職場人際關系與溝通技巧

1．增進人際互動

人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進行人與人之間的互動。人際關系涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關系，有一句老話說得好，“先學做人，再學做事”，如果不會做人，人際關系就會一團糟，辦事自然就會到處碰壁。

那么怎樣才能增進人際互動呢？這要靠平時的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現(xiàn)，我們在平常的生活、工作、團隊活動中要有意識地結交朋友，建立人際關系網(wǎng)。

2．人際交往的流程

人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個循序漸進的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。

圖1－1 人際交往的流程圖

3．人際交往的四種態(tài)度

人際關系有四種交往態(tài)度：

我不好，你好，這是大公無私的態(tài)度。

我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。

我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。

我好，你也好，這是我們追求的目標，希望大家都能夠有和-諧的博愛的精神。影響人際關系的因素

1．影響人際交往的客觀因素

時代背景

時代不同，人們的觀念也會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關系無法突破。在以前的農(nóng)業(yè)社會中，鄰居之間的關系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當今的商業(yè)社會中，人們住在電梯公寓里，樓上樓下甚至都互不認識。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。

生活壓力

人們在生活中難免會面對許多壓力，比如升學壓力、家庭壓力、經(jīng)濟壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們?nèi)穗H開拓的腳步。

環(huán)境的阻隔

環(huán)境是影響人際交往的最直接的因素之一，環(huán)境的改變可能會使親密的朋友很少有機會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。

角色定位

在人生的舞臺上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍?zhí)�，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測出各種角色的生活面。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達到最高境界。

2．影響人際交往的主觀因素

人格特質(zhì)

有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多；有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。個性的不同，自然會帶來不同的生活面。

認知的差距

對事情認知的差異性，也會造成不同的人際距離。如兩個人相約去吃飯，一個人要吃洋蔥面，而另一個人要吃魚翅，兩人對美食的認識不一致，以后也很難在一起吃飯。

態(tài)度習慣

不同的生活環(huán)境、家庭教育培育出不同的習慣，每個人都有自己的處世習慣，如果習慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。

溝通協(xié)調(diào)

有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機半句多”。溝通的瓶頸會使人們無法和睦相處，結果產(chǎn)生彼此之間的距離。

利益沖突

人們之間最常見的沖突大概就是利益沖突了，朋友之間因為利益沖突而造成老死不相往來的現(xiàn)象并不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來。

當你總是把“我”字擺在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。所以，一定要兼顧每一個人的感受，善于溝通，妥善維系人際關系。

【自檢】

分析如下影響人際交往的因素，判斷哪些是客觀因素？哪些是主觀因素？

Ａ人格特質(zhì)

Ｄ角色定位

Ｇ認知的差距 Ｂ溝通協(xié)調(diào) Ｅ利益沖突 Ｃ時代背景 Ｆ環(huán)境的阻隔 Ｈ生活壓力 Ｉ態(tài)度習慣

見參考答案1－2

促進人際關系的技巧及人際交往失敗的原因

1．促進人際關系的技巧

想要有效的增進人際關系，需要掌握下面的一些技巧：

守信用

做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。 說好話

心存善意，學習說話技巧，多鼓勵他人，隨時贊美身邊的朋友。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關高手，贊美是人際關系的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。

勇于認錯

許多人明知犯錯，卻礙于面子死不認錯，甚至將錯就錯，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進死胡同。而勇于認錯的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。

尊重他人

“敬人者，人恒敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍�不尊重對方。在表達尊重的時候，要因人而異，因場合不同，選擇不同的方式。

欣賞別人

古人云“三人行，必有我?guī)煛保�每個人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學習、不斷進步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個欣賞他人優(yōu)點的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。

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善于傾聽

很多時候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。

重視儀表

據(jù)調(diào)查，一個人的第一印象會影響他與別人日后長期交往的意愿，所以我們必須重視儀表。一個人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內(nèi)在涵養(yǎng)，我們應該對成功者的個人特質(zhì)多加揣摩，建立自己的印象特質(zhì)，找出屬于自己的吸引力。

運用語言表情

說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產(chǎn)生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學。

