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投訴管理制度
在當今社會生活中,我們每個人都可能會接觸到制度,制度一經(jīng)制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據(jù)。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編為大家收集的投訴管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
投訴管理制度1
1.0目的:
建立有效的客戶投訴應對機制,明確客服人員面對客戶投訴時的操作指引,提高綜合服務部對各類客戶投訴的應對能力,降低因客戶投訴而引起的負面影響,從而提升客戶服務的整體質(zhì)量。
2.0適用范圍:
本規(guī)定適用于銷售中心綜合服務部全體職員。
3.0職責:
3.1綜合服務部為受理客戶投訴的職能部門,需對客戶投訴進行響應處理、記錄及匯報。
3.2綜合服務部加盟事務文員為投訴記錄責任人,負責投訴記錄的檔案管理,及《投訴周報》制作。
4.0定義:
4.1客戶投訴類型:客戶投訴包括消費者投訴、加盟商投訴。
4.1.1消費者投訴:消費者在終端店鋪消費過程中,對產(chǎn)品質(zhì)量及服務質(zhì)量產(chǎn)生異議而向綜合服務部提起投訴的行為。
4.1.2加盟商投訴:加盟商(含店鋪人員)在經(jīng)營管理過程中,因產(chǎn)品質(zhì)量、貨運問題、服務質(zhì)量、政策原因等因素,對公司某部門或某人員提起投訴的行為。
4.2投訴受理人定義:投訴受理人分為一級受理人、二級受理人、三級受理人。
4.2.1一級受理人:指綜合服務部的大區(qū)客服助理、加盟接待文員/專員等事務性崗位人員。
4.2.2二級受理人:指綜合服務部經(jīng)理/主管。
4.2.3三級受理人:指銷售中心總監(jiān)及公司專職部門行政管理中心。
4.3客戶投訴級別:客戶投訴按輕重緩急分為一級投訴(即“普通投訴”)、二級投訴(即“較嚴重投訴”)、三級投訴(即“非常嚴重投訴”)。
4.3.1一級投訴:即普通投訴,指以解決具體問題為目的、可由一級受理人直接處理并讓投訴者滿意處理意見的投訴事件。如消費者對于產(chǎn)品質(zhì)量不滿要求維修的'投訴、加盟商關(guān)于到貨數(shù)量或質(zhì)量的投訴等。
4.3.2二級投訴:即較嚴重的投訴,指結(jié)合某事帶有情緒反饋類的投訴,或是超出一級受理人權(quán)限范圍的投訴。如消費者或加盟商針對同一事件的二次投訴、消費者對店鋪服務態(tài)度不滿意的投訴、加盟商對于大區(qū)客服服務質(zhì)量不滿的投訴、加盟商對于某項政策不理解、不滿意的投訴等等。
4.3.3三級投訴:即非常嚴重的投訴,指可能影響到公司聲譽、利益或可能影響到加盟商經(jīng)營管理的投訴,此類指已超出綜合服務部責權(quán)范圍,需向上匯報解決的事件。如消費者投訴12315的行為、加盟商對新品質(zhì)量的批量投訴、加盟商對職能部門不作為的投訴等等。
5.0管理規(guī)定
5.1應訴權(quán)責規(guī)定
5.1.1一級受理人接到客戶以任何形式的投訴,含電話、短信、信件、傳真、網(wǎng)絡平臺等,必須于1個工作日之內(nèi)與客戶本人或其代理人取得聯(lián)系,了解投訴原因、事件經(jīng)過,如實記錄于《投訴處理單》中。
5.1. 1.1屬于一級投訴范圍的,由一級受理人直接跟進處理,由二級受理人(綜合服務部主管)審核后交事務文員存檔、記錄;
5.1.1.2屬于二級投訴范圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》交由二級受理人(綜合服務部經(jīng)理/主管)跟進處理,報三級受理人(銷售中心總監(jiān))審核后,由事務文員存檔、記錄;
5.1.1.3屬于三級投訴范圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》匯報二級受理人(綜合服務部經(jīng)理),由二級受理人專項匯報三受理人銷售中心總監(jiān)以及行政中心總監(jiān),由三級受理人指導處理。
5.2客戶投訴受理流程
詳見附件一
5.3應訴業(yè)務指引
5.3.1以解決客戶反映的具體事情為主線,以客戶滿意為投訴事件是否完成的界定指標。
5.3.1.1受理人與客戶交流需注重禮貌:主動自我介紹,語調(diào)平緩溫和,耐心聽取客戶意見,使用《客服標準話術(shù)》;
5.3.1.2受理人需詳盡了解客戶投訴的具體內(nèi)容:事件起因、時間、地點、涉及店鋪及人員、涉及產(chǎn)品及編碼以及客戶的其它聯(lián)系方式;
5.3.1.3受理人需委婉回復客戶對于此投訴事件處理大概流程、每個環(huán)節(jié)的大概時間,受理人的直接聯(lián)系方式;
5.3.1.4投訴事件涉及其它業(yè)務部門的,受理人需親自跟進每個環(huán)節(jié),避免因間接聯(lián)系而造成事態(tài)延誤;
5.3.1.5遇處理周期較長的事項,受理人需每周主動聯(lián)系客戶至少一次,回復受理進度;如屬二級、三級投訴需視情加強主動回復進度頻率;
5.3.1.6投訴事件已按流程受理完畢,受理人需將受理結(jié)果告知客戶,并咨詢客戶對處理結(jié)果的滿意度,在五個答案“1-非常滿意”、“2-滿意”、“3-可理解/接受”、“4-不滿意”、“5-很不滿意”中選擇第1、第2或第3項答案者,可視為投訴事件處理完畢,可匯報審核、存檔、記錄。如客戶選擇第4或第5項答案,則視為自動升級到下一級別,重新填報《投訴處理單》記錄具體情況,并匯報對應受理人處理;
5.3.1.7如三級投訴按正常程序受理而客戶對結(jié)果不能滿意者,由行政中心提交總經(jīng)理例會研究處理。
5.4違規(guī)處罰規(guī)定
5.4.1對于未遵守上述作業(yè)規(guī)定的行為,給予適當處罰。
5.4.1.1受理人未遵守1個工作日內(nèi)應訴并填報《投訴處理單》的,給予30元/次負激勵;
5.4.1.2受理人未按受理權(quán)責及業(yè)務指引操作,造成客戶對其投訴的,視情給予30元—100元/次負激勵;
5.4.1.3受理人按流程對投訴事件處理完畢后,未按規(guī)定咨詢客戶對處理結(jié)果滿意度評估的,或是有私自填寫舞弊行為的,視情給予50—100元/次負激勵。
6.0相關(guān)文件:
無
7.0附件
客服標準化話術(shù)見附件一
客服標準話術(shù)
客眼標準話術(shù)
客服標準話術(shù)是指客服助理與加盟商溝通過程中語言表達的規(guī)范話術(shù),目的是了避免因詞不達意、觸犯禁忌而影響客情關(guān)系。客服標準話術(shù)內(nèi)容如下:
一、來電接聽話術(shù):
1、禮貌接聽:您好!綜合服務部(或:客服部)。
2、禮貌詢問:有什么可以幫到您?
