- 相關推薦
房地產檔案管-理-員工作職責
第一章 總則
第一條 目的：為了加強公司檔案管理，維護檔案的完整性、統(tǒng)一性和安全性，有效地為公司的決策、發(fā)展及各項工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章 公司文件、材料歸檔管理
第二條 公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
1、綜合類：主要包括政府企業(yè)、行政管理部門在工作中形成的文件材料。
2、房產檔案：主要包括涉及公司產權產籍的房屋的圖紙、合同、證件等文件材料。
3、工程檔案：主要包括公司的每一項目工程開發(fā)建設及后期物業(yè)管理中形成的圖紙、函件、聯(lián)絡單、招（投）標文件、合同等文件材料。
4、經(jīng)營檔案：主要包括物資采購、房屋銷售及其他經(jīng)濟活動中形成的檔案材料。
5、財務檔案和人事檔案由財務部和人力資源部單獨歸檔。
6、歸檔的文件材料包括紙質、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第三條 文件材料的歸檔要求：
1、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確。
3、歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
4、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
5、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
6、歸檔的文件材料必須為正本，本公司編制的文件應附發(fā)文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會簽表及會簽過程當中產生的修改版。
7、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
8、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
9、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
10、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
第四條 歸檔時間
1、公司綜合部和財務部按年度歸檔，應在次年四月底前歸檔。
2、工程部應項目竣工完成后一個月內將所有相關圖紙、與相關業(yè)務單位的往來信函和部門周會議記錄歸檔，合同應在簽訂完成三日內歸檔，涉及招（投）標程序的，招（投）標文件應與合同一起歸檔。
3、銷售部客戶資料及銷售合同等文件材料應在當期交房工作完成后一個月內歸檔。
4、物資采購應在采購供應合同訂立后3天內歸檔。
第五條 凡由公司與其他單位協(xié)作、合資完成的項目，公司必須保存一整套檔案。
第六條 送交材料的部門，要填寫《移交檔案材料登記表》一式兩份，接交雙方簽字，履行交接手續(xù)。任何部門與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
第七條 歸檔文件留存
1、因涉及合同履行，經(jīng)辦部門自留合同復印件一份，合同履行過程中涉及的其他部門由經(jīng)辦部門各送合同復印件一份；
2、與政府企業(yè)、業(yè)務單位之間的函件、聯(lián)系單等由經(jīng)辦部門視情況自留復印件。
第七條 檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期
1、永久：凡是反映公司主要職能活動基本歷史面貌、對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。保管期限為50年以上。
2、長期：凡是反映公司的一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16至50年。
3、短期：凡是在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管。
第八條 檔案管理
1、檔案室應制訂科學合理的檔案分類方案，對檔案進行分類、編號、排架；
2、檔案室應對全年檔案的收進和移出、案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計；
3、檔案室對保管期限己滿的檔案，應造冊報總經(jīng)理室批準后，予以銷毀。未經(jīng)批準，不得銷毀任何檔案。
4、檔案室對己破損和字跡褪色的檔案，應及時修復和復制。
5、檔案室對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，遇有特殊情況，應立即向董事會及總經(jīng)理室報告，及時處理。
第九條 檔案的利用與開放
1、公司檔案室所保存的檔案主要供公司內部利用，公司工作人員借出、查閱、復印業(yè)務范圍內的檔案室資料，需經(jīng)本部門負責人簽字批準。借出、查閱、復印非業(yè)務范圍內的檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準。
2、其他單位或個人需查閱檔案時，應持介紹信，并報請總經(jīng)理批準，方可接洽。
3、借出、查閱、復印只限于批準范圍內的檔案材料，不得隨意擴大查、借閱和復印范圍，對重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件，如特殊需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準。
