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采購業(yè)務(wù)流程管理的注意事項(xiàng)
企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)闡述如下：
1．控制關(guān)鍵點(diǎn)
企業(yè)應(yīng)建立以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國外采購時，從詢價、報(bào)價、申請輸入許可證、開信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。
2．注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)
(1)貨物的采購人同時不能擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作。
(2)貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)。
(3)貨物的采購、儲存和使用人不能擔(dān)任賬目的記錄工作。
(4)貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。
(5)接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝~務(wù)記錄人分離。
(6)記錄應(yīng)付賬款的人不能同時擔(dān)任付款任務(wù)。
3．注意流程的先后順序及時效控制
應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主管對同一采購案件作多次簽核；避免同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購案件會簽部門過多，影響實(shí)效。
4．價值與程序繁簡相適應(yīng)
程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。 5．避免作業(yè)過程發(fā)生混亂
要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。
6．流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境
應(yīng)當(dāng)注意流程的及時改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。
7．配合作業(yè)方式的改善
譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。
采購管理必須要注意的事項(xiàng)2017-03-17 17:14 | #2樓
采購管理是計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運(yùn)動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購管理包括采購計(jì)劃、訂單管理及發(fā)票校驗(yàn)三個組件。采購計(jì)劃管理對企業(yè)的采購計(jì)劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時準(zhǔn)確的采購計(jì)劃和執(zhí)行路線。
采購計(jì)劃包括定期采購計(jì)劃（如周、月度、季度、年度）、非定期采購任務(wù)計(jì)劃（如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的）。通過對多對象多元素的采購計(jì)劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購單生成流程。
采購訂單管理
采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進(jìn)行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫等，在整個過程中，可以實(shí)現(xiàn)對采購存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進(jìn)行在線采購。
友為供應(yīng)商管理系統(tǒng)是采購管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，也是管理采購流程的一個重要環(huán)節(jié)； 系統(tǒng)以供應(yīng)商信息管理為核心，采用標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程以及先進(jìn)的管理思想；
系統(tǒng)從供應(yīng)商的基本信息、組織架構(gòu)信息、聯(lián)系信息、法律信息、財(cái)務(wù)信息和資質(zhì)信息等信等多方面考察供應(yīng)商的實(shí)力；
再通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對供應(yīng)商的供貨能力，交易記錄、績效等信息綜合管理，達(dá)到優(yōu)化管理，降低成本的目的；
為企業(yè)產(chǎn)品的策略性設(shè)計(jì)、資源的策略性獲取、合同的有效洽談、產(chǎn)品內(nèi)容的統(tǒng)一管理等過程提供了一個優(yōu)化的解決方案。
我們旨在改善企業(yè)與供應(yīng)商之間關(guān)系的新型管理機(jī)制，實(shí)施于圍繞企業(yè)采購業(yè)務(wù)相關(guān)的領(lǐng)域；
實(shí)現(xiàn)通過與供應(yīng)商建立長期、緊密的業(yè)務(wù)關(guān)系，并通過對雙方資源和競爭優(yōu)勢的整合來共同開拓市場，擴(kuò)大市場需求和份額，降低產(chǎn)品前期的高額成本，實(shí)現(xiàn)雙贏的企業(yè)管理模式。
發(fā)票校驗(yàn)
發(fā)票管理是采購結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運(yùn)采購業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過對流程進(jìn)行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
價格
更為全面的價格概念應(yīng)是由于材料的選用而給整個Logistics系統(tǒng)和生產(chǎn)體系帶來的總成本。例如，在消費(fèi)品行業(yè)使用的軟塑包材，談?wù)搩r格或比較不同供應(yīng)商的材料時，應(yīng)主要考慮：材料的價格；材料在包裝機(jī)上的損耗率；材料允許包裝機(jī)提速且質(zhì)量穩(wěn)定的限度。因此，價格應(yīng)是符合某種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的價格。