運用肢體語言

優(yōu)雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果。

2．人際交往失敗的原因

有的人在人際交往中常常會失敗，究其原因，有各方面的因素。造成人際交往失敗的原因主要有：

習慣動作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍。 講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。

碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無禮等肢體語言使人生厭。

思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠，賣友求榮，都是不受歡迎的對象。

濃妝艷抹，或者邋遢骯臟，都無法讓人產(chǎn)生好感。

職場人際關系的建立

1．如何與上司相處

秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時間甚至超過他和妻子相處的時間，所以秘書必須要了解上司的生活習慣、個性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老板對秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對公司要忠城、任勞任怨、保密、守時、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強、做事要明快，最重要的是對自己要有信心。

2．如何與同事互動

一般來說，同事會認為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關系，就須要放下姿態(tài)，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點，不輕易許諾、不濫用職權，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會接受你，與你通力合作。

3．怎樣與客戶建立良好的關系

客戶是我們的衣食父母，作為秘書一定要協(xié)助上司與客戶建立并保持良好的關系，隨時注意客戶的動態(tài)，逢年過節(jié)記得給客戶打個電話，寄張賀卡，從小事、細節(jié)處打動客戶，有時候一聲祝福就可以維持良性的經(jīng)營關系。

【本講小結】

本講介紹了秘書的角色與人際關系的處理。首先，列舉了秘書的工作內(nèi)容以及秘書應該具備的能力；其次，講解了對人際關系的認知，包括增進人際互動、人際交往的流程和人際交往的四種態(tài)度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細介紹了影響人際關系的因素；然后，講解了促進人際交往的各種技巧，并分析了造成人際交往失敗的各種原因；最后，介紹了怎樣建立職場人際關系，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動、怎樣與客戶建立良好的關系。通過本講的學習，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關系。

檔案管理的原則及常用方式

檔案管理在現(xiàn)代社會扮演著越來越重要的角色，因為公司的資料越來越多，只有把這些資料進行整理、分類，在需要的時候才能隨時找到相應的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量時間浪費在查找資料上面。

檔案管理的基本原則

檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個步驟。收集整理是指快速且大量的收集整理相關資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。

常用的檔案管理方式

1．抽屜式直立檔案

所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來比較簡便，因為抽屜里一般都有垂直的隔板，資料層層放進去，每部分資料上面都有一個突出的標志，對這些檔案進行簡要說明，圖書館里見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。

2．開放式橫向檔案管理

所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時候如果用力不當，就會損壞資料。

開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會計部，藍色的屬于銷售部等等。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法。

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【舉例】

日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個圓筒，在診斷結束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應該把病歷放到哪個區(qū)域。

開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時候比較容易，其缺點是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機密性的檔案管理。

3．穿孔式活頁夾

穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點就是易于保存資料，不必擔心資料次序錯亂或遺失。其缺點是必須先對文件資料進行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。

4．檔案盒

檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個標準現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。

5．金屬文件夾

金屬文件夾里面有一個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開會的時候或者批閱資料的時候使用，可以隨時取放資料，其缺點是不能存放太多的資料，而且容易脫落。

6．透明資料袋

透明資料袋一般被用來暫時保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因為透明，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如

果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來保存。

7．兩層或四層資料盒

這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。

四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設計的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。

【自檢】

請做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點連起來。

1．透明資料袋

3．檔案盒

ａ．易于保密，不易損壞 ｂ．具有標準的尺寸 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料 ｄ．檢索方便，容易拿取

ｅ．可以隨時取放資料，但不能放太多 2．抽屜式直立檔案柜 4．金屬文件夾

見參考答案3－1 5．開放式橫向檔案柜

職場人際關系與溝通技巧2017-02-07 17:12 | #2樓

進入職場，可以不用為簡歷，工作發(fā)愁但卻要為了職場上的人際關系和溝通煩惱。今天小編來給大家解煩惱。教大家職場里的人際關系和溝通。

做好本職工作是職責，但想要在職場上發(fā)光發(fā)亮，有所發(fā)展，只是埋頭苦干是沒有用的。職場人想要贏得職場口碑，必須要主動出擊，跟各部門各同事溝通，鍛煉人際交往的能力，掌握溝通技巧也能助職場人一臂之力。

