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管理者工作中如何溝通
作為技術人員，他們開展工作是憑著某方面的理論，比如說我現(xiàn)在公司的技術人員是蛋糕師付。她們工作是這樣進行的，依據(jù)現(xiàn)有的材料、客戶的要求進行，頭腦里有現(xiàn)在的思路，手上的裱花筆就能妙手生花了！而作為管理人員呢，開展工作時，經(jīng)驗當然是最重要的，但是很多時候都是需要溝通來完成的！如何溝通，才能是有效的呢？
一位同行朋友，寫了《營銷人員的溝通十忌》，我感受到：社會里的你我，無論從事哪類工作，都是在營銷自己。所以今天就談談管理工作中溝通時的建議。
一、忌爭辯 無論是與上司、同事、下屬討論事情時，都必須允許對方存在不同的想法，可以去激烈進行討論，最后以理定論。最不好就是爭辯，以你的想法強加于人，縱然表面大家不敢支聲，但是可怕的后果是無法預見的，在你所安排的這項工作的執(zhí)行中，你能感受到大家的反抗。
二、忌質問 任何事情發(fā)生了，都有它存在的兩面性，非好即壞，你嚴厲質問出來的結果，絕對是半真半假，而以此進行處理，絕對是不合情理的。從多角度進行，以管理制度為依據(jù)，相信能會有人性化的結果的。
三、忌命令 自古以來，哪項工作都是由執(zhí)行者與被執(zhí)行者共同“成就的”，所以命令是無時無事不存在的。隨著年代的進步，獨立于社會工作崗位的個體們，對于被命令是很反感的。如何在工作中，與上司、同事、下屬，建立起朋友關系，讓他們真正體會到被關心的感覺，那么該命令的工作也就好開口“命令”了！
四、忌炫耀 職位的不同，大家都很容易為自己劃分等級，所以要提倡平易近人，與人相往，只要真心付出，你就能體會到這其中的樂趣！否則，最后可能是落到“獨芳自賞”的局面啊！生活中，除了家人、親人、還有朋友，有時朋友才是你生活中最需要的！
五、忌直白 管理工作，在進行批評與表揚，都需要把握一個度。語言不能太過尖銳、行為不能太過激、方式是多種多樣，不拘一格，才能每次都能收到好效果！
六、忌專業(yè) 社會這所大學，是不認文憑的，很多有名氣的老板都沒大學畢業(yè)，但卻比很多大學生歷害，就是這個原因。所以，管理工作中，不要用太多的專業(yè)術語與人溝通，而是平民化，用彼此都熟悉的方式進行是最恰當?shù)摹?/p>
七、忌獨白 這點最主要體現(xiàn)在會議中，如何去調動與會人員的積極性，活躍培訓、學習、會議氣氛，不然若是你一個獨角戲，是沒多大效果的。
八、忌冷淡 管理人員，對人對事都要一視同仁，是自己的份內事，就很熱情，非也則不聞不問，適當?shù)年P心就能把人際關系處理得更好。
九、忌生硬 管理工作，都很時候，就是直接用語言進行的。如何通過構思，做好表達工作，令聽者理解好，這是需要下很大的功夫的。
十、忌生氣 情緒管理很重要，無論是對家人、親人、朋友還是同事，我們都必須保持良好的態(tài)度，“家和萬事興”，“人和事事順”！
談如何在項目管理中建立良好溝通
[ 摘要] 溝通是項目經(jīng)理日常工作的一個重要組成部分，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質量。從建立溝通體系的重要性談起，介紹怎樣建立良好的溝通，溝通的方法，以及溝通中應注意的原則，從多方面闡述良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現(xiàn)項目目標的重要前提。http://emrowgh.com
[ 關鍵詞] 項目管理 溝通管理體系 溝通計劃 溝通方法 溝通渠道 項目管理論壇
項目管理就是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結合在一起，在規(guī)定的時間、預算和質量目標范圍內完成項目的各項工作。項目管理的內容涉及到諸多方面，而在這些過程當中，溝通是貫穿始終，必不可少的一個工作，是項目經(jīng)理日常工作的一個重要組成部分，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質量�；叵胍幌履闼�(jīng)歷的項目，有沒有出現(xiàn)過以下這樣的情況：客戶在檢查項目階段成果時，指出曾經(jīng)要求的某個產(chǎn)品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項目組的成員，糟糕的是作為項目經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了�？赡苣阌龅降那闆r比上面談到的還要復雜。問題到底出在哪兒呢?其實很簡單，就兩個字溝通。溝通途徑不對導致信息沒有到達目的地。
在項目中，溝通更是不可忽視。項目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目的各個方面，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質量。
一、溝通管理的體系 項目管理論壇
一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾方面的內容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。
項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項目中沒有完整的溝通計劃，導致溝通非�；靵y。有的項目溝通也還有效，但完全依靠客戶關系或以前的項目經(jīng)驗，或者說完全靠項目經(jīng)理個人能力的高低。然而，嚴格說來，一種高效的體系不應該只在大腦中存在，也不應該僅僅依靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而，在項目初始階段也應該包含溝通計劃。http://emrowgh.com
在編制項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結構和做好項目干系人分析。項目經(jīng)理所在的組織結構通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都需要細致分析，種種情形都要考慮到，分析后的結果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。
二、建立積極有效的溝通 http://emrowgh.com
溝通管理的目的就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目組內部的信息暢通。在這過程當中，項目經(jīng)理責無旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D站，同時又要避免成為信息流通的瓶頸。我認為項目的溝通主要包括與業(yè)務部門的溝通、與部門領導的溝通、項目組內成員之間的溝通、與外聯(lián)公司的溝通和與其他兄弟部門之間的溝通等等。 http://emrowgh.com
( 一) 與業(yè)務部門的溝通
與業(yè)務部門的溝通一般從項目前期階段就開始了，在這工作當中，我想有以下幾點需要注意：
1. 充分分析業(yè)務部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢; http://emrowgh.com
2. 讓對方在一定程度上了解項目組的現(xiàn)實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解;
3. 在需求溝通中，業(yè)務的專家地位可能不很明顯，項目組在有條件的前提下可以更加深入的參與業(yè)務需求討論，甚至引導需求，即技術引導業(yè)務;
