- 相關推薦
怎樣管理外貿(mào)人員
最近公司業(yè)務員的表現(xiàn)總是讓我很失望! 我不斷的在反省, 是我自己出了問題還是他們出了問題.
現(xiàn)象一：他們總是很忙……
觀察他們，也確實很忙。一到公司就沒有空閑著，寫郵件，不斷的接打電話。于是每次例會我不禁要問：大家匯報一下，最近都忙些什么？奇怪的是，他們中的大多 數(shù)人都說不出很詳細的內(nèi)容。其實，當他們每天下班的時候，回顧一下一天的工作的時候，都會覺得自己沒有什么具體的內(nèi)容可以描述的。作為領導，我們很清楚自 己的員工是否是真正的忙，因為我們在過程的同時，更要看結果。一人一年50-70 萬美金的銷售額，讓我很難想象，到底會有多忙？！有一次，讓大家都把自己一天的工作都給詳細的記錄下來。這個時候，大家才發(fā)現(xiàn)，很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。當大家把這些事情記錄下來的時候，才會驚人的發(fā)現(xiàn)原來自己的一天的效率原來是這么的低！通常我們都說2-8 定律，其實我們應該把80% 的時候花費在20%最最重要的事情上。大體上，我們認為事情分為4 類：重要且緊急，重要但不緊急，緊急但不重要，不緊急也不重要。我們每天都要把最重要最緊急的事情先完成，然后才是緊急但不是 很重要的事情。如果大家都能按照這樣分類來先后處理工作，那么相信會讓自己覺得更加的充實，也更加的游刃有余�？上У氖�，現(xiàn)在的80后員工們很少懂得真正 去這么要求自己，他們通常的做法了，打哪兒，指哪兒。現(xiàn)象二：他們總是很迷�！�
年底到了，我們大家都要開會—— 總結過去的一年，展望未來的一年。然而，現(xiàn)在的員工卻總是在等待公司給他們目標。他們自己對自己沒有一個目標，或者根本就 沒有概念，也不知道該怎么去打算自己未來的一年。開會的時候，經(jīng)常是鴉雀無聲。如果一定要他們發(fā)表意見，他們經(jīng)常說的便是“ 希望在新的一年里做得更好！” —— 其實，這種話是最難聽的，也是我最不愿意聽的�，F(xiàn)在許多業(yè)務員都沒有概念—— 他們其實只知道怎么樣去按部就班的完成現(xiàn)有的工作，而不是在考慮我應該怎么去做。即便有想法，也是先把現(xiàn)在的業(yè)務或者產(chǎn)品做 好，再去努力開發(fā)新產(chǎn)品。其實，人一旦缺乏這種危機意識，是非�？膳碌�！沒有危機感，就沒有超前的思維和思考，沒有思考就不會去行動，沒有行動就意味著在 等待滅亡！沒有想法就是不會有變化！沒有變化，就像是一潭死水，尤其是在工作上。我很擔心，我的有些員工真的會在不久之后被淘汰。其實，不是我要淘汰他，是他們自己 太淘汰自己。我一直有個觀點就是：你的現(xiàn)狀如何并不重要，重要的是要學會改變自己。哪怕你現(xiàn)在是個洗碗工，是個工人，但是只要你有想法，只要你會改變自 己，那么現(xiàn)狀不代表任何東西。做外貿(mào)其實是長跑運動，不是短跑運動！走到終點的人是誰，誰都不知道。但是我堅信，最終勝利的人肯定在不斷催促自己改變和進步的人�，F(xiàn)象三：他們不會溝通……
我自認為自己是個比較善于溝通的人，從小到大，都是比較理解別人的心理狀態(tài)，也喜歡研究人與人的溝通方式。記得讀書的時候，最感興趣的課程就是《組織行為學》。我很深刻的知道溝通是所有事情的前提。所以，在公司里，我總是喜歡找各種機會與員工們溝通，正式的渠道或者非正式的渠道。我們每周二開例會，會議上通常我們會有個很好的交流和探討。但是，總是有2-3 個人屬于內(nèi)向型的人不會發(fā)言的。對于這些缺乏溝通感覺的員工，我嘗試過好多 方式—— 拋磚引玉，逼迫法，激將法等等。然而收效甚微，當大家指出他們的缺點時，他們也會默認。可就是不愿意說出自己的想法，真的是“ 死了都不說” ！面對他們，我總是一次次的失去耐心，但又不得不一次次靜心下來，想再與他們好好溝通一下。因為，我們公司最多的問題就是出現(xiàn)在這幾個不愿意說話的業(yè)務員身上。我都替他們擔心，他們今后的業(yè)務有沒有保障！他們似乎沒有覺察到任何外貿(mào)行業(yè)的危機和風險。上面的現(xiàn)象是真真實實發(fā)生在我公司的。有些員工我真的想放棄他們，但是，我一直認為員工不好是做領導的無能表現(xiàn)。所以，我仍希望通過自己的努力，能改變他們，能提高他們。因為他們是我?guī)С鰜淼�。在�?nèi)心深處，有時我的心痛和無奈真的是無言意表…… 因為最終還是希望他們能成長起來。不知道大家是不是也有類似的情況呢？
