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會議組織流程及注意事項
一、會議籌備
（一）、會議資料準(zhǔn)備
1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。
3、當(dāng)參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領(lǐng)取。
4、若需要給參會人員發(fā)放紀念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，臵于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。
（二）、會議通知
會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：
1、電話通知：做好電話接電話的時間、對方姓氏記錄，下通知必須設(shè)立記錄本，及時記錄、查閱。
2、正式的書面會議通知應(yīng)包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
3、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。
（三）、會議議程安排
1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內(nèi)容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。
2、安排會議議程時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
（四）、會場布置
1、應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。
2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準(zhǔn)備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。
3、對于安排好坐席的會場，應(yīng)將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。
4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風(fēng)等器械。
5、注意各項會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調(diào)整好。
6、會議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。
7、除非是較長的會議(超過一個半小時的會議)，否則盡量不要提供茶點，以防與會者分心。
8、會（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會議的內(nèi)容）。
9、橫幅（會議的題目、大小、大約提前3-5天制作）。
10、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放臵在地上，這能反映出服務(wù)細節(jié)的水平。
（五）、現(xiàn)場安排（人員入場時）
1、會議開始前在會場入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對參會人員簽到；在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？
2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員。
3、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）
4、會議日程安排表
5、鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）
6、空調(diào)的溫度問題，如果在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！
7、出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負責(zé)！
二、會議中
（一）會議記錄
1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言進行記錄（特別是討論性質(zhì)的會議），記錄內(nèi)容會后留底。
2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。
（二）會議服務(wù)
1、安排專人（會議組織人員或物業(yè)人員）負責(zé)茶水服務(wù)。
2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺、投影儀、視頻設(shè)備等。
3、著裝（因為除講話人之外，服務(wù)人員是唯一走動的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發(fā)出聲響；動作要輕、慢、柔、避免快、重！
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4、主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。
（三）倒茶
1、外面的領(lǐng)導(dǎo)來你們單位，那外面的領(lǐng)導(dǎo)就是客人，倒茶的時候要先給客人倒茶，然后在給自己單位的領(lǐng)導(dǎo)倒茶；給主席臺上公司級領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場（如或更高級的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。
2、倒茶的順序要按照職務(wù)的高低，比如說參加會議的有單位董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，那你就應(yīng)該先給董事長倒茶，然后在是總經(jīng)理，在輪到副總經(jīng)理。
3、切記一點，倒茶不能倒?jié)M，這個是很忌諱的，倒?jié)M了有驅(qū)客的嫌疑。
4、沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。
5、沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會場參與者的目光。
6、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。
（四）其他
1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關(guān)閉手機或調(diào)成靜音。
2、會議時間較長時，可適當(dāng)安排中途休息時間。
三、會議后
（一）整理會議記錄
1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。
2、完成會議總結(jié)材料，材料內(nèi)容應(yīng)包括：會議議程各項內(nèi)容、主要人員發(fā)言材料、會議討論內(nèi)容和總結(jié)性結(jié)論。
3、整理完成會議總結(jié)材料后報領(lǐng)導(dǎo)審批，將審批通過的材料分發(fā)至各參會人員遵照執(zhí)行。
3、重要會議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會議相關(guān)新聞。
會議組織流程及注意事項2017-03-17 06:05 | #2樓
一、會議籌備
（一）會議資料準(zhǔn)備
在必要時將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
（二）會議通知擬定
會議通知分為書面通知和短信通知，其中在較為緊急情況下采用短信通知。
1、提前5天擬定會議通知，報部門主管審核，再由分管副總審批簽字后以書面文件形式下發(fā)，下發(fā)時簽收人須登記存檔；
2、通知內(nèi)容必須包含時間（24小時制）、人物、地點、事件等要素，以“骨”的形式編寫；
3、會議盡量避免安排在周一或其他會議集中的日期進行，會議時間的確定須與人力資源部主管協(xié)商并進行登記；
4、緊急通知采用短信形式下發(fā)，下發(fā)前負責(zé)人員須擬定短信通知內(nèi)容及參 會人員短號，交與行政部相關(guān)人員（現(xiàn)為何惠敏）進行短信通知。
（三）會議議程安排
1、會議議程須以正式文件形式擬定；
2、正式會議開始時一般需要說明會議整體流程，會議分為幾項內(nèi)容；
3、議程安排時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-12:00或者14:00-18:00，如果是有外部人員參加的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
（四）會場布置
1、提前3天，填寫好會議室、橫幅（和歡迎牌）申請表，交與行政部及廣告部相關(guān)負責(zé)人；
2、領(lǐng)回橫幅（和歡迎牌）并確認內(nèi)容正確后交與行政部，并在會議前一天追蹤橫幅是否掛好（歡迎牌是否擺放正確）；
3、會議開始前排好座席及水牌，并將瓶裝水、茶水、水果、會議相關(guān)資料等正確擺放于會議桌上（注：銷售部人員水牌可擺在靠邊位置）；
4、需用到視頻放映時，提前調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、麥克風(fēng)等器械，并負責(zé)為外部人員接入電腦等事宜。
（五）現(xiàn)場安排（人員入場時）
1、若有外部人員參與的會議，需要接送時必須在會議前一天填寫好用車申請單交與調(diào)度室，并安排人員在會議當(dāng)天接待外部人員；
2、會議開始前在會場入口處設(shè)立簽到處，組織參會人員簽到，并指引外部人員入座；
3、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員；
4、會議開始前3分鐘，迅速將未到場人員的水牌及資料撤收，并安排靠后人員填補空位。
二、會議中
（一）會議記錄及服務(wù)
1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言及電子資料進行記錄和拍照，允許時準(zhǔn)備好U盤進行拷貝；
2、提前通知廣告部做好現(xiàn)場攝影準(zhǔn)備，會后留底；
3、安排1人（會議組織人員或行政部人員）負責(zé)茶水服務(wù)。
（二）其他注意事項
1、準(zhǔn)時入場，并盡量靠前坐，手機關(guān)機或震動，認真做好會議記錄； 2、會議時間較長時，可適當(dāng)安排中途休息時間；
3、須車間現(xiàn)場參觀的，提前與行政部溝通，安排好車輛及參觀路線，并通知相關(guān)車間做好現(xiàn)場準(zhǔn)備，并安排專職人員全程陪同外部人員參觀。
三、會議結(jié)束后
（一）整理好會議中文字記錄、圖片和電子稿等資料，進行備案。 （二）對會議整個策劃及組織過程進行總結(jié)。 四、會議組織流程圖
圖1 會議策劃及組織流程圖
五、人員安排及具體分工
人員安排及具體分工情況如下表1所示：
表1 人員安排及具體分工表
注：以上具體分工的人員可重復(fù)安排。
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