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行政人員管理規(guī)范
為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
一、崗位規(guī)范
（一）從上班到下班
1、上班的時(shí)候
1.1 遵守上班時(shí)間。
1.2 做好工作前的準(zhǔn)備。
1.3進(jìn)入辦公室必須著裝整潔。
2、工作中
2.1 工作要做到有計(jì)劃、有步驟、迅速踏實(shí)地進(jìn)行。
2.2 遇有工作部署應(yīng)立即行動(dòng)。
2.3 工作中不扯閑話(huà)。
2.4不打私人電話(huà)，不從事與本職工作無(wú)關(guān)的私人事務(wù)。
2.5在辦公室內(nèi)保持安靜，自覺(jué)講普通話(huà)，禁止喧嘩、說(shuō)笑、打鬧，說(shuō)粗話(huà)、臟話(huà)。不要在走廊內(nèi)大聲喧嘩。
2.6愛(ài)護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)保持辦公室干凈、整潔、營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
2.7不得利用辦公室會(huì)客、聚會(huì)。
2.8與公司其他各部門(mén)是平等的關(guān)系，需竭誠(chéng)協(xié)作。
3、辦公用品和文件的保管
3.1 辦公用品和文件不得帶回家,需要帶走時(shí)必須得到許可。
3.2 文件保管不能自己隨意處理,或者遺忘在桌上、書(shū)柜中。
3.3 重要的記錄、證據(jù)等文件必須保存到規(guī)定的期限。
3.4 處理完的文件,根據(jù)公司指定的文件號(hào)隨時(shí)歸檔。
4、下班時(shí)
4.1 下班時(shí)，文件、文具、用紙等要整理，要收拾桌子，椅子歸位。
4.2 考慮好第二天的任務(wù),并記錄在本子上。
4.3 關(guān)好門(mén)窗,檢查處理火和電等安全事宜。
4.4 需要加班時(shí),事先要得到通知。
（二）工作方法
1、接受指示時(shí)
1.1 接受上級(jí)指示時(shí),要深刻領(lǐng)會(huì)意圖。
1.2 虛心聽(tīng)別人說(shuō)話(huà)。
1.3 聽(tīng)取指導(dǎo)時(shí),作好記錄。
1.4 疑點(diǎn)必須提問(wèn)。
1.5指示重復(fù)的時(shí)候，首先從最高上司的指示開(kāi)始實(shí)行。
2、實(shí)行時(shí)
2.1 充分理解工作的內(nèi)容。
2.2 遵守上司指示的方法和順序，或視工作的目的而定。
2.3 實(shí)行決定的方案時(shí),需要?jiǎng)e的部門(mén)的人協(xié)助時(shí),要事先進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。
2.4 備齊必要的器具和材料。
2.5 工作經(jīng)過(guò)和結(jié)果必須向上司報(bào)告。
2.6 工作到了期限不能完成時(shí),要馬上向上司報(bào)告,請(qǐng)求提示。
2.7 任務(wù)實(shí)施時(shí),遇到疑問(wèn)和上司商量。
2.8 檢查被指示的工作內(nèi)容和結(jié)果是不是一致。
3、報(bào)告時(shí)
3.1 工作完后,馬上報(bào)告。
3.2總結(jié)要點(diǎn)。
3.3根據(jù)事實(shí)發(fā)表自己的意見(jiàn)。
3.4報(bào)告完畢后，注意此項(xiàng)工作的長(zhǎng)期監(jiān)督，以及不同時(shí)期的工作效果。
（三）日常工作
1、公司的文件、資料要分類(lèi)別、分重點(diǎn)的整理歸類(lèi)，擺放整齊，使用時(shí)要做到提取方便、快捷。
2、注意公司資料的放置，禁止有意或無(wú)意向來(lái)訪(fǎng)者透露公司機(jī)密。