下面談談我的感想：
為了表達方便，以下稱上面那位老板為 A 。
外貿(mào)公司的業(yè)務員，確實有 A 所說的“通病”：
l 忙碌 ：外貿(mào)公司，尤其是中小型外貿(mào)公司，管理基本靠老板一個人，業(yè)務員就是做找客戶、拉訂單等等這些“實事”。不只是 A 的公司、我的公司（我也開著一個外貿(mào)公司），好多公司都是這樣，業(yè)務員像勤勞的蜜蜂一樣忙忙碌碌，老板想要看清楚他們到底忙些什么、忙的好不好、對不對，卻總是那么難。
l 目標喪失 ：業(yè)務員的薪資一般是底薪 + 提成的結構，他們的理想大多就是忙好自己手頭的事情、多賺一點錢，至于很明確的目標，確實絕大部分人都難以想的清楚，老板安排了什么事，能保證做好，在他們看來已經(jīng)很足夠了。目標喪失的后果是，人會變得很被動，老板不推不走，這也是很多外貿(mào)公司老板覺得心累的原因之一。
l 溝通 ：忙碌和目標喪失，讓大家在一個“忙完自己的事”的圈子里打轉(zhuǎn)，幾乎沒有了思考的能力和意愿，和同事、老板的溝通不暢也就不是新鮮問題了。
作為一個公司管理者，我也遇到過類似的問題，所幸通過一些思考、改善和信息化手段的幫助，問題已經(jīng)得到了很好的解決，我和員工們都對公司的狀態(tài)比較滿意，所以今天就來談談自己的想法，希望和同為外貿(mào)公司管理者的朋友們共勉：
A 已經(jīng)采取了一些措施，這是很好的，說明他是位不錯的老板，希望把公司管好，讓每位員工都忙的更有效率。但 A 的措施只是個開始，它幫 A 看到了問題，卻沒有解決問題。
我的公司有段時間也是這樣，每個人跟的訂單不是很多，卻都忙的像無頭蒼蠅，還經(jīng)常出錯；說說他們，他們還覺得很委屈——“我都忙成這樣了，出錯也難免的�。 �。要知道，他們的“小錯誤”很有可能就是公司的“大損失”，所以，每當聽到業(yè)務員這樣回答我，我也挺郁悶的，也像 A 一樣，試圖找到一個方法來改變這樣情況。
首先，我會定期與員工交流，把我對公司現(xiàn)狀的分析和對發(fā)展前景的展望與員工分享，尤其是有經(jīng)驗的核心員工。我希望他們能夠和公司共同發(fā)展，所以必須讓他們了解我希望公司如何發(fā)展、希望他們付出什么努力來和公司共同發(fā)展。同時，我也會認真聽取員工的意見和建議，包括對我個人的，只要他們說的對，我就會做相應的調(diào)整和改善。這種分享讓大家對自己手頭做的事情的意義有了更深的認識，不再止于“一個任務”和“一份提成”。經(jīng)常這樣交流下來，大部分員工的積極性有所提高，也會根據(jù)公司發(fā)展的要求來主動思考自己該學點什么、做點什么了，這讓我感覺很欣慰。
我的員工也都很忙，但很慚愧，我僅憑郵件和記憶，無法知道他們在忙些什么、忙的對不對，也沒辦法幫他們預防犯錯。我相信員工也不希望自己犯錯，所以，作為老板，我得想辦法來幫他們，也幫自己。說到這里，朋友們都會想到“上一套軟件”吧，呵呵，畢竟是信息化社會了嘛，借助信息化手段能解決很多問題�。〈_實，我也是這么想的，于是，我找了一些市面上常見的外貿(mào)管理軟件，一一試用，卻遭到了員工的抱怨，他們說用這些軟件非但沒幫助他們提高效率，反倒降低了他們的工作效率。原來，最主要的原因在于“填單子”這件事兒，這些軟件都是差不多的套路，從表單入手管業(yè)務流程，每個步驟都要填好表單里的所有必要項之后才能進行下一步，但我們做外貿(mào)的都知道，變數(shù)那叫一個多啊，這么死板的軟件讓員工怎么用吶？難怪他們會抱怨了。
