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行政文職的工作內(nèi)容
行政人事主要負(fù)責(zé)：1掌管公司人員的名單，詳細(xì)資料，檔案，職位，工資。
2負(fù)責(zé)為各個(gè)部門招聘相關(guān)人員。
3負(fù)責(zé)公司員工入職與離職的交接辦理。
4負(fù)責(zé)公布公司內(nèi)部通知，以及新員工的入職培訓(xùn)（主要是培訓(xùn)公司里的制度及公司簡(jiǎn)介） 5配合行政經(jīng)理的各種工作。
還有就是負(fù)責(zé)公司員工的社保及公積金這些。
行政文員的主要工作是：
1、協(xié)助執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序；
2、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理；
3、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)英郵寄等事務(wù)；
4、負(fù)責(zé)接待來賓，接聽或轉(zhuǎn)接外部電話；
5、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理；
6、完成上級(jí)安排的其他工作任
公司行政文員工作流程內(nèi)容
一、接聽電話
1、聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；
2、聽話時(shí)先問候，并自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語：“您好，鴻泰門窗！”或“您好，這里是鴻泰門窗！”(注意聲音和表情)
3、對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。
①咨詢業(yè)務(wù)：先生（小姐），關(guān)于這方面情況，讓我們公司X先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請(qǐng)稍等。
②聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！
③找人：先生（小姐），您找的XX先生名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。（然后接通本公司XX先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。）
④對(duì)政府部來電且不指明的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話人（通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線）；
4、結(jié)束時(shí)應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽筒；
附：
1、已知相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)回話：“對(duì)不起，XX先生暫時(shí)不在辦公室，請(qǐng)問有什么事情我可以轉(zhuǎn)告嗎？在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的時(shí)，不隨便傳話，更不在未授權(quán)的情況下說出指定被訪者/受話人的行蹤或?qū)⒈辉L者/受查電話號(hào)碼話人的手機(jī)號(hào)碼或家庭電話號(hào)碼告訴來電者。
2、如果來電者不希望和具體某個(gè)人或者不確定和誰通話時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)回話:“有什么可以幫到您的嗎？”通過與他/她對(duì)話了解來電者的目的。如果是一般性的推銷電話，標(biāo)準(zhǔn)回話:“對(duì)不起，XX先生外出了，您需要我轉(zhuǎn)達(dá)什么信息嗎？”
3、如果來電者撥錯(cuò)了號(hào)碼，標(biāo)準(zhǔn)回話:“對(duì)不起，您是不是打錯(cuò)了呢？這里是鴻泰門窗”。如果有必要你還可以告訴來電者“這里的號(hào)碼是0755-89747775
4、在向被訪者轉(zhuǎn)達(dá)來訪時(shí)，應(yīng)告訴來訪者的姓名。
二、 接待拜訪客戶
保持前臺(tái)環(huán)境干凈整潔，會(huì)議室的報(bào)刊書籍的完好無損，保證飲水機(jī)時(shí)刻有水，一次性水杯充足。接待來訪者時(shí)候，避免讓來訪者自己進(jìn)入辦公區(qū)域，而是要遵循公司內(nèi)部接洽者到會(huì)客區(qū)迎接；
1、起立——有訪客來時(shí)，立即起立，目光直視來訪者并點(diǎn)頭微笑致意；
2、問詢——語氣輕柔：“您好，請(qǐng)問您找哪一位？“請(qǐng)問您是哪家公司？請(qǐng)問貴姓？”“是否有預(yù)約？”，
3、安排接待——
了解拜訪原因，給予正確接待
（1）如果是總經(jīng)理預(yù)約的客人來訪，可詢問“請(qǐng)問貴姓，請(qǐng)問是哪家公司？”，確認(rèn)對(duì)方的身份的確是預(yù)
