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采購報銷制度及流程
一、材料計劃審批流程：
1、由現(xiàn)場施工員提出材料采購供應計劃；
2、庫房復核；
3、安全生產(chǎn)經(jīng)理審核；
4、項目經(jīng)理審核；
5、項目負責人審批；
6、審批后的計劃表交采購員采購，同時送一份財務備案。
7、日常采購計劃需提前5日申報采購計劃，大宗材料的采購計劃需提前15日上報計劃同時交一份與采購員先期進行詢價。
二、材料采購流程：
1、采購員憑審批后的材料計劃表采購；
2、采購員憑材料計劃表、采購發(fā)票（送貨單）辦理入庫驗收手續(xù)；
3、特殊情況：
（1）采購金額在5000元以下（含5000元），可先行采購，后補辦材料計劃手續(xù)（時間控制在2天以內(nèi)）；
（2）采購金額在5000元以上10000元以下（含10000元），須電話告知項目負責人，經(jīng)同意后予以先行采購，后補辦材料計劃手續(xù)（時間控制在2天以內(nèi)）；
（3）采購金額在10000元以上的，一律必須先辦理材料計劃手續(xù)，否則采購員不予采購；
對于提前采購的，沒有及時補辦材料采購計劃手續(xù)的以及大宗材料采購未經(jīng)審批的，項目部財務有權(quán)不予以認可，所造成的損失有采購員自行承擔。
4、對于大宗材料的采購，采購員在接到采購計劃后，立即進行詢價，采購員在詢價過程中應盡可能多的進行詢價，同時將詢價結(jié)果以及詢價單位的資料（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證等）報項目經(jīng)理及項目負責人審批；采購員須按審批后的核價單、供應商及計劃表進行采購。
三、采購專員根據(jù)材料采購計劃，填寫“借支單”，由安全生產(chǎn)經(jīng)理、項目經(jīng)理及項目總負責人審批簽字后由會計主管確認，然后到出納處辦理借支；
四、庫房管-理-員依照采購計劃及采購發(fā)票（或送貨單）及時對采購物品進行分類入庫，開具入庫單。
五、采購員執(zhí)采購計劃、采購發(fā)票、入庫單及送貨單等按照日常費用報銷簽字流程報銷采購費用，采購員須在采購后3天內(nèi)完成簽字報銷手續(xù)，并交財務進行沖帳（特殊情況除外）。
六、對于未付款材料應及時將送貨單及入庫單交財務部門掛賬，并定時協(xié)助財務部門進行往來確認。
材料采購入庫及報銷流程
1 目的為加強公司的物流管理，合理利用資金，使物資采購、物資入庫規(guī)范化，避免發(fā)生不必要的損失，特制定本規(guī)定。
2 范圍本規(guī)定包括所有入庫、銷售、外協(xié)加工、采購物資入庫、材料領用出庫的相關管理。
3 物流管理的要求所有物資應做到:定期清點、核對，保持帳、卡、物三一致并根據(jù)物資實際狀況對長期不用以及需報廢帳務處理的物資應及時清理辦理相關手續(xù)。
3.1材料采購申請
3.1.1 各用料單位根據(jù)生產(chǎn)及管理需求向主管部門提出申請，由主管部門填制材料采購計劃表（一式三份），經(jīng)分管領導審核簽字后，一份由部門留存，一份交采購人員進行采購；一份交保管按時核對查收材料。
3.1.2 原料和部分材料（勞保等）的材料采購計劃由保管員申請，并由采購人簽字后進行采購。3.1.3 原料和大宗材料的采購必須簽訂購貨合同，合同內(nèi)容應填寫規(guī)范、完整，不得做出對公司有損的條款。
3.2 采購申請用款
3.2.1.采購人員接到材料采購計劃后，向財務部門提出用款申請，并填制“用款申請單”，列明：費用的性質(zhì)、費用的用途、費用的預計金額、款項支付預計時間等要素，先報部門經(jīng)理審批同意后，報總經(jīng)理審批，待取得總經(jīng)理簽署同意的“用款申請單”后支取款項，并在在規(guī)定的時間內(nèi)購回材料.
