- 相關(guān)推薦
人事檔案管理現(xiàn)狀
人事檔案是在組織人事工作管理活動(dòng)中形成,并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的,記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌,以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。這是愛匯網(wǎng)小編整理的人事檔案管理現(xiàn)狀，希望你能從中得到感悟!
人事檔案管理現(xiàn)狀
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的,寶貴歷史材料,記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程,一直以來執(zhí)行的是隨人走制度,他比較真實(shí)的客觀記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績等方面的材料。
1 人事檔案管理中存在的問題
1.1 人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
1.1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,在人事檔案管理工作中,有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū),認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作,只要不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了[1]。因此,往往容易忽視人事檔案管理工作,檔案問題得不到解決,場所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障,檔案工作自然就做不好。
1.1.2 管理人員配置不足:管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理,單獨(dú)存放。但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職,屬于非專業(yè)人員管理,并且人員變動(dòng)較頻繁,管理水平不高,管理手段落后,對(duì)檔案工作精力投入不足,因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
1.1.3 管理手段也較陳舊,在檔案管理手段上,因?yàn)闆]有單獨(dú)的人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。
1.1.4 管理人員業(yè)務(wù)不熟:大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)干部檔案管理工作。
1.2 人事檔案保密性強(qiáng)
根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定,“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理,但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性[3],“組織意見”本人是不知道,而使檔案材料的主觀隨意性增大。
1.3 人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命是真實(shí)性,在現(xiàn)有人事檔案管理模式下,“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等,個(gè)別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位,偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù),給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)[3]。
1.4 人事檔案材料不全
人事檔案短缺,材料內(nèi)容不完整:如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項(xiàng)目不完整。其原因:
1.4.1 檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng),沒有認(rèn)真及時(shí)的到各部們、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料,導(dǎo)致收集檔案材料不全;有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放,沒有及時(shí)將材料進(jìn)行鑒別歸檔;對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核,造成內(nèi)容殘缺不全。
1.4.2 干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足。他們填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時(shí),有的'人能省則省甚至不填寫,敷衍了事;有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料,一旦落在個(gè)人手中,認(rèn)為由自己保管更安全,用起來也更方便,不愿意將材料交給檔案管理人員。
1.5 管理制度相對(duì)落后于人事制度改革
隨著人事制度改革的不斷深入,人才流動(dòng)頻繁,醫(yī)院在選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制,沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正,阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案,造成人事檔案材料的不完整,給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
2 人事檔案管理對(duì)策
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí) 建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求,制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃,使檔案工作順利進(jìn)行。
2.2 加大對(duì)硬件設(shè)施的投入,進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)
2.2.1 按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。
2.2.2 引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.3 提高檔案管理人員的管理水平
2.3.1 加強(qiáng)對(duì)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。
2.3.2 檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神,加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強(qiáng)化繼續(xù)教育,堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”,全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù),了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。
2.3.3 引人競爭機(jī)制,通過擇優(yōu)錄用,競聘上崗,把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。
2.3.4 醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績[2],充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
2.4 人事檔案管理材料收集
2.4.1 建立相應(yīng)的檔案管理制度:對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用,都要制定一套嚴(yán)格的制度。
2.4.2 建立暢通的材料收集渠道:收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ),如反映業(yè)績的考核、考察材料;學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料;任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、出國考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評(píng)定評(píng)價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。
2.4.3 增強(qiáng)責(zé)任心,提高工作積極性:檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心,必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料,認(rèn)真整理,細(xì)致鑒別,做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
2.5 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
2.5.1 是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,有利于材料的完整保存。
2.5.2 人事檔案的信息具有原始性和完整性,利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫,通過信息統(tǒng)計(jì),對(duì)個(gè)人政績、業(yè)績的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系,可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù),從而極大地提高組織人事部門的工作效率。
2.5.3 人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源,達(dá)到一方收集,多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心,建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),如通過人事信息系統(tǒng),完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放,而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益,如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
總之,通過人事檔案管理工作的不斷完善,使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力,必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
人事檔案管理的作用
真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個(gè)時(shí)期的.學(xué)籍卡、成績單、各方面的評(píng)語、獲獎(jiǎng)證明、還有你的黨團(tuán)材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制。
檔案雖然“光輝不再”，但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”，專家建議：應(yīng)屆生應(yīng)關(guān)心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡：
◆很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
檔案與福利：
◆畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問題時(shí)，都要用到檔案。
檔案與因公出國政審：
◆因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。
補(bǔ)辦檔案與原始材料：
◆雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢必造成一定損失。
人事檔案管理的具體內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的'，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)�，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
(1)突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
(2)對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
(3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。
【人事檔案管理現(xiàn)狀】相關(guān)文章：
人事檔案管理現(xiàn)狀和改革的思考03-25
村干部人事檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考03-25
公司人事檔案管理工作現(xiàn)狀和創(chuàng)新的思考03-25
人事招聘 現(xiàn)狀總結(jié)04-18
人事檔案管理05-07