3、保證工作環(huán)境的整潔，個(gè)人辦公桌要保持整齊和干凈，禁止隨意存放私人物品。
4、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，降低消耗和辦公費(fèi)用。節(jié)約用水、用電，及其他辦公用品，如筆、紙等。
5、辦公室電話(huà)、打印機(jī)為工作之用，禁止打私人電話(huà)，或因私人需要使用打印機(jī)等設(shè)備。
6、做好上傳下達(dá)的工作，來(lái)自各部門(mén)的信息要做到傳達(dá)快速、準(zhǔn)確。若因辦公室人員的疏忽導(dǎo)致工作的停滯，處以重罰。
7、因公需要外出，需征得部門(mén)經(jīng)理同意，并向同事交接待辦事宜，禁止因個(gè)人原因造成工作的延誤或停滯。
二、言規(guī)范
1、會(huì)話(huà)，親切、誠(chéng)懇、謙虛
1.1 語(yǔ)音清晰、語(yǔ)氣誠(chéng)懇、語(yǔ)速適中、語(yǔ)調(diào)平和、語(yǔ)意明確言簡(jiǎn)。
1.2與他人交談，要專(zhuān)心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠。
1.3不要隨意打斷別人的話(huà)。
1.4用謙虛態(tài)度傾聽(tīng)。
1.5重要事件要具體確定。
1.6在談話(huà)中，針對(duì)來(lái)訪(fǎng)者的身份，不可透露公司商業(yè)機(jī)密。
2、文明用語(yǔ)
2.1嚴(yán)禁說(shuō)臟話(huà)、忌語(yǔ)。
2.2使用“您好”、“謝謝”、“不客氣”、“再見(jiàn)”、“不遠(yuǎn)送”、“您走好”等文明用語(yǔ)。
三、社交規(guī)范
1、接待來(lái)訪(fǎng) 微笑、熱情、真誠(chéng)、周全
1.1 接待來(lái)訪(fǎng)熱情周到，做到來(lái)有迎聲，去有送聲，有問(wèn)必答，百問(wèn)不厭。
1.2 迎送來(lái)訪(fǎng)，主動(dòng)問(wèn)好或話(huà)別。
1.3 來(lái)訪(fǎng)辦理的事情不論是否對(duì)口，不能說(shuō)“不知道”、“不清楚”。要認(rèn)真傾聽(tīng)，熱心引導(dǎo)，快速銜接，并為來(lái)訪(fǎng)者提供準(zhǔn)確的聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)和地址，或引導(dǎo)到要去的部門(mén)。
2、使用電話(huà)
2.1接電話(huà)時(shí)，要先說(shuō)“您好”。
2.2使用電話(huà)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了
2.3禁止用電話(huà)聊天。
2.4使用他人辦公室的電話(huà)要征得同意。
四、上網(wǎng)規(guī)定
1. 在工作時(shí)間不得在網(wǎng)上進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。
2. 不得利用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)從事違法犯罪活動(dòng)。
3. 不得利用互聯(lián)網(wǎng)制作、復(fù)制、查閱違反憲法和法律、行政規(guī)定的以及不健康的信息。
4.存放在電腦中的公司資料、圖片等，分類(lèi)別歸類(lèi)整齊，以便于高效率的工作。
5、注意維護(hù)公司電腦網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，電腦出現(xiàn)故障時(shí)及時(shí)與后勤聯(lián)系，予以解決。
五、人際關(guān)系
1. 上下關(guān)系：尊重上級(jí)，不搞個(gè)-人-崇-拜，從人格上對(duì)待下級(jí)，營(yíng)造相互信賴(lài)的工作氣氛。
