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失業(yè)人員檔案管理制度
為做好失業(yè)職工和社會(huì)失業(yè)人員委托保管個(gè)人就業(yè)檔案的管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)者個(gè)人就業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，根據(jù)職工人事檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際工作需要制定本規(guī)定。
第一章 總則
第一條 做好失業(yè)職工和社會(huì)失業(yè)人員個(gè)人就業(yè)檔案管理規(guī)定工作的總體要求是：確保委托保管人就業(yè)檔案的完整性和安全性，維護(hù)委托保管人員的合法利益。按照妥善保管與科學(xué)利用相結(jié)合的原則，為相關(guān)單位和勞動(dòng)者科學(xué)利用個(gè)人檔案提供高效服務(wù)。
第二章 歸檔
第二條 個(gè)人就業(yè)檔案包括：應(yīng)聘表、面試及面試結(jié)果表、個(gè)人簡歷、員工檔案表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷或資格證書等證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同、異動(dòng)紀(jì)錄、升遷紀(jì)錄、獎(jiǎng)懲紀(jì)錄、物品領(lǐng)用紀(jì)錄、個(gè)人申請材料、員工考核動(dòng)態(tài)及結(jié)果、薪酬變動(dòng)情況和等。除身份證、學(xué)歷等證書用復(fù)印件外，其余材料均應(yīng)用原件歸檔。
第三條 個(gè)人就業(yè)檔案歸檔時(shí)，要對所有歸檔文件材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別、全面清理和如實(shí)登記造冊。并按照檔案資料管理的質(zhì)量要求，進(jìn)行規(guī)范裝訂，統(tǒng)一編號，確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于長久保存。
第四條 接收轉(zhuǎn)交個(gè)人就業(yè)檔案材料時(shí)，要在檔案交接登記表上認(rèn)真做好交接登記，標(biāo)明交接時(shí)間，并經(jīng)交接雙方簽字認(rèn)可。
第三章 保管
第五條 個(gè)人就業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，檔案柜要保持清潔，檔案資料要按序排列，案卷擺放整齊，隨時(shí)注意鎖好檔案柜門，按防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防污染等“九防”要求做好安全防護(hù)工作。
第六條 個(gè)人就業(yè)檔案保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制度。保管人員要定期或不定期做好個(gè)人就業(yè)檔案的日常檢查和安全防范工作。
檢查的內(nèi)容包括：查看就業(yè)檔案有無霉?fàn)�、蟲蛀，就業(yè)檔案保管的環(huán)境門窗是否完好，保管柜箱是否鎖好，有無其他存放錯(cuò)誤等等。
對破損、褪變的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修裱和復(fù)制。
第七條 檔案管理人員要增強(qiáng)檔案安全保護(hù)意識，嚴(yán)守檔案管理紀(jì)律，日常通信、談話及非工作需要不得隨意談?wù)搨�(gè)人檔案內(nèi)容，不得隨意將個(gè)人就業(yè)檔案及相關(guān)材料帶出檔案室或擅自帶到公共場合。
第四章 轉(zhuǎn)移和借閱
第八條 需要轉(zhuǎn)移個(gè)人就業(yè)檔案時(shí)應(yīng)遵循下列程序：
1、取出需要轉(zhuǎn)移的個(gè)人就業(yè)檔案；
2、填寫《個(gè)人就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移單》并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；
3、在《個(gè)人就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移單》相關(guān)欄目內(nèi)標(biāo)明轉(zhuǎn)移方向和轉(zhuǎn)移時(shí)間；，
4、在原《就業(yè)檔案資料登記表》上登記相關(guān)信息，并注銷檔案； 5、按發(fā)文要求包裝、密封、登記并完善手續(xù)。
第八條 轉(zhuǎn)移個(gè)人就業(yè)檔案，一般通過郵寄或?qū)Ｈ宿D(zhuǎn)遞，非特殊情況并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，不能交本人自帶。
第九條 建立檔案查閱登記簿，嚴(yán)格履行查閱、借閱手續(xù)。外單位人員查閱或借用檔案，須持單位介紹信，并填寫，《個(gè)人就業(yè)檔案查閱、借閱報(bào)告單》，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十條 借閱檔案時(shí)間一般不超過三天，借出的檔案應(yīng)完整歸還，并在《檔案查閱、借閱報(bào)告單上》做好登記。
第十一條 查閱檔案只能查閱指定的檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)私自摘錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)拆散、勾劃、涂改檔案。需復(fù)制、抄錄檔案的，必須經(jīng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十二條 非管理檔案的工作人員，未經(jīng)規(guī)定借閱程序，不得隨意翻閱個(gè)人就業(yè)檔案。
第五章 銷毀
第十三條 遇個(gè)人就業(yè)檔案委托保管人死亡等情況，經(jīng)鑒定已無保存價(jià)值的檔案，要集中保管。達(dá)到銷毀年限后經(jīng)過批準(zhǔn)后編造銷毀清冊，方可以進(jìn)行銷毀。需要銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不得出賣或作他用。