4. 在項目過程當中形成前期積極進行需求挖掘、中期合理安排客戶體驗、后期協(xié)調驗證測試的良性循環(huán);http://emrowgh.com
5. 如果溝通效果不理想，要及時上升問題的高度，尋求各級相關領導和職能部門的協(xié)助，合理的借用外部力量達到項目組的既定目標。
這里以《XX 項目》作為案例加以說明，這個項目涉及的對賬系統(tǒng)決算規(guī)模380( 人/ 天) ，理論工期7.8月，實際工期2.2 月。涉及：6 個系統(tǒng)。預估版本缺陷密度為46(ZX 平均15.3) 。最后該項目得以成功完成，并順利投產(chǎn)。其實該項目實際情況是：時間非常緊，任務也很重，而且需求不明確，配合公司由于商務問題不能及時支持，可以說困難重重。但從項目開始到結束，項目組在項目經(jīng)理的領導下與業(yè)務代表時刻保持著緊密的溝通，對于存在的各種問題從不拖延解決，每天將項目各階段的進度情況發(fā)與項目干系人了解，保證各方面信息的一致性。項目組成員包括業(yè)務人員短期內成為了一個團結而緊密的團體，業(yè)務人員也能夠了解項目組成員為此付出的努力，并打下了良好的客戶基礎。
( 二) 與部門領導的溝通 項目管理論壇
與部門領導的溝通在項目管理過程當中是不可避免的，由于目前中心的矩陣結構管理模式中，職能部門的權限要大于項目經(jīng)理的權限，所以項目經(jīng)理在項目管理中一定會不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道，同時項目經(jīng)理還要定期的向本部門領導匯報項目情況，尋求項目支持。我認為與部門領導的溝通有以下幾點需要注意：
1. 尋求支持的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在，需要領導哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問題給領導1-3 個選擇，并指出項目組傾向于哪個選擇，原因是什么，而不是把問題直接扔給領導;
2. 一定要清楚各級領導的權限和角色，解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導，避免信息同時發(fā)布多個領導，造成領導之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領導協(xié)調解決問題的難度;http://emrowgh.com
3. 對于有些問題，不要一味的向領導妥協(xié)，不要一味的承諾實際不可能完成的項目工作，這既是對工作的負責，也是對領導、對項目組的負責。 本文轉自項目管理者聯(lián)盟。 http://emrowgh.com
( 三) 與項目組成員之間的溝通
對于項目經(jīng)理來說，規(guī)模較大的項目主要是與各應用的專業(yè)經(jīng)理以及架構師之間的溝通。
《XX 項目》在系統(tǒng)測試階段，開發(fā)經(jīng)理和測試經(jīng)理關于提交的測試問題數(shù)量存在爭論，開發(fā)經(jīng)理認為測試部門提交問題重復，且數(shù)量過多; 而測試經(jīng)理認為項目辦對于測試部門給出了測試標桿值，她是按照這個來執(zhí)行的，而且她認為開發(fā)經(jīng)理一味偏袒開發(fā)人員，且拒絕修改的問題答復過于簡單。
從這個案例當中，我認為關鍵在于項目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結論，因為這個結論很可能是以偏概全或者根本就是錯誤的，要對信息進行有效的確認。同時在溝通過程當中項目經(jīng)理要做到立場的合理切換，有時候要站在項目的立場上、有時候站在專業(yè)經(jīng)理的立場上。最后一點就是要堅持項目管理過程當中的公正、公平原則，對項目所涉及應用不偏不倚，只談問題的解決不談其余的個人問題。
三、有效的溝通方法
要增加溝通成功的可能性，使項目工作能按計劃正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。溝通方法分為以下幾種：
1. 書面、口頭;
2. 會議、郵件、視頻、電話;
3. 正式、非正式。
書面溝通一般在以下情況使用：項目團隊中使用的內部備忘錄，或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的項目報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進行通知、確認和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡潔，以免增加負擔而流于形式�？陬^溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不像書面形式那樣“ 白紙黑字” 留下記錄，因此不適用于類似確認這樣的溝通。
在實際操作當中，沒有一定之規(guī)，項目經(jīng)理應該根據(jù)具體情況，采取不同的方式，最終目標就是要達到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會議、郵件、視頻和電話幾種溝通方式來講，我認為如果問題緊急，那么視頻或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要一個切實的承諾，那么郵件溝通無疑是首選。
四、有效溝通原則
( 一) 盡早溝通、主動溝通
在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。
曾經(jīng)碰到一個項目經(jīng)理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。當溝通是項目經(jīng)理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經(jīng)理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。
( 二) 保持暢通的溝通渠道
溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“ 過濾” ，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規(guī)范、名譽、權利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。
如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。http://emrowgh.com
如果結合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應該根據(jù)項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。
五、結束語 項目管理者聯(lián)盟
總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在項目組內部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而達到各成員的協(xié)調一致; 使項目成員明確各自的職責，了解他們的工作對實現(xiàn)項目目標所做的貢獻; 通過廣泛和深入的溝通，找出項目管理的問題，預估項目過程當中的依賴和風險，制訂相應對策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現(xiàn)項目目標的重要前提。
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