我把這些煩惱和一位做軟件的朋友（一直是軟件公司的技術總監(jiān)來的）說了，他表示很有興趣幫我解決這個問題，于是，一個“微型項目小組”就這么成立了，我負責提需求，他負責幫我做一套好用的軟件出來。已經(jīng)忘了我們經(jīng)歷了多少激烈的討論、爭論，也數(shù)不清他和他的團隊為了這套軟件熬了多少個夜晚，總之， 2015年初，軟件誕生了，我們給它取名為 MYcubo ，中文名稱為 “ 貿(mào)易方 ” ， MY 為 “ 貿(mào)易 ” 的拼音縮寫， cubo 意為魔方，取這個名稱，是因為 MYcubo （貿(mào)易方）提供了一個特別的管理報表視圖，這個視圖是允許用戶自行定義和隨時修改的，就像魔方一樣靈活多變。
在貿(mào)易方軟件里，我設計了這樣一些功能：
1. 訂單計劃編排 ：我們利用這個功能合理安排每個訂單的相關工作計劃和關鍵里程碑，貿(mào)易方 ? 可以根據(jù)排定的里程碑，在任務可能延遲前發(fā)出預警，提醒相關人員注意及時處理，有效避免延遲的發(fā)生。這個功能對于跟單比較多的員工和我來說非常實用，因為時間就是金錢，訂單延遲可能面臨著經(jīng)濟損失，誰也不希望這種情況發(fā)生。有了計劃編排和預警，員工可以很清楚的知道自己每天要做些什么事，還可以在預警機制的幫助下避免任務延遲和出錯，心理壓力明顯減少。
2. 收付款管理 ：貿(mào)易方 ? 也有很好的管理機制，每個訂單的相關收付款及支付狀態(tài)都有清晰的展示，該收的、該付的，一目了然，從業(yè)務員、財務到我，都再也不用為漏收、漏付的問題擔心了。
3. “抓”郵件 ：郵件是我們公司業(yè)務員和客戶交流的主要途徑，郵件中有很多關鍵信息，像詢盤、報價、樣品確認等，這些信息散落在員工電腦里，用的時候找不到是常見的事。所以，我需要把郵件“抓”到一起，和項目 / 訂單關聯(lián)起來。 貿(mào)易方 ? 和 Outlook2015 的無縫結合，員工的電腦上只需要安裝一個小插件，就可以在收發(fā)郵件的同時將信息提交到貿(mào)易方 ? 中 ，更新項目信息或里程碑的完成狀態(tài)，完全不需要改變平時的工作習慣就能做到這點，員工們都能很容易接受它。
4. 信息組織 ：貿(mào)易方 ? 從流程管控的角度入手，將外貿(mào)業(yè)務執(zhí)行過程中的所有資訊都管理起來，包括客戶詢盤、報價、跟單信息、驗貨報告、發(fā)貨記錄、收付款等等，都與項目直接關聯(lián)，并且有序組織。平時，我要找某個項目的相關信息（如報價單、驗貨報告等）時，只需要根據(jù)項目號或項目關鍵信息查找到項目，就能在一個窗口中查看到剛才說到的所有信息，并且這些信息都是按照時間順序展示的，便于查看到最新的內(nèi)容，非常方便。
5. 管理報表： 每個老板都希望看到每個員工跟了多少訂單、這些訂單進行的情況如何了，并且我喜歡簡潔直觀的報表，相信大多數(shù)老板也是這樣。所以，我跟朋友說，我需要能在幾秒鐘內(nèi)看到公司的運作情況。于是，貿(mào)易方 ? 中 有了這樣的管理視圖：
看到這個“儀表板”，我興奮到幾乎想要擁吻他，哈哈。
我們稱儀表板上的項目為“ KPI 指標”，這些報表是我自己設計的、用來考察員工工作情況和了解公司運作的，相信每位老板都看得懂，我就不多說了。每位員工也可以根據(jù)他們的工作需要定制自己的報表。
這個儀表板是整個貿(mào)易方 ? 軟件中我最愛的功能，它是支持完全的 DIY 的，就是說，我和我的員工可以隨時根據(jù)需要調(diào)整報表的設計，還可以互相分享，很棒吧？
6. 員工交接 ： 作為公司的管理者，還有一個比較頭痛的問題，就是員工的工作交接。有經(jīng)驗的老員工離開公司時，一大堆的工作資料要轉(zhuǎn)交給別人，新員工進入公司時，好多事情需要別人指導。我希望有經(jīng)驗的業(yè)務員能夠多找客戶、多拿訂單，而我自己則是經(jīng)常出差、出國，根本沒時間培養(yǎng)新員工，怎么辦？于是，我們在貿(mào)易方 ? 中設計了一個非常便捷的功能，只需要花幾秒鐘的時間，將離職員工的接手人，或新入職的員工，設置為他們需要接手或了解的項目的銷售代表或項目經(jīng)理，他們就能立刻看到所有項目相關資料，幾秒鐘完成交接或入職指導，其他的就讓員工自己看吧。
總的來說，貿(mào)易方 ? 的優(yōu)勢就在于，它以非常靈活的方式，做到了外貿(mào)公司整個業(yè)務流程的跟蹤和管理，幫助避免延遲和失誤，讓員工和老板都能安心、放心 。有了它，整個公司的工作效率提高是必然的，更有價值的是準確性和及時性的提高，這些改善將幫助公司贏得在客戶心中無法替代的地位，贏得更多訂單。
