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監(jiān)理檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構(gòu)成。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編收集整理的監(jiān)理檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

監(jiān)理檔案管理制度

監(jiān)理檔案管理制度1

　　建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進行三大目標控制，有效執(zhí)行合同的重要工作，也是監(jiān)理人員對工程進行正確評價、處理合同糾紛和索賠的依據(jù)，同時也是竣工后運營期間道路養(yǎng)護部門進行工作的一項重要數(shù)據(jù)資料。

　　1資料檔案分類

　　總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類：

　　1.1監(jiān)理文件與資料

　　監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費用監(jiān)理文件、進度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報、監(jiān)理工作報告、監(jiān)理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復(fù)、試驗抽檢的原始記錄等。

　　1.2監(jiān)理管理文件與資料

　　包括監(jiān)理計劃、監(jiān)理細則等。

　　1.3質(zhì)量監(jiān)理文件與資料

　　包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗收工程質(zhì)量評定資料。

　　1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件

　　施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應(yīng)包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會議記錄、檢查結(jié)果、安全事故的有關(guān)文件及施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查等。

　　1.5費用監(jiān)理文件與資料

　　包括各類工程支付文件、工程變更有關(guān)費用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。

　　1.6進度監(jiān)理文件與資料

　　包括進度計劃審批、檢查、調(diào)整有關(guān)文件；工程開工/復(fù)工令及工程暫停令等。

　　1.7合同管理文件與資料

　　包括施工單位辦理保險的有關(guān)文件、延期索賠申請、分包資質(zhì)資料、延期和索賠的批準文件、價格調(diào)整申請及批準文件等。

　　1.8工程監(jiān)理月報

　　監(jiān)理工程師每月應(yīng)向建設(shè)單位和上級監(jiān)理機構(gòu)報送工程監(jiān)理月報，其內(nèi)容包括：本月工程概述，工程質(zhì)量、進度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項，合同執(zhí)行情況，存在的問題，本月監(jiān)理工作小結(jié)等。

　　1.9監(jiān)理工作報告

　　工程結(jié)束時，監(jiān)理工程師應(yīng)提交監(jiān)理工作報告，其內(nèi)容包括：工程基本情況，監(jiān)理機構(gòu)及工作起止時間，投入的監(jiān)理人員、設(shè)備和設(shè)施。關(guān)于工程質(zhì)量、安全、環(huán)保、費用、進度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況，分項、分部、單位工程質(zhì)量評估，工程費用分析，工程建設(shè)中存在問題的處理意見和建議。

　　2資料基本要求

　　2.1資料所反映的工程項目情況和有關(guān)合同內(nèi)容必須真實、準確、齊全、完整。

　　2.2資料必須以規(guī)定表格填寫，常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經(jīng)業(yè)主批準的標準格式。

　　2.3資料的制作應(yīng)有利于長期保存，不得使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復(fù)寫。

　　2.4資料應(yīng)簽署齊全，簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應(yīng)加蓋經(jīng)授權(quán)并得到監(jiān)理工程師同意的公章；總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗室發(fā)件的資料應(yīng)加蓋各自有效的公章。

　　2.5資料編號應(yīng)規(guī)范，符合常規(guī)，使用阿拉伯數(shù)字編碼，體現(xiàn)承包合同段號、順序號，發(fā)文字號符合公文要求。

　　2.6資料應(yīng)保持表面整潔、字跡清晰，不得隨意涂改。若有涂改，應(yīng)在涂改處簽章。

　　2.7資料尺寸統(tǒng)一，全部用a4型紙。

　　2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應(yīng)符合合同規(guī)定，任何一方不得無理拖延或扣壓。

　　3會議記錄

　　由監(jiān)理工程師所主持的會議應(yīng)由專人記錄，并形成會議紀要。會議紀要應(yīng)包括：

　　3.1會議名稱（第一次工地會議、工地例會、工地專題會議、監(jiān)理例會等）。

　　3.2地點、時間、會議主持人。

　　3.3出席會議人的姓名、單位、職務(wù)及聯(lián)系電話（應(yīng)與會議簽到表核對）。

　　3.4會議發(fā)言人姓名及主要內(nèi)容。

　　3.5形成的決議條款，及決議由誰執(zhí)行和何時執(zhí)行。

　　3.6未解決的問題及其原因。

　　3.7由總監(jiān)主持的會議，由信息員記錄并整理成會議紀要，由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關(guān)與會者單位，存總監(jiān)辦；由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會議，由專人整理記錄，形成紀要后存駐地監(jiān)理辦并抄報總監(jiān)辦。

　　4現(xiàn)場記錄

　　4.1現(xiàn)場監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的`形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應(yīng)始終保存在駐地監(jiān)理辦公室，以備查閱，此類記錄每2月報總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對承包人所發(fā)出的口頭或書面指令，要及時通報上一級領(lǐng)導(dǎo)，以盡快征得其確認或修改指令。

　　4.2現(xiàn)場監(jiān)理人員對所轄工程范圍內(nèi)的機械、勞力的配備和使用情況詳細記錄：承包人現(xiàn)場人員和設(shè)備是否同所批計劃一樣，要記錄詳細變化（增減）情況；工程質(zhì)量和進度是否因某級職員或某種設(shè)備不足而受到影響，受到影響的程度如何；是否缺乏專業(yè)施工人員和設(shè)備，承包人的措施如何，有無替代方案；監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場的機械完好率，保證完好率的措施和備用機械設(shè)備及其零配件如何。

