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辦公用品管理內(nèi)控制度
一、業(yè)務(wù)目標(biāo)
1.規(guī)范公司辦公用品管理與使用，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、綠色環(huán)保的現(xiàn)代辦公理念。
2.明確辦公用品管理與使用權(quán)屬，確保實(shí)物與卡、財(cái)務(wù)賬表相符，保障公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展。
3.財(cái)務(wù)部門組織辦公用品使用部門和管理部門需定期進(jìn)行清查，編制清查報(bào)告，及時(shí)調(diào)整固定資產(chǎn)賬面價(jià)值，確保清查結(jié)果真實(shí)、可靠，在清查作業(yè)實(shí)施之前編制清查方案，經(jīng)過管理部門審核后進(jìn)行相關(guān)的清查作業(yè)。
4.辦公用品的采購、入庫、驗(yàn)收、領(lǐng)用、報(bào)廢、轉(zhuǎn)移符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，符合公司相關(guān)管理制度。
二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
1.辦公用品管理混亂，不能滿足公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.辦公用品管理不當(dāng)，造成丟失、毀損，影響正常辦公秩序，給經(jīng)營(yíng)帶來影響。
3.辦公用品丟失、毀損等造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)貶值嚴(yán)重和辦公用品處置方式不合理，可能造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。
4.辦公用品管理、處置等各相關(guān)環(huán)節(jié)不符合國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定，可能造成政府相關(guān)部門的處罰，對(duì)公司造成不良影響。
三、業(yè)務(wù)范圍
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金龍建材公司
辦公用品管理的主要事務(wù)包括：辦公用品需求申報(bào)、辦公用品采購、辦公用品維護(hù)（登記入庫、分發(fā)登記、結(jié)存登記、維護(hù)保管等）、辦公用品發(fā)放、辦公用品回收等。
四、業(yè)務(wù)流程描述
1.辦公用品管理責(zé)任部門
1.1.行政主管部門：負(fù)責(zé)接收并處理各部門辦公用品需求申報(bào)、集中采購、日常維護(hù)（登記入庫、分發(fā)登記、結(jié)存登記、維護(hù)保管等）、發(fā)放及回收處理。
1.2.各部門：以部門為單位，指派專人（管-理-員）承擔(dān)本部門辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)、辦公用品領(lǐng)取、發(fā)放及回收工作。
2.辦公用品分類：分為低值易耗類和設(shè)備設(shè)施類辦公用品。
2.1.低值易耗類辦公用品指單位價(jià)值或使用期限較短的辦公用品。主要包括鉛筆、圓珠筆、鋼筆、中性筆、橡皮、打印紙、復(fù)寫紙、印刷品、墨水、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、名片、賬冊(cè)、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、水杯、文件夾、文具盒、剪刀、釘書器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等電腦耗材。
2.2.設(shè)備設(shè)施類辦公用品指單位價(jià)值在 100 元以上或使用期限較長(zhǎng)的非固定資產(chǎn)類辦公用品。主要包括低端打印機(jī)、普通傳真機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電腦軟硬件及外設(shè)、掃描儀、閃存盤、移動(dòng)硬盤、錄音筆、辦公桌椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾等。
3.辦公用品管理
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3.1.辦公用品實(shí)施計(jì)劃管理
辦公用品由需求部門提出申請(qǐng)，行政主管部門辦公用品管理人員核對(duì)辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)賬和庫存；無庫存時(shí)，編制辦公用品購置計(jì)劃，經(jīng)公司批準(zhǔn)后依據(jù)公司采購管理要求，實(shí)施采購。
3.2.辦公用品申報(bào)
各部門管-理-員根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月 25 日?qǐng)?bào)下月辦公用品需求計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)人審簽后報(bào)行政主管部門后勤管理處匯總。
3.3.辦公用品采購
行政主管部門后勤匯總各部門辦公用品申報(bào)需求計(jì)劃，定期進(jìn)行統(tǒng)一采購。
3.4.辦公用品領(lǐng)用
3.4.1.各部門根據(jù)批準(zhǔn)后的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃集中到辦公用品管理部門領(lǐng)用。
領(lǐng)取辦公用品時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在領(lǐng)用登記單上簽字，經(jīng)辦公用品管理人員復(fù)核后方可領(lǐng)用。
3.4.2.設(shè)備設(shè)施類辦公用品及硒鼓等電腦耗材自第二次領(lǐng)用起應(yīng)以舊換新，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由責(zé)任人按價(jià)賠償。
3.4.3.新員工到崗時(shí)，所需辦公用品由其所在部門報(bào)請(qǐng)行政主管部門審批后配備。
3.5.員工離崗時(shí)，應(yīng)由其所在部門負(fù)責(zé)人、離崗員工、行政主管部門辦公用品管理人員三方交接辦公用品。如有丟失或人為損壞應(yīng)照價(jià)賠償。
行政主管部門在接收各部門辦公用品需求申報(bào)后，于次月 5 號(hào)前統(tǒng)一發(fā)放給各部門辦公用品管-理-員，非特殊情況不再發(fā)放（新員工入職或臨時(shí)急用可在部門負(fù)責(zé)人簽批后由本部門管-理-員申報(bào)領(lǐng)�。�
3.6.行政主管部門后勤服務(wù)體系負(fù)責(zé)辦公用品的入庫登記、分發(fā)登記，結(jié)存登記、庫房保管等工作。
筆墨紙張、打印耗材等低值易耗的辦公用品，由行政主管部
