人事檔案保密

姜 韜(哈爾濱市人才開發(fā)交流中心教育分中心，黑龍江 哈爾濱 150010)

摘　 要:文中從強化人事檔案管理中的保密意識和職業(yè)責，探討了加強人事檔案法律法規(guī)學習提高保密意識和增強管理者的責任感。探討了強化人事檔案管理過程中的制度建設和強化人事檔案管理的資金和技術(shù)支持�？梢员Ｕ先耸聶n案的管理需要，使人事檔案工作為社會發(fā)展起到積極作用。

關鍵詞:人事檔案;保密意識;管理工作

保密工作是檔案管理中的一項重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個環(huán)節(jié)，是維護檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)科學發(fā)展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及了公民個人資料，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責。在日常管理實踐過程中，發(fā)現(xiàn)目前有些單位、個人對人事檔案的保密不重視，隨意處理個人檔案材料。出現(xiàn)了例如：轉(zhuǎn)遞接收檔案時沒有密封，收集整理材料沒有專人負責，檔案傳遞不走機要渠道，檔案由個人或非單位持有、管理等不負責的情況，破壞了人事檔案的完整、有效，嚴重影響了人事檔案的安全，造成不必要的損失。針對這些情況，結(jié)合管理經(jīng)驗，就如何加強人事檔案的保密工作、確保人事檔案安全，闡述如下。

1 強化人事檔案管理中的保密意識和職業(yè)責任

檔案安全關鍵在人，管理者的保密意識和職業(yè)責任是做好人事檔案保密工作的根本前提，在工作中要不斷強化。檔案在保管過程中，密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。建立的保密期制度，建立人事檔案通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件要下發(fā)通知單告知，及時掌握，適時變動;建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化管理。要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，為科學地管理、準確地掌握、有效地保密、及時地提供創(chuàng)造條件。

1.1 加強人事檔案法律法規(guī)學習提高保密意識

通過對國家有關的法律法規(guī)(尤其是《保密法》和《檔案法》的)學習，要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎上，樹立保密觀念，增強法制意識，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行認識檔案解密的時間標準、有關涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必糾;自覺地將“人事檔案無小事”的理念貫穿在日常工作之中，確保管理的人事檔案安全。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用、哪些限制在一定范圍內(nèi)利用、哪些還不能提供利用。并積極宣傳檔案保密工作的重要性，普及人事檔案的保密知識，使周圍人了解、重視個人檔案的保密性。

1.2 確立人事檔案崗位職責增強管理者責任感

人事檔案管理是一項艱巨的重要工作，要提高管理者的榮譽感和責任感，使他們能全身心投入管理工作之中。過去經(jīng)常把秘密和非秘密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞�？梢圆扇》侄沃卫淼霓k法。做到確保檔案的絕對安全，既要保證檔案實體的安全，又要保證檔案內(nèi)容的安全，不因為自身的疏忽造成檔案破損和失密。對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密的原卷。自覺維護檔案的保密，持之以恒、潔身自好，不受任何利益的誘-惑。

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2 強化人事檔案管理過程中的制度建設

檔案安全需要，制度建設和執(zhí)行力度是做好人事檔案保密工作的必要措施。《檔案法》規(guī)定：檔案自形成之日起滿30年即可向社會開放，經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化類檔案可隨時向社會開放，涉及國家重大利益的檔案如已形成30年仍不宜開放，則可適當延期。

2.1 保證人事檔案制度建設

人事檔案制度建設是必需的，有了保密制度的保證，確定專人負責管理，要建立嚴格的人事檔案轉(zhuǎn)遞、收集、整理、使用、封存相關制度，確保每個工作環(huán)節(jié)都銜接有序，禁止無關人員、尤其是人事檔案的本人接觸檔案。實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理。但是保密不是一成不變的，當保密期限屆滿，便失去了它的保密價值。因此，一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性時效和范圍，是不對的;但如缺乏保密觀念，無視對涉密檔案的秘密性，擴大開放利用范圍，也是錯誤的。

2.2 嚴格執(zhí)行人事檔案制度

確立人事檔案制度后，要嚴格執(zhí)行制度，進行問責和追責制度。定期進行檢查各項保密制度的執(zhí)行情況，根據(jù)實際情況及時調(diào)整、完善制度，另外，部分檔案是有密級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。在開放檔案時，應做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案的重要環(huán)節(jié)。

3 強化人事檔案管理的資金和技術(shù)支持

保密工作需要必要的設施和技術(shù)，資金投入和技術(shù)支持是做好人事檔案保密工作的有力保證。首先，領導要注重涉密檔案人員管理工作，加強制度管理，使其在日常工作中，對絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。其次，檔案管理需要必要的管理資金和技術(shù)支持，才能保證認識檔案的報關質(zhì)量，提高人事檔案利用率，使人事檔案更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.1 資金投入與硬件設施對人事檔案管理的影響

資金投入可以保證保密工作所需要的硬件設施，改善人事檔案管理的硬件設備，按照有關的法規(guī)要求，加大對人事檔案管理條件的改善力度。設置所需的三室分開，購買有關專業(yè)設備，提升管理層次。對紙張、照片等進行防潮、防霉、防蟲等。

3.2 積極利用人事檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)

人事檔案管理新技術(shù)的出現(xiàn)，尤其是信息技術(shù)可以保證人事檔案管理保密工作所需要的技術(shù)支持。因此在人事檔案管理進入信息化時代，要加強對人事檔案保密的重視，及時引進、研發(fā)經(jīng)過實踐通過的專業(yè)技術(shù)，確保人事檔案轉(zhuǎn)化為電子材料時的安全，增加檔案保管保護的技術(shù)含量，通過先進的信息技術(shù)保障人事檔案管理工作的高效運行。

結(jié)語

人事檔案的保密工作是一項長久性工作，需要時刻警惕、處處注意。只有做好保密工作，才能更好發(fā)揮人事檔案為我國經(jīng)濟生活、社會發(fā)展中的重要作用，促進人才的發(fā)展和提高。

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