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現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文語言
一、公文語言的特點(diǎn)
�。ㄒ唬�(zhǔn)確性
要使公文語言做到準(zhǔn)確無誤，要注意以下幾點(diǎn)：
1、概念準(zhǔn)確，避免歧義。
2 、措詞得體，防止誤用。
3 、把握分寸，褒貶適當(dāng)。
4 、前后照應(yīng)，杜絕矛盾。
5 、細(xì)心檢查，排除錯(cuò)漏。
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要做到公文語言的簡潔，主要有以下幾點(diǎn)：
1 、開門見山，直陳其事，不要兜圈子，玩文字游戲，說空話、套話。
2 、使用規(guī)范化公文用語。
3 、使用規(guī)范化簡稱。
4 、多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句或感嘆句。
5 、慎用多義詞，避免使用容易產(chǎn)生歧義的詞語。
�。ㄈ┣f重性
具體說來要注意幾下幾點(diǎn)：
1 、注重客觀性。
2 、使用書面語。
3 、使用專用語。
（四）規(guī)范性
要注意以下幾個(gè)方面：
1 、要使用規(guī)范的文字，不寫錯(cuò)別字，不用不規(guī)范的簡化字。
2 、要使用規(guī)范的詞語，尤其是具有特定含義的專用詞語。不生造詞語。不用半文半白、生捏硬拼的詞語。
3 、要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號。
4 、要按國家標(biāo)準(zhǔn)使用漢字?jǐn)?shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。
二、公文語言的詞匯
�。ㄒ唬┓Q謂語
稱與對方有關(guān)的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關(guān)的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。
公文中間接稱呼有關(guān)的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區(qū)”、“該單位”等。
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對下級機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體來文有所批復(fù)時(shí)，起首常用“關(guān)于《……的報(bào)告》收悉”、“關(guān)于……的電文已悉”等。
《通知》常用“為了……”開頭。
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在公文的緣由表述完畢后，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領(lǐng)起下文。
�。ㄋ模┙Y(jié)尾語
是各類公文正式結(jié)尾時(shí)表收束、強(qiáng)調(diào)、祈請等的用語，可用“以上各項(xiàng)，望各地遵照執(zhí)行”、“請結(jié)合本地區(qū)、本部門實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“是否有當(dāng)，請予批復(fù)”、“當(dāng)否，請批示”、“請予審批”、“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各有關(guān)部門執(zhí)行”。
三、公文用詞的特殊性
所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。
開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據(jù)”、“鑒于”、“依照”、“據(jù)查”、“關(guān)于”、“報(bào)告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據(jù)”、“……報(bào)稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閱悉”、“謹(jǐn)悉”等。
結(jié)尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當(dāng)否”、“請批示”、“祈請批復(fù)”、“盼回復(fù)”、“望遵照執(zhí)行”、“特此通知”、“請批轉(zhuǎn)……執(zhí)行”、“特此布告”、“此復(fù)”、”此致”、謹(jǐn)呈”、“謹(jǐn)報(bào)告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“為荷”等。
過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結(jié)合……”等。
稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區(qū)”、“我市”、“我縣”、“本鎮(zhèn)”等。
表時(shí)間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當(dāng)時(shí)候”、“現(xiàn)在”、“將來”、“曾經(jīng)”、“同時(shí)”、“有時(shí)”、“一直”等。、，表范圍的模糊詞語有：“有關(guān)”、“各部門”、“鄉(xiāng)（縣、市、�。﹥�(nèi)外”、“國內(nèi)外”、“左右”、“上下”等。
表?xiàng)l件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎(chǔ)上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。
表數(shù)量的模糊詞語有：“許多”、“多數(shù)”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個(gè)別”、“部分”等。
表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進(jìn)一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。