門負(fù)責(zé)購買和發(fā)放；電腦、電話、傳真、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的配置根據(jù)實(shí)際需求和財(cái)務(wù)部、信息部的權(quán)限規(guī)定購買配置，由行政主管部門建立相關(guān)制度實(shí)施管理維護(hù)；福利性的勞保衛(wèi)生用品，包括毛巾、肥皂、洗衣粉等，由各分（子）公司行政主管部門組織購買和發(fā)放；車間一線生產(chǎn)人員、保安人員、食堂人員、化驗(yàn)員、服務(wù)窗口等工作崗位必須配備工作服的，按公司勞動(dòng)保護(hù)用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
3.7.行政主管部門辦公用品管理人員要定期或不定期組織盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。
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3.8.辦公用品管理人員應(yīng)防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保持辦公用品的功用和性能。
3.9.行政主管部門辦公用品管理人員應(yīng)根據(jù)辦公用品的消耗或
領(lǐng)用情況，確保合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和滿足辦公需求。
3.10.各部門領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和行政主管部門溝通，由行政主管部門協(xié)調(diào)處理。
3.11.公司復(fù)印機(jī)等公共辦公用品由行政主管部門統(tǒng)一管理和維護(hù)。
3.12.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，防止辦公用品的損壞和丟失，盡量減少辦公用品損耗，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。
3.13.各部門的辦公設(shè)備設(shè)施嚴(yán)禁私自外借，如需外借應(yīng)經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好登記。
3.14.辦公用品回收
對(duì)于新購買商品，如出現(xiàn)瑕疵商品根據(jù)實(shí)際情況與行政主管部門協(xié)調(diào)更換或退貨，廢舊用品由行政主管部門進(jìn)行統(tǒng)一處理，以達(dá)到綠色辦公、以舊換新等目的。
辦公用品管理內(nèi)控制度2017-05-09 22:04 | #2樓
為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責(zé)任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費(fèi)，特制訂本制度。
一、辦公用品的分類。
按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。
其中低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風(fēng)扇、線插板、剪刀、釘書機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、裝訂機(jī)、檔夾、裁紙刀、印泥等價(jià)值較低的日常用品；
高值管理品為：電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅等價(jià)值較高的物品。
二、辦公用品的管理責(zé)任部門。
公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司人事行政部。人事行政部應(yīng)當(dāng)于每月月初的1號(hào)-5號(hào)完成公司辦公用品使用計(jì)劃和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上交公司總經(jīng)理審核。
辦公費(fèi)用報(bào)表分常規(guī)費(fèi)用和非常規(guī)費(fèi)用兩大類，其中常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用，月初需由各部門負(fù)責(zé)人（業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人）制定相應(yīng)的月支出計(jì)劃，當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在月初的計(jì)劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi)，如有超支的，需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當(dāng)面解釋。非常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)高值管理品一項(xiàng)，高值管理品不設(shè)月度計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需要情況通過正常審批程序購置。人事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計(jì)情況上交公司總經(jīng)理。
三、辦公用品的申請(qǐng)。
辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請(qǐng)需要填寫《辦公用品申請(qǐng)單》。公司辦公用品的申請(qǐng)資格人為主管及以上管理人員。各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要，及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出，由主管統(tǒng)一進(jìn)行申請(qǐng)。
四、辦公用品的審批。
在填寫《辦公用品申請(qǐng)單》后，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)將申請(qǐng)單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。審批人是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人，其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
公司賦予部門經(jīng)理及以上的管理人員以一定價(jià)值范圍的辦公用品請(qǐng)購的審批權(quán)（鑒于目前由公司總經(jīng)理兼任業(yè)務(wù)部部門經(jīng)理的狀況，特下放審批權(quán)至業(yè)務(wù)主管一級(jí)）。根據(jù)不同的層級(jí)，劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。業(yè)務(wù)主管和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批屬于低值易
