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員工個人檔案管理規(guī)定
一、目的：
為規(guī)范員工在公司內(nèi)部及外部的資料管理，特制訂本辦法。
二、范圍：
天津某實業(yè)有限公司所有員工的檔案管理均需按本辦法執(zhí)行。
三、定義：
1.外部檔案指員工在人才服務(wù)中心存檔的人事檔案；
2.內(nèi)部檔案指員工從入職到離職，所有崗位異動、薪酬異動、身份證明、資料、資質(zhì)證明等資料；
四、權(quán)責(zé)：
1.人事企劃部負責(zé)對本辦法的修訂及執(zhí)行；
2.員工負責(zé)個人資料的提供；
3.人事企劃部負責(zé)對員工資料的整理、記錄及保管；
五、管理要點：
1.內(nèi)部檔案
1)為使公司全面掌握解員工的基本情況，從員工進入公司之日起，人事企劃部應(yīng)為每名員工建立個人內(nèi)部人事檔案。
2)內(nèi)部人事檔案包括以下員工本人資料：
a.基礎(chǔ)資料（復(fù)印件）：
? 身份證
? 戶口本
? 學(xué)歷證書、學(xué)位證書
? 專業(yè)技術(shù)職稱證書
? 職業(yè)資格證書
? 退休證
? 與原單位的《解除/終止勞動合同證明書》
b.應(yīng)聘資料：
? 《入社志愿書》
? 應(yīng)聘資料（簡歷等）
? 某防疫站出具的“健康檢查報告”、照片等相關(guān)資料；
c.錄用、轉(zhuǎn)正手續(xù)：
?《試用期滿考核表》
? 員工簽字的《入職確認書》
? 員工簽字的《個人檔案及社會保險關(guān)系確認書》
d.異動資料：崗位異動記錄、薪酬異動記錄、辭職/辭退資料；
e.獎懲記錄、考核記錄、培訓(xùn)記錄等資料；
f.其它有價值的資料。
3)員工人事檔案中包含的資料內(nèi)容發(fā)生變化時，員工本人應(yīng)及時報告人事企劃部；
4)如果員工提供了虛假信息（如：學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等），一經(jīng)查證，做解除勞動合同處理；
5)人事檔案的保管應(yīng)遵守保密規(guī)定，借閱人事檔案須經(jīng)人事企劃部同意；
6)為保護員工隱私，未經(jīng)同意不得隨意出示人事檔案、不得將人事檔案帶出公司、不得復(fù)印。下列情況除外：
a.因工作需要查閱、使用人事檔案的；
b.公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要，查閱、使用人事檔案的；
c.其它必須出具人事檔案的情況；
7)員工檔案、信息保管人員如將員工檔案信息內(nèi)容泄露，做解除勞動合同處理；
8)員工離開公司時，內(nèi)部人事檔案由公司保存。
2.外部檔案
1)員工應(yīng)在轉(zhuǎn)正后30日內(nèi)將檔案調(diào)入公司，特殊原因無法調(diào)入的應(yīng)提交存檔證明原件；
2)人事企劃部擔(dān)當(dāng)負責(zé)將員工檔案轉(zhuǎn)入“某人才服務(wù)中心”存檔，公司負擔(dān)存檔期間所發(fā)生的費用；
3)員工離職后15日內(nèi)，須將人事檔案轉(zhuǎn)出。逾期不轉(zhuǎn)者，須支付由此產(chǎn)生的各項費用。
六、參考文件
《入社志愿書》 《入職確認書》 《試用期滿考核表》 《員工異動申請表》《員工獎懲審批表》 《辭職書》 《個人檔案及社會保險關(guān)系確認書》
七、政策之解釋及修改
1.此辦法的任何修改，公司將以書面公告形式通知。
2.事企劃部負責(zé)此政策之解釋。
3.此規(guī)定自發(fā)布之日起生效，之前相關(guān)規(guī)定文件作廢。
員工個人檔案管理規(guī)定
為做好失業(yè)職工和社會失業(yè)人員委托保管個人就業(yè)檔案的管理工作，逐步實現(xiàn)勞動者個人就業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準化、規(guī)范化和科學(xué)化，根據(jù)職工人事檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際工作需要制定本規(guī)定。
第一章 總則
第一條 做好失業(yè)職工和社會失業(yè)人員個人就業(yè)檔案管理規(guī)定工作的總體要求是：確保委托保管人就業(yè)檔案的完整性和安全性，維護委托保管人員的合法利益。按照妥善保管與科學(xué)利用相結(jié)合的原則，為相關(guān)單位和勞動者科學(xué)利用個人檔案提供高效服務(wù)。
第二章 歸檔
第二條 個人就業(yè)檔案包括：應(yīng)聘表、面試及面試結(jié)果表、個人簡歷、員工檔案表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷或資格證書等證書復(fù)印件、勞動合同、異動紀錄、升遷紀錄、獎懲紀錄、物品領(lǐng)用紀錄、個人申請材料、員工考核動態(tài)及結(jié)果、薪酬變動情況和等。除身份證、學(xué)歷等證書用復(fù)印件外，其余材料均應(yīng)用原件歸檔。
第三條 個人就業(yè)檔案歸檔時，要對所有歸檔文件材料進行認真鑒別、全面清理和如實登記造冊。并按照檔案資料管理的質(zhì)量要求，進行規(guī)范裝訂，統(tǒng)一編號，確保資料齊全、完整、準確、系統(tǒng)，便于長久保存。