約后，通知總經(jīng)理后方可引領(lǐng)到總經(jīng)理辦公室人；如果沒有預(yù)約，請(qǐng)來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系，如果總經(jīng)理同意來訪，引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人，如果不同意來訪，委婉拒絕。
（2）如果客戶來訪辦理業(yè)務(wù)，給予引導(dǎo)在接待區(qū)，聯(lián)系要找的相關(guān)人員；如果來訪者要找的同事讓其去
會(huì)議室或展廳等候，前臺(tái)應(yīng)該帶來訪者去會(huì)議室或展廳，（如果是夏天，要打開風(fēng)扇或空調(diào)，注意風(fēng)扇的風(fēng)量不要太大，空調(diào)設(shè)置到26度，風(fēng)速為�。�，為來訪者倒水后禮貌的離開。
（3）如果來訪者要找的人不在，根據(jù)來訪情況決定是否立即先聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人；如果如不需要，委婉告
知客人相關(guān)負(fù)責(zé)人不在，是否愿意等人回來，或者明天再來訪。
（4）如果是面試者，引導(dǎo)填寫簡(jiǎn)歷，簡(jiǎn)單介紹公司及應(yīng)聘崗位基本情況后，通知用人部門給予及時(shí)面試。
（5）如果是快遞人員，給予簽收，郵件即時(shí)送給收件人
（6）如果是推銷人員，問清原因，給予引導(dǎo)接待或者回絕。
4、送客——客人離開時(shí)，要起身送客，禮貌用語：“您慢走”。
三、前臺(tái)日常工作
1、負(fù)責(zé)把當(dāng)日?qǐng)?bào)紙放在報(bào)架上，將舊報(bào)紙放指定地點(diǎn)。
2、負(fù)責(zé)提醒和糾正雨傘架上雨具的擺放（特別注意下雨天）
3、負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)出的再生紙收集在一起，放在指定位置，以備它用。
4、管理飲水機(jī)的開戶，并隨時(shí)注意一次性水杯數(shù)量。
5、公司電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。
6、負(fù)責(zé)魚池中水質(zhì)及觀賞魚的喂養(yǎng)。
7、負(fù)責(zé)公司所有花卉的養(yǎng)護(hù)，如有枯枝黃葉或營(yíng)養(yǎng)不良及時(shí)通知花卉養(yǎng)殖人員。
8、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)公司清潔阿媽的工作檢查，對(duì)死角及易臟區(qū)域做重點(diǎn)排查，并及時(shí)與清潔阿姨溝通清理改正。
9、責(zé)公司前臺(tái)的衛(wèi)生清理及桌面擺放，并保持整潔干凈。
四、 考勤的制作
1、每日上班后做好各部門的考勤抽查。
2、每月3日前將各部門考勤打印后交各部門確認(rèn)、簽字、回收。
3、每月月初10日前將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請(qǐng)假、曠工、簽卡、遲到、出差、轉(zhuǎn)正人員的詳細(xì)標(biāo)注，交行政經(jīng)理審核。
4、每月月初13日前將上月宿舍人員及水電費(fèi)扣款計(jì)算完成，廚房就餐人員及餐數(shù)統(tǒng)計(jì)完成交行政經(jīng)理審核。
5、每月15日前必須將各部門考勤、水電費(fèi)、餐費(fèi)統(tǒng)計(jì)完成交財(cái)務(wù)制作工資。
五、人事處理
1、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)各部門補(bǔ)充人員的招聘。（按招聘流程）
2、新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理，并交行政經(jīng)理審核（嚴(yán)格按照入職及離職程序及相關(guān)責(zé)任人簽字程序）。
3、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
4、全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）
5、對(duì)試用人員之試工情況及考勤跟進(jìn)。
6、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)全公司人事異動(dòng)工作。（轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等手續(xù)之辦理）
7、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)全公司獎(jiǎng)懲手續(xù)之辦理。
8、負(fù)責(zé)對(duì)各類資料進(jìn)行簽收，整理并分類歸檔。（公司內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會(huì)議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類整理）。