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另外，談?wù)搩r格也不應(yīng)忽視其它的價格條件：交貨地點(diǎn)，如出廠價，到收貨方倉庫價；裝卸責(zé)任，如買方負(fù)責(zé)裝卸；付款條件及貨幣，如貨到買方倉庫后30天付款，美元；保險(xiǎn)責(zé)任，如買方負(fù)責(zé)；是否有批量折扣，如300噸以下，每噸3000元；超過300噸，每噸2900元。
服務(wù)
服務(wù)的價值已被越來越多的Logistics管理人員所發(fā)現(xiàn)，如供應(yīng)商的售后培訓(xùn)，疑難問題的解答，維修保養(yǎng)及零配件的替換和供應(yīng)（對設(shè)備采購而言）。對于Logistics人員，供應(yīng)商的服務(wù)還體現(xiàn)在采購周期及其穩(wěn)定性，即從下訂單到收貨的時間周期和其實(shí)現(xiàn)交貨期的比率。如前所述，這將直接影響到對原料正常庫存和安全庫存的設(shè)立，以及MRP的計(jì)劃結(jié)果。而供應(yīng)商對上述能力的表現(xiàn)，也是其自身Logistics工作水平的體現(xiàn)。
技術(shù)
經(jīng)常能夠聽到采購管理人員的抱怨，認(rèn)為他們對公司業(yè)務(wù)決策介入的越來越少。這在許多的企業(yè)中確實(shí)存在。對他們來說，材料選擇，供應(yīng)商的確定，訂貨的多少都是由其它部門決定的。而他們自己卻成了“照單抓藥”的執(zhí)行人。事實(shí)上，傳統(tǒng)的采購管理人員如果不盡快拓展視野，提高自身的管理水平，這種“殘酷競爭” 的事實(shí)會繼續(xù)進(jìn)行下去。
從技術(shù)角度講，Logistics的采購管理人員應(yīng)向采購工程師轉(zhuǎn)變。這主要體現(xiàn)在三個方面：
要充分了解原材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品的配方。當(dāng)一般的商業(yè)手段使材料的價格降到一定程度后，若要想繼續(xù)獲得價格的突破，則必須從技術(shù)上入手。
采購人員要充分掌握原材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中的主要參數(shù)的改變，對原料價格的影響。而一旦發(fā)現(xiàn)其中的改變，會帶來材料成本的降低，同時所產(chǎn)生的質(zhì)量差異很小或?qū)οM(fèi)者的接受程度沒有太大的影響，為什么不采用呢？事實(shí)上，提供給消費(fèi)者多余的或他們并不需要的價值，是沒有意義的。這經(jīng)常會體現(xiàn)在企業(yè)的國產(chǎn)化進(jìn)程中。應(yīng)該承認(rèn)，本地的許多供應(yīng)商原料的質(zhì)量與國外的標(biāo)準(zhǔn)存在著差異，而改變這種差異需要一定的時間。在目前市場競爭日益激烈的環(huán)境，企業(yè)為了生存，必須因地制宜。另一方面，從產(chǎn)品配方入手，也是同樣的道理。分析產(chǎn)品成本中，各項(xiàng)原料所占的比例。對比例大的原材料，應(yīng)不斷搜索可以替代的原料。這些工作，對價格敏感的采購管理人員比技術(shù)人員有優(yōu)勢。他們可在日常工作中不斷積累這方面的資訊。
要充分了解原料供應(yīng)商所在行業(yè)的特點(diǎn)，如他們的生產(chǎn)工藝，所用原料及行情，他們的投資和生產(chǎn)規(guī)模等。采購管理人員應(yīng)建立供應(yīng)商成本分析和對比檔案。這為日后的價格談判，以及與伙伴關(guān)系的供應(yīng)商共同挖掘成本潛力，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
IT行業(yè)的OEM概念同樣適用于其它行業(yè)。如產(chǎn)品有A，B和C生產(chǎn)而成，而A又是由D和E生產(chǎn)而成。這A僅是個半成品。如果有供應(yīng)商能夠提供A或與之類似的材料，能夠滿足最終產(chǎn)品的生產(chǎn)技術(shù)要求，且價格低于D＋E或自行生產(chǎn)A的成本，則可以改變采購的結(jié)構(gòu)。
風(fēng)險(xiǎn)
采購管理人員應(yīng)定期評估系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，特別是供應(yīng)渠道的風(fēng)險(xiǎn)。主要的風(fēng)險(xiǎn)有：供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)；初級原料價格上漲或緊缺；匯率的劇烈變動。
針對這些風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取的對策：選擇供應(yīng)商時，應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查，同時，平時要注意收集行業(yè)的資訊；盡可能地避免單一供應(yīng)商，有可能的話，應(yīng)有替代材料方案（這也是前面提出的要加強(qiáng)技術(shù)的開發(fā)）；開發(fā)本地供應(yīng)商，減少直接進(jìn)口原料的數(shù)量，對不可避免的大宗進(jìn)口，采取期貨的套期保值功能。
采購管理的層次
交易管理，簡單購買較初級的采購管理多為對各個交易的實(shí)施和監(jiān)督。其特征為：圍繞著采購訂單；與供應(yīng)商較容易的討價還價；僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件；被動地執(zhí)行配方和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
采購管理，隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應(yīng)商管理的重要性；同時，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析（ABC法），整個系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應(yīng)商建立長久的關(guān)系；加強(qiáng)了對供應(yīng)商其它條件的重視，如訂單采購周期、送貨、經(jīng)濟(jì)批量、最小訂單量和訂單完成率重視供應(yīng)商的成本分析；開始采用了投標(biāo)手段；加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防范意識。
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