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員工臨時外出管理制度
1．為加強部門員工外出工作管理，提高工作效率、工作質(zhì)量、業(yè)務成績，特制定本管理辦法。
2．本辦法所稱外出工作是指員工離開辦公場所辦理所有業(yè)務、工作事項。
3．綜合員是本部門員工外出工作管理的職責人員，經(jīng)理是本部門員工外出工作的最高管理者，對本辦法的執(zhí)行分別具有要求、指導、檢查、監(jiān)督、勸阻、制止、糾正等管理責任。
4．員工外出工作的計劃和登記。
4．1．員工應在每周未作出下周外出工作計劃，經(jīng)部門經(jīng)理審核同意后按計劃執(zhí)行。
4．2．員工外出工作應提前安排好工作內(nèi)容和行程，聯(lián)系確認好外出工作對象并提前10分鐘填寫《員工外出工作登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后，領(lǐng)取相關(guān)工作資料方可外出工作。
4．3．員工應合理安排外出工作時間，預計返回時間應設定在下班時間前。
5．員工外出工作的進行。
5．1．員工外出工作應注意自身的人身安全和財產(chǎn)安全，應妥善保管各項工作資料特別是重要資料(如產(chǎn)權(quán)證、借款合同、銀行卡等)，防止損壞、遺失和被盜。
5．2．員工外出工作期間應合理有效地安排工作內(nèi)容和工作時間，不斷改進工作方法，促進業(yè)務開展，提高工作效率和業(yè)務成績。
5．3．員工外出工作應遵循客戶至上的原則，不斷改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，避免發(fā)生客戶投訴情況，維護公司形象。發(fā)生客戶投訴情況，經(jīng)理應在《員工外出工作反饋表》上予以記錄并及時妥善處理。員工因自身服務問題導致客戶投訴或經(jīng)理未及時妥善處理客戶投訴，均作為工作考核的不良記錄。
5．4．員工外出工作期間不得發(fā)生溜班或早退，但如因工作時間較長或工作強度過大可以在工作途中適當休息15分鐘左右。
5．5．員工外出工作時應保持手機的暢通，有公司未接聽電話應及時回撥。中途需要改變或增加工作內(nèi)容時，應電話報告經(jīng)理并征得同意后方可改變工作行程。
6．員工外出工作的返回和反饋。
6． 1．員工外出工作按計劃完成后，應及時返回公司，不得繞道、逗留或直接回家。特殊工作情況下， 員
工預計下班時間15分鐘后才能返回公司的，可以直接回家，但應提前半小時電話報告經(jīng)理并征得同意后方可執(zhí)行。經(jīng)理應在《員工外出工作登記表》上注明情況并報告行政部。員工于次日上班第一時間按下一條規(guī)定辦理外出工作返回手續(xù)，到行政部補辦考勤手續(xù)。
6． 2．員工返回公司后應及時填寫《員工外出工作反饋表》，提交或歸檔業(yè)務相關(guān)資料。同時綜合員應在
《員工外出工作登記表》上準確記錄其返回時間。
6． 3．員工應對外出工作的內(nèi)容作詳細記錄，包括時間、地點、對象、工作的具體事項、基本工作過程、
主要工作內(nèi)容、工作結(jié)果、疑難問題及本人意見。
6．4．部門經(jīng)理應及時對《員工外出工作反饋表》進行審核，對有關(guān)問題提出管理意見。
6．5．發(fā)生相應業(yè)務時業(yè)務員應將《員工外出工作反饋表》收歸檔案。
7．考核和處罰。
7．1．員工外出工作的過程和內(nèi)容及其相關(guān)記錄將作為公司考核員工工作態(tài)度、方法、能力、成績的重
要依據(jù)。
7．2．員工因自身責任發(fā)生本辦法第5．1．條情況造成公司或客戶經(jīng)濟損失，該員工應承擔30%至70%的經(jīng)濟賠償責任。
7．3．員工違反本辦法其它規(guī)定，第一次，由部門經(jīng)理或上級管理者給予口頭警告；第二次，部門給予通報批評并加處罰款30元；第三次，公司給予通報批評并加處罰款60元；第四次，公司給予嚴重警告并加處罰款100元；第五次，公司予以辭退并加處罰款300元。
7．4．員工在外出工作中違反規(guī)定發(fā)生溜班或早退行為的，按公司相關(guān)規(guī)定予以處罰。
7．5．部門經(jīng)理對員工外出工作有明顯管理不當行為的，第一次，由上級管理者給予口頭警告；第二次，
給予通報批評并加處罰款30元；第三次，給予嚴重警告并加處80元罰款；第四次，予以降職或
調(diào)職并加處罰款200元。
8．本辦法自2015年11月 日起實行。
外出人員管理規(guī)定
一． 目的
為了進一步規(guī)范員工外出流程及報銷，加強差旅費及有關(guān)費用的控制和管理，特制定本制度。
二． 范圍
適用于公司全體員工。
三． 定義
1． 員工外出分為外勤和出差二種。
2． 因公出差，于本市或本地區(qū)范圍內(nèi)，當天往返的，視為外勤。
3． 因公出差，不能當天往返，且發(fā)生住宿的，視為出差。
四． 審批程序、權(quán)限和流程
1． 員工因工作需要出差時，填寫《出差申請單》。并交由廠長審批，總工批準。
2． 研發(fā)部人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，由總工審批，并報請總經(jīng)理批準。
3． 項目組人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，報請總經(jīng)理批準。