9、負(fù)責(zé)發(fā)放每月各部門轉(zhuǎn)正員工《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》至各部門負(fù)責(zé)人，并于每月15日前回收，交至行政經(jīng)理處。
10、負(fù)責(zé)對(duì)轉(zhuǎn)正人員的勞動(dòng)合同簽訂，如遇不愿簽合同人員第一時(shí)間上報(bào)行政經(jīng)理處理。
11、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)員工儀容儀表、工作紀(jì)律進(jìn)行日常監(jiān)督。
12、協(xié)調(diào)行政經(jīng)理對(duì)各部門員工進(jìn)行各類培訓(xùn)。
13、負(fù)責(zé)對(duì)公司易耗品進(jìn)行歸類與盤點(diǎn)，每月初統(tǒng)計(jì)上月購用情況，并上報(bào)行政經(jīng)理。
14、其它違反公司制度或上級(jí)安排的其它工作任務(wù)。
六、 后勤處理
1、負(fù)責(zé)為公司管理層名片制作。
2、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)宿舍衛(wèi)生檢查與評(píng)比。
3、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)飯?zhí)没锸尺M(jìn)行跟進(jìn)，并適當(dāng)做出調(diào)整。
4、公司日用品的采購（提出列出清單交行政經(jīng)理審核）。
5、報(bào)銷公司相關(guān)開支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。
6、及時(shí)處理好客戶的投訴問題。
7、協(xié)助行政經(jīng)理對(duì)各部門提交《維修申請(qǐng)單》進(jìn)行安排與跟蹤。
人事文員行政的工作內(nèi)容與職責(zé)
1.負(fù)責(zé)辦公室人員的考勤登記；
2.負(fù)責(zé)日常文件的起草、打印、收發(fā)，接聽電話，做好接聽傳達(dá)記錄；
3.收發(fā)傳真、電子郵件、信函、印刷等公司往來函件和接收與快遞；
4.負(fù)責(zé)各部門辦公用品的申請(qǐng)核實(shí)、申購、保管、領(lǐng)用的登記；
5.公司各部門的人員招聘：依照用人部門的要求，撰寫崗位招聘表，發(fā)布及刷新招聘信息，篩選簡(jiǎn)歷，安排面試者到相關(guān)店面及辦公室面試與初試的篩選，做好相關(guān)電話記錄（打幾個(gè)電話、約見幾個(gè)面試者、面試成功幾人等）匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；
6.來公司客人的接待與訂飲用水；
7.公司常用聯(lián)系人電話的更新（訂水電話、設(shè)備保修電話等）；
8.公司各部門的宿舍、車輛、設(shè)備保修卡等合同的保管；
9.負(fù)責(zé)上公司QQ接收各供貨商的信息與郵件轉(zhuǎn)給各部門負(fù)責(zé)人；
10.每月末到現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，攜帶500G移動(dòng)硬盤拷貝近一周的現(xiàn)場(chǎng)錄像、發(fā)現(xiàn)其中的問題及時(shí)告知公司并通知現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人；
11.月底20號(hào)前打印公司各店的所有報(bào)表（除機(jī)場(chǎng)外）送至現(xiàn)場(chǎng)（和
各店確認(rèn)各表數(shù)量）；
12.每月在1日前必須收回上月各店（南站餐廳店、餐車店、庫房；京站超市店、咖啡廳店；機(jī)場(chǎng)店；辦公室；庫房）的所有報(bào)表。 包括：排班表、考勤表、出勤與銷售表、日常表現(xiàn)表、戒嚴(yán)登記表、月末出勤總匯表、加班表、請(qǐng)假表、留宿登記表、物品損壞登記表、丟失表、銷售提成表等；
13.每月1號(hào)前還收回京站、南站的員工及管理層的績(jī)效考核表，評(píng)出優(yōu)秀員工候選人報(bào)給各店店長(zhǎng)，管理層的績(jī)效考核與績(jī)效工資
掛鉤。
14.審核與統(tǒng)計(jì)以上各種報(bào)表，制成電子表發(fā)至財(cái)務(wù)，作為工資發(fā)放依據(jù)；
15.將以上所有表以各店分開整理、裝訂留存保管；
16.負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)的辦理，（入、離職的檔案分開管理）
員工資料、檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、社保協(xié)議的簽訂、整理與保管；包括晉升、調(diào)動(dòng)、降職等的注明和合同到期的續(xù)簽。
17．制作人事月報(bào)（附模版）。
18．每日統(tǒng)計(jì)公司用餐人員，與廚房阿姨溝通。
19.時(shí)時(shí)更新公司通訊錄與員工花名冊(cè)；
20.工服的發(fā)放與保管、做好與現(xiàn)場(chǎng)的交接和核對(duì)；