3.2.2 材料采購應當索取發(fā)票及材料清單，發(fā)票開具的事項內(nèi)容必須真實、完整。一切原材料的購入都必須用增植稅專用發(fā)票方可入庫報銷，無稅票的，其材料價格必須下浮到能補足扣稅額為止。同時要注意審查發(fā)票的正確性和有
效性。
3.3 入庫
3.3.1 采購人員必須將購回材料送交保管驗收入庫，同時應出示發(fā)票及材料清單（原則上要求取得發(fā)票，對沒有發(fā)票的材料要求有收據(jù)及清單）；保管員根據(jù)材料采購計劃及隨貨單據(jù)分別驗收材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格，審核無誤后填制入庫單，保管人員及經(jīng)手人簽字生效，保管人員不得代簽。
3.3.2 原料的運輸費用入庫手續(xù)同材料的入庫手續(xù)相同（煤、堿、石英砂等）。
3.3.3 所有材料必須在每次驗收入庫完畢后開具入庫單。小材料的入庫單一式三聯(lián)一份保管留存；一份由經(jīng)手人或?qū)Ｈ诉B同發(fā)票送交財務；一份報銷人留存。增值稅發(fā)票的入庫單為六聯(lián)（存根、會計記帳、材料會計、抵扣聯(lián)、供貨單位、保管）入庫單的填制必須項目齊全并同時編制入庫單號，金額必須計算不含稅價、稅額及合計數(shù)。
3.3.4 對于碎玻璃、煤等需過磅的材料必須附帶過磅單，有扣損或扣雜質(zhì)的，入庫單填寫實收數(shù)、扣損數(shù)；酒廠退回的碎玻璃成品保管登記后材料保管應辦理入庫手續(xù)。
3.3.5 入庫材料在未收到相應發(fā)票前，倉管員必須建立貨到票未到材料明細賬，并根據(jù)過磅單、檢驗單等有效單據(jù)及時填開貨到票未到收料單，在收到發(fā)票后，沖銷原貨到票未到收料單，并開具材票到入庫單，月底將貨到票未到材料清單上報財務。收料單的填開必須正確完整，供應單位名稱應填寫全稱并與發(fā)票單位一致，如屬票到抵沖的，應在備注欄中注明原入庫時間，收料單上還應注明單重和總重。收料單上必須有保管員及經(jīng)手人簽字，并且字跡清楚。每批材料入庫合計金額必須與發(fā)票上的不含稅金額一致。3.3.6 對月末貨到而無采購發(fā)
票的物資可根據(jù)合同價格（不含稅價）辦理估價入庫，并在入庫單上注明“暫估入庫”，采購員簽字后遞交財務部門一份。下月初對上述事項先開紅票沖原暫估，注明“沖×年×月×日暫估”， 直到開回發(fā)票后，再辦理正式入庫。
3.3.7 因質(zhì)量等原因而發(fā)生的退回產(chǎn)品，清點數(shù)量后辦理退庫手續(xù)。
3.4 報銷
3.4.1 發(fā)票及入庫單必須在入庫當天送交財務辦理結(jié)算手續(xù)，保管員負責告知或保存交回，任何人不得截留推延，否則財務有權(quán)拒付或另行處理；
3.4.2 當月購進材料的發(fā)票，最遲在本月 25 日前取回發(fā)票。發(fā)票價格同原入庫價格不符時，應確定原因，對計算錯誤的部分應當入庫單補足或沖減并注明原入庫單號。特殊情況需上報總經(jīng)理。
3.4.3 凡應過磅的材料其出入庫單后應附過磅單。
3.4.4 所有報銷手續(xù)經(jīng)部門領導審核簽字后，及時送交財務主管審核，由總經(jīng)理進行最后的審核批準，
3.4.5 報銷或記帳。出納員接到報銷憑證后，進一步認真審核單據(jù)是否完整數(shù)據(jù)是否正確，根據(jù)資金情況確定能否付款，對本月不能結(jié)清款項的單據(jù)應移交會計記帳。
3.5 出庫管理
3.5.1 各類材料的發(fā)出，原則上采用先進先出法。物料（包括原材料、半成品）出庫時必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領料，車間領用的物料必須由主管領導批準，領料人員憑主管部門或計劃員開具的流程單或相關憑證向倉庫領料，行政各部門只有經(jīng)主管領導批字后方可領取，領料員和倉管員應核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況，核對正確后方可發(fā)料；倉管員應開具領料單，經(jīng)領料人簽字，登記入卡、入帳。
3.5.2 對銷售發(fā)出必須由各銷售部開具銷
售發(fā)貨單據(jù)，倉庫管理人員憑蓋有財務發(fā)貨印章和銷售部門負責人簽字的發(fā)貨單倉庫聯(lián)發(fā)貨并登記卡片。
4、 報表及其他管理各種單據(jù)必須在當天完成將相關資料記入臺帳。各種材料登記入賬時應將名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、供貨單位等詳細填寫完整。
4.1、倉管員在月末結(jié)賬前要與車間及相關部門做好物料進出的銜接工作，各相關部門的計算口徑應保持一致，以保障成本核算的正確性。
4.2、必須正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料耗用匯總表、三個月以上積壓物資報表、貨到票未到材料明細表每月 30 日前上報財務及相關部門，并確保其正確無誤。
5 盤點流程
5.1 所有的貨物每半年必須大盤一次。對 A 類貨物須每月盤一次。B 類三個月盤一次，C 類半年一次。
5.2 庫存物資清查盤點中發(fā)現(xiàn)問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。如屬短缺及需報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)領導審核批準后才可進行處理，否則一律不準自行調(diào)整。發(fā)現(xiàn)物料失少或質(zhì)量上的問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質(zhì)或損壞等），應及時的用書面的形式向有關部門匯報。
6 考核辦法
6.1 倉庫人員沒按要求驗收入庫的每次考核 20 元。
6.2 產(chǎn)品及材料出入庫手續(xù)不齊全，當事人每次考核 20 元。
6.3 沒有開出門證而出公司的，每次考核門衛(wèi) 20 元。
6.4 產(chǎn)品出廠檢查出現(xiàn)失誤，造成的直接經(jīng)濟損失由責任人承擔。
6.5 其它事項按公司考核規(guī)定進行響應獎懲.
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