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公司員工電話管理制度
第一條 本公司電話，主要是為了方便與外界溝通，展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能，節(jié)省開支 ，員工打電話時，用語應(yīng)盡量簡潔，明確，以減少通話時間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知：
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù)，以三分鐘為限，把握時間。
注意禮節(jié)，長話短說，簡潔扼要，避免耗時又占線。
使用前應(yīng)對討論，商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
使用電話時應(yīng)登記，內(nèi)容包括姓名，受話人（號碼），起止時間，聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長途電話一般由部門負(fù)責(zé)人掛撥，一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。 禁止打打私人長途電話。 違反電話使用規(guī)定，電話記錄未記載或記載不實(shí)，一律做記過處分，并處50-100元罰款。
第五條 接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，大道網(wǎng)絡(luò)公司！對方告之找某人時 ，說：“請稍等！”如不在，說：“他不在，有事我可轉(zhuǎn)告 或請稍后再打！”等。視情況回答，原則是規(guī)范，簡潔，禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時，公司將另行考慮。
公司員工電話管理制度
電話是人們開展社交活動不可缺少的工具它更是我們企業(yè)的一個重要的“服務(wù)窗口”。掌握使用電話的規(guī)范是我們每個員工必修的一課。 電話語言要求禮貌、簡潔和明了以準(zhǔn)確地傳遞信息。
一、態(tài)度禮貌友善
當(dāng)我們使用電話交談時我們不能簡單地將對方視作一個“聲音”而應(yīng)看做是面對一個正在交談的人。尤其是我們服務(wù)行業(yè)與顧客在電話中第一次接觸是你們代表企業(yè)給顧客的第一次“亮相”應(yīng)十分慎重。 因此使用電話時多用肯定語少用否定語酌情使用模糊用語多用道歉語和請托語少用些傲慢語、生硬語。禮貌的語言、柔和的聲音溫文爾雅的態(tài)度往往會給對方留下親切感。正如日本一位研究傳播的權(quán)威所說不管是在公司還是在家庭里憑這個人在電話里的講話方式就可以基本判斷出其教養(yǎng)的水準(zhǔn)。
二、傳遞信息簡潔
電話用詰要言簡意賅將自己所要講的事或答復(fù)的話用最簡潔、明了的語言表達(dá)出來。在通話時最忌諱發(fā)話人吞吞吞吐吐含糊不清東拉西扯正確的做法是問候完畢對方即開宗明義直言主題少講空話不說廢話。
三、控制語速語調(diào)
語言要用普通話。語速適中語氣柔和友好親切不能嬌聲細(xì)語要聲音適中大方禮貌不卑不亢。 通話時語調(diào)溫和語氣、語速適中這種有魅力的聲音容易使對方產(chǎn)生愉悅感。如果說話過程語速太快對方會聽不清楚顯得應(yīng)付了事太慢則對方會不耐煩顯得懶散拖沓語調(diào)太高對方聽得刺耳感到剛而不柔太低對方會聽不清楚感到有氣無力。一般說話的語速、語調(diào)和平常的一樣就行了即使是長途電話也無須大喊大叫。
四、動作規(guī)范
1、把受話器放在離嘴兩三寸的地方正對著它講即可。
2、接打電話要身體正直右手握電話聽筒輕放于右耳上肘與身體保持45°頭抬起目視前方表情溫和自然需要邊打電話邊記錄時如旁邊有座位應(yīng)坐下記錄此時把電話換成左手拿聽筒放于左耳上右手記錄。如無座位在上述動作要求下彎腰記錄臀部不可朝著顧客或者彎腰的側(cè)面對著顧客。
3、掛在墻上的電話接聽時不能面墻而立或與顧客背向而立一定與墻面成90°站立面向顧客表情自然、面帶微笑接電話。
五、基本程序 簡單概括是“您好”開頭“請”字在中“謝謝”收尾。電話響兩聲內(nèi)拿起電話先打招呼您好然后報出單位名稱接下來待對方說明意圖然后接聽電話區(qū)分類別給予答復(fù)。最后要說都要說“謝謝”、“歡迎光臨”或“再見”。
注意的事項(xiàng)
▲不可“咔嚓”一聲就把電話掛了。
▲電話結(jié)束要道謝和說聲再見。
▲聽筒要輕放。
▲在我們企業(yè)一律是讓對方先掛斷電話一般打電話人先放電話接電話的人再放電話。
一 接電話