3、業(yè)務受理:
、伲嚎梢灾苯咏鉀Q的問題:您說的這個問題,具體是這樣的……
、冢嚎梢灾敢蛻艚鉀Q的問題:您說的這個問題,具體可由xx部門xx解決,他的聯(lián)系電話是:xxx,我馬上致電給他說明,讓他給您電話。如還有問題,歡迎來電。
、郏翰荒荞R上解決、回復的問題:您所說的內(nèi)容我已記錄下來了,具體我晚點再回復您。
④:關(guān)系到別的部門的問題:您說的這個問題可能與xx部門有關(guān),我先幫您了解下,再回復您。
⑤:需要匯報解決的問題:您說的內(nèi)容我已記錄下來了,我需要向部門(主管、經(jīng)理或總監(jiān))匯報后,才能回復您,晚點我會給您電話。
4、禮貌結(jié)束:謝謝您(可以是昵稱)的來電,再見。
二、致電加盟商話術(shù):
1、禮貌問:xx(昵稱)您好!我是xx客服xx。
2、聞明目的:今天致電給您,是關(guān)于xxx的事……
3、快速說明
、伲海ê笱a催款類)您的xx訂單已掃描,總共xx元,請您盡快打款到賬號,以便發(fā)貨。
、冢海ㄐ麑д{(diào)查類)您對xxx一事了解嗎?具體是……
、郏海ü(jié)點回復)您的xxx事現(xiàn)在已xxx,我會盡快跟進處理,請您放心。
④:(已完成業(yè)務回復)您的xxx事情已處理完畢,具體結(jié)果是…請您知悉。
禮貌結(jié)束:今天跟您說的就是這個事,謝謝,再見。
三、禁忌語言:
1、絕對不能對客戶說“不”:我不知道我
2、絕對不能推卸責任:這個不關(guān)我的事。
3、絕對不能讓客戶轉(zhuǎn)找別人:這是xxx的事,你找他吧。
投訴管理制度2
第一條為保證客戶(終端消費者、代理商、加盟商)對本公司商品銷售所發(fā)生的客戶投訴案件有統(tǒng)一規(guī)范的處理手續(xù)和方法,防范類似情況再次發(fā)生,特制定本辦法。
第二條本辦法所指客戶投訴案件系指出現(xiàn)第三條所列事項,客戶提出減價、退貨、換貨、損害賠償、批評建議等。
第三條客戶的正當投訴范圍包括:1.產(chǎn)品在品質(zhì)上有缺陷;2.產(chǎn)品的交期; 3.產(chǎn)品規(guī)格、等級、數(shù)量等與合同規(guī)定或與貨物清單不符; 4.產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格超過允許誤差范圍;5.產(chǎn)品在運輸途中受到損害;6.因包裝不良造成損壞; 7.存在其他品質(zhì)問題或違反合同問題。
第四條本公司各類人員對投訴案件的處理,應以謙恭禮貌、迅速周到為原則。各被投訴部門應盡力防范類似情況的再度發(fā)生。
第五條營運部客服所屬職責:1.確定投訴案件是否受理。 2.迅速發(fā)出處理通知,督促盡快解決。
3根據(jù)有關(guān)資料,裁決有關(guān)爭議事項。 4.盡快答復客戶。 5.決定投訴處理之外的有關(guān)事項。
第六條行政人事部職責:1.檢查審核投訴處理通知,確定具體的處理部門。 2.組織投訴的調(diào)查分析。 3.提交調(diào)查報告,分發(fā)有關(guān)部門。 4.填制投訴統(tǒng)計報表。
第七條各門店接到投訴后,應確認其投訴理由是否成立,呈報上級主管裁定是否受理。如屬客戶原因,應迅速答復客戶,婉轉(zhuǎn)講明理由,請客戶諒解。
第八條各營運部門對受理的投訴,應進行詳細記錄,并按下列原則作出妥善處理:1.凡屬質(zhì)量缺陷,規(guī)格、數(shù)量與合同不符,現(xiàn)品與樣品不符,超過技術(shù)誤差時,填制投訴記錄卡,送行政人事部。 2.如純屬合同糾紛,應填制投訴記錄卡,并附處理意見,送公司有關(guān)領(lǐng)導裁定處理。 3.如屬發(fā)貨手續(xù)問題,依照內(nèi)銷處理辦法規(guī)定處理。
第九條行政人事部在接到上述第一種情況的投訴記錄卡時,要確定具體受理部門,指示受理部門調(diào)查。
第十條受理部門接到記錄卡后,應迅速查明原因。以現(xiàn)品調(diào)查為原則,必要時要進行記錄資料調(diào)查或?qū)嵉卣{(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括:1.投訴范圍(數(shù)量、金額等)是否屬實。 2.投訴理由是否合理。 3.投訴目的調(diào)查。 4.投訴調(diào)查分析。 5.客戶要求是否正當。 6.其他必要事項。
第十一條受理部門將調(diào)查情況匯總,填制“投訴調(diào)查報告”,隨同原投訴書一同交主管審核后,交行政人事部。
第十二條行政人事部收到調(diào)查報告后,經(jīng)整理審核附具體意見后,呈報總經(jīng)理批閱,回復受理部門。
第十三條受理部門根據(jù)行政人事部意見,形成具體處理意見,報請上級主管審核。
第十四條受理部門根據(jù)主管審核意見,返回營運部客服,由客服以書面或者口頭形式答復客戶。
第十五條客戶投訴記錄卡中應寫明投訴客戶名稱、客戶要求、受理時間和編號、受理部門處理意見。
第十六條客戶投訴記錄卡的投訴流程為:1、客戶直接投訴至門店(由門店受理,如果認為投訴不成立,委婉回絕客戶,如果投訴成立,填寫《客戶投訴記錄卡》,門店能處理的直接處理,并將處理意見隨同《客戶投訴記錄卡》一起上交公司;門店不能處理的與營運主管協(xié)商處理,能共同處理的就處理,并將處理結(jié)果隨《客戶投訴記錄卡》一起上交公司;門店與營運主管不能協(xié)商的處理的,將《客戶投訴記錄卡》直接上交公司營運部客服。2、終端消費者、代理商、加盟商直接投訴至客服的,由客服按規(guī)定填寫《客戶投訴記錄卡》,按辦法規(guī)定的`流程運行。
第十七條調(diào)查報告內(nèi)容包括發(fā)生原因、具體經(jīng)過、具體責任者、結(jié)論、對策和防范措施。
第十八條投訴處理中的折價、賠償處理依照有關(guān)銷售業(yè)務處理規(guī)定處理。
第十九條客戶投訴責任人員處分及獎金罰扣:1.客戶投訴責任人員處分,行政人事部每月10日前應審視上月份結(jié)案的客戶投訴案件,凡經(jīng)批示為行政處分者,經(jīng)整理后提報"人事公布單"并公布!2.客戶投訴績效獎金罰扣,生產(chǎn)部門、營運部門的責任歸屬部門或個人由行政人事部依客戶投訴案件發(fā)生的原因決定責任歸屬單位,并開立"獎罰通知單"呈總經(jīng)理核準后,月底執(zhí)行罰扣部門罰扣獎金。
第二十條客戶投訴經(jīng)濟處罰準則:1、客戶投訴罰扣的責任歸屬,生產(chǎn)部門以各組為單元,最小單位以歸屬至發(fā)生各組單元個人為原則。未能明確歸屬至發(fā)生組單元者方歸屬至生產(chǎn)部。2、營運部門以歸屬至個人為原則,未能明確歸屬至個人者,才歸屬至部門。
第二十一條客戶投訴罰扣方式:1、客戶投訴案件罰扣依"客戶投訴罰扣判定基準"的原則,判定有關(guān)部門或個人,予以罰扣個人績效獎金,其罰扣金額歸屬公司。2、客戶投訴罰扣標準依"客戶投訴損失金額核算基準"罰扣,責任歸屬部門的人員,以損失金額除以該責任部門的總基點數(shù),再乘以個人的總基點數(shù)即為罰扣金額。3、客戶投訴罰扣最高金額以全月績效獎金50%為準,該月份超過50%以上者逐月分期罰扣。
第二十二條部門的罰扣方式:1、生產(chǎn)部門的罰扣方式歸屬至發(fā)生部門各組為單元,依"客戶投訴罰扣標準"計扣該部門應罰金額;歸屬至部門,依"客戶投訴罰扣標準"每基點數(shù)罰扣計部門每人的基點數(shù)。2、營運部門的罰扣方式:歸屬至個人者比照生產(chǎn)部罰扣方式;歸屬至發(fā)生部門者比照生產(chǎn)部門的罰扣方式。
第二十三條客戶投訴行政處分判定項目補充說明:1、因票據(jù)錯誤或附樣等資料錯誤遭客戶投訴者;2、因財務錯誤遭客戶投訴者;3、未依"制作規(guī)范"予以備料、用料遭致客戶投訴者;4、經(jīng)剔除的不合格產(chǎn)品混入正常品庫遭致客戶投訴者;5、成品交運超出應收范圍未經(jīng)客戶同意遭客戶投訴者;6、擅自減少有關(guān)生產(chǎn)資料者;7、營運人員對于特殊質(zhì)量要求,未反映給有關(guān)部門遭客戶投訴者;8、訂單誤記造成錯誤者;9、交貨延遲者;10、裝運錯誤者;11、交貨單誤記交運錯誤者;12、倉儲保管不當及運輸上出問題者。;13、外觀標示不符規(guī)格者;14、其他。以上一經(jīng)查覺屬實者,即依情節(jié)輕重予以行政處分,并經(jīng)總經(jīng)理核準后由行政人事部公布。
第二十四條行政罰扣折算:1、警告一次,罰扣績效獎金100%;2、小過一次,以每基數(shù)罰扣績效獎金30%;3、大過以上者,當月效益獎金全額罰扣。
第二十五條本辦法所涉及到的投訴,以營運部客服為主,行政人事部負責案件的檢查、監(jiān)督、落實與協(xié)調(diào)。