2. 同事關(guān)系：不對(duì)同事存有偏見(jiàn)，互相關(guān)心、互相幫助，營(yíng)造“同歡樂(lè)，共追求”的氛圍。
3. 尊重他人 肯定、贊揚(yáng)他人的長(zhǎng)處和業(yè)績(jī)，對(duì)他人短處和不足，進(jìn)行忠告、鼓勵(lì)，造成明快和睦的氣氛。
4. 相互合作在意見(jiàn)和主張不一致時(shí)，應(yīng)理解相互的立場(chǎng)，尋找能共同合作的方案。
5、 虛心接受他人的意見(jiàn)。
6、不要解釋和否定錯(cuò)誤。
7、 真誠(chéng)地對(duì)待他人。對(duì)他人有意見(jiàn)應(yīng)選擇合適的時(shí)機(jī)和場(chǎng)合當(dāng)面說(shuō)清，不要背后亂發(fā)議論。
8、 不要看他人的笑話(huà)，在公眾場(chǎng)合出現(xiàn)他人有礙體面，有違公司規(guī)定的行為時(shí)應(yīng)及時(shí)善意地提醒。
9 、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示要堅(jiān)決執(zhí)行。有保留意見(jiàn)的，可擇機(jī)反映，但在領(lǐng)導(dǎo)改變決策之前，不能消極應(yīng)付。
10、不要胡亂評(píng)議領(lǐng)導(dǎo)、同事或下級(jí)，更不能惡語(yǔ)傷人。
11、到公司其他部門(mén)辦公室提取所需材料或所需物品，需征得當(dāng)事人同意，禁止隨意私拿他人物品或資料。
行政人員日常辦公管理規(guī)定
1、本規(guī)定的主要目的是規(guī)范行政工作的紀(jì)律，提高行政服務(wù)意識(shí)。本規(guī)定適用行政辦公樓辦公的員工、班組長(zhǎng)以上員工及常日班工作崗位的員工。
2、行政人員是公司對(duì)各職能部門(mén)管理崗位員工和輔助崗位常日班員工的總稱(chēng)，包括辦公樓各辦公室人員、后勤崗位、倉(cāng)儲(chǔ)崗位、統(tǒng)計(jì)崗位、守衛(wèi)崗位等員工。
3、行政崗位員工紀(jì)律
3.1、嚴(yán)格執(zhí)行上、下班打卡制度，禁代打卡、遲到、早退、中途外出。
3.2、請(qǐng)、休、調(diào)假應(yīng)根據(jù)員工工期、假期、請(qǐng)、調(diào)、休假管理辦法執(zhí)行，由部門(mén)主管批準(zhǔn)，不準(zhǔn)事后或電話(huà)補(bǔ)假，特殊情況應(yīng)副總以上員工批準(zhǔn)。
3.3、上班期間不干私活，不開(kāi)小差，不打擾別人辦公，不閑話(huà)家常，不串崗聚眾。
3.4、盡忠職守，保守公司機(jī)密。
3.5、不翻閱不屬自己負(fù)責(zé)的文件、賬簿表冊(cè)或函件。不得私自攜帶公物(包括生產(chǎn)資料及復(fù)印件)出廠。
3.6、愛(ài)護(hù)本公司財(cái)物，不浪費(fèi)，不化公為私。
3.7、保持公司信譽(yù)，不作任何有損公司信譽(yù)的行為。
3.8、不私自經(jīng)營(yíng)與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的商業(yè)或兼任公司以外的職業(yè)。
3.9、嚴(yán)謹(jǐn)操守，不得收受與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的饋贈(zèng)、賄賂，或向其挪借款項(xiàng)。
3.10、 不得攜帶違禁品、危險(xiǎn)品或與工作無(wú)關(guān)物品進(jìn)入工作場(chǎng)所。
4、行政服務(wù)
4.1、熱情對(duì)待工作職責(zé)內(nèi)的所有提問(wèn)和協(xié)助需求，主動(dòng)協(xié)同和幫助同事、他人解決問(wèn)題。
4.2、深化本職崗位工作內(nèi)容，避免本位主義，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任和義務(wù)。