用了貿(mào)易方一年多的時間，我的公司只增加了 2 個人，營業(yè)額卻增加了 60% 還多，更重要的是，員工沒有因為使用貿(mào)易方而向我抱怨什么，因為貿(mào)易方確實對他們的工作有很大幫助。員工開心，我更開心，現(xiàn)在我可以放心的走出公司，去喝咖啡，去見朋友，有多少外貿(mào)公司老板像我一樣悠閑自在呢！呵呵，相信以后還可以更好！
一興奮寫了這么多，只是為了分享一下自己的經(jīng)驗，我是覺得對員工，不止要管，更重要的是幫助。好的老板要學會“拉著員工的手一起前進”，要為員工多想想。誰都不想“瞎忙”，要讓員工忙的有效率、有價值，就考驗老板的智慧啦。
外貿(mào)業(yè)務員管理辦法
1、
業(yè)務人員在國外采購商的詢價，做出產(chǎn)品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力、消費區(qū)域，以及產(chǎn)品的用途、規(guī)格及質(zhì)量要求，我公司是否能夠生產(chǎn)等。 Before quoting, the Salesman should know the basic information about the clients, for instance, the end users or not, the annual order quantity, the places of consuming, and the products the purposes, specification, quality and the abilities whether our factories to meet.
2、
對于外商的郵件、傳真，原則上在24小時內(nèi)答復；特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。 Generally as a rule, to reply the clients’ mails shall be within 24 hours after receiving; and please explain the reasons to the clients due to the things particular and need more time to deal with.
3、
對于外商的產(chǎn)品報價，原則上按照公司財務部門經(jīng)核算后的價格表（外銷）執(zhí)行；公司財務部門根據(jù)市場狀況及生產(chǎn)成本，定期進行核算，對產(chǎn)品價格進行調(diào)整。 Quotations will be according to the prices list (for oversea market) made by the company Accounting Department, which will make prices adjustments according to the market and the production cost at regular periods.
4、
對于定單數(shù)量較大，外商所能接受的價格低于我公司公布的價格的，業(yè)務人員應先上報部門經(jīng)理批準實施；部門經(jīng)理不能批復的，報總經(jīng)理批準后實施。 For big orders, the acceptable price from the clients is lower than our listed price, the salesman shall first report this to the manager of the departments for approval; and when the manager have no rights to approve, the price will directly go to the general manager for approval.