第二十六條投訴處理期限:至接到投訴7天結(jié)案。
第二十七條行政人事部應于每月初10日內(nèi)填報投訴統(tǒng)計表,呈報總經(jīng)理審核。
第二十八條本辦法從20__年7月1日開始執(zhí)行。本辦法最終解釋權(quán)屬公司行政人事部。
投訴管理制度3
。ㄒ唬╊櫩屯对V分類:
1、非品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因(指人為因素造成)。
2、品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因。
3、《客戶投訴記錄表》編碼原則
1)年度(xx)月份(xx)流水編號(xx)。
2)編號周期以年度月份為原則。
。ǘ┨幚矸止ぃ
1、銷售分公司和市場部
。1)詳查投訴產(chǎn)品之訂單編號、原料、數(shù)量、交貨日期、不良品數(shù)量。
。2)了解顧客投訴要求及投訴理由。
。3)協(xié)助顧客解決疑難或提供必要參考資料。
。4)迅速傳達處理結(jié)果。
(5)投訴案件的登記,處理時效管制及逾期反映。
。6)投訴改善方案的提出、執(zhí)行效果跟蹤和確認。
2、主管副總經(jīng)理
。1)監(jiān)督投訴案件的調(diào)查、上報及責任人員的確定。
。2)投訴改善方案的審核及效果確認。
(3)主持與客戶接洽投訴調(diào)查及妥善處理。
3、總經(jīng)理
(1)投訴內(nèi)容的審核。
。2)處理方式的確定及責任歸屬之判定。
4、生產(chǎn)部門
。1)針對投訴內(nèi)容詳細調(diào)查,并擬定處理對策及改善執(zhí)行。
。2)投訴品質(zhì)量檢驗確認。
。ㄈ╊櫩屯对V處理流程
1、銷售分公司人員接到顧客投訴時,應熱情接待了解投訴內(nèi)容,并首先判定責任發(fā)生單位。若本公司為責任方,應即查明有關(guān)資料(訂單編號、料號、交貨日期、數(shù)量、不良品數(shù)量)、顧客要求及交貨金額等各項目。
。1)能夠馬上解決的問題應立即進行協(xié)調(diào)和解決,給顧客一個滿意的答復。
。2)不能馬上答復顧客的問題,須安撫顧客情緒的.同時立即致電銷售分公司,請求批示,回復顧客。然后再將情況記錄在《顧客投訴記錄表》上。
(3)若顧客對回復不滿意,則應告知顧客十五天內(nèi)給予答復,并最大程度地留住投訴產(chǎn)品,將此表連同投訴樣品,送交市場部。
2、市場部接到《顧客投訴記錄表》后,分析投訴原因、判定責任歸屬部門及確定處理對策。待顧客同市場部和銷售分公司人員共同商討解決辦法后,市場部填制《顧客投訴處理表》。最后由主管副經(jīng)理作出批示。
3、經(jīng)核簽的《顧客投訴處理表》第一聯(lián)由市場部留存,第二聯(lián)送銷售分公司留存。
4、市場部每年6月和12月的前10日匯總半年來的投訴處理情況,會同加工單位、銷售分公司經(jīng)理判定責任歸屬并討論各投訴項目,改善對策及處理結(jié)果。
5、銷售分公司不得超越權(quán)限向顧客做任何處理答復、協(xié)議或承認,只應對《顧客投訴處理表》中批示事項答復顧客(不得將《顧客投訴處理表》影印件送客戶)。
6、投訴內(nèi)容若涉及其他公司或原物料供應商等責任時,由主管副總經(jīng)理會同市場部等有關(guān)部門共同處理。
7、投訴處理實行首問負責制,即誰受理誰負責。
。ㄋ模┩对V案件處理期限
1、《顧客投訴處理表》處理期限自市場部受理起,國內(nèi)15天,國外18天內(nèi)處理。
2、各單位投訴處理作業(yè)流程處理期限如下:銷售分公司5天,市場部7天(如果涉及到加工單位,則其中加工單位的處理期限是2天)。
。ㄎ澹┩对V審核
1、各公司在接到通知之日起,須在公司備有《顧客意見簿》,方便顧客對本公司產(chǎn)品的監(jiān)督與投訴。
2、各專賣店必須將顧客投訴記錄在案,不能有瞞報、漏報、謊報的行為。銷售分公司與市場部將不定期對顧客投訴進行核對。如發(fā)現(xiàn)專賣店對顧客的投訴置之不理或顧客有二次投訴的現(xiàn)象,將對相關(guān)責任人進行處罰。
。┩对V責任人員處分及罰扣金額
1、投訴罰扣責任歸屬,加工單位以各班組為最小單位。未及明確歸屬班組單位時,歸屬至全廠。
2、業(yè)務部門、服務部門以歸屬至個人為原則,未能明確歸屬個人時,歸屬至區(qū)域?qū)Yu店或分公司。
3、罰扣方式:
1、凡屬于產(chǎn)品問題,經(jīng)責任歸屬后,予以處理;
2、屬于非產(chǎn)品問題,由銷售分公司負責處理。以上情況,凡情節(jié)嚴重的,呈總經(jīng)理核批后,由總經(jīng)理辦公室公布。
投訴管理制度4
。ㄒ唬┯脩敉对V處理原則
當用戶來電或上門投訴時,須堅持'五清楚,一報告'的處理原則。
1、聽清楚
在接待用戶投訴時,應耐心聽用戶講完,聽清用戶投訴的內(nèi)容。不得打斷用戶說話,更不能急于表態(tài)。
2、問清楚
待用戶講過錯后,要進一步問清有關(guān)情況。切忌與用戶正面辯駁,應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。
3、跟清楚
受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復用戶為止。對不能解決的投訴,應婉轉(zhuǎn)地向用戶講清楚,并確定下次回復的時間。
4、復清楚
對用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后,應及時把處理的過程及結(jié)果清楚地回復用戶,以表明用戶的`投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
5、記清楚
處理用戶投訴后,應把投訴的事項、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于用戶意見受理表內(nèi),由用戶加蓋意見后收回存檔。
6、報告
重大投訴,必須馬上報告部門主管或公司領(lǐng)導。
。ǘ┯脩敉对V處理程序
1、一般性投訴
當接到一般性投訴時,將情況記錄在用戶意見受理表后,向有關(guān)職能部門反映,并立即將情況回復用戶。
通過管理部處理的一般性投訴有:
(1)大廈內(nèi)裝修噪音滋擾他人辦公;
(2)茶水間、廁所等公共設(shè)施使用出現(xiàn)故障和問題;
。3)用戶室人電器故障及各類設(shè)施需要維修;
(4)用戶郵件報紙遺失或欠收;
。5)大廈公共區(qū)域環(huán)境清潔衛(wèi)生及園卉花木問題;
(6)大廈鼠蟲害防治問題;
(7)涉及管理公司所提供各類服務的問題。
2、重大投訴
遇到重大投訴,超出部門處理權(quán)限,須將投訴事項移交公司領(lǐng)導處理,向投訴用戶解釋原因,并確定回復時間。
3、書面投訴
對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導,按投訴性質(zhì)一般以書面回復用戶。
4、投訴匯總
每月對投訴進行一次匯總,記錄在用戶意見受理表上,并根據(jù)用戶投訴情況,進行用戶回訪。
投訴管理制度5
患者的投訴對于醫(yī)院改進服務、發(fā)現(xiàn)缺陷、堵塞漏洞有著非常重要的意義。為了及時處理各種投訴,促進醫(yī)院改進服務,提高服務質(zhì)量,維護醫(yī)院形象,根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療規(guī)章制度,結(jié)合醫(yī)院的實際情況,制定醫(yī)療投訴管理制度。
一、投訴渠道:
。ㄒ唬┽t(yī)院投訴監(jiān)督電話、醫(yī)院電子郵箱,醫(yī)院公眾場所的意見投訴箱,各科室意見薄(本)。
。ǘ┙⒃嚎傊蛋嘀贫,實行24小時值班,接聽電話、接待來訪、受理投訴。
(三)醫(yī)院辦公室、醫(yī)務科、護理部為綜合接待受理、協(xié)調(diào)投訴科室,其它職能科室受理職權(quán)范圍內(nèi)的投訴。
二、受理投訴的部門和范圍
(一)院辦公室:受理行政事務與管理方面、職工勞動紀律方面的投訴;
(二)黨委辦公室:受理醫(yī)德醫(yī)風方面、職工違規(guī)違紀方面的投訴。
。ㄈ┽t(yī)務科:受理醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療糾紛方面的投訴;
(四)護理部:受理護理質(zhì)量、護理糾紛方面的投訴;
。ㄎ澹╅T診部:受理門診、體檢等方面投訴;
。⿲徍丝疲菏芾磲t(yī)療收費記賬,醫(yī)療物價方面的投訴;
。ㄆ撸┍Pl(wèi)科:受理醫(yī)院安全方面的投訴;
(八)總務科:受理后勤保障方面的投訴;
。ň牛┧巹┛疲菏芾碓O(shè)備管理、藥品質(zhì)量、價格及藥事管理方面的投訴。
