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工作郵件的規(guī)范與注意事項
郵件是工作中最正式最規(guī)范最即時的溝通方式。郵件各式豐富，傳輸信息量大，郵件的內容，也能體現一個人工作能力和表達能力的強弱。如何寫一份合格的工作郵件，可以說是入職人員必備的一項基本技能。下面是小編精心整理的工作郵件的規(guī)范與注意事項，希望能夠幫助到大家。
注意郵件基本規(guī)范
1.發(fā)送和抄送，發(fā)送郵件要分清楚收件人和抄送人甚至密送，收件人一般應該回復郵件，抄送人起旁聽作用可回可不回郵件;
2.主題，郵件一定要有主題，而且主題是正文的中心思想的提煉，否則日后查找該工作比較費勁;
3.正文，如果郵件正文主要在一個附件里，那么郵件正文中應該用簡單的文字描述附件的是什么的中心思想，避免郵件查看人不知道附件是什么，這對以后郵件的存檔查找很重要;
4.落款，郵件一定要有落款的姓名，誰寫的郵件;
5.郵件要注意存檔，最好是幾年前的工作郵件都保留下來，每次重裝電腦時候注意備份下來;
6.私密盡量不要郵件，財務工資、私密話題，盡量不要用郵件，因為郵件轉發(fā)很方便，如果要轉發(fā)他人的郵件，在增加新的收件人或者抄送人的時候要看看整體內容是不是適合給增加的人查看，如果不適合要做稍微的刪除處理，有些郵件內容只適合決策層面看，查看人要分得清不能隨便轉發(fā)。
郵件的好處：
1、存檔和轉發(fā)方便，隨時有可被轉發(fā)，同時發(fā)郵件時就要想好可能被轉發(fā)，適合存檔、有稽可查(可以保存幾年前的工作歷史記錄，公司在發(fā)展幾年后這個歷史過程很重要的)，可以一對多，回復多對多，即時，郵件還不受時間和空間限制，看到回復就行了。
2、郵件適合的工作：指令性及工作結果性工作，上級給下級下達工作指令，可以是給一個下級，也可以是給多個下級，下級完成提交工作結果;協作性、討論性、決策性工作，需要多個人，郵件的收件人和抄送人都可以同時有多個對象，相關人不用聚集到一個會議室，大家看到回復自己的意見或者做自己該做的工作就行了，對決策性的，相關人回復完意見，上級最后綜合決策就行了，也可以不聽相關人的意見，因為上級有決策權，決策完后大家就要按照決策去執(zhí)行，不能再按照自己的想法單獨行事。流程性、項目合作性工作，互聯網公司很多工作都要靠跨部門跨崗位職責最后落實下來，對同一個工作不要另起新的郵件，從這項工作開始到最后結束，相關過程都能看清楚。
3、靠郵件管理工作，郵件設置到OUTLOOK后，OUTLOOK不能關閉，時刻在線，并設置最短時間內發(fā)送接收。每個人看到郵件后，根據郵件的不同情況可以選擇是什么時間回復合適，但是需要回復的盡量在當天盡早回復，否則會影響其他人的工作。
郵件轉發(fā)設置
問：我想要設置B郵箱代理接受A郵箱的所有郵件 請問應該在A郵箱里設置?還是在B郵箱里設置?另外是不是設置了之後 A郵箱里的郵件轉發(fā)之後就自動刪除了?沒有備份?
答：1、可以在A郵箱設置自動轉發(fā)到B郵箱，默認是選擇轉發(fā)后保留副本的。
2、也可以在B郵箱里設置pop接收A郵箱的郵件,填入用戶名密碼，就行。 但這種方法需要手動收取。
電子郵件的工作流程：
1.用戶寫郵件;
2.發(fā)送，認證，接收，到郵件服務器;
3.郵件服務器，轉發(fā)到：目標郵件服務器;
4.目標郵件服務器認證，接收。
工作中電子郵件的使用
當前，電子郵件在工作中的使用非常頻繁，電子郵件傳遞信息便捷，成本低廉。然而因為郵件的便捷，似乎有時候沒有提高效率，反而增加了干擾而降低效率。
使用注意事項：
1.溝通重要事件時，最好使用郵件，如果你光打電話，對方可以不認賬。如有需要，請用BCC(暗抄)。
2.根據郵件類型(如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等)或按具體項目設置子文件夾。
3. 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。
4.重要郵件及時進行存檔。
5.不要使用自動回復功能。
6.用客戶端收發(fā)信(如 outlook)，在服務器端保留郵件。
7.小心附件功能的使用，附件內容不長時，請直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫軟件，例如：“附件為word2003格式","請見附件"。
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