4.3、應(yīng)對(duì)咨詢(xún)專(zhuān)注解答，禮貌回復(fù)，服務(wù)用語(yǔ)熟悉和牢記。
4.4、辦事講效率、工作有質(zhì)量，思維活躍，方法靈活，執(zhí)行規(guī)范，服從指揮。
4.5、不推延、拖拉同事或客戶(hù)、上級(jí)交辦的事務(wù)，辦成與否要回復(fù)，勿讓別人焦躁。
4.6、誠(chéng)信守時(shí)、實(shí)事求是的工作作風(fēng)。
5、辦公場(chǎng)合禮儀
5.1、應(yīng)養(yǎng)成時(shí)刻檢點(diǎn)自已的儀容、儀表，精神面貌的習(xí)慣。
5.2、不防礙他人工作、學(xué)習(xí)，善體察他人情緒，不憂(yōu)他人正常工作。
5.3、不高聲喧講，不聚從閑聊，有客戶(hù)進(jìn)來(lái)時(shí)，應(yīng)即刻散開(kāi)，禮貌招呼。
5.4、不坐他人辦公桌椅，不在辦公室內(nèi)有不雅姿態(tài)。
5.5、禁止未經(jīng)許可翻閱、復(fù)制、摘抄他人辦公文件、提包、抽屆，禁止未經(jīng)許可動(dòng)他人電腦。
5.6、不說(shuō)不雅語(yǔ)言、小打小鬧。
5.7、不評(píng)價(jià)、議論上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，不說(shuō)、少說(shuō)消極言論。
5.8、記住客戶(hù)姓名，多稱(chēng)呼，保持親切感。
5.9、按接待人員主次勤倒水，主動(dòng)溝通，不冷場(chǎng)。
5.10、提出幫助需求應(yīng)積極響應(yīng)，快速行動(dòng)，勿讓久等。
5.11、不要暴露反感、討厭、不能提供的信息等情緒，冷靜處置。
5.12、會(huì)客不能過(guò)量飲酒、勸酒誤事，敬酒應(yīng)洽當(dāng)、主動(dòng)、注意餐位和職位。
5.13、不準(zhǔn)索要、收受客戶(hù)禮物、贈(zèng)品。
5.14、公事談?wù)撜莆照咴瓌t，不得違背公司利益。
5.15、進(jìn)入他人辦公室應(yīng)禮貌敲門(mén)，聽(tīng)到回復(fù)后進(jìn)入。
6、行政辦公形象
6.1、走路、站立、坐姿、引領(lǐng)等姿體語(yǔ)言應(yīng)得體、大方、穩(wěn)重。
6.2、穿著干凈整潔、勤換洗，顏色搭配協(xié)調(diào)、注意里外服裝協(xié)調(diào)。
6.3、勤洗頭、修顏、保持清潔、爽朗、朝氣的面容。
6.4、手部干凈、指甲無(wú)污垢，隨時(shí)保持清潔。
6.5、私人物品、背包、辦公桌、辦公資料整潔、勤整理。
6.6、養(yǎng)成習(xí)慣，經(jīng)常檢視保持自信、干練、勤快、敏捷、清爽的整體形象。
7、辦公會(huì)議和外務(wù)接待禮儀
7.1、檢查儀容儀表，檢查著裝，保持自信、莊重、精神保滿(mǎn)。
7.2、帶好筆記本、筆，做好記錄，準(zhǔn)時(shí)赴約，不要提前，也不準(zhǔn)遲到。
7.3、文件、資料要準(zhǔn)備齊全，文件清潔、整齊，不亂涂亂寫(xiě)，必要時(shí)能及時(shí)出示。
7.4、問(wèn)候、寒喧客戶(hù)要熱情、大方、主動(dòng)。
7.5、應(yīng)對(duì)提問(wèn)敏捷回復(fù)，思維活躍，主動(dòng)圍繞洽商目的，判斷結(jié)果可行性。
7.6、聆聽(tīng)講談，不斷點(diǎn)頭示好，猜度透露信息的含義，迎合回復(fù)。
7.7、注意時(shí)間和情緒，有繁厭情緒時(shí)應(yīng)退避，以愉快結(jié)束為宜。
7.8、主動(dòng)積極參與討論，但應(yīng)避免過(guò)于張揚(yáng)和詆毀他人，立場(chǎng)和主觀意識(shí)強(qiáng)烈。
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