第十條 檔案室檔案管-理-員崗位職責
1、根據(jù)部門領導的安排，積極主動地開展工作，努力完成好各項工作任務和崗位職責。
2、負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全公司各類檔案資料。
3、對接收入庫的各類檔案進行分類、整理，編制檢索工具，為公司的各項工作提供優(yōu)質服務。
4、貫徹執(zhí)行國家關于保守機密的規(guī)定，維護涉密檔案的安全，維護公司機密，不得利用職權擅自擴大檔案室利用范圍，非經(jīng)批準，不得擅自借、閱和銷毀檔案材料。
5、做好“八防”工作，嚴格遵守檔案的保管、保護制度，確保各類檔案材料的完整、安全，努力提高檔案的使用壽命。
6、努力鉆研各類檔案的業(yè)務知識和業(yè)務技能，熟悉庫藏，了解庫藏，每年度對各類檔案數(shù)量以及變動情況作出精確的統(tǒng)計，積極參加檔案局舉辦的學習、培訓。
7、檔案管-理-員在工作變動時，應嚴格履行檔案移交手續(xù)。
第十一條 對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，由公司對直接責任人員給予處理。
第十二條 檔案室查、借閱制度
1、凡本公司各部門因工作需要，可以查借閱有關檔案。
2、查借閱檔案者一律履行查借閱手續(xù)，并限于所申請查借閱的范圍，完畢后，應立即歸還并當面點清注銷。
3、查借一般檔案由本部門負責人批準，查閱非本業(yè)務范圍的檔案或重要機密文件，需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查借閱。
4、機密檔案不辦理外借手續(xù)，不得復制，不得隨意抄錄，如有特殊需要限抄有關部分，但用完須按有關保密制度和規(guī)定處理。
5、對重要的、珍貴的檔案室和資料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)，限期歸還，借出時間最長不超過一個月。
6、查借閱檔案時，必須愛護檔案資料，不得私自在文件上作任何標記或涂改，不得損毀和抽走案卷的張頁，不得擅自轉借他人。
7、對非機密文件，外單位或個人因工作需要復制時，應持介紹信，注明閱檔內容、范圍、用途，并報請總經(jīng)理批準后方可復制。
第十三條 保密制度
1、不該說的機密，絕對不說。
2、不該知道的機密，絕對不記。
3、不該看的機密，絕對不看。
4、不得向無關人員透露檔案室陳設和保密情況。
5、不得在公共場所、家庭及子女親友面前談論-公司機密。
6、不得在私人通信中涉及公司機密事項。
7、不得隨身攜帶機密文件。
8、不得私自處理無保存價值的文件材料。
9、檔案室接收檔案應及時入庫裝柜，不得隨意堆放他處。
10、銷毀檔案材料時，必須造具清報領導批準，銷毀時應由董事會或總經(jīng)理室委派兩名以上工作人員監(jiān)毀，并在清冊上簽名。
11、一年內結合節(jié)、假日進行幾次保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，對保密有功者給予表揚或獎勵，對違反保密規(guī)定者，應根據(jù)國家保密法令，視情節(jié)輕重，給予批評或處分。
第十四條 保管制度
1、公司除財務檔案和人事檔案外的所有檔案由檔案室統(tǒng)一保管，任何部門或個人不得占為己有。
2、非檔案室工作人員，未經(jīng)允許，不得隨意進入檔案室。
3、每年定期接受各部門、各項目工程應歸檔的檔案。
4、工作人員要加強責任心，對檔案的收集、借出、利用、銷毀情況及時進行登記，調閱后的檔案當即檢查，歸還原位。
5、檔案室的全部檔案，按分類大綱整理排列、編目、上架。
6、保證檔案的絕對安全，注意維護檔案室內的清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，嚴禁易燃、易爆物品及其他雜物，做好防火、防盜、防蟲、防有害氣體、防光、防高溫、防潮、防霉等工作，門窗箱柜的鑰匙要妥善保管，隨時注意關閉上鎖。
第三章 附則
第十五條 綜合管理部為檔案室的管理部門。
第十六條 本制度由公司綜合管理部負責解釋。
第十七條 本制度自發(fā)布之日起實施。
投資開發(fā)公司檔案管-理-員崗位職責
（1）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案實施辦法》等有關檔案工作政策、法規(guī)，根據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃，制定檔案的工作計劃，進行工作總結、指導、監(jiān)督、檢查。
（2）負責公司各類檔案（包括文書檔案、工程檔案、各類證件、照片、實物等）的歸檔、立卷、存檔等工作。
（3）按照公司相關規(guī)定，做好檔案的借閱和利用，指導并督促公司各部門檔案資料的歸檔。
（4）積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。
（5）根據(jù)公司檔案管理要求，辦理檔案的接收、移交手續(xù)。
（6）管理檔案庫房，保障檔案妥善存放，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、解決。
（7）完成領導交辦的其他工作。
【房地產檔案管-理-員工作職責】相關文章：
檔案管-理-員崗位職責05-11
檔案管-理-員工作職責05-18
學校檔案管-理-員工作職責04-19
公司檔案管-理-員工作職責04-19
檔案管-理-員面試技巧04-18
檔案管-理-員述職報告05-06
檔案室管-理-員工作職責04-19
檔案館管-理-員工作職責04-19
檔案管-理-員工作05-18