21.公司各部門備品的登記與時(shí)時(shí)更新（望京宿舍、庫房；京站宿舍；
南站宿舍、庫房；友誼庫房；機(jī)場(chǎng)宿舍）。
22.統(tǒng)計(jì)各司機(jī)人員的里程數(shù)、加油、維修、停車費(fèi)等。
23.配合經(jīng)理做好各種會(huì)議的記錄、培訓(xùn)的資料與內(nèi)容、大型會(huì)議的籌備與布置等。
24.協(xié)調(diào)各部門，上下級(jí)、員工之間的關(guān)系，處理各層關(guān)系出現(xiàn)的各種問題。
2015年6月04日
行政文員工作內(nèi)容
曲靖恒遠(yuǎn)化工有限公司
一、 接待
1、 所有外部來訪人員，以及公司內(nèi)部到綜合辦公室辦事的人員必須親切問好并問明事由，客人落座必須馬上有茶水奉上；
2、 董事長(zhǎng)辦公室來訪人員必須陪同泡茶接待；
二、 衛(wèi)生
1、 行政文員負(fù)責(zé)的衛(wèi)生區(qū)域有：董事長(zhǎng)辦公室；公司會(huì)議室；綜合辦公室（包括衛(wèi)生間）；
2、 行政文員必須做好負(fù)責(zé)區(qū)域的衛(wèi)生清掃工作以及保持工作，每天早上上班必須做好區(qū)域內(nèi)所有衛(wèi)生，董事長(zhǎng)辦公室的茶具必須在客人走后及時(shí)清洗；
3、 區(qū)域內(nèi)的所有垃圾桶不得滿溢，董事長(zhǎng)辦公室的垃圾桶每天傾倒一次，其他區(qū)域的垃圾桶視使用情況及時(shí)傾倒；垃圾于每天早上裝袋堆放到指定地點(diǎn)；
4、 區(qū)域內(nèi)的花草及時(shí)澆水養(yǎng)護(hù)。
三、 招待用煙酒的管理
1、
2、 招待用的煙酒在領(lǐng)用時(shí)必須填好領(lǐng)用單讓領(lǐng)用人簽字確認(rèn)； 每個(gè)月做好煙酒數(shù)量變動(dòng)的流水賬，每個(gè)月最后一天必須進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，核對(duì)數(shù)據(jù)，確保記錄的準(zhǔn)確性。
四、 公司證件的管理
1、 公司的所有證件必須分類存檔，并掃描電子版存檔，如有
變動(dòng)需及時(shí)更新；
2、 行政文員負(fù)責(zé)一般證件的年審工作，年審時(shí)限內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)備資料審證；
3、 建立公司證件電子管理表格，方便管理和查閱。
五、 人際關(guān)系的處理
1、 必須在最短的時(shí)間內(nèi)熟悉公司的管理架構(gòu)以及各崗位人員，見面及時(shí)問好，做好日常溝通，盡快融入整個(gè)團(tuán)隊(duì)；
2、 高調(diào)做事、低調(diào)做人，用高效快捷的辦事風(fēng)格和隨和的為人處事獲得同時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可；
3、 同事之間有矛盾、對(duì)工作有意見時(shí)要及時(shí)溝通，切記不可散播不良言論，造成影響較大的將直接開除。
六、 公司會(huì)議及聚會(huì)的安排
1、 公司開會(huì)時(shí)要提前做好會(huì)場(chǎng)布置，并燒好開水，做好倒茶準(zhǔn)備；
2、
3、 會(huì)議期間做好會(huì)議記錄，并做好添茶工作； 會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清掃會(huì)場(chǎng)，清洗茶具及煙灰缸，并及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要下發(fā)至各部門。
4、 公司安排聚餐時(shí)要及時(shí)通知相關(guān)人員參加，并做好前期工作；
5、
6、 聚餐期間要安排所有人員落座，并及時(shí)處理各種臨時(shí)問題； 聚餐結(jié)束后及時(shí)清點(diǎn)剩余煙酒等物品，可以退款的及時(shí)退款，可以帶走的要帶走。
七、 外出相關(guān)規(guī)定
1、 跟公司領(lǐng)導(dǎo)及同事因公事外出時(shí)必須報(bào)辦公室主任知曉，因私事外出時(shí)必須向辦公室主任請(qǐng)假，切記無論因公因私都不可私自外出；
2、 外出拜訪客戶或者到政府單位辦事期間，必須集中注意力及時(shí)熟悉辦事流程及各單位相關(guān)人員，不得玩手機(jī)，不得三心二意；
3、 必須盡快熟悉跟企業(yè)聯(lián)系比較緊密的單位及負(fù)責(zé)人員，并打好關(guān)系，為以后工作做好鋪墊。
八、 其他
1、 每天、每周、每月的工作要有個(gè)計(jì)劃，明確工作思路，要有具體的工作目標(biāo)；
2、 工作態(tài)度第一，要有很強(qiáng)的敬業(yè)精神，多思考如何把工作做的更好；
3、 堅(jiān)決杜絕遲到早退現(xiàn)象，以及消極怠工現(xiàn)象；
4、及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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