。ㄊ└腥竟芾砜疲菏芾碓簝(nèi)感染方面的投訴。
(十一)各系統(tǒng)、各科室受理本系統(tǒng)和科室范圍內(nèi)的投訴。
。ㄊ┢渌鼞撌芾淼耐对V問題由相應的職能部門受理。
三、受理投訴條件
。ㄒ唬┩对V者必須是到我院治療或工作關(guān)系過程中,因自己的合法權(quán)益直接受到侵害的患者和合法代理人。
。ǘ┯忻鞔_的投訴者(對象),事實根據(jù)和具體要求。
。ㄈ┩对V者應有文字材料,或本人口訴由受理部門筆錄后,投訴人簽字蓋章后作為投訴材料。電話方式投訴的,投訴人應報出真實姓名、聯(lián)系地址、通訊方式,受理科室應做好記錄。投訴的匿名信件和電話,按國務院《信訪工作條例》和中紀委對匿名信處理規(guī)定等有關(guān)文件精神辦理。
四、投訴的接待與處理:
。ㄒ唬┽t(yī)院投訴的接待、處理實行“首訴負責制”,應當貫徹“以病人為中心”的理念,遵循合法、公正、及時、便民的原則,保障醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全,避免和減少不良事件的發(fā)生。受理投訴的部門和辦理人員要以事實為依據(jù),以法律法規(guī)為準則,公正處理投訴,保護雙方當事人的合法權(quán)益,禁止任何形式的推委和回避。在查清事實、分清責任的基礎(chǔ)上進行調(diào)解處理,使投訴者和被投訴者雙方互相諒解,達成共識。
(二)各臨床、醫(yī)技、行政及后勤部門均有義務處理、自行協(xié)調(diào)解決發(fā)生在科室內(nèi)部的投訴?剖抑魅问强剖医哟吞幚砘颊咄对V的第一責任人。
。ㄈ┙⒃、科兩級醫(yī)療糾紛投訴的登記、討論和處理記錄本及醫(yī)療差錯、事故登記本,登記投訴事宜的原因、經(jīng)過、調(diào)查結(jié)果及處理意見,每月匯總一次。
。ㄋ模┙哟颊咄对V時要熱情、耐心、細致地做好接待、解釋、說明工作,穩(wěn)定投訴人情緒,避免矛盾激化。核實相關(guān)信息,并如實填寫《醫(yī)院投訴登記表》,如實記錄投訴人反映的情況,并經(jīng)投訴人簽字(或蓋章)確認。對缺少憑證和情況不明的投訴,要及時通知投訴者,待補齊所需材料后受理。
。ㄎ澹┛剖易孕袇f(xié)調(diào)解決
1.科室成立醫(yī)療糾紛處理小組,具體負責與患者或其親屬的協(xié)商工作。其他人員不得私自與患者或其親屬接觸并對醫(yī)療活動擅自做出解釋?浦魅斡H自參與醫(yī)療糾紛的`接待、處理,應熱情接待,積極化解處理。
2.醫(yī)務人員在醫(yī)療活動中發(fā)生或者發(fā)現(xiàn)可能引起醫(yī)療糾紛或損害的醫(yī)療過失行為,應當立即報告科室負責人,并及時采取有效措施減輕對患者損害程度,同時報告主管部門。
3.接到患者投訴后科室負責人應立即組織進行病歷討論,分析該患者的診療過程有無醫(yī)療缺陷或不足,按照相關(guān)法律法規(guī)、診療常規(guī)的要求完成病歷及醫(yī)療文書的書寫工作,但不得私自修改。
4.科室負責人在職權(quán)范圍內(nèi)對糾紛可做相應處理,但必須將處理結(jié)果及對當事人的處理意見在三日內(nèi)報醫(yī)務科。
5.醫(yī)療糾紛解決后,科室負責人應在5個工作日內(nèi)組織全科人員對糾紛進行討論,找出本科室存在的問題,提出整改措施,預防醫(yī)療糾紛的再次發(fā)生。同時將材料報相關(guān)部門備案,責任人寫出整改報告,存入個人技術(shù)檔案。
。┽t(yī)院協(xié)調(diào)解決
1.科室內(nèi)處理困難,由科室負責人報醫(yī)務科,醫(yī)務科報主管院長,重大突發(fā)事件可直接報告院長。凡醫(yī)務人員外出非法從醫(yī)(含外出會診、手術(shù)未經(jīng)醫(yī)務科審批者)發(fā)生的醫(yī)療事故糾紛,不屬于本規(guī)定的處理范疇,醫(yī)院不承擔處理責任。
2.科室向醫(yī)務科提交時須同時附有下列材料:相關(guān)醫(yī)務人員對糾紛經(jīng)過的書面陳述;科室對糾紛的初步責任認定及處理意見
3.醫(yī)務科收到科室的上述書面材料后,應當要求投訴人在2個工作日內(nèi)提供書面材料,并負責整理歸納相關(guān)資料。
4.醫(yī)務科及時了解調(diào)查投訴發(fā)生的原因,積極化解,能夠當時解決的問題不推不拖,及時解決。對于涉及醫(yī)療質(zhì)量安全、可能危及患者健康的投訴,醫(yī)院應當立即采取積極措施,預防和減少患者損害的發(fā)生。對于涉及收費、價格等能夠當場核查處理的,應當及時查明情況,立即糾正。對于情況較復雜,需調(diào)查、核實的投訴事項,一般應當于5個工作日內(nèi)向投訴人反饋相關(guān)處理情況或處理意見。對涉及多個科室,需組織、協(xié)調(diào)相關(guān)部門并進行專家論證共同研究的投訴事項,應當于10個工作日內(nèi)向投訴人反饋處理情況或處理意見。
5.對需要進一步調(diào)查核實或職權(quán)范圍以外的,及時調(diào)查處理并向有關(guān)領(lǐng)導匯報。任何部門不得超越權(quán)限與患者或家屬做任何的處理協(xié)議或承諾。對投訴不能成立的,各主管部門仍需向患者及家屬耐心解釋。如涉及醫(yī)療事故爭議的,應當告知投訴人按照《醫(yī)療事故處理條例》等法規(guī),通過醫(yī)療事故技術(shù)鑒定、調(diào)解、訴訟等途徑解決,并做好解釋疏導工作。對于投訴人采取違法或過激行為,無理取鬧,經(jīng)勸助、批評教育無效的,或投訴人捏造事實、誣告陷害他人,應及時采取相應措施并依法向公安機關(guān)和衛(wèi)生行政部門報告。
6.責任科室負責人、責任人有義務在醫(yī)療糾紛解決中配合相關(guān)部門的工作,提供真實資料,書寫相關(guān)醫(yī)療法律文書,按時參加鑒定會,協(xié)助醫(yī)院完成舉證責任。
7.責任人實行不回避制度,以增強處理透明度,保護醫(yī)院、患者及當事人的合法權(quán)益。如責任人確有隱情,需要回避,應提出書面申請,經(jīng)所在科室負責人簽字后,報醫(yī)務科方可回避,回避人及所在科室不得對處理結(jié)果提出異議。
8.主管院長必須把握醫(yī)療糾紛處理的全過程,并給予指導性意見,必要時親臨現(xiàn)場處理,其余各部門及相關(guān)人員必須服從醫(yī)療糾紛處理小組的調(diào)度。
。ㄆ撸┳粉櫢纳。
1.投訴處理完畢后,各職能部門均須對投訴情況進行歸納分類和分析研究,發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量的薄弱環(huán)節(jié),提出改進意見或建議,督促相關(guān)部門、科室及時整改。
2.醫(yī)院應當定期召開投訴分析會議,分析產(chǎn)生投訴的原因,針對突出問題提出改進方案,并加強督促落實。醫(yī)院工作人員有權(quán)對醫(yī)院管理、服務等各項工作進行內(nèi)部投訴,提出意見、建議,醫(yī)院及投訴管理等有關(guān)部門應當予以重視,并及時處理、反饋。臨床一線工作人員,對于發(fā)現(xiàn)的藥品、醫(yī)療器械、水、電、氣等醫(yī)療質(zhì)量安全保障方面的問題,有責任向投訴管理部門或者有關(guān)職能部門反映,投訴管理等有關(guān)部門應當及時處理、反饋。
投訴管理制度6
一、值班經(jīng)理是投訴第一受理人。接到客人投訴后,在自己權(quán)限范圍內(nèi)的及時處理,超權(quán)限的迅速上報辦公室。
二、接到客人投訴后,態(tài)度要誠懇、耐心、保持冷靜。
三、站在客人的角度表示同情,盡量縮短與客人之間在感情上的距離。
四、了解客人投訴原因和要求,告訴客人需做調(diào)查及大致等候時間。調(diào)查認真仔細,不推脫、搪塞客人。
五、所有投訴處理,盡量避免在顧客較多的場合處理。
六、單獨接觸客人時,態(tài)度友善,不爭吵、辯論。
七、若屬客人誤解或不了解公司有關(guān)規(guī)定引起的投訴,婉轉(zhuǎn)解釋,消除誤解,溝通同顧客之間的聯(lián)系。
八、事實調(diào)查清楚,提出處理辦法后,耐心轉(zhuǎn)告客人,征求客人對處理辦法的.意見。
九、根據(jù)公司是否應承擔責任及責任大小,適當優(yōu)惠或贈送客人食品、飲料。
十、搞好投訴處理的善后工作,公司每次的投訴記錄,交辦公室存檔。
十一、投訴內(nèi)容分類整理,定期分析,對帶傾向性的問題,及時提出改進措施,提高服務質(zhì)量。
投訴管理制度7
1.0目的:
建立有效的客戶投訴應對機制,明確客服人員面對客戶投訴時的操作指引,提高綜合服務部對各類客戶投訴的應對能力,降低因客戶投訴而引起的負面影響,從而提升客戶服務的整體質(zhì)量。
