了蘭州原籍的人才中心，工作這么多年存檔費(fèi)一直沒去交過，算算也有上千元。工作到現(xiàn)在檔案從來沒用到過，只要我知道檔案在哪里，到要用的時候再去找，不用時也不理會，反正也沒人敢扔掉。”

是沒人敢毀掉你的檔案，但是若檔案里的資料不全，可能會陷入不必要的麻煩。如果年代比較久了，沒辦法找到當(dāng)時保管檔案的人，那怎么辦?特別是一些檔案里必須有的資料，如果檔案資料不完整，只能退回。因而應(yīng)盡快到原檔案寄存的人事部門，補(bǔ)交應(yīng)繳納代管費(fèi)用，“激活”個人檔案，這樣就可以讓新單位繼續(xù)往檔案袋里補(bǔ)充你的人事變動材料。

誤區(qū)4、九部某員工：“轉(zhuǎn)檔案的時候，人才中心的工作人員說我檔案里資料不齊，讓我補(bǔ)交之前一家工作單位的相關(guān)資料。我當(dāng)初和原單位解約的時候有點(diǎn)不愉快，而且最近工作又很忙，人才中心的工作人員也沒來催我，就先不去辦了，應(yīng)該也沒什么影響。”

如果檔案不全或缺損，萬一要調(diào)動或轉(zhuǎn)檔時，正規(guī)企業(yè)的人事部門也不會接收，檔案所缺的材料誰給你補(bǔ)啊?

誤區(qū)5、其他單位某大學(xué)畢業(yè)生“檔案在我自己手里，看看有啥不可以?”

克制好奇心，不要私自查看自己的檔案，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的規(guī)定，任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。如果檔案袋被打開過，里面的資料就需要經(jīng)過相關(guān)部門的核實(shí)，如果檔案資料有缺損，則需要到原單位補(bǔ)充確認(rèn)。

另外從2014年9月1日以后寧波停止辦理購房落戶申請，落戶寧波只能通過人才引進(jìn)渠道，必然涉及到當(dāng)事人的檔案。去年公司受理了三項落戶申請，其中兩人手續(xù)齊全順利辦好，另外一人工作調(diào)換后檔案不清楚在哪里，所以落戶的事情只能暫時擱置了。

綜上所述，不要怕麻煩至少搞清楚自己檔案在哪里，找個穩(wěn)妥的地方存放(單位、人才中心或戶口所在地街道)，不要等到問題出現(xiàn)的時候手足無措。

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