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檔案館管-理-員工作職責(zé)
檔案管-理-員崗位職責(zé)
2015-06-09 檔案管-理-員職責(zé)
崗位名稱：檔案管-理-員
直接上級：文秘科科長
工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作
權(quán)力和責(zé)任：
1．負(fù)責(zé)收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、當(dāng)檔保存；
2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；
3．負(fù)責(zé)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形
式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；
4．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全；
5．負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等；
6．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度；
7．遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程；
8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項(xiàng)；
9．熟悉計(jì)算機(jī)的使用；
崗位要求：
1．具有高中以上的文化程度；
2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗(yàn)；
3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；
參加會議：
1．參加每周一次的工作會議；
2．參加每月一次的管理工作評比會；
3．參加公司召開的職工大會。
檔案管-理-員崗位職責(zé)
檔案管-理-員在人事部門的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)做好學(xué)校檔案室的管理工作。
一、貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策、指示和規(guī)定，接受上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平和管理水平，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，爭取檔案室的升級達(dá)標(biāo)。
二、負(fù)責(zé)學(xué)校材料的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作。對各科
室形成的各種資料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 三、積極主動地收集各處室、部門的有關(guān)檔案材料。接受檔案、文件、材料時，必須認(rèn)真驗(yàn)收并辦理好移交手續(xù)。
四、將收集的資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編排、立卷，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分類法進(jìn)行加工和保管。將永久、長期、短期分類存放，編寫案卷目錄、專題索引、卡片，分類匯編。對各類檔案要做到：目錄齊全、類別清楚、排架有序，便于查閱。
五、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案庫房管理制度》，做到庫房“八防”，確保檔案管理安全。
六、嚴(yán)格遵守《檔案保密制度》，做好檔案的保密工作，不得將檔案內(nèi)容外泄，未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何人不得私自調(diào)檔。更不得讓外來人員隨便進(jìn)入檔案室。
七、按各類檔案借閱規(guī)定出借檔案，既要態(tài)度熱情、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又要秉公辦事、不徇私情，同時做到手續(xù)完備，并督促做好檔案利用效果的登記工作。
八、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。收集、銷毀、使用檔案都必須登記、造冊，對檔案收進(jìn)、移出和保管情況清楚。按上級要求及時向上級檔案管理部門上報(bào)有關(guān)檔案情況的各種報(bào)表。
九、做好檔案鑒定工作，對應(yīng)銷毀的文件材料及時清理，按規(guī)定銷毀。其中密級較高的文件要按有關(guān)保密規(guī)定辦理；超過保存期限的一般文書材料的銷毀，要登記文號或在收入登記簿上加蓋銷毀章。所有須作銷毀處理的檔案材料，均需提交主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定后方能銷毀。
十、積極完成學(xué)校布置的其他臨時性工作。
檔案管-理-員崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)公司各種文件、證件、資料、圖書的整理、立卷、歸檔及借閱工作。
2、對檔案進(jìn)行收編、保管、利用、移交、借閱、銷毀等情況隨時以表格、數(shù)據(jù)形式進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。
3、負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)資料的完善和安全。
4、做好檔案資料的匯集，編制目錄、卡片、索引等。
5、遵守國家和公司的保密規(guī)定及檔案借閱管理制度。
6、定期整理檔案資料，特別是公司工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案、文本、光盤、說明、合同、簽證簽單、預(yù)算、報(bào)價(jià)、往來函件、決算、竣工驗(yàn)收報(bào)告、收（支）款記錄等，要單獨(dú)立項(xiàng)建檔，以保證工程資料完整及工程的順利進(jìn)行。
7、嚴(yán)格執(zhí)行圖書借閱規(guī)定，特別是工具軟件、書籍，要定期追蹤催還，以免流失。
8、對保管的各種公司證照、資質(zhì)、印章以及員工的證件，要嚴(yán)格按規(guī)定登記和出具收條。
9、對公司電腦內(nèi)的檔案資料，要定期清理，重要的資料要備分刻盤，屬于保密范圍的，要設(shè)置權(quán)限或隱藏。
檔案管理
一、總則
1．為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
2．公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司統(tǒng)籌管理；二級管理是指公司各部門的檔案資料管理工作。
3．公司的檔案管理由行政部指定人員兼職負(fù)責(zé)，各部門指定人員兼職本部門檔案資料管理工作。
4．檔案管-理-員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，結(jié)案后及時交檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
5．公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
二、歸檔管理
1．凡是反映公司生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、業(yè)務(wù)往來及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價(jià)值的文件資料、電子版本等均屬歸檔范圍。
2．凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別。絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。
3．歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，檔案處保存復(fù)印件。
4．凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5．檔案中屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬人事問題的，由人事部保存原件；屬業(yè)務(wù)往來的，由業(yè)務(wù)部門保存原件（機(jī)密以上級的文件必須把原件存入檔案室）。
6．公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由行政部歸檔。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后歸檔，歸檔范圍外的請示報(bào)告由各部門自行保管。
7．由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)類合同屬絕密文件，由財(cái)務(wù)部單獨(dú)立卷保存。
8. 編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交檔案員歸檔時，應(yīng)登記并雙方簽名。
三、檔案保管
1．公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房或者根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的專用箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2．歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3．檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
4. 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
5．庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6．根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7．嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作，絕密級檔案單獨(dú)立卷存放，除總經(jīng)理外任何人不得調(diào)閱。
8．凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1．檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2．絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借，確因工作需要，須總經(jīng)理批準(zhǔn)，但借閱時間不得超過三天。所有密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。
3．借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4．借出檔案材料的時間不得超過三天，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管-理-員催還。需要長期借出的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5．借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6．借閱的檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如工作需要摘錄和復(fù)制，密級檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案資料由各部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
7．借出檔案材料，因保管不慎丟失時，嚴(yán)格追究當(dāng)事人責(zé)任。
五、檔案的保密管理
1．檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全。
2．凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。
3．借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
六、檔案的銷毀
1．任何部門或個人無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2．按規(guī)定需要銷毀時，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3．銷毀檔案時，應(yīng)指定二人以上進(jìn)行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。銷毀清冊由檔案員永久保存。
7、銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，在公司指定的地點(diǎn)銷毀。
8、檔案銷毀過程中出現(xiàn)失密、泄密或丟失問題，將根據(jù)文件密級追究相關(guān)責(zé)任。
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