2.0適用范圍:
本規(guī)定適用于銷售中心綜合服務部全體職員。
3.0職責:
3.1綜合服務部為受理客戶投訴的職能部門,需對客戶投訴進行響應處理、記錄及匯報。
3.2綜合服務部加盟事務文員為投訴記錄責任人,負責投訴記錄的檔案管理,及《投訴周報》制作。
4.0定義:
4.1客戶投訴類型:客戶投訴包括消費者投訴、加盟商投訴。
4.1.1消費者投訴:消費者在終端店鋪消費過程中,對產(chǎn)品質(zhì)量及服務質(zhì)量產(chǎn)生異議而向綜合服務部提起投訴的行為。
4.1.2加盟商投訴:加盟商(含店鋪人員)在經(jīng)營管理過程中,因產(chǎn)品質(zhì)量、貨運問題、服務質(zhì)量、政策原因等因素,對公司某部門或某人員提起投訴的行為。
4.2投訴受理人定義:投訴受理人分為一級受理人、二級受理人、三級受理人。
4.2.1一級受理人:指綜合服務部的大區(qū)客服助理、加盟接待文員/專員等事務性崗位人員。
4.2.2二級受理人:指綜合服務部經(jīng)理/主管。
4.2.3三級受理人:指銷售中心總監(jiān)及公司專職部門行政管理中心。
4.3客戶投訴級別:客戶投訴按輕重緩急分為一級投訴(即“普通投訴”)、二級投訴(即“較嚴重投訴”)、三級投訴(即“非常嚴重投訴”)。
4.3.1一級投訴:即普通投訴,指以解決具體問題為目的、可由一級受理人直接處理并讓投訴者滿意處理意見的投訴事件。如消費者對于產(chǎn)品質(zhì)量不滿要求維修的投訴、加盟商關(guān)于到貨數(shù)量或質(zhì)量的投訴等。
4.3.2二級投訴:即較嚴重的投訴,指結(jié)合某事帶有情緒反饋類的投訴,或是超出一級受理人權(quán)限范圍的投訴。如消費者或加盟商針對同一事件的二次投訴、消費者對店鋪服務態(tài)度不滿意的投訴、加盟商對于大區(qū)客服服務質(zhì)量不滿的投訴、加盟商對于某項政策不理解、不滿意的投訴等等。
4.3.3三級投訴:即非常嚴重的投訴,指可能影響到公司聲譽、利益或可能影響到加盟商經(jīng)營管理的投訴,此類指已超出綜合服務部責權(quán)范圍,需向上匯報解決的事件。如消費者投訴12315的行為、加盟商對新品質(zhì)量的批量投訴、加盟商對職能部門不作為的投訴等等。
5.0管理規(guī)定
5.1應訴權(quán)責規(guī)定
5.1.1一級受理人接到客戶以任何形式的投訴,含電話、短信、信件、傳真、網(wǎng)絡平臺等,必須于1個工作日之內(nèi)與客戶本人或其代理人取得聯(lián)系,了解投訴原因、事件經(jīng)過,如實記錄于《投訴處理單》中。
5.1。 1.1屬于一級投訴范圍的',由一級受理人直接跟進處理,由二級受理人(綜合服務部主管)審核后交事務文員存檔、記錄;
屬于二級投訴范圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》交由二級受理人(綜合服務部經(jīng)理/主管)跟進處理,報三級受理人(銷售中心總監(jiān))審核后,由事務文員存檔、記錄;
屬于三級投訴范圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》匯報二級受理人(綜合服務部經(jīng)理),由二級受理人專項匯報三受理人銷售中心總監(jiān)以及行政中心總監(jiān),由三級受理人指導處理。
5.2客戶投訴受理流程
詳見附件一
5.3應訴業(yè)務指引
5.3.1以解決客戶反映的具體事情為主線,以客戶滿意為投訴事件是否完成的界定指標。
受理人與客戶交流需注重禮貌:主動自我介紹,語調(diào)平緩溫和,耐心聽取客戶意見,使用《客服標準話術(shù)》;
受理人需詳盡了解客戶投訴的具體內(nèi)容:事件起因、時間、地點、涉及店鋪及人員、涉及產(chǎn)品及編碼以及客戶的其它聯(lián)系方式;
受理人需委婉回復客戶對于此投訴事件處理大概流程、每個環(huán)節(jié)的大概時間,受理人的直接聯(lián)系方式;
投訴事件涉及其它業(yè)務部門的,受理人需親自跟進每個環(huán)節(jié),避免因間接聯(lián)系而造成事態(tài)延誤;
遇處理周期較長的事項,受理人需每周主動聯(lián)系客戶至少一次,回復受理進度;如屬二級、三級投訴需視情加強主動回復進度頻率;
投訴事件已按流程受理完畢,受理人需將受理結(jié)果告知客戶,并咨詢客戶對處理結(jié)果的滿意度,在五個答案“1—非常滿意”、“2—滿意”、“3—可理解/接受”、“4—不滿意”、“5—很不滿意”中選擇第1、第2或第3項答案者,可視為投訴事件處理完畢,可匯報審核、存檔、記錄。如客戶選擇第4或第5項答案,則視為自動升級到下一級別,重新填報《投訴處理單》記錄具體情況,并匯報對應受理人處理;
如三級投訴按正常程序受理而客戶對結(jié)果不能滿意者,由行政中心提交總經(jīng)理例會研究處理。
5.4違規(guī)處罰規(guī)定
5.4.1對于未遵守上述作業(yè)規(guī)定的行為,給予適當處罰。
受理人未遵守1個工作日內(nèi)應訴并填報《投訴處理單》的,給予30元/次負激勵;
受理人未按受理權(quán)責及業(yè)務指引操作,造成客戶對其投訴的,視情給予30元—100元/次負激勵;
受理人按流程對投訴事件處理完畢后,未按規(guī)定咨詢客戶對處理結(jié)果滿意度評估的,或是有私自填寫舞弊行為的,視情給予50—100元/次負激勵。
6.0相關(guān)文件:
無
7.0附件
客服標準化話術(shù)見附件一
客服標準話術(shù)
客眼標準話術(shù)
客服標準話術(shù)是指客服助理與加盟商溝通過程中語言表達的規(guī)范話術(shù),目的是了避免因詞不達意、觸犯禁忌而影響客情關(guān)系?头䴓藴试捫g(shù)內(nèi)容如下:
一、來電接聽話術(shù):
1、禮貌接聽:您好!綜合服務部(或:客服部)。
2、禮貌詢問:有什么可以幫到您?
3、業(yè)務受理:
①:可以直接解決的問題:您說的這個問題,具體是這樣的……
、冢嚎梢灾敢蛻艚鉀Q的問題:您說的這個問題,具體可由xx部門解決,他的聯(lián)系電話是:xxx,我馬上致電給他說明,讓他給您電話。如還有問題,歡迎來電。
③:不能馬上解決、回復的問題:您所說的內(nèi)容我已記錄下來了,具體我晚點再回復您。
、埽宏P(guān)系到別的部門的問題:您說的這個問題可能與xx部門有關(guān),我先幫您了解下,再回復您。
、荩盒枰獏R報解決的問題:您說的內(nèi)容我已記錄下來了,我需要向部門(主管、經(jīng)理或總監(jiān))匯報后,才能回復您,晚點我會給您電話。
4、禮貌結(jié)束:謝謝您(可以是昵稱)的來電,再見。
二、致電加盟商話術(shù):
1、禮貌問:(昵稱)您好!我是客服。
2、聞明目的:今天致電給您,是關(guān)于事……
3、快速說明
、伲海ê笱a催款類)您的訂單已掃描,總共xx元,請您盡快打款到賬號,以便發(fā)貨。
、冢海ㄐ麑д{(diào)查類)您對一事了解嗎?具體是……
、郏海ü(jié)點回復)您的事現(xiàn)在已,我會盡快跟進處理,請您放心。
、埽海ㄒ淹瓿蓸I(yè)務回復)您的事情已處理完畢,具體結(jié)果是…請您知悉。
禮貌結(jié)束:今天跟您說的就是這個事,謝謝,再見。
三、禁忌語言:
1、絕對不能對客戶說“不”:我不知道我
2、絕對不能推卸責任:這個不關(guān)我的事。
3、絕對不能讓客戶轉(zhuǎn)找別人:這是事,你找他吧。
投訴管理制度8
第一章總則
第一條為規(guī)范投訴處理的程序和流程,加強投訴處理的及時率,保證為投訴人提供優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)服務,根據(jù)相關(guān)制度,特制定本考核辦法。
第二條廣州市物業(yè)管理有限公司所管轄物業(yè)范圍內(nèi)的投訴處理工作,均適用于本考核辦法。
第三條服務中心主要負責投訴的受理、處理、回訪以及匯總統(tǒng)計工作。每月25日將投訴匯總報表送報督導室。
第四條督導室負責投訴的處理,并檢查投訴的處理情況和處理結(jié)果。
第二章投訴的受理與接待
第五條服務中心調(diào)度員或主管在接待投訴人來訪時,行為舉止應熱情、大方。對于未按《住戶接待語言行為規(guī)范》的要求,使用文明服務用語,扣罰當事人30元,引起投訴人投訴的,扣罰當事人50——200元。
第六條調(diào)度員未按規(guī)定記錄投訴項目,包括投訴人、投訴時間、投訴事項、聯(lián)系方式以及接單人等,缺少記錄項目,扣罰當事人50元;導致投訴處理不及時或不準確的,扣罰當事人100—200元。
第七條調(diào)度員或主管在接聽來電時,應使用規(guī)范用語,對于投訴人提出的簡單問題,應做好詳細解答。對于未按規(guī)定用語和標準接聽電話的,扣罰當事人30元;對于解釋工作不到位,引起投訴人誤解或曲解,影響物業(yè)公司信譽的,扣罰當事人50—100元。