耗品的辦公用品的申請(qǐng)。公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請(qǐng)。對(duì)于所涉金額過大的（單品價(jià)值達(dá)到和超過5000元的），由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)審批。
五、辦公用品的采購。
填寫的《辦公用品申請(qǐng)單》在得到批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)交到公司人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買。人事行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甑選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。
人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足，提高供給效率。
六、辦公用品的入庫管理
在供應(yīng)商送來所購的辦公用品后，應(yīng)由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。人事行政部應(yīng)當(dāng)將編制出的常用辦公用品的價(jià)格表交公司財(cái)務(wù)部保管，財(cái)務(wù)部在接相應(yīng)付款單據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)再次核對(duì)相應(yīng)品種的單價(jià)和總金額及簽收人的簽字，確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。
七、辦公用品的保管。
備用的辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域，實(shí)行封閉保存。由各部門申請(qǐng)的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放。
發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人事行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄，明確領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。
對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。人事行政部將根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄�，F(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計(jì)算器。
對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按歷史采購成本計(jì)算，根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價(jià)值降低的，也可以直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。）
實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號(hào)至31號(hào)內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。
八、辦公用品的領(lǐng)用。
各部門憑《辦公用品申請(qǐng)單》可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是《辦公用品申請(qǐng)單》申請(qǐng)人，也可以是申請(qǐng)人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。
在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，人事行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人做好登記記錄。
九、辦公用品的報(bào)廢。
公司對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。
1、 對(duì)簡(jiǎn)單問題的可以自行維修處理。但對(duì)有保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。
2、 可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請(qǐng)單》至人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。
3、 對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，在提交過維修申請(qǐng)，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對(duì)無條件維修的，經(jīng)過了人事行政部的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)人事行政部簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購買價(jià)值單件超過1000元的，須報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理的批準(zhǔn)；原購買價(jià)值單件超過5000元的，須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
4、 高值報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由人事行政部進(jìn)行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。
5、 高值管理品在完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從《高值管理品登記表》上核銷，核銷時(shí)應(yīng)做紅筆登記，并附上《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》。
十、辭職清退情況處理。
對(duì)于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時(shí)，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項(xiàng)。
十一、本制度的實(shí)施
本管理制度于2017年8月1日起實(shí)施。
英馳國(guó)際實(shí)業(yè)有限公司
人事行政部
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