表頻率的模糊詞語有：“經(jīng)常”、“不斷”、“有時(shí)”、“反復(fù)”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。
四、公文寫作常用詞語
在長期的公文寫作實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語。
五、公文語言的表達(dá)方式
在公文寫作中，常用的表達(dá)方式主要有三種，即敘述、議論和說明。
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敘述是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷和事物發(fā)展過程的表述方式。敘述常用兩種人稱（也就是立足點(diǎn)的問題），一種是主觀的第一人稱，另一種是客觀的第三人稱；但具體到一篇公文中，通常只用一個(gè)人稱，主觀或客觀，不能主客觀混用。敘述按時(shí)間順序可以分為順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘和分?jǐn)ⅲＳ玫臄⑹龇绞街挥许樞�、倒序和插敘�?/p>
1、順敘
所謂順敘，就是按照事情發(fā)展的順序來敘述，從發(fā)生、高潮到結(jié)局一脈相承；層次段落和事物發(fā)展過程基本一致。
2、倒敘
所謂倒敘，就是把事件的結(jié)局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面敘述，然后再從事件的開頭順敘下來的表達(dá)方式。
3、插敘
所謂插敘，就是在原來的敘述進(jìn)程中，暫時(shí)中斷一下，插入另一段敘述，插敘完后再接著原先敘述的線索繼續(xù)進(jìn)行下去。
4、補(bǔ)敘和分?jǐn)?/p>
所謂補(bǔ)敘，就是整個(gè)事件進(jìn)程敘述完了之后，再補(bǔ)充交代一下個(gè)別地方的表達(dá)方式。所謂分?jǐn)ⅲ褪菍ν粫r(shí)間內(nèi)發(fā)生在不同地方或單位的事件，先敘述一件再敘述另一件的表達(dá)方式。這兩種方式在公文中都用得不多。
敘述的基本要求：一是語言要概括。二是交代要明白。三是詳略要得當(dāng)。
（二）議論
議論是闡明事理、發(fā)表見解、表明觀點(diǎn)的一種表達(dá)方式，它的主要目的是以理服人。議論的特點(diǎn)是運(yùn)用概念、判斷、推理的思維手段來議事論理，在許多情況下，它與敘述常被結(jié)合起來使用，此即所謂的夾敘夾議。
1、議論的三要素
議論有三個(gè)要素：論點(diǎn)、論據(jù)和論證。一般而言，這三個(gè)要素都是不可缺少的。
論點(diǎn)就是公文作者的觀點(diǎn)、主張和看法，是論據(jù)所要證明的對象。論點(diǎn)回答的“是什么”的問題，因此，論點(diǎn)必須明確、鮮明、深刻和具有針對性。論點(diǎn)有中心論點(diǎn)和分論點(diǎn)之分。
論據(jù)是議論中所使用的材料，用來證明論點(diǎn)的理由和依據(jù)。論據(jù)回答的是“為什么”的問題，因此，論據(jù)必須可靠、充實(shí)和典型。論據(jù)分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)。
論證是用論據(jù)來證實(shí)論點(diǎn)正確的過程。論證要回答的是“怎么樣”的問題，因此，論證要求以理服人、有的放矢，有嚴(yán)密的邏輯性，做到無可辯駁。
論點(diǎn)、論據(jù)和論證是公文“議論”中不可分割的三個(gè)因素，它們分別回答了“是什么”、“為什么”和“怎么樣”的問題。它們之間的關(guān)系是：論點(diǎn)是主題和統(tǒng)帥，論據(jù)是支柱和基礎(chǔ)，論證是方法，也是論點(diǎn)和論據(jù)之間的邏輯聯(lián)系。
2、議論的方法
公文中議論的方法也就是論證的方法，論證主要是指立論。一般說來，公文中常用的議論方法有例證法、引證法、比照法和因果推論法。
例證法就是以事實(shí)為論據(jù)，通過列舉事實(shí)來證明論點(diǎn)的一種方法。
引證法就是以觀念材料為論據(jù)，通過引用經(jīng)典論著、科學(xué)定理、格言成語等來證明論點(diǎn)的一種方法。
比照法就是把相同或相反屬性的事物和一個(gè)事物的不同側(cè)面列舉出來，經(jīng)過對照或比較得出自己觀點(diǎn)的議論方法。
因果推論法就是由原因推導(dǎo)結(jié)果，或反過來由結(jié)果推導(dǎo)原因的論證方法。
議論常與敘述緊密結(jié)合在一起，表現(xiàn)為“夾敘夾議”的方式。夾敘夾議就是一邊擺事實(shí)，一邊講道理。運(yùn)用這種方式要請注意兩個(gè)問題，其一，敘述要真實(shí)、典型，議論要中肯、精辟；其二，事實(shí)與道理要和諧一致，防止出現(xiàn)事大理小或事小理大的錯(cuò)位現(xiàn)象。
（三）說明
所謂說明，就是用簡練的語言對事物的狀態(tài)、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行解釋的表達(dá)方式。它常用來解說事物和闡明事理，是公文寫作中最核心的表達(dá)方式，常與敘述和議論結(jié)合在一起使用。
說明的方法非常多，常用的包括定義說明、舉例說明、比較說明、分類說明、數(shù)字說明、引證說明、解釋說明。
1、定義說明
所謂定義說明，就是用簡明扼要的語言揭示事物的本質(zhì)屬性，從而給人以一個(gè)明確的概念。
2、舉例說明
所謂舉例說明，就是通過列舉事例來揭示諸種事物的共同特征。
3、比較說明
所謂比較說明，就是通過對不同事物的相互比較來揭示諸種事物的內(nèi)在聯(lián)系與區(qū)別。
4、分類說明
所謂分類說明，就是把被說明的事物，按照一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分為若干類別，然后逐類加以說明。
5、數(shù)字說明
所謂數(shù)字說明，就是運(yùn)用數(shù)字和數(shù)據(jù)，從數(shù)量上對事物的情況和特征加以說明。
6、引證說明
所謂引證說明，就是運(yùn)用權(quán)威性的材料來說明事物。
7、解釋說明
所謂解釋說明，就是對事物或事理的某一方面加以解說，也稱詮釋說明。
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