4． 公司總部人員因工作需要出差時，須填寫《出差申請單》，由人事部審批，報總經(jīng)理批準。
5． 員工出差國外一律由總經(jīng)理批準。
6． 工廠各部門將填寫好《出差申請單》交由前臺處，前臺確定簽批完整后，掃描電郵至相關(guān)人員，并第一時間通知到出納及人事行政部。（經(jīng)電話申請總經(jīng)理批準的，須注明。）
7． 出納收到《出差申請單》，根據(jù)出差日期及出差人員級別購買火車票/飛機票。若火車售票系統(tǒng)內(nèi)車票不足或無票情況下，需要更換出差日期，應第一時間通知到相關(guān)部門負責人。
8． 員工外出時，必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的，可由部門負責人或相關(guān)人員代為填寫或出差后補辦。否則，作曠工處理。
五． 外出人員管理原則
1．出差人員必須采用高效、經(jīng)濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行，反對浪費行為，提倡節(jié)約。
2．外出人員公干時，應隨時保持熱情、禮貌、友好，自覺維護公司形象。
六． 差旅費構(gòu)成
1． 長途交通費：飛機 、火車、輪船、高鐵、長途大巴產(chǎn)生的費用
2． 市內(nèi)交通費：公交、地鐵、出租車產(chǎn)生的費用。
3． 住宿費；異地出差因過夜住宿產(chǎn)生的費用。
4． 餐費補貼：按地區(qū)標準和職務，限額計發(fā)補貼。
5． 通訊費用：因工作需要電話溝通產(chǎn)生的費用
6． 其它費用：傳真、復印、郵寄等公共費用。
七． 具體規(guī)定如下：
1． 外勤人員外出時，須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報銷待定？建議：公司這邊邊只報車費，工廠除了報車費，另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單，出差寫出差單。餐費按15元/餐補貼中/晚餐。
2． 出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主，火車行駛6小時以內(nèi)，乘坐硬座；6小時以上為硬臥。管理級人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/飛機出行。特殊情況下，出差人員選擇飛機出行，必須由總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場票價，擇優(yōu)選擇交通工具。
3． 普通員工一線城市餐費補貼40元/天，二三線城市餐費補貼30元/天；主管級以上人員一線城市餐費補貼60元/天，二三線城市餐費補貼50元/天。另：早餐占日限額的20%，午晚餐占日限額的40%。（補貼標準待商議）
4． 部門負責人可根據(jù)出差具體情況（如工作量、工作環(huán)境等），為外出人員申請出差補貼，補貼標準為10-15元/天。
5． 因工作需要產(chǎn)生的通訊費，出差負責人每月可享受100元/月補貼，特殊情況，可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下，也可按此標準執(zhí)行。
6． 普通員工住宿費用報銷一般不超過120元/晚，管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。由三霞根據(jù)一線城市和二三線城市來定具體標準。
7． 因特殊情況需要乘坐出租車的人員，須事前征得部門負責人同意后方可執(zhí)行。否則不予報銷。
8． 因公務出差，嚴格從事與工作無關(guān)的事項。因特殊情況，確實需要辦理私事時，應提前向廠長/總工申請，同意后方可辦理。否則按曠工處理。
9． 出差人員中途改變路線時，應提前向部門負責人申請，同意后方可執(zhí)行。
10． 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責人匯報工作，不能以郵件形式匯報的，應每天記錄當天工作內(nèi)容，并于返回后以電郵形式發(fā)放至相關(guān)人員。重要人員出差返回5天內(nèi)應向總工和相關(guān)人員提交出差報告。
11． 出差人員需要借款時，填寫《借款單》，并經(jīng)相關(guān)負責人簽字后方可領(lǐng)取。
12． 管理人員因個人原因需要參加會議、學習、培訓期間，公司提供有薪假，但每月不超過二次，每次不超過一天。公司不承擔任何食宿和交通費用。所產(chǎn)生的一切費用自理，
13． 員工因病、因事需要在當?shù)卣埣�，可由出差負責人批準，并知會相關(guān)人員。出現(xiàn)無出差負責人或請假超過二天以上者，須報請廠長/總工批準。
14． 因生�。ㄐ枰≡海┛砂礃藴手Ц冻霾钛a貼，不報住宿費、餐費和市內(nèi)交通費。住院期間出差補貼不超過10天。結(jié)果待討論
15． 出差中公休：出差過程中，若遇公休日，應以公務為重，繼續(xù)執(zhí)行出差任務；若遇到出差單位公休無法辦公，可安排休息。
16． 超期停留：出差過程中，因生�。ㄎ醋≡海┙煌ㄖ袛嗷蚱渌豢煽沽σ蛩卦斐沙^預定期限停留的，在核清事實基礎上，按實際差旅費報銷。