5、
對于C&F及CIF報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業(yè)務人員應事先聯(lián)系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業(yè)務熟練、服務效率高及收費合理。 In C&F or CIF price terms, the salesman shall contact and deal with related companies in advance to confirm the things of shipment, insurance, commodity inspection etc. The basic conditions for selecting the related companies will be considering rich and professional practices, service with high efficiency and good prices.
6、
對于外商的寄樣要求，原則上要求到付；對于樣品數(shù)額較大，原則上對方承擔成本費用。在正式定單后，可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況，如關系比較好的老客戶，我方可以預付并免收樣品，報部門經(jīng)理批準后執(zhí)行。費用較大的，可報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。 Per the clients’ requirements of sending samples, freight collect shall be generally required; and when the samples quantity is large, the cost shall be charged accordingly. However the cost and freight paid by the clients will be deducted in the trial orders. In cases particular, for instance the clients with long tern and firm relations, we can pay the freight in advance with the samples free after approved by the manager of the departments，or by the general manager if the amount is large.
7、
對于外商需要打樣的，業(yè)務人員應和生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)，確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求；樣品需要部門經(jīng)理審核后寄出；外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認。 The salesman shall coordinate closely with the production departments in the samples ma-ki-ng process to guarantee the quality and specifications meeting the clients’ requirements, and send the samples after the approval by the final checking up of manager department.
8、
付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余見提單傳真件付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業(yè)務員負責對信用證做形式和內(nèi)容的檢查，發(fā)現(xiàn)差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報部門經(jīng)理復核。 Generally as a rule, the following ways of payments will be considered: 1, wire transfer 100 in advance 2, wire transfer part as deposit, the balance against copy of B/L. 3, 100% L/C at sight Our beneficiary bank and the salesman will check up the L/C in form and contents respectively, and inform the clients to make change in time if differences existing, and submit to the manager of the departments for re-checking after no faults or differences found in advance..
9、
原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經(jīng)復核無誤后，開始安排生產(chǎn)計劃，組織貨源，進行生產(chǎn)。 As a general rule, the company will arrange the material and plan for production after receiving the payments in above No.8 terms.
10、
在定單生產(chǎn)階段，業(yè)務人員應到生產(chǎn)車間會同生產(chǎn)主管對產(chǎn)品生產(chǎn)進行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；或由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)解決，或部門經(jīng)理上報總經(jīng)理解決。嚴格把握產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量、包裝、生產(chǎn)時間符合同外商的約定。 In the production processing, the salesman shall be at the workshop to supervise and inspect the production with the person in charge, to find and solve the problems in time, or to report the problems to the manager of the department for coordinating to solve, or to report to the general manager for solving, to guarantee the specification, the quality, the packing and production time according to the requirements of the clients.
11、
對于C&F、CIF價格條款的，業(yè)務人員應在生產(chǎn)結束前一周，安排好貨代，確定定艙事宜；一般在船期前二日，安排裝柜、運輸。 In C&F and CIF price terms, the salesman shall arrange and confirm the shipments with the related agents a week in advance, and to load the goods to the container and transport the goods two days in advance.
11、
需要委托中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業(yè)務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理；辦理過程中，業(yè)務人員可以協(xié)助。 The salesman will prepare the concerned documents for the Customs declaration, Specified goods’ inspection and Insurance by related departments if needed; the salesman can make coordination in the process.
12、
收匯方式為信用證的，業(yè)務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。 In the cases of L/C payments, the salesman need to deal with carefully and cautiously to sure the consistency of the documents and the L/C and to receive the funds safely.
13、
全部收匯后，業(yè)務人員請對相關資料進行整理，將相關單據(jù)較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。并注意對外商的售后服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙伴關系。 The salesman shall do the classification and collation of the business documents, and submit the related to the accounting department for the purposes of foreign exchange settlement in the concerned administration departments timely. And to keep the service work aiming to establish long-term reliable cooperation partners.
【怎樣管理外貿(mào)人員】相關文章：
怎樣當好酒店管理人員03-17
怎樣管理員工05-06
怎樣管理好員工05-18
怎樣管理餐飲團隊06-09
應該怎樣管理員工05-06
店長怎樣管理好員工05-18
怎樣管理人事檔案05-18
怎樣提高管理者的素質(zhì)03-20
怎樣管理好人事檔案05-18
人員安全管理措施03-21