第三章投訴的處理與回訪
第八條調(diào)度員在接到投訴人投訴后,無論是有效投訴還是無效投訴,均應在首報五分鐘內(nèi)將相關(guān)投訴反饋至相關(guān)部門的相關(guān)人員。對于無效投訴,經(jīng)證實后,調(diào)度員應對投訴人做好詳細的解釋工作。如有對某項投訴置之不理或不處理,扣罰當事人50元;引起投訴人再次投訴的,扣罰當事人100元。
第九條對于緊急投訴,調(diào)度員未在3分鐘內(nèi)反饋處理和上報,扣罰當事人100元;引起嚴重后果的,應對當事人處以200元以上的罰款;對于其它投訴,調(diào)度員未在12小時內(nèi)處理和反饋,扣罰當事人100元;導致投訴問題積壓,影響投訴處理的及時率,引起投訴人再次投訴的,扣罰當事人200元。
第十條調(diào)度員或主管安排人員處理投訴,應當科學、合理,并將投訴事項詳細告知投訴處理人。對于因調(diào)度不合理或者交代不清等原因,扣罰當事人50元;而導致投訴問題不能得到及時解決的,扣罰當事人100元。
第十一條投訴處理人在接到調(diào)度安排后,無論是否合理,均應予以服從,及時有效地進行投訴的處理工作。對于不服從調(diào)度安排,態(tài)度惡劣的,扣罰當事人200元。
第十二條投訴處理人應在接單后12小時內(nèi)完成投訴的處理。對于未完成的,須將處理情況和進度反饋至調(diào)度中心。如與投訴人有約定處理時間且合理的,以約定時間為準,但應有書面證明。對于未在規(guī)定時間內(nèi)完成或反饋,扣罰當事人50元。
第十三條投訴處理人對于在規(guī)定時間內(nèi)未完成的投訴,應按照規(guī)定逐級上報,同時應對投訴人做好安撫和解釋工作。對于投訴首報24小時之內(nèi)還未完成且不上報的,或?qū)ν对V人未做好安撫和解釋工作,扣罰當事人50元;引起投訴人強烈投訴的,扣罰當事人100元。
第十四條對于投訴處理,所采取的方式和方法應當合理合法,解釋工作應當?shù)轿。對于處理投訴采取不合理合法的方式,或因解釋不到位,扣罰當事人100元;引起投訴人強烈投訴的',扣罰當事人200元,扣罰部門經(jīng)理100元,扣罰主管領(lǐng)導100元。引發(fā)嚴重后果的,作專題報告處理。
第十五條公司在全員范圍內(nèi)推行投訴處理'首問責任制'。對于接到投訴的第一人,不管是否為投訴處理人,應當積極接待,并及時反饋至相關(guān)部門,跟進投訴處理情況和結(jié)果,并將其告知投訴人。對于未按規(guī)定跟進投訴,對投訴問題進行推委,未及時反饋相關(guān)人員或部門的,導致投訴處理工作沒有落實,當事人當月工資下浮100元。
第十六條投訴處理完畢后,投訴處理人應將其處理結(jié)果在完成后的12小時以內(nèi)反饋至調(diào)度中心。對于未及時反饋,導致投訴匯總工作出現(xiàn)漏報和不及時的,當事人當月工資下浮50元。
第十七條調(diào)度中心根據(jù)反饋的信息,對于已經(jīng)完成的投訴,應在一周內(nèi)進行電話回訪。對于重大投訴,應安排相應的物業(yè)助理進行上門回訪,回訪應當有書面的記錄或回執(zhí)。對于未在規(guī)定時間內(nèi)完成電話回訪的,當事人當月工資下浮30元。重大投訴回訪未在規(guī)定時間內(nèi)完成,或無書面記錄、回執(zhí)的,當事人當月工資下浮50元。
第四章投訴處理的監(jiān)督和檢查
第十七條服務中心于每月25日將投訴匯總報表送督導室,經(jīng)發(fā)現(xiàn)有漏報、錯報和不報的,服務中心主任當月工資下浮200元,服務中心主管領(lǐng)導當月工資下浮100元;督導室必須至少2次/月對投訴的處理情況進行抽查,督導室未按規(guī)定時間進行督導,督導室主任當月工資下浮200元。
第十八條各部門負責人應對歸屬各自部門的投訴處理情況進行抽查。對于不能及時處理問題,投訴處理率未達到100%的,扣罰相關(guān)責任人300元。
第十九條以上的違規(guī)行為,連續(xù)發(fā)生兩次,當事人和部門領(lǐng)導加倍處罰;連續(xù)發(fā)生三次,當事人作勸其離職處理。
第五章附則
第二十條以上扣罰均從責任人當月的獎金中予以執(zhí)行,直至扣完為止。
第二十一條本考核辦法由廣州市物業(yè)管理有限公司服務中心負責解釋。
第二十二條本考核辦法自下發(fā)之日起施行。
投訴管理制度9
為加強對客戶投訴處理工作的質(zhì)量管理,牢固樹立“以顧客為中心”的服務意識,提高服務水平和工作質(zhì)量,密切同客戶的關(guān)系,提高客戶滿意度,進一步搞好銷售和網(wǎng)建各項工作,特制訂本管理制度。
一、客戶投訴的定義
客戶投訴:本組織為客戶帶給卷煙商品和服務的過程中,因商品或服務無法滿足客戶需求,導致客戶質(zhì)詢或投訴的溝通行為。
二、客戶投訴處理管理原則
實行“分級負責、屬地管理、三線互控”的原則。
分公司營銷中心訂單部、各縣級公司負責本部門客戶投訴處理及跟蹤、驗證,包括采取必要的糾正措施防止類似的事件再次發(fā)生。
分公司營銷中心訂單部負責將本部接收的或其它部門轉(zhuǎn)來的客戶投訴分類傳送到職責部門,并督促處理,跟蹤驗證。
三、投訴的受理
(一)投訴電話的設(shè)立
1、分公司卷煙營銷中心設(shè)立免費投訴監(jiān)督電話:xxx,并向外公布。
2、縣級公司區(qū)域營銷部等部門要設(shè)立投訴電話,并向卷煙零售客戶公布。
(二)投訴的受理
1、各單位接訴部門接到客戶投訴時應認真傾聽記錄客戶投訴,按要求在[客戶投訴記錄表]詳細記錄客戶投訴。
2、各單位接收超出本單位范圍投訴的,應及時登記,傳真到分公司客戶服務部。
3、分公司營銷中心接收的'及由其它部門反饋的客戶投訴,填寫[客戶投訴登記表]和處理意見,及時傳送到相關(guān)部門。
四、投訴處理
客戶投訴分咨詢、推薦、投訴三種類型。
。ㄒ唬┛蛻糇稍冾悾
接訴單位能直接解答的,當即解答,不能解答的錄入[客戶投訴登記表],立即同相關(guān)部門聯(lián)系了解狀況,在24小時答復客戶,在[客戶投訴登記表]記錄答復結(jié)果。
。ǘ┛蛻敉扑]類:
由接收部門錄入[客戶投訴登記表]向有關(guān)領(lǐng)導匯報、請示。需要回復的,要給客戶承諾必須回復期限,待領(lǐng)導做出批示后向客戶答復推薦被采用狀況。
。ㄈ┛蛻敉对V類:
職責部門接到投訴后,要根據(jù)資料分類處理,部門要指定專人進行調(diào)查。投訴工作或服務的,根據(jù)事實和公司有關(guān)規(guī)定判定屬于違規(guī)或工作失職的,應將具體狀況向本部門領(lǐng)導匯報,按組織程序處理;屬于一般工作失誤、服務欠缺的,按所在單位有關(guān)規(guī)章制度和考核規(guī)定對當事人進行處理,并使其立即糾正,同時,根據(jù)實際,提
出整改方案;屬于客戶自身問題或誤解引起投訴的,應做好對客戶的解釋工作,消除誤會。
投訴卷煙商品問題的,受理人要及時反饋到縣級營銷部門,由縣級營銷部門協(xié)調(diào)處理。
。ㄋ模┩对V處理的期限要求
客戶投訴處理期限不能超過三個工作日,特殊狀況不能超過7個工作日。
(五)處理結(jié)果的反饋和歸檔
1、接訴部門在投訴處理完畢后,將處理結(jié)果反饋給投訴人,征求投訴人對處理結(jié)果的意見和推薦。
2、分公司營銷中心對各單位的投訴處理結(jié)果進行抽查驗證。3、接訴單位要做好投訴登記和處理歸檔工作,資料保存一年,重要的資料延期保存。
五、投訴分析和改善
接訴部門對客戶投訴狀況進行分類統(tǒng)計,分析客戶投訴與期望值,綜合評價,提出整改推薦,改善工作和服務策略,提高服務水平。
六、客戶投訴處理管理要求
各單位務必做到投訴件件有落實,事事有回復。認真填寫,妥善保存[客戶投訴登記表]。
各單位要對投訴處理過程進行總結(jié)與評析,找出問題根源,吸取經(jīng)驗教訓,提出改善對策,防止同類問題的再度出現(xiàn)。
客戶投訴的處理,務必實事求是,分公司營銷中心負責檢查各單位客戶投訴管理工作,對不按要求執(zhí)行或經(jīng)驗證處理結(jié)果不符的,要提出批評,責令職責單位限期整改。
投訴管理制度10
房地產(chǎn)開發(fā)公司員工投訴、舉報管理制度
1.目的:為了能夠正確處理好員工所提出的各項投訴(舉報),建立公平、公正、公開的良好工作氛圍,特制定本制度。
2.適用范圍:公司全體員工。
3.管理職責:總經(jīng)理負責員工投訴、舉報的工作。
4.投訴、舉報流程流程權(quán)責單位相關(guān)文件相關(guān)表單各部門員工部門主管總經(jīng)理會議決定
4.投訴、舉辦執(zhí)行辦法:
