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員工檔案怎樣管理
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理， 同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理：實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門(mén)保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門(mén)按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門(mén)的職責(zé)：
(一)保管職工檔案；
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料；
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
(四)登記職工工作變動(dòng)情況；
(五)為有關(guān)部門(mén)提供職工情況；
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
(一)履歷材料；
(二)自傳材料；
(三)鑒定、考核、考察材料；
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料)；
(五)政審材料；
(六)參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料；
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料；
(八)處分材料；
(九)招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第十三條 按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)附件一)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反(中華人民共和國(guó)檔案法)、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門(mén)。職工被勞教、勞-改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的"企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單"(見(jiàn)附件二)的項(xiàng)目登記，并密封包裝。
(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國(guó)務(wù)院各部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
員工檔案管理
1 目的
規(guī)范員工檔案管理。
2 適用范圍
適用于全公司。
3 內(nèi)容
3.1 員工檔案內(nèi)容
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人情況及有關(guān)方面歷史情況的記錄材料。其內(nèi)容主要包括：
3.1.1 《員工登記表》、《面試評(píng)價(jià)表》及員工所提供的其它一些證明材料，記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化的履歷等；
3.1.2 《試用期評(píng)估表》、《轉(zhuǎn)正鑒定表》、《員工薪資調(diào)整申請(qǐng)表》等，記錄員工以往工作部門(mén)對(duì)員工有關(guān)能力的階段性考評(píng)記錄和年度考評(píng)記錄及薪資調(diào)整情況；
3.1.3 《員工獎(jiǎng)勵(lì)/處罰通知單》等，記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律所受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事相關(guān)材料。
3.2 員工個(gè)人資料變更規(guī)定：如員工在《員工登記表》上的資料發(fā)生變化時(shí)，員工應(yīng)以書(shū)面方式及時(shí)向人力資源部門(mén)報(bào)告，以使員工檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保員工檔案資料的準(zhǔn)確性。
3.3 人事檔案保密規(guī)定：公司人力資源部門(mén)不得將人事檔案在未經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下提供給其它部門(mén)人員查閱，更不得復(fù)印、拷貝、抄寫(xiě)、傳出或帶出辦公地點(diǎn)。如部門(mén)有需要借閱員工人事檔案的，須經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可使用。
3.4 人事檔案的使用
3.4.1 為人力資源的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)；
3.4.2 統(tǒng)計(jì)分析公司人力資源現(xiàn)狀、優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)；
3.4.3 為公司人事決策及人力資源規(guī)劃提供依據(jù)。員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
3.5 其它人事檔案資料
3.5.1 建立人事資料檔案，編制人員花名冊(cè)；
3.5.2 每月人事異動(dòng)情況需同時(shí)填寫(xiě)《人員分布表》、《人事異動(dòng)表》及《人員結(jié)構(gòu)表》，以及需要備案的所有員工資料。
4、解釋
本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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