17． 出差結(jié)束后回深圳（公司）的交通費用，實報實銷；出差地請事假/病假，不直接回深圳的，按出差地到深圳的交通費用（火車硬座/硬臥）報銷；出差時遇法定節(jié)假日放假，不直接回深圳的，不矛報銷。
18． 員工出差期間因工作需要加班按國家規(guī)定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調(diào)休。銷售人員/技術(shù)人員/研發(fā)人員/管理人員出差期間的加班費和休息時間怎么定？
19． 外出時借道探親訪友須經(jīng)部門負責人批準方可，相關(guān)費用不予報銷，探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補貼。
八． 出差費用報銷審核
1． 出差人員按相關(guān)標準范圍內(nèi)實報實銷，超支自理。
2． 出差住宿費用的審核以實際過夜天數(shù)和限額標準確定，并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發(fā)票，超過限額標準部分，個人自理。住宿一般由出納負責預訂，相關(guān)出差人員離開入住酒店后，領(lǐng)取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。
3． 同性人員一起出差的，應以標準間為主，且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復報銷。
4． 外勤人員無特殊情況，一律不準報銷住宿費用；外勤人員外出范圍包括深圳市內(nèi)、廣州、惠州、東莞、珠海等深圳周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的人員必須經(jīng)總工批準。
5． 乘坐火車以硬座或硬臥為原則；高鐵以二等票為原則；輪船以三等倉為原則；乘坐飛機以經(jīng)濟倉為原則，總經(jīng)理級以上可乘坐商務倉。
6． 外出人員返回后應于一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，并交到財務部。報銷人員應填寫《出差報銷單》按財務要求粘貼好票據(jù)，否則財務部可以不予辦理。出差報銷單應由部門負責人審批，由總經(jīng)理批準。
7． 財務應遵循“前帳不清，后帳不借”原則辦理報銷手續(xù)。
8． 外出報銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費用100元以上或乘坐長途大巴時，必須提供正規(guī)發(fā)票，否則不予報銷。結(jié)果待商議，建議遇到特殊情況將情況進行書面說明。
9． 出差人員負責保管好各項票據(jù)，若有遺失，財務不予報銷。嚴禁借/買其它日期相關(guān)票據(jù)代替。
10． 由接待單位免費提供食宿和交通工具的，公司一律不予報銷任何費用和發(fā)放餐費補貼。
11． 搭乘公司提供交通工具者，不再報銷交通費用。
12． 出差人員在外有酗酒導致斗歐，或其它與公司無關(guān)事件發(fā)生意外傷害的，公司不承擔任何費用。
13． 外出人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即按相關(guān)規(guī)定解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟補償。
九． 差旅費報銷違規(guī)追究
1． 出差人員應實事求是原則，嚴禁虛報！一經(jīng)查出，責令退回虛報金額，并以虛報額三至五倍金額，貢獻員工成長基金。虛報金額，一次超出500元，或年終累計超2000元以上者，公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定，解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟補償，并向其追究公司損失。
2． 各級審簽人員把關(guān)不嚴而失職，使弄虛作假的票據(jù)得以報銷，后經(jīng)查實收回的，審簽人員須貢獻50元員工成長基金，當月考核扣5分，年終考核扣1分。情節(jié)嚴重的，貢獻員工成長基金100元，當月考核扣10分，年終考核扣5分。經(jīng)查實無法收回的，給公司造成經(jīng)濟損失的，由各級審簽人員承擔相應連帶責任，并由各級審簽人員負責賠償相應損失。
3． 部門負責人或直接分管領(lǐng)導，如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規(guī)行為，一經(jīng)查實，按虛報額三至五倍金額，貢獻至員工成長基金，并取消年終獎金。情節(jié)嚴重者，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定以降職或解除勞動關(guān)系。
十． 相關(guān)文件
1． 《外勤人員登記表》
2． 《出差申請單》
3． 《考勤管理規(guī)定》
十一． 附則
1． 本管理辦法如有與之前所擬定的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生沖突之處，以本管理辦法為準。
2． 以上規(guī)定自發(fā)布之日起生效！
文中待商議部分，是因為工廠管理人員認為報銷太低，不認同。尚未正式確定。
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