4.1對上級主管在執(zhí)行公司各種獎勵制度時弄虛作假、營私舞弊、有意偏袒,實行不正之風的各種行為的舉報。
4.2對上級主管在執(zhí)行公司的懲罰制度時,濫用職權(quán)、歪曲事實、有意報復和打擊不同意見的人,或?qū)Ρ救说奶幜P不公正等方面的投訴與舉報。
4.3對公司各級人員中正在進行和已經(jīng)進行的損害公司利益行為的舉報。
4.4對公司各職能部門管理者在履行權(quán)力和職能工作中的一切違反政策、違反制度、違反紀律的錯誤行為的反映與投訴。
4.5員工在公司內(nèi)受到人格侮辱、被人誹謗、遭受不公正的對待,或被人陷害時可向上級進行求助。
4.6員工對公司各項制度、規(guī)章在執(zhí)行過程中發(fā)生偏離、過頭或被曲解等問題,可提出質(zhì)疑和意見。
4.7員工認為應當向上級提出的需解決和投訴的其他問題。
5.員工投訴的途徑和方法
5.1屬于部門內(nèi)部日常工作中的事務糾紛,一般應向本部門的主管領(lǐng)導提出,由部門主管負責裁決。
5.2雖然是部門內(nèi)部工作糾紛,但問題較為重要,員工認為本部門主管解決不了的,可向公司總經(jīng)理提出。
5.3投訴內(nèi)容涉及直接主管的,可以越級投訴。
5.4員工向部門主管投訴后一周之內(nèi)得不到明確答復,或答復處理與事實出入較大,而又無法進行良好溝通時,可直接向總經(jīng)理反映。
5.5跨部門的糾紛問題,一般都向總經(jīng)理提出給予裁決。
6.員工投訴的應知事項
6.1所有的投訴都要求舉報人署實姓名。對涉及的人物及事件表述清楚,以便于調(diào)查證實。
6.2投訴的方式由員工自己選擇,可以將投訴信放入公司投訴信箱,也可以直接交給上級部門,還可以用電子信箱的方式傳送。
7.投訴辦理工作的要求
7.1各部門主管收到員工投訴后,限時處理。一般一周之內(nèi)要給予明確答復,確需延時的,也應將延時理由告知投訴人。
7.2對投訴的問題要進行深入細致的.調(diào)查分析,處理客觀公正,實事求是,不要帶個人偏見。
7.3對于投訴人要求保密的,嚴格保密,不得外傳泄露。同時,投訴的信件也應進行專項保管,一般應保存一年,再行銷毀。
7.4各級部門主管都應不得拒接受理員工投訴。
8.有關(guān)處理規(guī)定
8.1投訴屬實,責成原處理部門重新處理,撤消或修改原處理方案,并在原通報范圍內(nèi)時行通報。
8.2對于投訴舉報屬實,應根據(jù)投訴人的意愿予以保密,如對公司產(chǎn)生較大收益效果的,應按特殊獎勵標準予以獎勵。
8.3投訴或舉報不實或不完全屬實,但投訴人或舉報人并無惡意的,則由投訴處理部門向當事人雙方作出適當說明。
8.4對于無中生有、造謠生事,冒署他人姓名,有意擾亂公司正常管理秩序的,一經(jīng)查實予以記過以上處分,嚴重者予以除名。
8.5負責辦理投訴的人員,如果違反紀律或外傳泄露投訴人名字,將給予記過以上處分,造成嚴重后果的予以除名。
投訴管理制度11
為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋,切實保障客戶的利益,提高服務質(zhì)量,完善服務制度,經(jīng)合伙人會議討論決定,特制定本制度。
一、投訴及意見反饋的接待和受理工作
。ㄒ唬╇娫捇蛏祥T的投訴和意見反饋由總臺接待并轉(zhuǎn)專門負責人受理。
。ǘ⿻娴耐对V和意見反饋由行政總臺負責受理。
。ㄈ┧痉ㄐ姓䴔C關(guān)、律師協(xié)會轉(zhuǎn)來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。
。ㄋ模┙哟芾砣藛T的工作:
1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳;
2、留存相關(guān)材料的原件;
3、將相關(guān)材料及處理登記表按規(guī)定轉(zhuǎn)給相關(guān)處理人員。
二、投訴和意見反饋的處理工作
。ㄒ唬┍煌对V人應當回避。
。ǘ┫扔蓪iT負責人出具書面意見,再由業(yè)務分管合伙人處理,如分管合伙人不在,則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。
(三)處理人員應當對相關(guān)事情及材料的真實性進行調(diào)查。
(四)涉及原則性問題或重大問題的投訴,應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案,并確定是否向相關(guān)管理部門通報。
。ㄎ澹⿷皶r與投訴人或意見反饋人聯(lián)系,明確告知處理的工作安排狀況。
。┨幚砣藛T應當簽署明確處理意見,并將相關(guān)材料移交專門負責人,由專門負責人組織
由部門經(jīng)理進行當事人的處罰,按公司規(guī)章制度處理;
銷售類:屬于信息不對稱的、工作失誤的、誤導客戶的'等,造成客戶投訴,一經(jīng)查證,按公司規(guī)章制度對當事人進行處理,并使其立即糾正,同時根據(jù)實際狀況及時整改。如造成公司重大經(jīng)濟損失的(以公司各項規(guī)章制度為標準),由當事人進行賠償,立即開除處理,并向公安機關(guān)報案處理。
會員類:屬于客戶自身問題或誤解引起投訴的,應做好對客戶的解釋工作,消除誤會。
備注:每周一對客戶投訴事件進行統(tǒng)計分析,在周會上匯報。
5、投訴分析和改善
章:接訴所屬部門對客戶投訴狀況進行分類統(tǒng)計,分析客戶投訴與期望值,綜合評價,提出整改方法,改善工作和服務策略,提高服務水平。
6、投訴處理期限要求
章:客戶投訴處理期限不能超過3個工作日,特殊狀況不能超過5個工作日。
章:硬件方面投訴的,如短期內(nèi)不能及時完善或整改的,向公司總經(jīng)辦請示批示。
7、處理結(jié)果的反饋和歸檔
章:接訴部門在投訴處理完畢后,將處理結(jié)果反饋給投訴人,征求投訴人對處理結(jié)果的意見和推薦。章:行政部門做好處理歸檔工作,資料保存一年,重要資料延期保存。
8、客戶投訴處理管理要求
章:各部門務必做到投訴件件有落實,事事有回復,認真填寫,妥善保存[客戶意見/投訴登記表]章:各部門要對投訴處理過程進行總結(jié)與分析,找出問題根源,吸取經(jīng)驗教訓,提出改善對策,防止同類事件的再度出現(xiàn)。
投訴管理制度12
為切實保障客戶的利益,及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋,提高服務質(zhì)量,完善服務制度,經(jīng)合伙人會議討論決定,特制定本制度。
一、投訴及意見反饋的接待和受理工作
(一)書面的投訴和意見反饋由行政總臺負責受理。
。ǘ╇娫捇蛏祥T的投訴和意見反饋由總臺接待并轉(zhuǎn)專門負責人受理。
(三)司法行政機關(guān)、律師協(xié)會轉(zhuǎn)來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。
。ㄋ模┙哟芾砣藛T的工作:
1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳;
2、留存相關(guān)材料的'原件;
3、將相關(guān)材料及處理登記表按規(guī)定轉(zhuǎn)給相關(guān)處理人員。
二、投訴和意見反饋的處理工作
。ㄒ唬┫扔蓪iT負責人出具書面意見,再由業(yè)務分管合伙人處理,如分管合伙人不在,則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。
。ǘ┍煌对V人應當回避。
。ㄈ┨幚砣藛T應當對相關(guān)事情及材料的真實性進行調(diào)查。
。ㄋ模┥婕霸瓌t性問題或重大問題的投訴,應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案,并確定是否向相關(guān)管理部門通報。
。ㄎ澹⿷皶r與投訴人或意見反饋人聯(lián)系,明確告知處理的工作安排情況。
(六)處理人員應當簽署明確處理意見,并將相關(guān)材料移交專門負責人,由專門負責人組織實施。
(七)處理工作的注意事項:
1、相關(guān)人員在受理或處理相關(guān)事宜時,不得與投訴人發(fā)生爭執(zhí);
2、應盡可能緩解投訴人的情緒,但在作出處理決定前不得做任何承諾;
3、處理投訴應當認真、細致,仔細核查相關(guān)情況的細節(jié);
4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關(guān)人員;
5、原則上要求采用書面形式回復意見。
三、信息反饋及資料存檔工作
。ㄒ唬┨幚硗杲Y(jié)后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。
。ǘ┱{(diào)查相關(guān)人員對處理意見的滿意度。