第四條 接收轉(zhuǎn)交個人就業(yè)檔案材料時，要在檔案交接登記表上認真做好交接登記，標(biāo)明交接時間，并經(jīng)交接雙方簽字認可。
第三章 保管
第五條 個人就業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理原則，檔案柜要保持清潔，檔案資料要按序排列，案卷擺放整齊，隨時注意鎖好檔案柜門，按防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防強光、防高溫、防污染等“九防”要求做好安全防護工作。
第六條 個人就業(yè)檔案保管實行專人負責(zé)制度。保管人員要定期或不定期做好個人就業(yè)檔案的日常檢查和安全防范工作。
檢查的內(nèi)容包括：查看就業(yè)檔案有無霉?fàn)�、蟲蛀，就業(yè)檔案保管的環(huán)境門窗是否完好，保管柜箱是否鎖好，有無其他存放錯誤等等。
對破損、褪變的檔案，應(yīng)及時進行修裱和復(fù)制。
第七條 檔案管理人員要增強檔案安全保護意識，嚴守檔案管理紀律，日常通信、談話及非工作需要不得隨意談?wù)搨�人檔案內(nèi)容，不得隨意將個人就業(yè)檔案及相關(guān)材料帶出檔案室或擅自帶到公共場合。
第四章 轉(zhuǎn)移和借閱
第八條 需要轉(zhuǎn)移個人就業(yè)檔案時應(yīng)遵循下列程序：
1、取出需要轉(zhuǎn)移的個人就業(yè)檔案；
2、填寫《個人就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移單》并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；
3、在《個人就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移單》相關(guān)欄目內(nèi)標(biāo)明轉(zhuǎn)移方向和轉(zhuǎn)移時間；，
4、在原《就業(yè)檔案資料登記表》上登記相關(guān)信息，并注銷檔案； 5、按發(fā)文要求包裝、密封、登記并完善手續(xù)。
第八條 轉(zhuǎn)移個人就業(yè)檔案，一般通過郵寄或?qū)Ｈ宿D(zhuǎn)遞，非特殊情況并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，不能交本人自帶。
第九條 建立檔案查閱登記簿，嚴格履行查閱、借閱手續(xù)。外單位人員查閱或借用檔案，須持單位介紹信，并填寫，《個人就業(yè)檔案查閱、借閱報告單》，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準。
第十條 借閱檔案時間一般不超過三天，借出的檔案應(yīng)完整歸還，并在《檔案查閱、借閱報告單上》做好登記。
第十一條 查閱檔案只能查閱指定的檔案內(nèi)容，不準私自摘錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借，不準拆散、勾劃、涂改檔案。需復(fù)制、抄錄檔案的，必須經(jīng)導(dǎo)批準。
第十二條 非管理檔案的工作人員，未經(jīng)規(guī)定借閱程序，不得隨意翻閱個人就業(yè)檔案。
第五章 銷毀
第十三條 遇個人就業(yè)檔案委托保管人死亡等情況，經(jīng)鑒定已無保存價值的檔案，要集中保管。達到銷毀年限后經(jīng)過批準后編造銷毀清冊，方可以進行銷毀。需要銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不得出賣或作他用。
第十四條 銷毀檔案時要指定二人負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第六章 管理人員
第十五條 檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，勤奮努力，全面掌握檔案的情況和數(shù)量。
第十六條 檔案管理人員要做好檔案的科學(xué)系統(tǒng)排列，妥善管理好保存設(shè)備，經(jīng)常檢查案卷存放情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正和反映。
第十七條 檔案管理人員要嚴格遵守保密制度，認真做好檔案室的安全防護和清潔衛(wèi)生，做到無灰塵、無垃圾、無蜘蛛網(wǎng)。
第十八條 轉(zhuǎn)移或借閱檔案時要仔細檢查核對，做到準確無誤。
第十九條 檔案管理人員要忠于職守，防止因工作疏忽造成個人檔案丟失等現(xiàn)象發(fā)生。
第二十條 不在檔案文件上亂寫亂畫。
第二十一條 要在檔案室配備檔案資料登記表、檔案借閱單、外借登記表、檔案銷毀清冊、檔案注銷登記表、檔案轉(zhuǎn)移登記表等臺帳。
第七章 責(zé)任
第二十二條 人為因素造成檔案丟失、損毀的，追究相關(guān)人員的個人責(zé)任，并視具體情況給予通報批評、行政記過處分和經(jīng)濟外罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
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