第十四條 銷毀檔案時(shí)要指定二人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第六章 管理人員
第十五條 檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，勤奮努力，全面掌握檔案的情況和數(shù)量。
第十六條 檔案管理人員要做好檔案的科學(xué)系統(tǒng)排列，妥善管理好保存設(shè)備，經(jīng)常檢查案卷存放情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正和反映。
第十七條 檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，認(rèn)真做好檔案室的安全防護(hù)和清潔衛(wèi)生，做到無灰塵、無垃圾、無蜘蛛網(wǎng)。
第十八條 轉(zhuǎn)移或借閱檔案時(shí)要仔細(xì)檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤。
第十九條 檔案管理人員要忠于職守，防止因工作疏忽造成個(gè)人檔案丟失等現(xiàn)象發(fā)生。
第二十條 不在檔案文件上亂寫亂畫。
第二十一條 要在檔案室配備檔案資料登記表、檔案借閱單、外借登記表、檔案銷毀清冊、檔案注銷登記表、檔案轉(zhuǎn)移登記表等臺(tái)帳。
第七章 責(zé)任
第二十二條 人為因素造成檔案丟失、損毀的，追究相關(guān)人員的個(gè)人責(zé)任，并視具體情況給予通報(bào)批評、行政記過處分和經(jīng)濟(jì)外罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
失業(yè)人員檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范和加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理，有效保護(hù)和利用失業(yè)人員檔案，維護(hù)失業(yè)人員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法（試行）（以下簡稱辦法）。
第二條 本辦法所稱失業(yè)人員是指：因企業(yè)破產(chǎn)、關(guān)閉、合并、轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因而失業(yè)的人員，因解除或終止勞動(dòng)合同而轉(zhuǎn)入失業(yè)的人員，在法定勞動(dòng)年齡內(nèi)、具有勞動(dòng)能力、有就業(yè)愿望而未就業(yè)的人員。
第三條 本辦法所稱檔案管理包括檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、保管、銷毀、利用以及法律法規(guī)規(guī)定的其它內(nèi)容。
第二章 失業(yè)人員檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 失業(yè)人員檔案管理工作在檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)下，由淄博市勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)實(shí)施。未經(jīng)批準(zhǔn)，其它任何單位和個(gè)人不得從事失業(yè)人員檔案管理工作。
第五條 失業(yè)人員檔案管理實(shí)行分級管理、各負(fù)其責(zé)的辦法。市勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)駐淄中央、省屬企業(yè)和市屬企業(yè)失業(yè)人員的檔案管理；區(qū)縣勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本行政轄區(qū)內(nèi)所屬企業(yè)失業(yè)人員的檔案管理；其他失業(yè)人員的檔案管理可由其本人自主選擇管理機(jī)構(gòu)。
第六條 勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)對失業(yè)人員檔案管理具有以下主要職責(zé)：
1、接收、整理、鑒定、保管、轉(zhuǎn)遞失業(yè)人員檔案；
2、出具失業(yè)人員身份認(rèn)定、學(xué)歷學(xué)位、政審等相關(guān)證明；
3、經(jīng)批準(zhǔn)按規(guī)定為有關(guān)部門提供失業(yè)人員檔案利用；
4、維護(hù)失業(yè)人員檔案的完整與安全，做好保密和保護(hù)工作；
5、補(bǔ)充、完善失業(yè)期間產(chǎn)生的有關(guān)檔案材料；
6、為失業(yè)人員提供勞動(dòng)政策咨詢、集體戶的落戶、社會(huì)保險(xiǎn)的繳納、退休手續(xù)的辦理等服務(wù)。
第七條 檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識、持證上崗，忠于職守，遵守職業(yè)道德，定期參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。
第三章 失業(yè)人員檔案的接收與轉(zhuǎn)遞
第八條 失業(yè)人員檔案應(yīng)包括以下材料：
1、履歷材料；
2、自傳材料；
3、鑒定、考核、考察材料；
4、學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)和崗位技能材料；
5、政審材料；
6、參加黨派、群眾團(tuán)體材料；
7、獎(jiǎng)勵(lì)材料；
8、處分材料；
9、勞動(dòng)合同、招生、招工、入伍、調(diào)動(dòng)、聘用、任免、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國等材料；
10、按規(guī)定應(yīng)歸檔的其他材料。
第九條 用人單位與職工解除或終止勞動(dòng)合同后，應(yīng)于次月將經(jīng)過失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)確認(rèn)失業(yè)保險(xiǎn)待遇資格后的密封檔案及有關(guān)材料，按照本企業(yè)的隸屬關(guān)系，送達(dá)有管轄權(quán)的勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。對檔案最早記載出生年月與身份證出生年月不一致的要特別注明。