(三)如投訴人或被投訴人對處理意見不滿意,應及時向處理人員反映,并做好后續(xù)工作。
。ㄋ模⿲⑻幚硪庖娂跋嚓P(guān)情況及時反饋給專門負責人。
投訴管理制度13
為了提高公司效勞質(zhì)量和效勞水平,標準客戶投訴處理程序,構(gòu)成有效的投訴管理機制,根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標及相關(guān)制度和規(guī)定,特制定本制度。
第一條本制度適用于與客戶效勞相關(guān)聯(lián)的公司各部門。
第二條客戶投訴方式:直接投訴(現(xiàn)場、電話投訴)、書面投訴(質(zhì)量監(jiān)督員接到投訴)。
第三條客戶投訴處理流程:
1、記錄客戶投訴資料:利用《申訴和投訴處理登記表》詳細的記錄客戶投訴的資料,如投訴人,投訴對象,投訴的資料等。
2、決定客戶投訴是否成立:了解客戶投訴的資料后,要決定客戶投訴的理由是否充分,投訴資料是否合理。如果投訴不成立,能夠用委婉的方式答復客戶,取得客戶的諒解,消除誤會。
3、確定投訴處理部門和職責人:根據(jù)客戶投訴的資料,確定相關(guān)的具體受理部門和受理負責人。
4、投訴處理部門分析原因:要查明客戶投訴的'具體原因及造成客戶投訴的具體職責人。
5、提來源理意見和方案并報批:根據(jù)實際狀況,參照客戶的要求,綜合部提出解決投訴的具體方案,并提交至質(zhì)量負責人及經(jīng)理批示。
6、實施處理方案:及時實施處理方案,對直接職責人應處理得當,通知客戶,并盡快地收集客戶的反響意見。
7、總結(jié)評價:對客訴處理過程進行總結(jié)和評價,吸取經(jīng)驗教訓,提出改善對策,不斷完善企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務運作流程,提高客戶效勞質(zhì)量和水平,降低投訴率。
第五條各部門客戶投訴的處理職責:
技術(shù)部:
1、了解客戶投訴資料并確認客戶投訴理由;
2、協(xié)助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料;
3、迅速傳達處理結(jié)果。
綜合部:
1、綜合部主任組織客戶投訴案件的調(diào)查與職責人員的擬定;
2、發(fā)生原因及糾正、預防措施的執(zhí)行、催促;
3、客戶投訴質(zhì)量的檢驗確認。
總經(jīng)辦:
1、客戶投訴案件的登記,處理時效管理及逾期反響;
2、客戶投訴資料的審核、調(diào)查、上報;
3、處理方式的擬定及職責歸屬的判定;
4、客戶投訴改善案的提出、洽辦、執(zhí)行成果的催促及效果確認;
5、協(xié)助有關(guān)部門與客戶接洽客戶投訴的調(diào)查及妥善處理;
6、客戶投訴處理中客戶投訴反響的意見提報有關(guān)部門追蹤改善。
第六條客戶投訴的時效管理
1、被投訴部門主任(或職責人)需在1天內(nèi)明確職責、整理方案并與客戶進行溝通達成初步協(xié)議。
2、為及時了解客戶投訴資料及處理狀況,由質(zhì)量負責人或其指定的相關(guān)人員于調(diào)查處理后三天內(nèi)提出報告呈總經(jīng)理批示。
3、客戶投訴案例需在一周內(nèi)處理完畢,并由質(zhì)量負責人或其指定的相關(guān)人員在處理完當天打電話給客戶追蹤處理狀況,判定此次處理是否成功:
、倏蛻魸M意,質(zhì)量負責人或其指定的相關(guān)人員需在《申訴和投訴處理登記表》中記錄談話資料及跟進處理結(jié)果交于綜合部整理歸檔;
、诳蛻舨粷M意,質(zhì)量負責人或其指定的相關(guān)人員進行再次投訴處理,直至客戶滿意為止。
第七條客戶投訴處分措施
1、凡發(fā)生客戶投訴案件,經(jīng)職責歸屬處200~1500元/次罰款。
主題詞:合理化推薦范圍提交程序獎勵
投訴管理制度14
1. 總則
1.1 “及時快速響應”是客戶投訴處理的基本要求;
1.2 “盡量避免與客戶打官司”是投訴處理必須堅持的原則;
1.3 成立由總經(jīng)理任組長的危機事件處理小組,負責重大客戶投訴的預警管理及處理;
2.客戶投訴處理流程
2.1客戶投訴:客戶來電、到店投訴,銷售顧問、客戶關(guān)系專員、客戶關(guān)系部回訪。
2.2客戶投訴一般由客戶關(guān)系部接待,銷售部/售后部原接待員參與;但對原接待個人的投訴,原接待員工不得參與。
2.3 接待人員應耐心傾聽客戶的訴求,穩(wěn)定情緒,了解來龍去脈,并做好記錄(投訴人姓名、電話、車型、車牌、投訴內(nèi)容),并立即在OMS中查詢客戶信息是否屬實。
2.4 集團呼叫中心接到客戶投訴后,準確記錄客戶的投訴信息(投訴人姓名、電話、車型、車牌、投訴內(nèi)容),通過OMS傳遞給4S店,并短信通知客戶關(guān)系部經(jīng)理,4S店按《客戶投訴流程》予以處理,在處理完畢后的.24小時內(nèi)將處理結(jié)果反饋至集團客服部,由客服部進行回訪和投訴處理滿意度調(diào)查。
2.5 重大客戶投訴包括:重復投訴、向廠方投訴、堵門、鬧事、退換車、媒體負面報道、4S店認為影響面大或性質(zhì)惡劣的其他投訴;重大投訴在處理的同時,應該在24小時內(nèi)向品牌事業(yè)部/管理部、法務部預警報備,品牌事業(yè)部/管理部及時向運營副總裁、CEO報備,并提供相應協(xié)助。
2.6 當4S店發(fā)生重大客戶投訴時,由投訴受理人第一時間通知部門負責人、總經(jīng)理,由總經(jīng)理召集4S店危機處理小組開會商討應對辦法。
2.7 重大投訴按廠家相關(guān)技術(shù)規(guī)范和業(yè)務規(guī)范要求進行預警。未按廠家要求進行預警造成公司損失,由業(yè)務經(jīng)辦人和4S店相關(guān)管理人員承擔責任。
2.8客戶投訴及其處理,必須錄入OMS形成周報、月報。
2.9客戶投訴涉及賠償、補償?shù)劝礄?quán)限核決表審批。
投訴管理制度15
為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋,切實保障客戶的利益,提高服務質(zhì)量,完善服務制度,經(jīng)合伙人會議討論決定,特制定本制度。
一、投訴及意見反饋的接待和受理工作
(一)電話或上門的投訴和意見反饋由總臺接待并轉(zhuǎn)專門負責人受理。
。ǘ⿻娴耐对V和意見反饋由行政總臺負責受理。
。ㄈ┧痉ㄐ姓䴔C關(guān)、律師協(xié)會轉(zhuǎn)來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。
。ㄋ模┙哟芾砣藛T的工作:
1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳;
2、留存相關(guān)材料的原件;
3、將相關(guān)材料及處理登記表按規(guī)定轉(zhuǎn)給相關(guān)處理人員。
二、投訴和意見反饋的處理工作
。ㄒ唬┍煌对V人應當回避。
。ǘ┫扔蓪iT負責人出具書面意見,再由業(yè)務分管合伙人處理,如分管合伙人不在,則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。
。ㄈ┨幚砣藛T應當對相關(guān)事情及材料的真實性進行調(diào)查。
(四)涉及原則性問題或重大問題的投訴,應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案,并確定是否向相關(guān)管理部門通報。
(五)應及時與投訴人或意見反饋人聯(lián)系,明確告知處理的工作安排狀況。
。┨幚砣藛T應當簽署明確處理意見,并將相關(guān)材料移交專門負責人,由專門負責人組織實施。
。ㄆ撸┨幚砉ぷ鞯'注意事項:
1、相關(guān)人員在受理或處理相關(guān)事宜時,不得與投訴人發(fā)生爭執(zhí);
2、處理投訴應當認真、細致,仔細核查相關(guān)狀況的細節(jié);
3、應盡可能緩解投訴人的情緒,但在作來源理決定前不得做任何承諾;
4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關(guān)人員;
5、原則上要求采用書面形式回復意見。
三、信息反饋及資料存檔工作
。ㄒ唬┨幚硗杲Y(jié)后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。
。ǘ┱{(diào)查相關(guān)人員對處理意見的滿意度。
。ㄈ┤缤对V人或被投訴人對處理意見不滿意,應及時向處理人員反映,并做好后續(xù)工作。
。ㄋ模⿲⑻幚硪庖娂跋嚓P(guān)狀況及時反饋給專門負責人。
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