學會保留意見

出于立場、閱歷的差別，職場人在工作上產(chǎn)生分歧是很常見的，這個時候我們沒有必要一定要爭個長短，只要最終的決定是有利于工作發(fā)展的，是符合集體利益的，職場新人要學會并且適應保留自己的意見。過分的固執(zhí)己見，會顯得自己剛愎自用，而且沒有涵養(yǎng)，如果沉默或者回避，可以幫助問題的解決，也不失為好的選擇。

取長補短

一個沒有半點特色、半點能力和主見的人是不會受到大家的歡迎的，如果想要與人友好相處，就應該努力使自己跟上同事們的節(jié)奏。職場新人對工作有不熟悉的地方，或者感到難以勝任，應該虛心向前輩們請教，不斷地提升自己，盡快的適應工作，才能在辦公室站穩(wěn)腳跟，才能不拖累工作進展，受到大家的歡迎。

尊重事實

職場新人在處理人際關系的時候，應該遵循一個基本原則，那就是尊重事實，不要在講述問題或者聊天的時候過于夸張，這會讓人質(zhì)疑你的真實性、穩(wěn)重度，而且容易讓自己的觀點被忽視。聰明的職場新人在發(fā)表意見的時候，應該采取小心謹慎的態(tài)度，注意維護自己的職場聲譽。

職場人掌握一定的人際關系處理技巧，能在人際交往中省不少心力，溝通能力雖然重要，但是如果自己業(yè)績不好，在部門里站不穩(wěn)腳跟，就算你溝通能力再好，也難交到能夠支持你工作的同事和客戶。

職場溝通交談技巧

（一）應善于運用禮貌語言 禮貌是對他人尊重的情感的外露，是談話雙方心心相印的導線。人們對禮貌的感知十分敏銳。有位優(yōu)秀的售票員，每次出車總是“請”字當先，“謝”字結尾。如：請哪位同志讓個座，照顧一下這位抱嬰兒的女同志。“有人讓座后，他便立即向讓座者說：”謝謝�！霸偃纾骸闭埑鍪驹缕保骸叭缓笳f：”謝謝，請您把月票收好�！斑@樣，使整個車廂的乘客都感到溫暖，氣氛和-諧，在他的感染下，無人吵架、搶坐。-

（二）請不要忘記談話目的 談話的目的不外乎有以下幾點：勸告對方改正某種缺點；向?qū)Ψ秸埥棠硞�問題；要求對方完成某項任務；了解對方對工作的意見；熟悉對方的心理特點等等。為此，應防止離開談話目的東拉西扯。-

（三）要耐心地傾聽 談話，并表示出興趣談話時，應善于運用自己的姿態(tài)、表情、插語和感嘆詞。諸如：微微的一笑，贊同的點頭等，都會使談話更加融洽。切忌左顧右盼、心不在焉，或不時地看手表，伸懶腰等厭煩的表示。-

（四）應善于反映對方的感受 如果談話的對方，為某事特別憂愁、煩惱時，就應該首先以體諒的心情說：“我理解你的心情，要是我，我也會這樣�！边@樣，就會使對方感到你對他的感情是尊重的，才能形成一種同情和信任的氣氛，從而，使你的勸告也容易奏效。-

（五）應善于使自己等同于對方 人類具有相信“自己人”的傾向，一個有經(jīng)驗的談話者，總是使自己的聲調(diào)、音量、節(jié)奏與對方相稱，就連坐的姿勢也盡力給對方在心理上有相容之感。比如，并排坐著比相對而坐在心理上更具有共同感。直挺著腰坐著，要比斜著身子坐著顯得對別人尊重。-

（六）應善于觀察對方的氣質(zhì)和性格 如若與“膽汁質(zhì)”類型的人交談，會發(fā)現(xiàn)對方情緒強烈，內(nèi)心活動顯之于外；與“粘液質(zhì)”類型的人談話，會發(fā)現(xiàn)對方持重寡言，情感深沉；與平素大大咧咧的人談話，會發(fā)現(xiàn)對方滿在乎，漫不經(jīng)心。針對不同氣質(zhì)和性格，應采取不同的談話方式。

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