第十條 大中專畢業(yè)生、技校畢業(yè)生在畢業(yè)后一年內(nèi)未就業(yè)的，本人應(yīng)將其密封檔案及本人身份證復(fù)印件，送達(dá)戶籍所在地勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或相應(yīng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。
第十一條 送達(dá)的檔案材料須經(jīng)系統(tǒng)整理、編目，完整齊全，符合檔案整理國家標(biāo)準(zhǔn)。
第十二條 失業(yè)人員檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)由單位派專人送達(dá)，不得由失業(yè)人員本人自帶轉(zhuǎn)遞。
第十三條 勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行核對登記，經(jīng)審查無誤后辦理接收手續(xù)。
第十四條 失業(yè)人員就業(yè)時(shí)，用人單位（指具備檔案管理資格的單位）憑失業(yè)人員招工登記表、勞動(dòng)合同、檔案委托代理合同，按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。
第十五條 失業(yè)人員因升學(xué)、入伍等，需轉(zhuǎn)遞檔案的，須憑升學(xué)、入伍等有效證明提取。
第十六條 失業(yè)人員到達(dá)法定退休年齡，符合享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的，由勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)為其申辦退休手續(xù)并按規(guī)定辦理檔案移交。
第四章 失業(yè)人員檔案保管及銷毀
第十七條 對失業(yè)人員檔案管理，應(yīng)依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行科學(xué)分類，有序排列，統(tǒng)一編號，并依次登記案卷目錄，建立臺(tái)帳。
第十八條 失業(yè)人員檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)建立專用的檔案庫，配備鐵質(zhì)檔案柜，落實(shí)防火、防水、防霉、防塵、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施，應(yīng)用先進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，延長檔案保存壽命。
第十九條 實(shí)施失業(yè)人員檔案管理，應(yīng)使用勞動(dòng)“99”三版軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第二十條 經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案材料，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)同級檔案部門備案，按規(guī)定程序予以銷毀。
第二十一條 失業(yè)人員死亡的，其檔案保存5年后，按管理權(quán)限移交有關(guān)國家綜合檔案館寄存，代為保管檔案，對其中曾有一定社會(huì)聲望的，其檔案應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)國家檔案館移交。
第五章 失業(yè)人員檔案利用
第二十二條 用人單位查閱失業(yè)人員檔案時(shí)，其單位工作人員須持本人身份證件和加蓋單位公章的介紹信，到勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案查閱室查閱。
第二十三條 任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。若失業(yè)人員認(rèn)為自己的檔案最早記載出生年月與身份證出生年月不一致，可持本人身份證到檔案存放處的勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)查詢。
第二十四條 失業(yè)人員檔案原則上不借出查閱。確需借出的，借用單位應(yīng)事先提交報(bào)告，說明借出理由和歸還日期，經(jīng)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，可辦理借出登記手續(xù)。
第二十五條 查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。借出的檔案應(yīng)及時(shí)歸還。
第六章 法律責(zé)任
第二十六條 用人單位與職工解除勞動(dòng)合同后，沒有按規(guī)定移交失業(yè)人員檔案而導(dǎo)致檔案損壞或丟失造成損失的，由用人單位負(fù)責(zé)賠償損失。
第二十七條 因失業(yè)人員擅自存放本人檔案或在檔案借出期間故意涂改、抽取、撤換、編造有關(guān)資料，造成檔案資料不真實(shí)的，按照有關(guān)規(guī)定，對直接責(zé)任人給予行政處分或行政處罰。
第二十八條 勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案保管期間，因檔案管理人員玩忽職守造成損失的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政處分，并賠償損失。
第二十九條 嚴(yán)禁任何單位和個(gè)人私自保存失業(yè)人員檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，由檔案行政管理部門依法處理。
第七章 附則
第三十條 按照山東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳、山東省財(cái)政廳聯(lián)合下發(fā)的魯勞社[2001]57號文件規(guī)定，失業(yè)人員在領(lǐng)取失業(yè)金期間免繳檔案代存費(fèi)。領(lǐng)取失業(yè)金期滿后，按照淄博市物價(jià)局淄價(jià)字[1996]94號文件規(guī)定收取檔案代存費(fèi)。
第三十一條 本辦法自2015年5月1日起實(shí)施。
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