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人事代理檔案管理制度
為加強人才中心人事檔案管理工作，更好地為中心、為代理人員服務，根據《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及有關規(guī)定，特制定如下管理制度：
一、檔案進出制度
（一）檔案入庫：
1、根據人事代理窗口開具人事代理入庫通知單，查收檔案數量和人員名稱，檢查檔案中檔案材料完整性，確認無誤后簽收檔案。為規(guī)范管理，不接收由個人直接轉入檔案室的檔案材料，來檔統(tǒng)一交至代理窗口后轉入檔案室。
2、檔案轉入檔案室后，按有關規(guī)定分類整理檔案內容，填寫檔案目錄清單并裝訂成冊，在代理軟件中錄入代理人員信息，在《代理檔案登記表》中登記相關內容，將入庫通知單集中存放后，規(guī)范檔案編號，按順序放入相應檔案柜中。
3、如轉入檔案需填寫三審定表、工資定級表、學歷變更表，則及時填寫相關表格，并由檔案室負責人審閱簽章后，按有關規(guī)定辦理報送審批。
（二）檔案轉出：
1、由人事代理窗口事先通知要轉出檔案號，檢查檔案內容（包括代理前的檔案內容，在職人員的辭職（辭退表）、調動介紹信，學生的學籍表、代理分配介紹信、畢業(yè)生報到證、畢業(yè)生通知單，三審定，工資定級，歷年工資變動審批，職稱評審，學歷變更，年度考核表等內容）是否齊全，及時辦理相關手續(xù)，將辦妥的材料及時裝入檔案。
2、接到人事代理窗口轉檔通知單后，清點檔案內容，填寫檔案目錄，在《代理檔案登記表》中登記相關內容，并由轉檔人簽名后，密封加蓋檔案室管理章交付轉檔人，將轉檔通知單集中存放。
3、如需開具工資轉移介紹信，由檔案室負責人按檔案內容填寫相應表格，加蓋工資審批章后封入檔案。
二、檔案保管制度
（一）檔案室與檔案管理、辦公要分設，檔案室要堅固，專用柜架要充足，并有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
（二）取放檔案要隨手鎖柜，出門落鎖，確保檔案的安全。
（三）檔案管-理-員要定期對檔案保管情況進行全面檢查，清查檔案數量，追還借閱檔案，發(fā)現問題及時采取防護措施，保證檔案的完整。
三、檔案保密制度
（一）嚴格執(zhí)行《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》相關規(guī)定。
（二）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
（三）檔案管理人員不得擅自透漏檔案內容，不準擅自將檔案資料帶出檔案室，查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。
四、檔案借閱制度
（一）檔案查閱制度：有關單位查閱檔案時，要由單位開具查閱證明信，說明查閱目的，加蓋單位行政章，經市場管理科負責人批準簽字后交到檔案室，填寫《檔案查閱登記表》并親筆簽名后方可查閱，查閱必須在檔案室內進行。
（二）檔案借閱制度：檔案原則上不外借，特殊情況需要借出時，單位借閱的須由單位開具查閱證明信，說明查閱目的，加蓋單位行政章，經市場管理科負責人批準簽字后訂可借閱，個人借用需填寫《檔案借閱表》，經市場管理科負責人批準簽字后，辦理借出手續(xù)，限期歸還，借閱期限不得超過1個月。過期不還者，要及時追繳，如仍不能及時歸還影響到檔案有關材料辦理的，后果自負
人事檔案管理制度
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密�，F代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等 原因引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項：
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
人事干部檔案管理制度
（一）、保管干部人事檔案，為國家積累檔案史料。
（二）、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
（三）、辦理干部人事檔案的查閱、借閱、轉遞和統(tǒng)計。
（四）、登記干部職務、工資的變動情況。
（五）、為有關部門提供干部的情況。
（六）、做好干部人事檔案的安全、保密、保護工作。
（七）、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
（八）、推廣應用干部人事檔案現代化管理技術。
（九）、定期向檔案館（室）移交死亡干部的人事檔案。
（十）、辦理其他有關事項。
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