　　4.3記錄氣候及水文情況：記錄每天的最高、最低溫度，降雨或降雪量、風(fēng)力、風(fēng)向，河流水位；記錄有預(yù)報的雨、雪、臺風(fēng)及洪水到來之前對永久性或臨時性工程所采取的保護措施；記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細節(jié)，如停工時間、救災(zāi)措施和財產(chǎn)損失等。

　　4.4記錄承包人每天工作范圍，完成工程數(shù)量以及開始及完成工作的時間；記錄出現(xiàn)的異常技術(shù)問題，采取了怎樣的措施處理，效果如何，能否達到規(guī)范要求等。

　　4.5對工程中每道工序完成后的簡單描述，如該工序是否被認可，對缺陷的補救措施或變更情況等作詳細記錄，特別是隱蔽工程部位更應(yīng)記錄詳實。

　　4.6現(xiàn)場材料供應(yīng)和儲備情況。每批材料的到達時間、料源、數(shù)量、存儲方式和材料的抽檢等。

　　4.7必須在現(xiàn)場進行的試驗（如混凝土坍落度、壓實度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等），現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)做好記錄，以據(jù)此出具監(jiān)理抽檢資料。

　　5試驗室記錄

　　5.1除正常的試驗報告外，試驗室指定專人每天以日志形式記錄試驗室工作的情況，包括對承包人試驗的監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析等。試驗室負責(zé)人每月整理此項記錄，并報總監(jiān)理工程師，記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　�、俟ぷ鲀�(nèi)容的簡單敘述，如所做試驗項目及其結(jié)果、對施工現(xiàn)場和施工單位試驗室的檢查和指令、材料進場及質(zhì)量狀況等。

　�、诔邪嗽囼炄藛T情況。試驗人員配備與承包人投標承諾是否一致，數(shù)量和業(yè)務(wù)能力是否滿足工作要求，增減或更換試驗人員的建議。

　　③承包人試驗儀器設(shè)備配置、使用和調(diào)動情況，需增加新設(shè)備的建議。

　　④監(jiān)理試驗室和承包人試驗室所做同一種試驗，結(jié)果有重大差異時原因分析和處理措施。

　　5.2所有取樣和試驗應(yīng)做好如下記錄：分類取樣臺帳、分類試驗臺帳、試驗原始記錄、儀器使用臺帳、試驗報告和監(jiān)理日志，且上述記錄應(yīng)對應(yīng)、統(tǒng)一。

　　5.3取樣后不立即試驗的應(yīng)將樣品存放在留樣室，并標明取樣合同段號、樁號、部位、試驗項目等內(nèi)容；為防止檢驗差錯、復(fù)核檢驗結(jié)果、處理檢驗事故和檢驗糾紛，須留存部分樣品，留樣數(shù)量應(yīng)不少于一次檢驗量，且應(yīng)保持留樣品原包裝，并由檢驗人員填寫留樣單，注明取樣合同段號、樁號、部位、數(shù)量和留樣日期，在留樣期限內(nèi)任何人不得隨意動用留樣品，留樣期滿的樣品，經(jīng)試驗室主任批準予以處理消毀，并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。

　　6計量和支付記錄

　　6.1計量以監(jiān)理工程師在開工初期應(yīng)審核圖紙、復(fù)核工程量，復(fù)核后的工程量清單經(jīng)業(yè)主批準后作為計量支付的依據(jù)，并據(jù)此建立計量和支付臺帳、工程變更臺帳等。

　　6.2原則上每月進行一次現(xiàn)場計量，由施工單位上報擬計量的工程師清單，由計量工程師和相關(guān)專業(yè)工程師現(xiàn)場核查，專業(yè)工程師負責(zé)檢查工程質(zhì)量和自檢資料，計量工程師對已完合格工程現(xiàn)場核實工程量，各駐地和承包人必須配合，避免超計、漏計和重復(fù)計量。

　　6.3計量工程師在收到承包人的支付申請后，應(yīng)依據(jù)支付申請的附屬資料和有關(guān)資料進行檢查核實，如有疑問，相關(guān)專業(yè)工程師和承包人負責(zé)解釋，必要時配合計量工程師再次到現(xiàn)場核實，使之與各專業(yè)工程師的有關(guān)記錄和工程實際一致。計量工程師應(yīng)保存每一期支付證書及附屬資料，及時登記計量支付臺帳和變更臺帳，并更新相關(guān)進度、產(chǎn)值的上墻圖表。

　　7竣工記錄

　　7.1監(jiān)理人員應(yīng)隨時將工程的變更情況（如設(shè)計變更、補救工程、額外工程等）記錄在圖紙上，以作為校核承包人竣工資料的依據(jù)。

　　7.2現(xiàn)場專業(yè)工程師應(yīng)負責(zé)督促承包人按進度提供并校核中間交工資料，檢查其完整性、正確性。

監(jiān)理檔案管理制度2

　　一、總則

　　1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本規(guī)定。

　　2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級人員應(yīng)對自己負責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

　　二、工程檔案管理規(guī)定

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的'形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。

　　3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

　　3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

　　3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

　　3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳；

　　3.2工程文件資料發(fā)放

　　3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。

　　四、監(jiān)理項目部檔案管理職責(zé)

　　1、負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

　　2、歸檔范圍：

　　1)負責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

　　2)監(jiān)理各專業(yè)負責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

　　3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

　　3、工程檔案的鑒定和銷毀

　　1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。

　　2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

　　3)檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。

　　4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

　　4、其它

　　(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[20xx]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。

　　(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

　　(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

　　五、聲像檔案管理辦法

　　5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

　　5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：

　　(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　　(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；

　　(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；

　　(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值；

　　(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[20xx]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[20xx]322號要求。