1、迅速接聽。 日本著名社會心理學(xué)家鈴木健二說打電話本身就是一種業(yè)務(wù)。這種業(yè)務(wù)的最大特點(diǎn)是無時無刻不在體現(xiàn)每個人的特性。 在現(xiàn)代企業(yè)中職員的使命之一就是一聽到電話鈴聲就立即去接。 力爭在鈴響三次之前就拿起話筒這樣避免讓打電話的人產(chǎn)生不良印象的一種禮貌。電話鈴響三遍后才做出反應(yīng)會使對方焦急不安或不愉快。 接電話時應(yīng)首先自報單位、姓名然后確認(rèn)對方您好這里如果對方?jīng)]有馬上進(jìn)入正題可以主動請教請問您有何事或 請問您找哪位通話
2、積極反饋 在接電話過程中要仔細(xì)聆聽對方的講話并及時應(yīng)答給對方以積極的反饋。通話不清楚或聽不明白時要馬上告訴對方。
3、熱情代轉(zhuǎn) 如果對方請你代轉(zhuǎn)電話應(yīng)弄明白對方是誰要找什么人以便與接電話人聯(lián)系。此時請告知對方“稍等片刻”并迅速找人。 如果不放下話筒喊距離較近的人可用手輕捂話筒或按保留按鈕然后再呼喊接話人。
4、做好記錄 如果要接電話的人不在應(yīng)為其做好電話記錄記錄完畢最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍以免遺漏或記錯�？衫秒娫捰涗浛ㄆ龊秒娫捰涗洝�
二打電話
1、時間適宜 打電話的時間應(yīng)盡量避開上午7時前、晚上10點(diǎn)以后的時間還應(yīng)避開晚飯時間、午休時間。 電話交談持續(xù)時間不宜過長事情說清楚就可以了一般以3-5分鐘為宜。
2、有所準(zhǔn)備 通話之前應(yīng)核對對方公司或單位的電話號碼、公司或單位的名稱及接話人姓名。寫出通話要點(diǎn)及詢問要點(diǎn)準(zhǔn)備好在應(yīng)答中使用的備忘紙和筆以及必要的資料和文件。
3、注重禮節(jié) 先說明自己是誰公務(wù)電話要同時報出你的公司及部門名稱然后再提一下對方的名稱。
公司員工電話管理制度
為了更好的規(guī)范電話系統(tǒng)的管理，有效促進(jìn)內(nèi)部及公司與客戶之間的信息溝通，特定本規(guī)定：
一、辦公室固定電話的使用及管理
1、固定是用于公司業(yè)務(wù)通訊工具；
2、公務(wù)使用電話時必須盡量壓縮通話時間，原則上通話控制在每次3分鐘以內(nèi)，生產(chǎn)主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。
3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話（違者將按其通話時間扣罰20倍的話費(fèi)，并處罰金50元／次）
4、門衛(wèi)室報警電話是應(yīng)急使用，為保證暢通，任何人不得占用及使用，（違者將罰款50元／次）
5、各部門人員不得利用上班或下班時間打私人電話，如發(fā)現(xiàn)由調(diào)出清單對賬，查到底扣除相人員的私打電話費(fèi)用。
6、電話使用完畢收線后，必須迅速放回機(jī)座，并確認(rèn)是否放妥，以保證電話線路暢通。
7、各部門對講機(jī)必須勤于擦拭，保證完好，對于故事?lián)p壞電話機(jī)者，一經(jīng)查實(shí)照價賠償外，每次處罰100元。
二、移動電話及對講機(jī)的使用管理
1、配置移動電話及對講機(jī)的目的在于保障公司公務(wù)的順利開展，使用者不得因私事等原因而影響正常公務(wù)電話的撥入或撥出借口不聽公務(wù)電話，不按規(guī)定使用對講機(jī)頻道不法檢收信號。
2、公司移動電話費(fèi)實(shí)行職級補(bǔ)貼原則，主管級為100元／個月，超出部份自已負(fù)責(zé)。
3、職級補(bǔ)貼范圍經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。（在工資中體現(xiàn)）
4、電話費(fèi)、對講機(jī)于公司業(yè)務(wù)通訊及內(nèi)部公務(wù)聯(lián)系使用，通話時間應(yīng)簡短明了，注意控制通話時間，辦公時間內(nèi)私人電話盡量簡短，不能用對講機(jī)談?wù)撆c工作無關(guān)的事，以保證業(yè)務(wù)及公務(wù)電話的正常暢通。
5、移動電話及對講機(jī)由公司統(tǒng)一配裝，必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價賠償。
6、享受補(bǔ)貼話費(fèi)的移動電話的符有對講機(jī)的使用人，必須在公司上班時間內(nèi)保持待機(jī)狀態(tài)，（即每天早上7：30到晚上22：00），違者處罰100元／次，根據(jù)公司造成重大損失的追究責(zé)任。
三、本規(guī)定自2015年10月5日起執(zhí)行。
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